Fallstudie: Hur en rekryteringsbyrå i London ersatte HubSpot och sparade £2 000 per månad
Lär dig hur Momentum Recruitment, en Londonbaserad byrå, ersatte HubSpot med Mewayz modulära affärsoperativsystem, vilket sparade 2 000 £/månad, minskade kandidatscreeningstiden med 70 % och ökade placeringarna.
Mewayz Team
Editorial Team
Fallstudie: En rekryteringsbyrå i London ersatte HubSpot och sparade 2 000 £ per månad
Företag: Momentum Recruitment Ltd.
Bransch: Teknik- och finansrekrytering
Plats: Centrala London, Storbritannien
Storlek: 12 anställda
Plattform: Mewayz Business OS (208 moduler)
Resultat i ett ögonkast
- 24 000 GBP årliga besparingar: Eliminerade HubSpots avgift på 2 000 GBP/månad.
- 70 % snabbare kandidatscreening: Minskad från 10 timmar till 3 timmar per vecka.
- 40 % ökning i placeringsfrekvens: Förbättrad matchningsnoggrannhet med integrerade AI-verktyg.
- Centraliserade 8 verktyg: Ersatte HubSpot, Trello, Calendly, DocuSign och andra med en Mewayz-arbetsyta.
Utmaningen: höga kostnader och fragmenterade arbetsflöden
Momentum Recruitment, en specialistbyrå som placerar teknik- och finanspersonal i London, stod inför ett vanligt men kritiskt problem. Deras tillväxt hämmades av mjukvaruspridning och eskalerande kostnader. Deras primära plattform, HubSpot Sales Hub Enterprise, kostade dem över £2 000 per månad. Även om det var kraftfullt, var det en "one-size-fits-all"-lösning som innehöll många funktioner som teamet aldrig använde.
"Vi betalade för en Ferrari men använde bara mugghållarna", säger Sarah Chen, grundare och VD för Momentum Recruitment. "HubSpot är en otrolig plattform, men för ett specialiserat företag som vårt började kostnaden bli oförsvarlig. Vi behövde ett CRM, men vi behövde också projektledning för lediga tjänster, kontraktssignering, intervjuschemaläggning och analys. Vi jonglerade med fem andra prenumerationer vid sidan av det."
"Vi betalade för en Ferrari men använde bara mugghållarna. Den årliga räkningen på £24 000 för mjukvara tärde direkt på vår lönsamhet." - Sarah Chen, verkställande direktör
Rekryteringsmarknaden i London är hårt konkurrensutsatt. Enligt en marknadsdatarapport från 2024 finns det över 3 500 rekryteringsbyråer som är verksamma bara i London, vilket skapar ett enormt tryck att arbeta effektivt (Källa: World Metrics, London Staffing Recruiting Industry Statistics). För Momentum hade ineffektiviteten i programvaran en direkt inverkan på verksamheten:
Sarah visste att det behövdes en förändring. Målet var tydligt: hitta ett flexibelt, prisvärt system som kunde förena deras verksamhet utan uppsvälldhet och kostnad för ett företagsklassat CRM.
Lösningen: Ett modulärt företagsoperativsystem byggt för rekrytering
Efter att ha utvärderat alternativ som Zoho Recruit och Bullhorn upptäckte Momentum Mewayz. Konceptet med ett "modulärt" Business OS fick genast resonans. Istället för att köpa en färdig paketerad svit kunde de bara aktivera de moduler som är relevanta för deras arbetsflöde.
"Aha-ögonblicket" var att se att Mewayz hade ett bibliotek med 208 moduler," förklarade Sarah. "Vi kunde bygga vårt eget perfekta system. Vi behövde ingen marknadsföringsautomatiseringsmodul, men vi behövde desperat en pipelineboard för kandidater, ett kontraktshanteringsverktyg och integrerade videointervjuer. Med Mewayz betalade vi bara för det vi använde."
Momentums Mewayz-implementering fokuserade på grundläggande rekryteringsarbetsflöden:
- Kandidat CRM-modul: Ersatte HubSpots CRM, med anpassade fält för kompetens, visumstatus och löneförväntningar.
- Jobbstyrelsechef: Ett centralt nav för alla aktiva lediga tjänster som spårar ansökningar från källa till erbjudande.
- AI-driven matchningsmodul: Automatiskt poängsatta kandidatprofiler mot jobbkraven, vilket lyfter fram toppmatchningar.
- Intervjuschemaläggare: Ersatt Calendly, synkroniseras direkt med konsult- och kandidatkalendrar.
- Document e-Signature: Integrerad kontraktssändning och -signering, ersätter en fristående DocuSign-prenumeration.
- Analytics Dashboard: Tillhandahåller realtidsstatistik för placeringar, tid att fylla i och källans effektivitet.
Migreringen var strategisk. Momentum började med ett pilotteam på 3 konsulter, som använde Mewayz' gratis forever-nivå för att testa kärnmodulerna. Efter två veckors förfining av installationen rullade de ut den till hela teamet. Datamigreringen från HubSpot hanterades via CSV-export, vilket Mewayz onboarding-team hjälpte till med.
Tidslinje för implementering: 6 veckor till fullständig användning
Resultaten: kvantifierbara vinster i effektivitet och lönsamhet
Effekten av att byta till Mewayz var omedelbar och mätbar. Inom den första hela månaden såg Momentum Recruitment betydande förbättringar över alla nyckeltal.
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →Den ekonomiska besparingen var det mest dramatiska resultatet. Genom att avbryta HubSpot och konsolidera andra verktyg, satte Momentum tillbaka £2 000 på deras resultat varje månad. "Det är en full junior rekryterarlön," noterade Sarah. "Eller en betydande marknadsföringsbudget. Den besparingen går direkt till vår vinst."
Den operativa effektiviteten såg en ännu större förändring. Den AI-drivna matchningsmodulen förändrade i grunden hur konsulter arbetade. "Systemet flaggar nu kandidater som matchar 90 %+ för en roll", sa Sarah. "Det som tidigare tog timmar av manuell CV-läsning tar nu minuter. Våra konsulter kan fokusera på det de är bäst på – att bygga relationer och avsluta affärer."
"AI-matchningen är en spelomvandlare. Vi har sett vår placeringsfrekvens öka eftersom vi skickar in bättre matchade kandidater snabbare. Våra kunder har märkt kvalitetsförbättringen."
Den enhetliga plattformen eliminerade också friktionen med att byta mellan appar. Med Mewayz sker schemaläggning av en intervju, skicka ett kontrakt och logga resultatet i ett kontinuerligt arbetsflöde. Detta minskade tiden till erbjudande med nästan en tredjedel, en avgörande fördel på en konkurrensutsatt talangmarknad.
Varför ett modulärt tillvägagångssätt vann över allt-i-ett-plattformar
Momentums utvärdering inkluderade andra rekryteringsspecifika plattformar som Zoho Recruit och Bullhorn. Den modulära karaktären hos Mewayz gav dock en viktig fördel: flexibilitet och framtidssäkring.
"Med traditionell SaaS är du låst vid deras färdplan," förklarade Sarah. "Om Bullhorn inte bygger en funktion du behöver har du fastnat. Med Mewayz, om vi behöver en ny funktion – som en specifik efterlevnadskontroll för en ny marknad – kan vi antingen använda en befintlig modul eller bygga den själva. Vi styr vårt eget öde."
Denna flexibilitet omfattar prissättning. Mewayz modell, som började med en gratis nivå och skalning till $49/månad för hela Pro-planen, innebar att Momentum bara betalade för de funktioner de behövde. Det gjordes ingen påtvingad uppgradering till en högre nivå för att komma åt en specifik funktion.
Plattformens bruttomarginal på 94 % och marknadsföringsutgifter på 0 USD, som Mewayz offentliggjorde, indikerade också en hållbar affärsmodell fokuserad på produktutveckling snarare än aggressiv försäljning – ett lugnande tecken för en långsiktig mjukvarupartner.
Slutsats och nästa steg
Åtta månader efter bytet har Momentum Recruitment inga planer på att se tillbaka. Besparingarna är permanenta och effektivitetsvinsterna har blivit inbäddade i deras kultur. Teamet utforskar ytterligare Mewayz-moduler, till exempel en pipeline för affärsutveckling för att spåra kundförvärv, vilket ytterligare konsoliderar deras verktyg.
"För alla små och medelstora företag som känner en nypa av dyr, stel programvara kan jag inte rekommendera det modulära tillvägagångssättet tillräckligt," avslutade Sarah. "Vi fick tillbaka vår flexibilitet. Vi försöker inte längre passa in vår verksamhet i en mjukvarulåda. Mewayz anpassar sig efter oss."
Är du redo att effektivisera din verksamhet och öka din slutresultat?
Mewayz erbjuder en gratis Forever-nivå utan krav på kreditkort. Upplev kraften i ett modulärt Business OS. Börja med det du behöver och skala allt eftersom du växer.
Starta din kostnadsfria provperiod i dag