Work Life

விரைவான பதில்களைப் பெற இந்த எளிய மின்னஞ்சல் தந்திரங்களை முயற்சிக்கவும்

நன்கு எழுதப்பட்ட மின்னஞ்சல்கள் உங்களை புத்திசாலித்தனமாகவும், தவறான புரிதல்களைக் குறைக்கவும், பதில்களை விரைவுபடுத்தவும் செய்கிறது. உங்கள் மின்னஞ்சலுக்குப் பதிலளிக்கத் தகுதியானதா என்பதை உங்கள் சக ஊழியர்கள் ஒரு நிமிடத்திற்குள் முடிவு செய்கிறார்கள். மைக்ரோசாப்டின் 2025 பணிப் போக்கு அட்டவணை அறிக்கை சராசரி பணியாளர் ஒரு நாளைக்கு 117 மின்னஞ்சல்களைப் பெறுகிறார், மேலும் பெரும்பாலானவை ஸ்கை...

1 min read Via www.fastcompany.com

Mewayz Team

Editorial Team

Work Life

வணிகத் தகவல்தொடர்புகளில் யாரும் பேசாத 8-வினாடி பிரச்சனை

உங்கள் மின்னஞ்சல் ஒருவரின் இன்பாக்ஸில் காலை 9:14 மணிக்கு வந்தது. 9:14:08 க்குள், அது அவர்களின் கவனத்திற்கு தகுதியானதா என்பதை அவர்கள் ஏற்கனவே முடிவு செய்துவிட்டனர். அது அவநம்பிக்கை அல்ல - இது நவீன வேலையின் மிருகத்தனமான எண்கணிதம். மைக்ரோசாப்டின் 2025 வேலைப் போக்கு குறியீட்டு அறிக்கையானது சராசரி தொழில்முறை ஒரு நாளைக்கு 117 மின்னஞ்சல்களைப் பெறுகிறது, மேலும் பெரும்பாலானவர்கள் 60 வினாடிகளுக்குள் குறைக்கப்படுவார்கள். அவற்றின் நோக்கம், அவசரம் அல்லது தேவையான செயலை உடனடியாகக் குறிக்காத மின்னஞ்சல்கள் கடந்த ஸ்க்ரோல் செய்யப்பட்டு, "பின்னர்" என்று நட்சத்திரமிடப்படும் அல்லது அமைதியாக மறந்துவிடும்.

உங்கள் சக ஊழியர்கள் முரட்டுத்தனமாகவோ ஒழுங்கற்றவர்களாகவோ இருப்பதில் சிக்கல் இல்லை. அவர்கள் உண்மையான அறிவாற்றல் சுமையின் கீழ் செயல்படுகிறார்கள், அவர்கள் இரண்டாவது கப் காபி சாப்பிடுவதற்கு முன்பு உள்வரும் ஒவ்வொரு தகவல்தொடர்பு பற்றியும் மைக்ரோ-முடிவுகளை எடுக்கிறார்கள். புள்ளியைப் பிரித்தெடுப்பதற்கு உங்கள் மின்னஞ்சல் அவர்கள் கடினமாக உழைக்கச் செய்தால், நீங்கள் ஏற்கனவே பந்தயத்தை இழந்துவிட்டீர்கள். நல்ல செய்தியா? உங்கள் மின்னஞ்சல்களை நீங்கள் எவ்வாறு கட்டமைக்கிறீர்கள் மற்றும் சொற்றொடரைச் செய்கிறீர்கள் என்பதற்கான சிறிய, வேண்டுமென்றே மாற்றங்கள் உங்கள் மறுமொழி விகிதத்தையும் அந்த பதில்களின் வேகத்தையும் வியத்தகு முறையில் அதிகரிக்கும்.

இவை வித்தைகள் அல்ல. அவை நடத்தை ஆராய்ச்சியால் ஆதரிக்கப்படும் தகவல்தொடர்பு கோட்பாடுகள் மற்றும் தொழில்கள் முழுவதும் உள்ள உயர்-வெளியீட்டு குழுக்களின் பழக்கவழக்கங்களால் சரிபார்க்கப்படுகின்றன - பூட்ஸ்ட்ராப் செய்யப்பட்ட ஸ்டார்ட்அப்கள் முதல் ஒரே நேரத்தில் ஆயிரக்கணக்கான பணிப்பாய்வுகளை நிர்வகிக்கும் நிறுவன செயல்பாடுகள் வரை.

கேட்குடன் வழிநடத்துங்கள், சூழல் அல்ல

பெரும்பாலான தொழில் வல்லுநர்கள் தாங்கள் நினைக்கும் விதத்தில் - காலவரிசைப்படி மின்னஞ்சல்களை எழுதுகிறார்கள். அவர்கள் பின்னணியை அமைத்து, நிலைமையை விளக்கி, சிக்கலை விவரிக்கிறார்கள், பின்னர் இறுதியாக, மூன்று பத்திகளில், உண்மையான கோரிக்கைக்கு வருகிறார்கள். வணிக அமைப்புகளில் இது மிகவும் பொதுவான மின்னஞ்சல் பிழையாகும், மேலும் இது பதில் விகிதங்களைக் குறைக்கிறது. உங்கள் மின்னஞ்சலைப் படிக்கும் நபர், அவர்கள் கேட்பதை அடைவதற்கு முன்பே உங்களுக்கு என்ன வேண்டும் என்பது பற்றி ஒரு டஜன் கருதுகோள்களை உருவாக்கியுள்ளார், மேலும் அவர்கள் அங்கு சென்றடைவதற்குள், அவர்களின் பொறுமை போய்விட்டது.

கட்டமைப்பை முழுவதுமாக புரட்டவும். உங்களுக்குத் தேவையானதைத் திறந்து, அதை ஆதரிக்கும் சூழலை வழங்கவும். இந்த இரண்டு தொடக்கக்காரர்களையும் ஒப்பிடுக: "வணக்கம் மார்கஸ், கடந்த வாரம் நாங்கள் விவாதித்த Q1 பிரச்சாரத்தைப் பின்தொடர விரும்பினேன். உங்களுக்குத் தெரியும், பட்ஜெட் டிசம்பரில் அங்கீகரிக்கப்பட்டது, அன்றிலிருந்து நாங்கள் படைப்பாற்றல் குழுவுடன் இணைந்து பணியாற்றி வருகிறோம்..." எதிராக "வணக்கம் மார்கஸ், Q1 பிரச்சாரச் சுருக்கம் திருத்தம் தேவையா என்பதை வியாழனன்று உறுதிப்படுத்த முடியுமா?" முதல் பதிப்பிற்கு வாசகர்கள் விளக்கமளிக்கும் வேலையைச் செய்ய வேண்டும்.

இந்தக் கொள்கை - பிரமிட் அமைப்பு என தகவல்தொடர்பு கோட்பாட்டில் அறியப்படுகிறது - மெக்கின்சி மற்றும் பெயின் போன்ற ஆலோசனை நிறுவனங்களில் நிலையான நடைமுறையாகும், அங்கு அழுத்தத்தின் கீழ் தெளிவு என்பது உயிர்வாழும் திறன் ஆகும். நீங்கள் முடிவு அல்லது கோரிக்கையை முன்வைக்கும்போது, உங்கள் வாசகரின் நேரத்தை மதிக்கிறீர்கள் மற்றும் காலவரையின்றி ஒத்திவைப்பதை விட, உங்கள் மின்னஞ்சலில் உடனடியாக ஈடுபடுவது மதிப்பு.

பொருள் வரிகள் தலைப்புச் செய்திகள் — அவற்றை அப்படியே நடத்துங்கள்

பத்திரிக்கையாளர்கள் கட்டுரைகளில் எவ்வளவு நேரம் செலவழிக்கிறார்களோ அதே அளவு நேரத்தை தலைப்புச் செய்திகளிலும் செலவிடுகிறார்கள், ஏனென்றால் மோசமான தலைப்பு ஒரு பெரிய கதையைக் கொன்றுவிடும் என்று அவர்களுக்குத் தெரியும். உங்கள் பொருள் வரியும் அதே வேலையைச் செய்கிறது. மின்னஞ்சலில் என்ன இருக்கிறது என்பதையும், அவர்களிடமிருந்து எதை எதிர்பார்க்கிறார்கள் என்பதையும் அது வாசகருக்குச் சொல்ல வேண்டும். "விரைவு கேள்வி" அல்லது "பின்தொடர்தல்" போன்ற தெளிவற்ற தலைப்பு வரிகள், குறிக்கப்படாத அட்டைப் பெட்டியின் டிஜிட்டல் சமமானவை — உள்ளே என்ன இருக்கிறது என்று தெரியாமல் யாரும் அதைத் திறக்க விரும்ப மாட்டார்கள்.

மிகவும் பயனுள்ள தலைப்பு வரிகள் குறிப்பிட்ட மற்றும் செயல் சார்ந்தவை. ஒரு காலக்கெடு இருக்கும் போது ஒரு காலக்கெடுவைச் சேர்க்கவும்: "வெள்ளிக்கிழமைக்குள் ஒப்புதல் தேவை - திருத்தப்பட்ட ஒப்பந்தம் இணைக்கப்பட்டுள்ளது" "ஒப்பந்த புதுப்பிப்பை" விட எண்ணற்ற கட்டாயமானது. உங்கள் தலைப்பு வரியின் தொடக்கத்தில் [FYI], [செயல் தேவை] அல்லது [முடிவு தேவை] போன்ற சூழல் குறிப்பான்களைச் சேர்க்கவும். இவை உடனடி ஸ்கேன் செய்யக்கூடிய குறிச்சொற்களாக செயல்படுகின்றன, அவை உங்கள் பெறுநர் மின்னஞ்சலைத் திறப்பதற்கு முன்பே வகைப்படுத்தவும் முன்னுரிமை அளிக்கவும் உதவும். மின்னஞ்சல் பகுப்பாய்வு நிறுவனமான பூமராங்கின் ஆராய்ச்சி, 3 மற்றும் 4 சொற்களுக்கு இடையே உள்ள பொருள் வரிகள் அதிக பதில் விகிதங்களை உருவாக்குகின்றன.

குறிப்பாக உள் குழு தகவல்தொடர்புகளுக்கு, பொருள் வரி வடிவமைப்பில் உள்ள நிலைத்தன்மையானது கூட்டுப் பலன்களை வழங்கும் பகிரப்பட்ட தொடர்பு கலாச்சாரத்தை உருவாக்குகிறது. ஒரு குழுவில் உள்ள அனைவரும் ஒரே டேக்கிங் மரபுகளைப் பயன்படுத்தும் போது, ​​இன்பாக்ஸ் ட்ரேஜ் கிட்டத்தட்ட தானாகவே மாறும். CRM, HR, இன்வாய்சிங் மற்றும் பலவற்றில் வணிகச் செயல்பாடுகளை மையப்படுத்தும் Mewayz போன்ற கருவிகள், குழுக்கள் முறையான தகவல்தொடர்பு பணிப்பாய்வுகளை உருவாக்க உதவுகின்றன - இதனால் மின்னஞ்சல் பழக்கங்கள் தனிமையில் இருப்பதைக் காட்டிலும் பரந்த செயல்பாட்டுத் தாளத்துடன் இணைகின்றன.

ஒன்-மின்னஞ்சல், ஒரு-கேள்வி விதி

மின்னஞ்சலில் நீங்கள் சேர்க்கும் ஒவ்வொரு கூடுதல் கோரிக்கையும், அவற்றில் ஏதேனும் ஒன்று உடனடியாகச் செயல்படுத்தப்படும் நிகழ்தகவைக் குறைக்கிறது. இது ஊகம் அல்ல — இது தேர்வு சுமை எனப்படும் ஆவணப்படுத்தப்பட்ட உளவியல் நிகழ்வு ஆகும், இதில் பல விருப்பங்கள் அல்லது பணிகளின் இருப்பு அறிவாற்றல் உராய்வை அதிகரிக்கிறது மற்றும் முடிவெடுப்பதை தாமதப்படுத்துகிறது. யாராவது உங்கள் மின்னஞ்சலைப் படித்து, மூன்று கேள்விகள், இரண்டு செயல்கள் மற்றும் சந்திப்புக்கான கோரிக்கையைக் கண்டால், அவர்கள் உள்ளுணர்வாக முழு மின்னஞ்சலையும் "சரியாகச் சமாளிக்கும்" நேரத்திற்கு ஒத்திவைக்கிறார்கள். அந்த நேரம் பெரும்பாலும் வராது.

ஒரே மின்னஞ்சல், ஒருமுறை கேட்கும் விதிக்கு உங்களை நீங்களே ஒழுங்குபடுத்திக் கொள்ளுங்கள். ஒரே நபருக்கு நீங்கள் உண்மையிலேயே மூன்று தனித்தனி கோரிக்கைகள் இருந்தால், அவர்கள் மூன்று தனித்தனி மின்னஞ்சல்களுக்கு உத்தரவாதம் அளிக்கிறார்களா என்பதைக் கவனியுங்கள் - ஒவ்வொன்றும் தெளிவான பொருள், ஒரு தெளிவான செயல் மற்றும் வெளிப்படையான காலக்கெடு. இது எதிர்மறையாக உணரலாம் (நீங்கள் அவர்களின் இன்பாக்ஸில் சேர்க்கவில்லையா?), ஆனால் நடைமுறையில், ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலும் வாசகருக்குப் பல பகுதி பணிப் பட்டியலைச் சோதனை செய்யத் தேவையில்லாமல் உடனடியாகச் செயல்படக்கூடியதாக இருப்பதால், இது தனிப்பட்ட மறுமொழி விகிதங்களை வியத்தகு முறையில் அதிகரிக்கிறது.

பல்வேறு கோரிக்கைகள் தவிர்க்க முடியாததாக இருக்கும் போது, குறைந்தபட்சம் காட்சி அமைப்புடன் அவற்றை ஒழுங்கமைக்கவும். எண்ணிடப்பட்ட பட்டியலைப் பயன்படுத்தவும், இதனால் உருப்படிகள் தனித்தனியாகவும், மனதளவில் சரிபார்க்க எளிதாகவும் இருக்கும்:

  1. முடிவு பொருட்கள் — ஆம்/இல்லை அல்லது குறிப்பிட்ட பதில் தேவைப்படும் கேள்விகள்
  2. உருப்படிகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும் — கருத்து தேவைப்படும் ஆவணங்கள் அல்லது திட்டங்கள்
  3. FYI உருப்படிகள் — பதில் தேவைப்படாத தகவல்

இந்த மூன்று வகைகளைப் பிரிப்பது, உங்கள் பெறுநருக்கு அவர்களின் அறிவாற்றல் ஈடுபாட்டைக் கோருவதையும், அவர்களால் ஏற்றுக்கொள்ளக்கூடியவற்றையும் சரியாகக் கூறுகிறது. இது உரையின் சுவரை நிர்வகிக்கக்கூடிய சரிபார்ப்புப் பட்டியலாக மாற்றுகிறது.

குறுகிய மின்னஞ்சல்கள் விரைவான பதில்களைப் பெறுகின்றன - ஆராய்ச்சி தெளிவாக உள்ளது

பூமராங்கின் 40 மில்லியனுக்கும் அதிகமான மின்னஞ்சல்கள் பற்றிய பகுப்பாய்வில் 50 மற்றும் 125 வார்த்தைகளுக்கு இடைப்பட்ட மின்னஞ்சல்கள் அதிக பதில் விகிதங்களைக் கொண்டிருப்பதைக் கண்டறிந்துள்ளது - தொடர்ந்து 50% க்கும் மேல். 500 வார்த்தைகளைத் தாண்டிய மின்னஞ்சல்களின் பதில் விகிதங்கள் 35%க்கும் கீழே சரிந்தன. தொடர்பு அப்பட்டமாக உள்ளது: சுருக்கமானது வாசகரின் நேரத்திற்கான மரியாதையைக் குறிக்கிறது, அதே சமயம் அனுப்புநர் அவர்களின் எண்ணங்களை வடிகட்டுவதைச் செய்யவில்லை என்பதை நீளம் குறிக்கிறது.

மின்னஞ்சலை அதன் அத்தியாவசிய கூறுகளுக்கு வெட்டுவதற்கு முயற்சி தேவை. எதைச் சேர்க்க வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிப்பதை விட கடினமானது, எதை விட்டுவிடுவது என்று தீர்மானிப்பது. Blaise Pascal பிரபலமாக ஒரு நண்பருக்கு எழுதியது போல்: "இந்தக் கடிதத்தை நான் வழக்கத்தை விட நீளமாக்கிவிட்டேன், ஏனெனில் அதைக் குறைக்க எனக்கு நேரம் இல்லை." அந்த உணர்வு வணிக மின்னஞ்சலுக்குப் பொருந்தும். புறக்கணிக்கப்படும் மின்னஞ்சல்கள் பொதுவாக மிக நீளமாக இருக்கும், ஏனெனில் அனுப்புநர் அவற்றைத் திருத்துவதற்கு நேரத்தைச் செலவிடவில்லை.

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →

ஒரு பயனுள்ள சோதனை: மின்னஞ்சலை வரைந்த பிறகு, ஒவ்வொரு வாக்கியமும் அதன் இடத்தைப் பெறுகிறதா என்று உங்களை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள். ஒரு வாக்கியம் வாசகருக்கு ஏற்கனவே உள்ள சூழலை வழங்கினால், அதை அகற்றவும். ஒரு வாக்கியம் தகுதி பெறத் தேவையில்லாத ஒரு புள்ளிக்கு தகுதி பெற்றால், அதை அகற்றவும். ஒரு வாக்கியம் உங்கள் பகுத்தறிவை விளக்கினால், முடிவு மட்டுமே தேவைப்படும்போது, ​​அதை அகற்றவும். இந்த வடிப்பானை இரக்கமின்றிப் பயன்படுத்துங்கள், எந்த அத்தியாவசியத் தகவலையும் இழக்காமல் மின்னஞ்சல் நீளத்தை 30-40% குறைக்கலாம்.

ஒரு தெளிவான கேள்வியைக் கேட்கும் மின்னஞ்சலுக்கு நீங்கள் பெறக்கூடிய வேகமான பதில், தேவையற்ற பின்னணியைக் கொண்டிருக்கவில்லை மற்றும் ஸ்க்ரோலிங் இல்லாமல் ஒரே திரையில் பொருந்தும். மற்ற அனைத்தும் நீங்கள் வேறொருவரின் நாளில் அறிமுகப்படுத்திய உராய்வு.

வடிவமைப்பை அறிவாற்றல் வரைபடமாகப் பயன்படுத்தவும்

வெள்ளை இடம், புல்லட் புள்ளிகள் மற்றும் தடிமனான உரை ஆகியவை அலங்காரமானவை அல்ல - அவை செயல்படும். ஒரு வாசகரின் கண்கள் அடர்த்தியான பத்தியில் இறங்கும்போது, ​​​​அவரது மூளை ஒரு வார்த்தையை செயலாக்குவதற்கு முன் "தேவையான முயற்சி" என்று பதிவு செய்கிறது. வடிவமைத்த மின்னஞ்சல்கள், மாறாக, ஒரே பார்வையில் கட்டமைப்பைத் தொடர்புகொள்கின்றன: முக்கியத் தகவல்கள் எங்கு வாழ்கின்றன என்பதையும், அவர்கள் எந்த இடத்தில் ஈடுபட வேண்டும் என்பதையும், அவர்கள் எந்த இடத்தில் ஈடுபட வேண்டும் என்பதையும் வாசகர் உடனடியாகப் பார்க்க முடியும்.

உங்கள் விசை விசையை அல்லது காலக்கெடுவைத் தடிமனாகக் காட்டவும், அது விரைவான உருட்டலில் தெரியும். உரைநடையில் உட்பொதிப்பதை விட மூன்று அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட உருப்படிகளின் பட்டியல்களுக்கு புல்லட் புள்ளிகளைப் பயன்படுத்தவும். மூன்று அல்லது அதற்கும் குறைவான வாக்கியங்களுக்கு பத்திகளை வைத்திருங்கள். ஒவ்வொரு பத்திக்கும் இடையில் ஒரு வெற்று கோட்டை விடவும். UX வடிவமைப்பாளர்கள் விஷுவல் படிநிலை என அழைப்பதை இந்தப் பழக்கங்கள் கூட்டாக உருவாக்குகின்றன - அதே கொள்கையானது, மூலத் தரவுகள் நிறைந்த விரிதாள்களைக் காட்டிலும், நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட டாஷ்போர்டுகளை வழிசெலுத்துவதை எளிதாக்குகிறது.

மின்னஞ்சல்கள் தரவு, ஒப்புதல்கள் அல்லது செயல்பாட்டு அமைப்புகளுடன் ஒருங்கிணைக்கும் பணிகளை அடிக்கடி குறிப்பிடும் வணிக சூழல்களில் இது மிகவும் மதிப்புமிக்கது. குழுக்கள் CRM பைப்லைன்கள், ஊதிய ஓட்டங்கள் அல்லது முன்பதிவு பணிப்பாய்வுகளை நிர்வகிப்பதற்கு Mewayz போன்ற தளங்களைப் பயன்படுத்தும் போது, ​​அவர்களின் மின்னஞ்சல்களில் பதிவுகள், ஒப்புதல் கோரிக்கைகள் மற்றும் நிலை புதுப்பிப்புகளுக்கான இணைப்புகள் அதிகரித்து வருகின்றன. இந்தக் குறிப்புகளைத் தெளிவாக வடிவமைப்பது — பத்தி உரையில் புதைப்பதை விட — பெறுநர்கள் தாங்கள் செய்ய வேண்டியதைக் கண்டறிய மின்னஞ்சலை மீண்டும் படிக்கத் தேவையில்லாமல் நேரடியாக நடவடிக்கை எடுக்கலாம்.

நேரம் மற்றும் பின்தொடர்தல் உத்தி நீங்கள் நினைப்பதை விட முக்கியமானது

தவறான நேரத்தில் நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட மின்னஞ்சலை அனுப்புவது அதன் தாக்கத்தை கணிசமாகக் குறைக்கிறது. மின்னஞ்சல் பகுப்பாய்வுகள், செவ்வாய் முதல் வியாழன் வரை காலை 9 மணி முதல் 11 மணி வரை பெரும்பாலான தொழில்கள் முழுவதும் அதிக திறந்த மற்றும் பதில் விகிதங்களை உருவாக்குகின்றன. திங்கட்கிழமை காலை வார இறுதியில் இருந்து இன்பாக்ஸ்கள் நிரம்பி வழிகின்றன. வெள்ளிக்கிழமை பிற்பகல்களில் பெறுநர்கள் மனரீதியாகச் சரிபார்க்கப்பட்டுள்ளனர் அல்லது வார இறுதிக் காலக்கெடுவை நிர்வகிப்பார்கள். உள்ளூர் வேலை நேரங்களுக்குச் சரிசெய்யப்படும் போது இந்த வடிவங்கள் நேர மண்டலங்களில் இருக்கும்.

முடிவு அல்லது ஒப்புதல் தேவைப்படும் மின்னஞ்சல்களுக்கு, பின்தொடர்தல் ஒழுக்கம் அவசியம். மிகவும் பயனுள்ள பின்தொடர்தல் மின்னஞ்சல்கள் சுருக்கமானவை, மன்னிப்பு கேட்காதவை மற்றும் அசல் செய்தியில் இருந்து குறிப்பிட்ட கேள்விகளைக் குறிப்பிடுகின்றன. செயலற்ற "இதைப் பார்க்க உங்களுக்கு வாய்ப்பு இருக்கிறதா என்று பார்க்கவும்" - இது தெளிவற்றது, சற்று மன்னிப்பு கேட்கும் தொனியில் உள்ளது, மேலும் பெறுநருக்கு பதிலுக்கு முன்னுரிமை அளிக்க எந்த புதிய காரணமும் இல்லை. அதற்குப் பதிலாக: "வணக்கம் சாரா — திங்கட்கிழமை முதல் விற்பனையாளர் ஒப்பந்தத்தைப் பின்தொடர்கிறோம். அச்சு காலக்கெடுவை அடைய EOD புதன் கிழமையன்று உள்நுழைய வேண்டும். உங்களால் உறுதிப்படுத்த முடியுமா?" இது சூழல், கோரிக்கை மற்றும் அவசரத்தை இரண்டு வாக்கியங்களில் மீண்டும் கூறுகிறது.

உங்கள் பணிப்பாய்வுக்கான ஃபாலோ-அப் நேரத்தை நினைவகத்தில் விடாமல் உருவாக்கவும். Mewayz போன்ற செயல்பாட்டு தளங்களைப் பயன்படுத்தும் குழுக்கள் தங்கள் தகவல்தொடர்பு தாளத்தை பணி மேலாண்மை மற்றும் கிளையன்ட் பதிவுகளுடன் இணைக்க முடியும் - எனவே முன்மொழிவுகள், ஒப்பந்தங்கள் அல்லது ஒப்புதல்கள் ஆகியவை உண்மையான வணிக மைல்கற்களுடன் பிணைக்கப்பட்டுள்ளன, மாறாக விஷயங்கள் பிஸியாக இருக்கும்போது மறந்துவிடுகின்றன.

வாசகருக்காக எழுதுங்கள், உங்களுக்காக அல்ல

மின்னஞ்சல் செயல்திறனில் ஆழமான மாற்றம் ஒரு முன்னோக்கு மாற்றமாகும். பெரும்பாலான மக்கள் தங்கள் சொந்த சிந்தனையை ஆவணப்படுத்த மின்னஞ்சல்களை எழுதுகிறார்கள் - அவர்கள் என்ன செய்தார்கள், அவர்களுக்கு என்ன தெரியும் அல்லது ஒரு சூழ்நிலையைப் பற்றி அவர்கள் எப்படி உணருகிறார்கள் என்பதைப் பதிவுசெய்ய. உயர்-பதிலளிப்பு மின்னஞ்சல்கள் முற்றிலும் வேறுபட்ட நோக்குநிலையுடன் எழுதப்படுகின்றன: அவை வாசகரின் பார்வையில் எழுதப்பட்டவை, வாசகர்கள் என்ன தெரிந்து கொள்ள வேண்டும், எந்த வரிசையில், கோரப்படும் குறிப்பிட்ட நடவடிக்கையை எடுக்க வேண்டும் என்று எதிர்பார்க்கிறார்கள்.

அனுப்பு என்பதைத் தட்டுவதற்கு முன் உங்களை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள்: இந்த மின்னஞ்சலில் இருந்து அவருக்கு உண்மையில் என்ன தேவை? நீங்கள் என்ன சொல்ல வேண்டும், ஆனால் அவர்கள் பெற வேண்டியது என்ன? அவர்கள் ஒரு முடிவை எடுக்க வேண்டும் என்றால், நீங்கள் அவர்களுக்குத் தேவையான அனைத்தையும் கொடுத்திருக்கிறீர்களா - மேலும் எதுவும் இல்லை? அவர்கள் ஒரு நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும் என்றால், நீங்கள் நடவடிக்கை, காலக்கெடு மற்றும் அதை தவறவிட்டதன் விளைவு ஆகியவற்றைக் குறிப்பிட்டுள்ளீர்களா? அவர்கள் எதையாவது மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும் என்றால், நீங்கள் சரியான ஆவணத்தை இணைத்து, கவனம் தேவைப்படும் குறிப்பிட்ட பிரிவுகளைக் கொடியிட்டீர்களா?

  • முழுமை பற்றிய தெளிவு — உங்கள் வாசகருக்கு எல்லா விவரங்களும் தேவையில்லை, சரியானவை மட்டுமே
  • விளக்கத்தின் மீது நடவடிக்கை — ஏன் என்பதை விளக்கும் முன் என்ன செய்ய வேண்டும் என்று அவர்களிடம் சொல்லுங்கள்
  • கண்ணியத்தின் மீதான தனித்தன்மை — "வியாழன் மதியம் 3 மணிக்கு" "உங்களுக்கு வாய்ப்பு கிடைக்கும் போது" அடிக்கிறது.
  • ஒரு நூல், ஒரு தலைப்பு — ஒரே மின்னஞ்சல் சங்கிலியில் தொடர்பில்லாத கேள்விகளைக் கலக்காதீர்கள்
  • எளிமையான மொழி — வாசகங்கள் மற்றும் ஹெட்ஜிங் மொழி மெதுவான புரிதல்

வணிகக் குழுக்களுக்கு அதிக அளவு வாடிக்கையாளர் மற்றும் உள் தொடர்புகளை நிர்வகித்தல், இந்த பழக்கங்களை முறையாக உருவாக்குவது - தனிப்பட்ட ஒழுக்கத்தை நம்பாமல் - குழப்பமான செயல்களில் இருந்து உயர் செயல்பாட்டு செயல்பாடுகளை பிரிக்கிறது. நீங்கள் ஒரு நாளைக்கு 12 மின்னஞ்சல்களைக் கையாளினாலும் அல்லது 120 மின்னஞ்சல்களைக் கையாளினாலும், ஒரே கொள்கைகள் பொருந்தும்: நோக்கத்தின் தெளிவு, மொழியின் பொருளாதாரம் மற்றும் வாசகரின் நேரத்திற்கான உண்மையான மரியாதை ஆகியவை உண்மையில் பதில்களைப் பெறும் தகவல்தொடர்புக்கு பேச்சுவார்த்தைக்குட்படாத அடித்தளங்களாகும்.

சிறந்த மின்னஞ்சல்கள் மின்னஞ்சலாக இருக்காது. சரியான நேரத்தில் சரியான தகவலுடன் உங்கள் தோளில் ஒரு சிந்தனைமிக்க சக ஊழியர் உங்களைத் தட்டுவதைப் போல அவர்கள் உணர்கிறார்கள் - பின்னர் உங்கள் நாளைத் தொடர அனுமதிக்க நீங்கள் பின்வாங்குகிறார்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

பெரும்பாலான வணிக மின்னஞ்சல்கள் ஏன் புறக்கணிக்கப்படுகின்றன அல்லது தாமதமாகின்றன?

பெரும்பாலான மின்னஞ்சல்கள் தோல்வியடைகின்றன, ஏனெனில் அவை புள்ளியை புதைத்து விடுகின்றன. பிஸியான தொழில் வல்லுநர்கள் கவனத்திற்குத் தகுதியானவற்றைப் பற்றி பிளவு-வினாடி முடிவுகளை எடுக்கிறார்கள், மேலும் தெளிவற்ற பொருள் வரி அல்லது உரையின் சுவர் குறைந்த முன்னுரிமையைக் குறிக்கிறது. பிழைத்திருத்தம் உங்கள் செய்தியை முன் ஏற்றுகிறது — நோக்கம், தேவையான செயல் மற்றும் காலக்கெடுவை முதல் இரண்டு வரிகளில் குறிப்பிடவும். வேகமான பதில்களின் மிகப்பெரிய இயக்கி தெளிவு.

திறக்கப்படும் ஒரு தலைப்பை எழுதுவதற்கு மிகவும் பயனுள்ள வழி எது?

சிறந்த தலைப்பு வரிகள் குறிப்பிட்ட, விளைவை மையப்படுத்தியவை மற்றும் 50 எழுத்துகளுக்குக் குறைவானவை. "பின்தொடர்தல்" என்பதற்குப் பதிலாக, "முடிவு தேவை: வெள்ளிக்கிழமைக்குள் விற்பனையாளர் ஒப்பந்தம்" என்பதை முயற்சிக்கவும். ஒரு காலக்கெடு அல்லது தெளிவான செயல் வார்த்தை உட்பட — ஒப்புதல், மதிப்பாய்வு, உறுதிப்படுத்தல் — பெறுநருக்கு மின்னஞ்சலைத் திறக்கும் முன்பே சரியாகச் சொல்லி, உங்கள் மறுமொழி விகிதத்தை வியத்தகு முறையில் அதிகரிக்கிறது.

விட்டுக்கொடுக்கும் முன் நான் எத்தனை ஃபாலோ-அப் மின்னஞ்சல்களை அனுப்ப வேண்டும்?

உங்கள் அசல் மின்னஞ்சல் தெளிவாக இருந்தால், ஒரு சரியான நேரத்தில் பின்தொடர்தல் போதுமானது. முதல் 48-72 மணிநேரத்திற்குப் பிறகு அதை அனுப்பவும், உங்கள் அசல் கேள்வியைக் குறிப்பிடும் இரண்டு வாக்கியங்களில் வைக்கவும். க்ளையன்ட்கள் அல்லது குழு உறுப்பினர்கள் முழுவதும் நீங்கள் பல த்ரெட்களை நிர்வகிக்கிறீர்கள் என்றால், Mewayz (207-module business OS, app.mewayz.com இல் $19/mo) போன்ற இயங்குதளமானது, த்ரெட்களை இழக்காமல் தகவல்தொடர்பு பணிப்பாய்வுகளைக் கண்காணிக்க உதவும்.

அதிக அளவுகளை நிர்வகிக்கும் சிறு வணிக உரிமையாளர்களுக்கு இந்த மின்னஞ்சல் தந்திரங்கள் வேலை செய்யுமா?

நிச்சயமாக — மேலும் அவை அளவில் இன்னும் முக்கியமானவை. நீங்கள் வணிகத்தை தனியாக அல்லது மெலிந்த குழுவுடன் நடத்தும்போது, ​​ஒவ்வொரு தாமதமான பதிலுக்கும் இடையூறாக இருக்கும். தெளிவான மின்னஞ்சல் கட்டமைப்பை சரியான வணிகக் கருவிகளுடன் இணைப்பது முடிவுகளைக் கூட்டும். Mewayz, app.mewayz.com இல் $19/mo இல் கிடைக்கிறது, சிறு வணிக உரிமையாளர்கள் மேல்நிலை இல்லாமல் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட மற்றும் பதிலளிக்க உதவும் வகையில் வடிவமைக்கப்பட்ட உள்ளமைக்கப்பட்ட CRM மற்றும் தகவல் தொடர்பு தொகுதிகளை வழங்குகிறது.