Mwongozo wa Mnunuzi Mahiri: Jinsi ya Kuchagua Programu ya Biashara Bila Kupoteza Dime

Gharama ya Juu ya Kuchagua Vibaya

Kila mwaka, biashara hupoteza mabilioni kwenye programu ambayo haileti thamani. Kampuni ya wastani hutumia programu 110 za SaaS, lakini 30% ya zana hizi hazitumiki au kuachwa kabisa. Hiyo ni kama kununua gari la kampuni ambalo linakaa kwenye maegesho huku ukiendelea kutumia Ubers. Gharama halisi si ada ya usajili pekee—ni wakati wa utekelezaji, saa za mafunzo na gharama ya fursa ya kukosa suluhu sahihi.

Tatizo si ukosefu wa chaguo. Kuna zaidi ya zana 10,000 za martech pekee. Changamoto ni kukata kelele kutafuta programu ambayo hutatua shida zako maalum bila kuvunja benki. Mwongozo huu unakupitia mfumo wa vitendo ambao umesaidia maelfu ya biashara kufanya maamuzi mahiri ya programu.

Hatua ya 1: Tambua Pointi zako Halisi za Maumivu

Kabla ya kuangalia bidhaa moja, unahitaji kuelewa ni nini kimeharibika. Biashara nyingi sana huanza kufanya ununuzi zikiwa na malengo yasiyoeleweka kama vile "tunahitaji Mfumo wa Kudhibiti Ubora" bila kubainisha mtiririko mahususi unaosababisha kufadhaika.

Fanya Ukaguzi wa Mchakato

Ramani utendakazi wako wa sasa kuanzia mwanzo hadi mwisho. Vikwazo viko wapi? Washiriki wa timu hutumia wapi muda mwingi kwenye kazi za mikono? Kwa mfano, ikiwa timu yako ya mauzo inatumia saa 3 kila siku kunakili data kati ya lahajedwali, hilo ni sehemu ya maumivu inayoweza kutatuliwa.

Tenganisha Mahitaji kutoka kwa Mahitaji

Tofautisha kati ya vipengele vya "nzuri-kuwa-" na uwezo ambao huathiri moja kwa moja mapato au kupunguza gharama. Dashibodi maalum ya kuripoti inaweza kuonekana ya kuvutia, lakini ikiwa haisaidii kufunga mikataba kwa haraka au kupunguza mvutano wa wateja, kuna uwezekano ni kutaka badala ya hitaji.

Hatua ya 2: Weka Mipaka Wazi ya Bajeti

Gharama za programu huongezeka zaidi ya usajili wa kila mwezi. Gharama ya jumla ya umiliki inajumuisha utekelezaji, mafunzo, ujumuishaji, na uwezekano wa kutokuwepo wakati wa mabadiliko.

Tumia sheria ya 3-3-3: Kwa kila $3 unazotumia kwenye usajili wa programu, bajeti ya $3 kwa utekelezaji/mafunzo na $3 kwa matengenezo/masasisho ya kila mwaka. Hii huzuia mshtuko wa vibandiko wakati gharama zilizofichwa zinapotokea.

Kidokezo cha kitaalamu: Tafuta mifumo kama Mewayz inayotoa viwango vya bila malipo au pointi za bei nafuu za kuingia ($19-49/mwezi) ili uweze kujaribu kuendesha gari kabla ya kutumia nyenzo muhimu.

Hatua ya 3: Tathmini Ni Lazima-Uwe Na Vipengele Kwa Utaratibu

Unda mfumo wa bao ili kulinganisha chaguo kwa ukamilifu. Kadiria vipengele kwa kipimo cha 1-5 kulingana na:

• Athari: Je, kipengele hiki kitaboresha matokeo kwa kiasi gani?
• Marudio: Timu yako itaitumia mara ngapi?
• Utegemezi: Je, kipengele hiki ni muhimu kwa michakato mingine?

Hii hukuzuia kuyumbishwa na maonyesho maridadi ya vipengele ambavyo hutawahi kutumia. Zingatia 20% ya vipengele ambavyo vitaleta 80% ya thamani.

Hatua ya 4: Tathmini Uwezo wa Kuunganisha

Programu yako haipaswi kuishi kwa kutengwa. Kulingana na data ya hivi majuzi, makampuni yanayotumia mifumo jumuishi yanaona tija ya juu kwa 35% kuliko yale yaliyotenganishwa na zana.

Angalia kama suluhu zinazowezekana zinatoa:

• Miunganisho asilia na zana ambazo tayari unatumia
• Ufikiaji wa API (kama vile $4.99 ya Mewayz/bei ya API ya moduli)
• Uwezo wa kuuza nje wa data muhimu

Deni la ujumuishaji—gharama ya kuunganisha mifumo tofauti—inaweza kuzidi uhifadhi wowote kwa haraka kutokana na kuchagua programu ya bei nafuu lakini isiyotangamana.

"Programu ya gharama kubwa zaidi ni ile ambayo haizungumzi na mifumo yako mingine. Gharama za kuunganisha mara nyingi huzidi ada za usajili ndani ya mwaka wa kwanza." - Sarah Chen, Mtaalamu wa Utekelezaji wa Teknolojia

Hatua ya 5: Jaribio la Utumiaji Ukitumia Mitiririko Halisi ya Kazi

Zana ni muhimu tu ikiwa watu wanaitumia. Wakati wa majaribio, waambie washiriki wa timu wakamilishe kazi halisi badala ya kuchunguza vipengele pekee.

Jaribio la Kazi 5

Kabla ya kujituma, waombe watumiaji wanaotarajiwa kukamilisha kazi tano muhimu:

1. Panda mteja mpya
2. Toa ripoti ya kila mwezi
3. Shirikiana na idara nyingine
4. Tatua tatizo la kawaida
5. Hamisha data kwa uchanganuzi

Ikiwa hawawezi kukamilisha kazi hizi kwa njia angavu ndani ya kipindi cha majaribio, mkondo wa kujifunza unaweza kuwa mwinuko sana kupitishwa.

Hatua ya 6: Kokotoa ROI ya Kweli, Sio Gharama Tu

Programu inapaswa kukutengenezea pesa au kukuokoa pesa. Kokotoa uwezekano wa kurudi kwa kukadiria:

Athari za mapato: Je, hii itasaidia kufunga ofa zaidi? Kwa mfano, ikiwa programu bora zaidi ya CRM inaweza kumsaidia kila muuzaji kufunga ofa moja ya ziada ya $5,000 kwa mwezi, hiyo ni $60,000 kila mwaka kwa kila mjibu.

Uokoaji wa muda: Ikiwa programu itaokoa saa 5 kila wiki kwa kila mfanyakazi kwa wastani wa gharama ya kupakiwa ya $50/saa, hiyo ni $13,000 kila mwaka kwa kila mtu.

Linganisha takwimu hizi dhidi ya jumla ya gharama ya umiliki. Programu nzuri inapaswa kujilipia ndani ya miezi 6-12.

Hatua ya 7: Panga Mikakati ya Kuongezeka na Kuondoka

Mahitaji yako yatabadilika. Programu inayofanya kazi kwa timu ya watu 10 inaweza kutatizika kwa wafanyikazi 50. Waulize wachuuzi kuhusu:

Gharama za kuongeza: Je, bei hubadilikaje unapoongeza watumiaji? Je, kuna miruko isiyotarajiwa katika viwango fulani?

Ubebekaji wa data: Je, unaweza kuhamisha data yako kwa urahisi ukibadilisha mifumo? Kufungia kwa muuzaji kunaweza kuwa ghali zaidi kuliko programu yenyewe.

Chaguo za kawaida: Mifumo kama vile Mewayz yenye moduli 207 hukuruhusu kuongeza utendakazi inavyohitajika badala ya kulipia vipengele visivyotumika.

Mchakato wa Uteuzi wa Siku 30

Hii hapa ni rekodi ya matukio ambayo huzuia maamuzi ya haraka:

Wiki ya 1: Tathmini ya ndani na mkusanyiko wa mahitaji

Wiki ya 2: Tafuta wagombea 3-5 wakuu na uratibu maonyesho

Wiki ya 3: Fanya majaribio ya kazi 5 na watumiaji halisi

Wiki ya 4: Tathmini ya mwisho, mazungumzo na uamuzi

Mtazamo huu uliopangwa huzuia makosa ya kawaida ya kuangukia onyesho la mauzo bila kukagua zana kikamilifu.

Rafu ya Programu ya Uthibitisho wa Baadaye

Muundo wa programu ya biashara unaelekea kwenye mifumo ya kawaida, iliyounganishwa badala ya suluhu za pointi. Kampuni zinazotumia mifumo iliyounganishwa huripoti gharama ya chini ya 40% ya IT na nyakati za utekelezaji wa haraka.

Unapotathmini chaguo, zingatia ikiwa muuzaji anajenga kuelekea mfumo ikolojia ambao unaweza kukua na biashara yako. Majukwaa yaliyoundwa kwa ajili ya kuongeza kasi—na njia zilizo wazi za kuboresha kutoka kwa bure hadi kwa biashara—huzuia uhamaji wa majukwaa wa gharama kubwa unaotatiza biashara kila baada ya miaka 2-3.

Uwekezaji sahihi wa programu unapaswa kuhisi kama kuajiri mwanachama mpya wa timu ambaye anaanza mara moja kuifanya timu nzima kuwa yenye tija zaidi. Inapaswa kutatua matatizo zaidi kuliko inavyotengeneza na kujilipa kwa kuongeza ufanisi au mapato. Kwa kufuata mbinu hii yenye nidhamu, utaepuka mitego ya kawaida ambayo hupoteza pesa na kasi.

Maswali Yanayoulizwa Sana

Je, biashara ndogo inapaswa kuweka bajeti ya programu kwa kiasi gani?

Biashara nyingi ndogo hutumia 5-8% ya mapato kwenye teknolojia. Anza na zana zinazoathiri mapato moja kwa moja au kupunguza gharama, kisha upanue kadri unavyokua.

Je, ni makosa gani makubwa ambayo biashara hufanya wakati wa kuchagua programu?

Uteuzi kulingana na vipengele badala ya pointi maalum za maumivu. Makampuni mara nyingi hununua zana zenye nguvu zaidi ambazo hazitumii kikamilifu.

Kipindi cha majaribio ya programu kinapaswa kuwa cha muda gani?

Siku 30 ni bora—muda wa kutosha wa kufanya majaribio kwa utendakazi halisi lakini fupi vya kutosha ili kudumisha kasi ya uamuzi.

Je, nitangulize bei au vipengele?

Wala—usiweke ROI kipaumbele. Chaguo la bei nafuu mara nyingi halina vipengele muhimu, ilhali ghali zaidi inaweza kuwa na kengele na miluzi usiyohitaji.

Je ikiwa timu yangu itakataa kutumia programu mpya?

Washirikishe katika mchakato wa uteuzi na uchague zana angavu. Upinzani kwa kawaida hutokana na programu iliyochaguliwa vibaya au mafunzo duni.