Nadharia ya Vizuizi: "Mwanga wa Bluu" kuunda uwezo bure (2007)

Mwangaza wa Bluu katika Kazi ya Maarifa na Biashara ya Kisasa

Ingawa hadithi asili ya mwanga wa samawati inatoka kwa utengenezaji, jambo hilo bila shaka ni hatari zaidi katika kazi ya maarifa na biashara za huduma. Fikiria wakala wa uuzaji ambapo kila mwanachama wa timu anafuatiliwa kwa matumizi yanayoweza kutozwa. Wabunifu, waandishi, na wataalamu wa mikakati wanasukumwa kudumisha viwango vya utumiaji vya 85-95%. Matokeo? Miradi hurundikana kwenye foleni ikingoja uhakiki kutoka kwa mkurugenzi mmoja mbunifu (kizuizi). Wabunifu humaliza kazi kwa haraka zaidi kuliko inavyoweza kukaguliwa, hivyo basi kusababisha mizunguko ya masahihisho ambapo muktadha umepotea, maoni ni ya zamani, na urekebishaji unakuwa kawaida badala ya ubaguzi.

Mtindo sawa hujitokeza katika timu za ukuzaji programu zinazopimwa kwa kasi au pointi za hadithi kwa kila mbio, timu za mauzo zinazopimwa kwa sauti ya simu badala ya ubadilishaji, na timu za usaidizi zinazopimwa kwa tiketi zilizofunguliwa badala ya tikiti zilizotatuliwa kwa kuridhika. Katika kila hali, kipimo huchochea shughuli za ndani badala ya upitishaji wa mfumo.

• Timu za programu: Wasanidi programu husukuma msimbo kwa kasi zaidi kuliko inavyoweza kufanyiwa majaribio ya QA, hivyo basi kuongeza idadi ya vipengele visivyojaribiwa na kuongeza viwango vya kasoro kwa hadi 40%
• Mashirika ya mauzo: Wawakilishi huzalisha mapendekezo mengi zaidi kuliko shughuli zinavyoweza kutimiza, na hivyo kusababisha uvunjifu wa ahadi za uwasilishaji na ongezeko la 15-25% la mvutano wa wateja
• Idara za Utumishi: Waajiri hutafuta wagombeaji zaidi kuliko wasimamizi wa kuajiri wanavyoweza kuwahoji, na hivyo kusababisha watahiniwa waliohitimu kuacha kazi ya kupitisha maji ambayo huchukua hadi siku 45+
• Timu za fedha: Wachakataji ankara hufanya kazi kupitia akaunti zinazolipwa haraka zaidi kuliko wanavyoweza kuidhinisha, na hivyo kusababisha vikwazo vinavyoharibu uhusiano wa wauzaji
• Mafanikio ya mteja: Wataalamu wa upandaji bidhaa huharakisha usanidi wa awali kwa haraka zaidi kuliko wateja wanavyoweza kuchukua, na hivyo kusababisha kushuka kwa 30% kwa viwango vya kupitishwa kwa vipengele

Katika kila hali, rasilimali isiyo na kikwazo inahisi kuwa na tija. Dashibodi zinaonyesha kijani. Vipimo vya utumiaji vinafikia malengo. Lakini mfumo kwa ujumla hutoa thamani ndogo kwa mteja, na watu wanaofanya kazi wanahisi kutokuwepo kwa muunganisho kati ya juhudi zao na matokeo ya maana.

Kutambua Kizuizi Chako Halisi Kabla ya Kuboresha

Hatua ya kwanza kutoka kwa mtego wa mwanga wa bluu ni kitambulisho cha uaminifu cha kizuizi. Mashirika mengi yanaruka hatua hii kwa sababu inahitaji kukiri kwamba si rasilimali zote ni muhimu kwa usawa katika utumaji - hitimisho ambalo linahisi kuwa hatari kisiasa. Hakuna mkuu wa idara anayetaka kusikia kwamba timu yao haina shida na wakati mwingine inapaswa kuwa wavivu.

"Saa moja iliyopotea kwa shida ni saa iliyopotea kwa mfumo mzima. Saa iliyohifadhiwa kwenye sehemu isiyo ya chupa ni ya ajabu - inaleta udanganyifu wa maendeleo huku haitoi chochote isipokuwa hesabu ya ziada na kelele ya uendeshaji."

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →

Ili kupata kikwazo chako, tafuta kituo cha kazi chenye foleni ndefu zaidi mbele yake. Katika muktadha wa utengenezaji, ni mashine iliyo na kazi inayoendelea zaidi iliyopangwa kando yake. Katika biashara ya huduma, ni mtu au timu ambayo kila mtu anasubiri. Katika mtiririko wa kazi dijitali, ni hatua ambapo majukumu hujilimbikiza na umri. Viashirio vya kawaida ni pamoja na: kuongezeka kwa nyakati za kuongoza licha ya viwango thabiti au vilivyoongezeka vya shughuli, kuharakisha mara kwa mara au kufutiliwa mbali kwa vipaumbele, na kuongezeka kwa hali ya kuchanganyikiwa miongoni mwa timu za chini zinazosubiri matokeo ya juu ambazo haziwezi kutumia.

Mifumo ya kisasa ya biashara inaweza kurahisisha utambuzi wa kikwazo. Wakati CRM yako, usimamizi wa mradi, ankara, HR, na data ya uendeshaji inatumika katika mfumo uliounganishwa kama Mewayz, unaweza kufuatilia vikwazo vya mtiririko wa kazi katika biashara nzima badala ya katika idara zilizojitenga. Ikiwa na moduli 207 zilizounganishwa, Mewayz huwapa viongozi wa uendeshaji mwonekano wa mahali ambapo kazi hujilimbikiza - iwe ni katika hatua za mauzo, foleni za tikiti za usaidizi, mtiririko wa kazi wa kuabiri wafanyakazi, au misururu ya uidhinishaji wa ankara - kuwezesha utambulisho wa kikwazo ambao utahitaji wiki za uchanganuzi wa mikono katika safu ya zana iliyogawanywa.

Utiisho: Nidhamu Kinyume cha Uvivu wa Kimkakati

Ukitambua kikwazo chako, mabadiliko magumu zaidi ya kitamaduni huanza. Utiishaji unamaanisha kuruhusu kwa makusudi rasilimali zisizo na kikwazo kufanya kazi chini ya uwezo kamili. Inamaanisha kuwa mashine ya juu inakaa bila kufanya kitu wakati kizuizi cha chini kina orodha ya kutosha. Inamaanisha kuwa mbunifu ataacha kutoa dhana mpya wakati tatu tayari ziko kwenye foleni ili kukaguliwa. Inamaanisha kuwa mwajiri anasitisha kutafuta wakati wagombeaji watano waliohitimu tayari wanasubiri usaili wa kuajiri wasimamizi.

Hapa ndipo mawazo ya mwanga wa buluu lazima yafie. Wasimamizi waliowekewa masharti ya kufananisha muda wa kutofanya kitu na taka watapinga utii kwa kila silika waliyo nayo. Jambo kuu ni kupanga upya mazungumzo kutoka kwa ufanisi wa rasilimali hadi ufanisi wa mtiririko. Ufanisi wa rasilimali unauliza: "Je, mtu huyu au mashine ina shughuli?" Ufanisi wa mtiririko unauliza: "Kitengo cha kazi kinasonga kwa kasi gani kutoka mwanzo hadi mwisho?" Vipimo hivi viwili mara nyingi huunganishwa kinyume. Utafiti kutoka kwa Niklas Modig na Pär Åhlström ulioandikwa katika This is Lean uligundua kuwa mashirika yenye ufanisi wa 90%+ wa rasilimali mara kwa mara yalikuwa na ufanisi wa mtiririko chini ya 10% - kumaanisha kuwa kazi iliyohitaji saa moja ya kazi halisi ilichukua saa kumi au zaidi kukamilika wakati nyakati za foleni zilijumuishwa.

Kuweka chini kwa vitendo kunaonekana kama vihifadhi vilivyopangwa vya mbio katika timu za programu, kutolewa kwa mauzo kudhibitiwa husababisha uwezo wa utimilifu wa matokeo, nafasi ya kimakusudi ya mteja kuabiri ili kuendana na kipimo data cha timu ya mafanikio, na uzuiaji wa kalenda kwa rasilimali zinazowazuia ili kulinda muda wao wa kufanya kazi unaolenga. Inaonekana ni kama kuzima taa ya buluu na kuibadilisha na dashibodi ya kiwango cha mfumo inayofuatilia matokeo - kiwango ambacho matokeo ya kumaliza, tayari mteja hutoka kwenye mfumo.

Kuinua Kikwazo: Lini na Jinsi ya Kuwekeza

Baada ya kutumia kikamilifu na kuweka chini chini ya kizuizi chako, bado unaweza kuhitaji upitishaji zaidi. Huu ndio wakati unapoinua - wekeza katika kupanua uwezo wa kizuizi. Lakini mwinuko unapaswa kuja mwisho, sio kwanza. Mashirika mengi huruka moja kwa moja ili kuajiri watu zaidi au kununua vifaa zaidi bila kwanza kuhakikisha kwamba kikwazo kilichopo kinatumika ipasavyo. Goldratt alikadiria kuwa vikwazo vingi hufanya kazi kwa 50-60% pekee ya uwezo wao unaowezekana kutokana na kukatizwa, mikutano isiyo ya lazima, kurekebisha masuala ya ubora wa juu, na muda unaotumika kwa shughuli zisizo na vikwazo.

Kabla ya kuajiri mkurugenzi mwingine mbunifu, uliza: Je! ni muda gani wa sasa unaotumika katika mikutano ya hali ambayo inaweza kubadilishwa na masasisho yasiyolingana? Ni kiasi gani cha urekebishaji kinachotokana na muhtasari usio wazi ambao unaweza kuorodheshwa? Ni mizunguko mingapi ya ukaguzi inahitajika kwa sababu wabunifu walikosa muktadha ambao ungeweza kutolewa mapema katika mtiririko wa kazi uliopangwa? Majukwaa ambayo huweka shughuli za biashara kati - kuunganisha muhtasari wa mradi, utiririshaji kazi wa kuidhinisha, mawasiliano ya mteja, na usimamizi wa kazi katika kiolesura kimoja - mara nyingi huweza kufungua uwezo bora zaidi wa 30-40% kutoka kwa rasilimali zilizopo za vikwazo kwa kuondoa tu msuguano wa kubadili zana na kuwinda taarifa kwenye programu ambazo hazijaunganishwa.

Wakati mwinuko unahitajika kikweli, wekeza kwa upasuaji. Ongeza uwezo kwa kizuizi na tu kwa kizuizi. Kuongeza uwezo katika rasilimali zisizo na kikwazo - silika ya mwanga wa buluu - husogeza hesabu ya ziada haraka kwenye foleni iliyo mbele ya kizuizi sawa, na kufanya shida kuwa mbaya zaidi wakati wa kuongeza gharama.

Kujenga Utamaduni wa Uendeshaji Usio na Mwanga wa Bluu

Kuondoa mawazo ya mwanga wa buluu hatimaye ni changamoto ya uongozi, si ya kiufundi. Inahitaji viongozi ambao wanaweza kuvumilia kuona washiriki wa timu na wakati ambao haujapangwa na kutafsiri kama ishara ya mfumo ulio na usawa badala ya kushindwa kwa usimamizi. Inahitaji vipimo vinavyotuza matokeo na kupunguza muda wa kuongoza badala ya shughuli za mtu binafsi. Na inahitaji mwonekano wa kiutendaji ambao huwaruhusu watoa maamuzi kuona mfumo mzima, sio tu nambari za matumizi za idara zao.

1. Badilisha vipimo vya utumiaji na vipimo vya matokeo. Pima bidhaa zilizokamilishwa kwa wiki, wastani wa muda wa kuongoza kutoka ombi hadi uwasilishaji, na kiwango cha kukamilisha kwa wakati badala ya saa za kazi au kazi zilizoanza.
2. Fanya foleni zionekane. Tumia dashibodi zinazoonyesha kazi inayoendelea katika kila hatua. Wakati foleni inakua katika hatua mahususi, hiyo ndiyo ishara yako ya kikwazo - si ishara kwamba rasilimali za juu zinapaswa kusukuma zaidi.
3. Weka vikomo vya WIP. Weka idadi ya vipengee vinavyoweza kuendelea katika kila hatua. Wakati kikomo kinapofikiwa, rasilimali za juu za mkondo huacha kuanza kazi mpya na badala yake kusaidia kuondoa kizuizi au kufanya shughuli za matengenezo, mafunzo au uboreshaji.
4. Linda kikwazo. Hakikisha rasilimali yako ya kizuizi haingojei pembejeo, haihudhurii mikutano isiyo ya lazima, na haifanyi kazi kamwe kwa kazi zisizo muhimu. Kila kitu ambacho kikwazo kinahitaji kifike kikiwa kimetayarishwa, kimekamilika na tayari kushughulikiwa.
5. Sherehekea uvivu wa kimkakati. Mwanatimu anapokuwa na uwezo unaopatikana kwa sababu mfumo umesawazishwa, itambue kama ishara ya usimamizi wa utendakazi wa watu wazima - na utumie wakati huo kwa ukuzaji wa ujuzi, uboreshaji wa mchakato au uvumbuzi badala ya kufanya kazi.

Mwangaza wa buluu kwenye ghorofa ya kiwanda mwaka wa 2007 ulikuwa tu dalili ya imani ya kina: kwamba tija ni sawa na shughuli. Nadharia ya Vikwazo ya Goldratt ilithibitisha, kwa usahihi wa hisabati, kwamba imani hii sio tu ya makosa - ni ya uharibifu kabisa. Biashara ambazo zitawashinda washindani wao katika muongo ujao hazitakuwa zile ambazo kila mtu na kila mfumo utatumia matumizi mengi. Hao ndio watakaoelewa mahali ambapo kikwazo chao halisi kinaishi, kukilinda bila huruma, na kuwa na ujasiri wa kufanya kazi kuruhusu kila kitu kingine kupumua.

Maswali Yanayoulizwa Sana

Nadharia ya Vikwazo ni nini na hadithi ya "Mwanga wa Bluu" inaionyeshaje?

Nadharia ya Vikwazo (TOC) ni falsafa ya usimamizi ambayo inabainisha kizuizi kikubwa zaidi kinachozuia matokeo ya mfumo. Hadithi ya "Mwanga wa Bluu" inaonyesha jinsi kusukuma kila mashine hadi matumizi ya 100% kulivyoharibu utendakazi. Kwa kuangazia kuweka kila kitu na shughuli nyingi badala ya kuboresha mtiririko kupitia kikwazo, kiwanda kiliongeza mara tatu ya kuongoza na kuporomoka uwasilishaji kwa wakati kutoka 92% hadi 61%.

Kwa nini kuongeza matumizi ya rasilimali kunadhuru tija kwa ujumla?

Kila rasilimali inapofanya kazi kwa ukamilifu, orodha ya kazi inayoendelea hurundikana kwenye vikwazo, na hivyo kutengeneza foleni zinazoongeza muda wa kuongoza kwa kasi. Rasilimali zisizo na chupa huzalisha kwa kasi zaidi kuliko kizuizi kinaweza kusindika, mafuriko ya mfumo na kazi ambayo haijakamilika. Uzalishaji wa kweli unatokana na kuweka chini rasilimali zote kwa kasi ya kikwazo, si kwa kuondoa muda wa kutofanya kitu katika kila kituo cha kazi.

Biashara zinawezaje kutambua vikwazo vyao halisi badala ya kufuata vipimo vya utumiaji?

Anza kwa kuchora mtiririko wa kazi yako kutoka mwisho hadi mwisho na kutafuta mahali ambapo kazi hupanga foleni mfululizo. Sehemu hiyo ya foleni ndio kikwazo chako. Mifumo kama vile Mewayz, mfumo wa uendeshaji wa biashara wa moduli 207 unaoanzia $19 kwa mwezi, husaidia timu kuibua utendakazi, kufuatilia vikwazo, na kuelekeza kazi zisizo na vikwazo kiotomatiki ili wasimamizi wazingatie juhudi za kuboresha ambapo kwa hakika huongeza utendakazi badala ya vipimo vya ubatili.

Ni hatua gani za vitendo ambazo timu zinaweza kuchukua ili kutumia kanuni za TOC leo?

Kwanza, tambua kikwazo chako. Pili, inyonye kwa kuhakikisha haikai bila kufanya kitu. Tatu, chini ya kila kitu kingine kwa kasi ya kizuizi. Nne, kuinua kikwazo kwa kuwekeza katika uwezo wake. Hatimaye, rudia mzunguko huku vikwazo vipya vinapojitokeza. Zana katika app.mewayz.com zinaweza kusaidia kuelekeza hatua za uwekaji kiotomatiki na kufuatilia utendaji wa kikwazo kila mara.