Estudi de cas: la transformació digital d'una cadena de cafè vietnamita: gestió de 30 ubicacions i 200 empleats

En el bulliciós paisatge de la cultura del cafè del Vietnam, on les cadenes competeixen ferotgement per la quota de mercat, Phin & Bean va sorgir com una marca estimada. Fundada el 2015 per l'empresari Linh Nguyen, la cadena va créixer ràpidament des d'una única botiga de Hanoi a 30 ubicacions a les principals ciutats del Vietnam el 2023. Tanmateix, aquest ràpid creixement va exposar fractures operatives crítiques. Aquest estudi de cas detalla com Phin & Bean va aprofitar el sistema operatiu empresarial modular de Mewayz per consolidar les seves operacions, potenciar la seva força de treball i impulsar un creixement sostenible i basat en dades, tot sense augmentar els costos generals.

El repte: escalar els punts de dolor per a una cadena de creixement ràpid

A principis del 2023, l'èxit de Phin & Bean també era la seva amenaça més gran. El negoci s'estava ofegant en la complexitat operativa.

• Sitges de dades i punts cecs: cada ubicació utilitzava una combinació diferent d'eines: fulls de càlcul per a l'inventari, un sistema de TPV independent, WhatsApp per a la comunicació amb el personal i correu electrònic per informar. La consolidació de les vendes diàries, els nivells d'inventari i les hores del personal a 30 botigues va portar l'equip de la seu central entre 3 i 4 dies complets cada mes. La visibilitat en temps real era inexistent.
• Inventari i cadena de subministrament ineficients: el malbaratament de gra de cafè va ser del 12 % a causa d'una previsió deficient i de les comandes excessives. Mentrestant, els articles populars com la llet condensada i els xarops d'autor sovint s'esgotarien, afectant directament les vendes. El procés d'adquisició era manual, amb els responsables de les botigues trucant als proveïdors de manera individual.
• Caos de gestió del personal: amb 200 empleats a temps parcial i a temps complet, la programació era un malson. Els canvis de torn, les sol·licituds de descans i els càlculs de nòmines es van gestionar mitjançant formularis i fulls de càlcul en paper, la qual cosa va provocar errors i disputes freqüents. La rotació d'empleats va augmentar, en part a causa de les frustracions de la programació.
• Experiència del client incoherent: sense un sistema unificat, les campanyes promocionals es van implementar de manera inconsistent. Les dades del programa de fidelització no estaven sincronitzades, de manera que un client que visitava diferents botigues va tenir una experiència fragmentada.
• Despesa de màrqueting zero, creixement estancat: Fidel a les seves arrels arrencades, Phin & Bean tenia un pressupost de màrqueting de 0 $. El creixement es va basar completament en el boca-orella i l'excel·lència operativa, que era cada cop impossible de mantenir manualment.

La solució: implementació del sistema operatiu empresarial modular de Mewayz

El segon trimestre de 2023, Phin & Bean va iniciar una implementació gradual de Mewayz, seleccionant mòduls específics de la biblioteca de 208 de la plataforma per abordar els seus punts de dolor més aguts. El nivell "gratuït per sempre" els va permetre provar les funcions bàsiques sense risc abans d'actualitzar 25 de les seves 30 botigues al pla "Escala" de 49 dòlars al mes (5 botigues de menor volum es van mantenir al pla de 19 dòlars).

Fase 1: operacions centralitzades i tauler de control en temps real (setmanes 1-4)

El primer pas va ser integrar les 30 ubicacions en una única instància de Mewayz. El mòdul Tauler unificat va oferir a Linh i als seus responsables regionals una visió en directe dels KPI: ingressos totals diaris, articles més venuts per botiga i alertes d'inventari.

Fase 2: automatització d'inventaris i adquisicions (setmanes 5-8)

Van activar els mòduls Inventari intel·ligent i Aprovisionament. El sistema va utilitzar dades històriques de vendes per generar comandes de compra automatitzades de grans de cafè, lactis i envasos quan l'existència arribava a un llindar predefinit. Les comandes s'envien directament a proveïdors autoritzats.

Fase 3: gestió de recursos humans i personal (setmanes 9-12)

S'han implementat els mòduls Staff Scheduler, Time Clock i Payroll Integrator. El personal ara podia veure els horaris, sol·licitar intercanvis i fer entrada i sortida mitjançant l'aplicació mòbil Mewayz. Els directius podrien preveure la mà d'obra en funció de les vendes previstes.

Fase 4: anàlisi de clients i vendes (en curs)

Finalment, van connectar els seus sistemes TPV mitjançant API al mòdul Advanced Analytics i van activar el Loyalty Engine per crear una base de dades de clients unificada a totes les ubicacions.

Els resultats: guanys quantificables a l'empresa

Després de sis mesos d'implementació completa, l'impacte en la salut financera i operativa de Phin & Bean va ser profund. Les mètriques següents es van mesurar comparant el segon semestre de 2023 (post-Mewayz) amb el primer semestre de 2023 (pre-Mewayz).

1. Rendiment financer i creixement dels ingressos

• Augment dels ingressos bruts: creixement del 33%, atribuït a la reducció d'existències, una millor assignació de mà d'obra durant les hores punta i els ajustos del menú basats en dades.
• Manteniment del marge brut: va mantenir uns marges bruts del 94% líders en el sector (d'acord amb el seu model pre-escala) malgrat les pressions inflacionistes, gràcies a la reducció del malbaratament i a la millora de les compres.
• Reducció de costos operatius: una reducció del 15% dels costos laborals controlables mitjançant una programació optimitzada, estalviant aproximadament 4.500 $ mensuals a tota la cadena.

2. Eficiència operativa i estalvi de temps

• Temps de presentació d'informes de gestió: s'ha reduït un 70%. El tancament financer mensual triga ara 1,5 dies en lloc de 5.
• Malbaratament d'inventari: redueix del 12% al 4,5%, afegint directament 2.800 $ mensuals al resultat final.
• Temps de comanda del proveïdor: s'ha reduït un 90 %, alliberant els gestors per a les tasques dirigides al client.

3. Empoderament i cultura de la força laboral

• Satisfacció del personal: les puntuacions de les enquestes relacionades amb la "conciliació de la vida laboral i familiar" i la "comunicació" van millorar un 40%.
• Personatge de gestors: reduït un 25%. Els gestors de les botigues van dir que se sentien més "controlats" i "estratègics".
• Temps de formació per a nous contractants: es redueix un 50% mitjançant llistes de verificació digitals estandarditzades i mòduls de formació dins de Mewayz.

4. Escalabilitat i creixement futur

Amb un sistema unificat, Phin & Bean té un pla replicable per a noves botigues. El cost i el temps per incorporar-se a una nova ubicació s'han reduït un 60%. L'empresa ara planeja amb confiança l'expansió a Tailàndia, utilitzant Mewayz per gestionar les operacions transfrontereres des del primer dia.

Preguntes més freqüents (FAQ)