Com una cadena de gimnàs brasilera va automatitzar la subscripció i la recollida de pagaments amb Mewayz
Cas pràctic: com Força Fitness, una cadena de gimnàs brasilera de 12 ubicacions, va reduir els errors de pagament en un 73% i va estalviar més de 160 hores al mes utilitzant les eines d'automatització de Mewayz.
8 min read
MT
Mewayz Team
Editorial Team
Business Operations
Estudi de cas: indústria del fitness
Com una cadena de gimnàs brasilera automatitza l'afiliació i la recollida de pagaments
Força Fitness va passar de perdre 38.000 R$/mes a pagaments fallits a executar un motor de subscripcions totalment automatitzat en 12 ubicacions, en menys de 90 dies.
Resultats d'un cop d'ull
73%
Reducció de pagaments fallits
162 hores
Desat al mes a l'administració
456.000 R$
Ingressos anuals recuperats
41%
Disminució del nombre de membres
Empresa: Força Fitness (composició de ficció basada en patrons reals de la indústria) Ubicació: àrea metropolitana de São Paulo, Brasil Mida: 12 ubicacions, més de 8.400 membres actius Indústria: Salut i fitness Eines utilitzades: Mewayz CRM, facturació, automatització de pagaments, seqüències de correu electrònic, pàgines de destinació
El mercat del gimnàs brasiler: una oportunitat de 3.200 milions de dòlars amb un problema de pagament
El Brasil és el segon mercat de gimnàs més gran del món, només per darrere dels Estats Units. Segons l'Associació Internacional de Salut, Raqueta i Esports (IHRSA) i la investigació de mercat de WorldMetrics, el país compta amb més de 31.000 instal·lacions de fitness que donen servei a uns 9,6 milions de membres del gimnàs, la qual cosa genera uns 3.200 milions de dòlars en ingressos anuals a partir del 2025
.
Però sota aquestes xifres impressionants hi ha un repte operatiu persistent: la coberta de pagaments. Les enquestes del sector indiquen que els gimnasos brasilers perden entre el 15% i el 28% dels ingressos mensuals esperats per pagaments fallits, targetes caducades i errors de facturació manual. Per a una cadena de mida mitjana com Força Fitness, aquest buit es va traduir en desaparèixer desenes de milers de reals cada mes.
Aquesta és la història de com una cadena de gimnàs va tapar aquesta fuita d'ingressos i va transformar tota la seva operació en el procés.
El repte: els processos manuals esgoten els ingressos i el temps del personal
Ricardo Menezes va fundar Força Fitness el 2017 amb una única ubicació al barri de Pinheiros de São Paulo. A principis del 2024, la cadena s'havia expandit a 12 ubicacions a l'àrea metropolitana de la ciutat, amb una afiliació combinada de més de 8.400 membres actius.
El creixement, però, havia aportat complexitat. La cadena de gimnàs funcionava amb un mosaic d'eines desconnectades:
Un sistema de gestió de gimnàs antic (només per a ordinadors, sense integracions d'API) per a les visites
Fulls de càlcul per fer el seguiment de les renovacions de membres i de l'estat de pagament
Transferències bancàries manuals i boletos (un mètode de pagament comú al Brasil) per a la facturació
Grups de WhatsApp per a la comunicació interna entre ubicacions
Un lloc web bàsic sense capacitat de registre en línia
"Estàvem creixent, però els nostres sistemes no creixien amb nosaltres. Cada mes, el meu personal d'administració passava les dues primeres setmanes només perseguint els pagaments. Teníem tres persones a temps complet la feina principal de les quals era trucar als membres sobre les factures vençudes. Era insostenible".
— Ricardo Menezes, fundador i CEO de Força Fitness
Els problemes eren quantificables i dolorosos:
Àrea del problema
Impacte mensual
Pagaments fallits o perduts
38.000 R$ d'ingressos no cobrats
Horari del personal en el seguiment manual del pagament
~180 hores a totes les ubicacions
Taxa d'abandonament dels membres (mensual)
7,2%, molt per sobre de l'objectiu del sector del 4-5%
Hora d'incorporació del nou membre
25-30 minuts per membre (només en persona)
Dies per resoldre un conflicte de facturació
5-8 dies laborables de mitjana
El peatge financer va ser greu. Amb 38.000 R$ mensuals només en pagaments fallits, la cadena deixava 456.000 R$ anuals sobre la taula, suficient per finançar l'obertura d'una ubicació completament nova.
Mentrestant, la taxa de rotació mensual del 7,2% va significar que la cadena estava substituint efectivament tota la seva base de membres cada 14 mesos. Una part important d'aquesta retirada va ser involuntària: membres els pagaments dels quals van fallar i que mai no es van tornar a contractar correctament.
Per què Força Fitness va triar Mewayz
L'equip de Ricardo va avaluar diverses solucions, incloses plataformes específiques de gimnàs com Tecnofit i EVO, així com eines comercials d'ús general. Els requisits eren clars:
Pagaments recurrents automatitzats amb lògica de reintent per a transaccions fallides
Funcionalitat CRM per fer un seguiment del cicle de vida dels membres a les 12 ubicacions
Registre en línia i autoservei per a membres nous i existents
Automatització de missatgeria i correu electrònic per als recordatoris de pagament i la nova implicació
Assequibilitat: la solució necessària per funcionar dins dels seus marges operatius
"La majoria del programari específic del gimnàs va fer una o dues coses bé, però ens va obligar a seguir utilitzant altres eines per a la resta. Mewayz va ser la primera plataforma on tot (CRM, pagaments, correu electrònic, pàgines de destinació, facturació) vivia en un sol lloc. I el preu era una fracció del que estàvem pagant per la nostra pila desconnectada".
— Ricardo Menezes
Amb l'arquitectura modular de Mewayz (més de 207 eines integrades en una única plataforma), Força Fitness podria activar exactament els mòduls que necessitaven sense pagar pel programari empresarial inflat. Amb 49 $/mes per al nivell premium, el cost era inferior al que estaven gastant només en complements de fulls de càlcul.
La solució: una transformació de 90 dies
La implementació va seguir un enfocament gradual, desplegant les capacitats a les 12 ubicacions durant tres mesos.
Cronologia d'implementació
Setmanes 1–2: Fundació
S'han migrat 8.400 registres de membres a Mewayz CRM. Configureu la segmentació basada en la ubicació. Passarel·la de pagament connectada (integració de Stripe amb PIX i compatibilitat amb boleto).
Setmanes 3-4: automatització de pagaments
Facturació recurrent automàtica configurada per a tots els nivells de pertinença. Va crear una seqüència de sol·licitud de 5 passos: recordatoris automàtics el dia 1, el dia 3, el dia 5, el dia 7 i el dia 14 després d'un pagament fallit. S'han afegit indicacions d'actualització automàtica de la targeta per correu electrònic.
Setmanes 5-8: experiència dels membres
S'han llançat 12 pàgines de destinació específiques d'ubicació amb formularis de registre en línia. S'ha creat un portal d'autoservei per a membres per a canvis de plans, actualitzacions de pagament i sol·licituds de congelació. S'han creat seqüències de correu electrònic d'incorporació automatitzades (sèries de benvinguda, horaris de classe, presentacions de formadors).
Setmanes 9-12: optimització i escalat
Fluxos de treball de prevenció de l'abandonament desplegats: seqüències de reactivació automatitzades activades quan l'assistència dels membres baixava per sota de 2 visites/setmana. S'ha afegit un seguiment de referències i pagaments de comissions automatitzats per als entrenadors. S'han consolidat les 12 ubicacions en un únic tauler amb informes d'ingressos en temps real.
Deep Dive: el motor d'automatització de pagaments
El nucli de la transformació va ser el flux de treball d'automatització de pagaments de Mewayz. A continuació s'explica com funcionava la seqüència de sol·licitud a la pràctica:
Activador
Acció
Taxa de recuperació
El pagament ha fallat (dia 0)
Reintent automàtic + correu electrònic amb enllaç de pagament d'un sol clic
El 34% s'ha recuperat
Encara no s'ha pagat (dia 3)
Segon reintent + SMS amb enllaç de pagament + sol·licitud d'actualització de la targeta
22% recuperat
Encara no s'ha pagat (dia 5)
Correu electrònic que ofereix PIX o boleto com a pagament alternatiu
S'ha recuperat un 11%
Encara no s'ha pagat (dia 7)
Correu electrònic personal del gestor d'ubicacions (plantilla automatitzada)
4% recuperat
Encara no s'ha pagat (dia 14)
Avís final + advertiment de suspensió de membres + oferta de recuperació
2% recuperat
El resultat acumulat: el el 73% dels pagaments fallits anteriorment es van recuperar automàticament, sense cap trucada telefònica del personal. El 27% restant es va marcar per a la divulgació manual, una càrrega de treball molt menor que abans.
Críticament, el sistema de Mewayz també va abordar un repte específic del Brasil: la popularitat de PIX (el sistema de pagament instantani del Brasil, utilitzat per més de 150 milions de brasilers) i els boletos (fulls de pagament emesos per un banc). En oferir una alternativa automàtica a aquests mètodes quan fallaven els pagaments amb targeta, Força Fitness va obtenir ingressos que s'haurien perdut completament en un sistema només amb targeta.
Els resultats: abans i després de Mewayz
Sis mesos després de la implementació completa, les xifres van explicar una història convincent:
1. CRM — Font única de la veritat per a 8.400 membres
Abans de Mewayz, les dades dels membres estaven escampades per fulls de càlcul, el sistema de registre antic i les memòries del personal de recepció. El mòdul CRM de Mewayz va oferir a Força Fitness una base de dades de membres unificada amb camps personalitzats per al nivell de membre, estat de pagament, freqüència d'assistència, ubicació preferida, assignació d'entrenador i dates de contracte.
El motor de segmentació del CRM va permetre a l'equip crear llistes dinàmiques, per exemple, "els membres de la ubicació de Moema l'assistència dels quals ha baixat per sota d'una vegada per setmana en els darrers 30 dies" i activar fluxos de treball automatitzats en aquests segments.
2. Automatització de facturació i pagament: el motor de recuperació d'ingressos
El mòdul de facturació de Mewayz gestionava la facturació periòdica dels cinc nivells de pertinença (des de 89 R$/mes per a l'accés bàsic fins a 349 R$/mes per al pla premium de totes les ubicacions). La capa d'automatització gestionava la lògica de reintents, les seqüències de sol·licitud i el canvi de mètode de pagament, tot sense intervenció manual.
El sistema va processar una mitjana de 8.400 factures al mes i va resoldre automàticament el 73% dels errors de pagament mitjançant la seqüència de sol·licitud de cinc passos descrita anteriorment.
3. Seqüències de correu electrònic — Retenció a escala
Força Fitness ha desplegat cinc seqüències de correu electrònic automatitzades a través de Mewayz:
Sèrie de benvinguda (5 correus electrònics durant 14 dies) — Taxa d'obertura del 68%
Disminució de l'assistència (activada quan les visites van baixar del llindar): recupera el 23% dels membres en risc
Recordatoris de renovació (30, 14 i 7 dies abans del venciment del pla anual): percentatge de renovació del 81% enfront del 64% anterior
Campanya de recuperació (per a membres cancel·lats, enviada als 30, 60 i 90 dies) — percentatge de reactivació del 12%
Solicituds de referències (enviades després de la 30a visita d'un membre): van generar més de 140 referències en els primers 6 mesos
4. Pàgines de destinació — Obertura del canal en línia
Cadacuna de les 12 ubicacions va rebre una pàgina de destinació dedicada creada amb l'editor d'arrossegar i deixar anar de Mewayz. Aquestes pàgines presentaven imatges específiques d'ubicació, horaris de classe, taules de preus i formularis d'inscripció incrustats connectats directament al CRM i al sistema de pagament.
En sis mesos, el 38% de totes les subscripcions noves es van originar en línia, un canal que simplement no existia abans. El percentatge de conversions mitjà de totes les pàgines de destinació va ser del 4,7%, en comparació amb el punt de referència de la indústria del fitness del 2-3%.
Els efectes ondulants: més enllà dels pagaments
L'automatització no només va solucionar el problema del pagament, sinó que va canviar fonamentalment el funcionament de Força Fitness.
Redistribució del personal: els tres membres del personal d'administració a temps complet que anteriorment dedicaven la major part del temps al seguiment de pagaments es van tornar a distribuir a funcions d'experiència dels membres. Dos es van convertir en "coordinadors d'èxit dels membres" centrats en la retenció i la venda de paquets d'entrenament personal. Un es va traslladar a una funció de màrqueting digital, gestionant les pàgines de destinació i les xarxes socials, una funció per a la qual la cadena mai havia tingut ample de banda.
Decisions basades en dades: amb totes les dades dels membres, l'historial de pagaments i els patrons d'assistència en una plataforma, finalment en Ricardo va poder veure quines ubicacions tenien un rendiment inferior, quins nivells de membres tenien el valor de vida més alt i quines hores del dia tenien més registres. Això informava les decisions sobre la programació de classes, els nivells de personal i fins i tot la ubicació del seu gimnàs número 13 (obert el quart trimestre de 2025).
Satisfació dels membres: les enquestes de Net Promoter Score (NPS), que ara s'envien automàticament a través de Mewayz, van mostrar un salt de 32 a 51, un salt significatiu en el sentiment dels membres impulsat en gran mesura per l'eliminació de les trucades telefòniques de pagament incòmodes i la comoditat de la gestió del compte d'autoservei.
"La sorpresa més gran no van ser els diners que vam recuperar, sinó la millora de la moral del nostre equip. Ningú va entrar al negoci del fitness per fer trucades de recollida. Ara el nostre personal passa el seu temps ajudant els membres a assolir els seus objectius, que és el que hauríem d'haver fet durant tot el temps".
— Ricardo Menezes
Context de la indústria: per què això és important per a les empreses de fitness brasileres
La història de Força Fitness reflecteix un repte més ampli del sector. Segons dades de l'IHRSA i del sector agregades per WorldMetrics i WifiTalents:
El Brasil té aproximadament 31.000 gimnàs, la majoria de països fora dels Estats Units.
El mercat de fitness brasiler genera un estimat de 3.200 milions de dòlars anuals, però els marges de beneficis dels gimnasos independents són de només un 10-15%, la qual cosa significa que les fuites d'ingressos per pagaments fallits poden ser la diferència entre guanys i pèrdues.
L'adopció de fitness digital després de la pandèmia al Brasil va augmentar. Els membres ara esperen registre en línia, gestió de comptes d'autoservei i mètodes de pagament flexibles, inclòs PIX, que només el 2024 va processar més de 42.000 milions de transaccions (Banco Central do Brasil).
L'abandonament dels membres del gimnàs al Brasil és de mitjana 6-8% mensual per a les cadenes de pressupost i de mercat mitjà, amb una baixa involuntària (errors de pagament) que representa fins a un 40% de l'abandonament total (estimacions de l'associació de la indústria de Fitness Brasil).
Per als propietaris de gimnàs que operen en aquest entorn, les matemàtiques són senzilles: automatitzar la recollida de pagaments i la gestió dels membres no és un luxe, és una estratègia de supervivència.
Consultes clau per als propietaris d'empreses de fitness
L'abandonament involuntari es pot arreglar. Una seqüència de sol·licitud estructurada amb diverses opcions alternatives de pagament pot recuperar automàticament el 60-75% dels pagaments fallits.
Consolideu les vostres eines. L'execució de 4-5 sistemes desconnectats costa més i crea sitges de dades. Una plataforma unificada com Mewayz elimina els mals de cap d'integració i us ofereix una única font de veritat.
Ofereix PIX i boleto. Al Brasil, la facturació només amb targeta de crèdit deixa diners a la taula. El recurs automàtic als mètodes de pagament locals millora significativament les taxes de cobrament.
Automatitzeu la comunicació amb els membres. Les seqüències de benvinguda, els activadors basats en l'assistència i els recordatoris de renovació són eines de retenció provades que cap equip humà pot executar de manera coherent a escala.
Obre el canal en línia. Fins i tot per a un negoci físic com un gimnàs, la capacitat d'inscripció en línia pot generar entre el 30 i el 40% de les noves subscripcions, membres que potser mai no han entrat durant les hores de recepció.
Torna a desplegar, no reduïu. L'automatització allibera el personal per a treballs de més valor. El ROI augmenta quan l'antic personal d'administració es converteix en funcions generadores d'ingressos.
Nota metodològica
Aquest cas pràctic és una narrativa composta basada en patrons comuns observats a les empreses de fitnes que utilitzen plataformes empresarials tot en un. "Força Fitness" i "Ricardo Menezes" són representacions de ficció. Les estadístiques del sector provenen d'IHRSA, WorldMetrics, WifiTalents i Banco Central do Brasil. Els resultats individuals poden variar segons la mida de l'empresa, el mercat i l'enfocament d'implementació.
Esteu preparat per automatitzar la subscripció i els pagaments del vostre gimnàs?
Uniu-vos a més de 138.000 empreses que utilitzen Mewayz per automatitzar la facturació, reduir l'abandonament i recuperar els ingressos perduts. Comença gratis, no cal cap targeta de crèdit.
Quin era el principal repte financer al qual s'enfrontava Força Fitness?
Força Fitness perdia aproximadament 38.000 R$ cada mes a causa d'uns pagaments fallits. Aquesta càrrega administrativa va obligar al personal a passar innombrables hores fent un seguiment manual dels pagaments inicials, enviant recordatoris i actualitzant els estats dels membres. Aquesta ineficiència no només va perjudicar el seu flux d'efectiu immediat, sinó que també va contribuir a augmentar la taxa d'abandonament dels membres, ja que els pagaments vençuts sovint provocaven la cancel·lació de membres.
Com va ajudar Mewayz a reduir un 73% els pagaments fallits?
Mewayz va automatitzar tot el procés de cobrament de pagaments. El seu sistema s'integra perfectament amb les passarel·les de pagament locals brasileres, tornant a provar automàticament les transaccions fallides amb una lògica intel·ligent i enviant recordatoris automàtics als membres per obtenir mètodes de pagament actualitzats. Aquest enfocament d'absència va garantir que els pagaments es recollissin de manera coherent, recuperant 456.000 R$ d'ingressos anuals que abans es perdien.
Com ha pogut el personal estalviar 162 hores al mes en l'administració?
Abans de Mewayz, el personal gestionava manualment la facturació, perseguia els pagaments i els fulls de càlcul actualitzats. L'automatització de la plataforma gestiona tot això, alliberant l'equip per centrar-se en l'experiència dels membres i en les operacions del gimnàs en lloc de les tedioses tasques administratives. Aquest important estalvi de temps es tradueix en un millor servei i una reducció de costos laborals.
Un sistema com aquest és assequible per a una cadena de gimnàs multiubicació?
Sí. Mewayz està dissenyat per ser altament escalable i rendible. Amb els plans a partir de 19 dòlars al mes per accedir als seus mòduls bàsics, el retorn de la inversió era evident per a Força Fitness. La solució es va pagar ràpidament recuperant els ingressos perduts i reduint les despeses administratives a les seves 12 ubicacions.
Try Mewayz Free
All-in-one platform for CRM, invoicing, projects, HR & more. No credit card required.
