Prípadová štúdia: Realitný tím v Miami uzavrel o 40 % viac obchodov po migrácii CRM na Mewayz

Uverejnené: 26. októbra 2023 | Priemysel: Reality | Veľkosť spoločnosti: 12 zástupcov | Miesto: Miami, FL

Na hyperkonkurenčnom trhu s nehnuteľnosťami v Miami, kde luxusné byty menia majiteľa za milióny a nábrežné nehnuteľnosti lákajú medzinárodných kupcov, nie je efektivita len výhodou – je to nevyhnutnosť. Pre tím Coastal Luxury Properties, butikovej firmy s 12 agentmi, ktorá sa špecializuje na špičkové nehnuteľnosti v Miami, sa ich starý systém riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM) stal skôr záväzkom ako aktívom.

Táto prípadová štúdia skúma, ako Coastal Luxury Properties migrovalo z generického, univerzálneho CRM na modulárny podnikový operačný systém Mewayz, čo viedlo k dramatickému 40 % nárastu uzatvorených obchodov, 58 % rastu výnosov a výraznej úspore času v rámci celej prevádzky.

Výzva: Prekonanie pevného systému

Coastal Luxury Properties založila v roku 2018 Maria Rodriguez, skúsená realitná profesionálka s 15-ročnými skúsenosťami na trhu v Miami. Do roku 2022 sa jej tím rozrástol na 12 agentov, ktorí sa starajú v priemere o 80 až 100 aktívnych klientskych vzťahov súčasne, s nehnuteľnosťami v rozsahu od 500 000 USD až po nábrežné nehnuteľnosti nad 5 miliónov USD.

Ich predchádzajúci CRM systém, ktorý používali od začiatku, ukazoval svoje obmedzenia:

• Dátové silá: Klientske informácie boli rozptýlené v tabuľkách, e-mailových vláknach a fyzických poznámkach.
• Neefektívne pracovné postupy: Manuálne následné úlohy zaberali približne 10 – 15 hodín na agenta týždenne
• Zlá integrácia: CRM sa nesynchronizovalo hladko s ich nástrojmi e-mailového marketingu, správy transakcií alebo generovania potenciálnych zákazníkov
• Obmedzené prispôsobenie: Systém sa nedokázal prispôsobiť ich špecifickým pracovným postupom v oblasti luxusných nehnuteľností
• Obmedzenia mobilných zariadení: Agenti mali problémy s aktualizáciou záznamov pri zobrazovaní vlastností

„Strávili sme viac času bojom proti nášmu softvéru, než službou našim klientom,“ spomína Rodriguez. "Náš zoznam obchodov bol nepriehľadný, následné kroky prepadali cez trhliny a my sme vedeli, že nechávame peniaze na stole. V 1. štvrťroku 2022 sme dosiahli plató – 24 uzavretých obchodov v celkovej výške 1,2 milióna dolárov v províziách - napriek prosperujúcemu trhu v Miami."

Tím rozpoznal, že ich technologická infraštruktúra skôr brzdí ako pomáha ich rastu. Po vyhodnotení niekoľkých alternatív si vybrali Mewayz pre jeho modulárny prístup, ktorý im umožnil zostaviť prispôsobený operačný systém pre nehnuteľnosti namiesto prijatia rigidného, preddefinovaného CRM.

Riešenie: Vytvorenie vlastného operačného systému nehnuteľností s Mewayz

V apríli 2022 začala spoločnosť Coastal Luxury Properties s migráciou do Mewayz. Namiesto jednoduchej náhrady CRM pristúpili k implementácii ako k úplnej prevádzkovej transformácii.

„Nechceli sme len nový CRM – chceli sme podnikový operačný systém, ktorý by mohol rásť s nami,“ vysvetľuje Rodriguez. "Modulárny prístup Mewayz nám umožnil vybrať si presne to, čo sme potrebovali. Začali sme s 18 základnými modulmi a odvtedy sme ich rozšírili na 27, pretože sme objavili nové spôsoby zefektívnenia našich operácií."

Implementované kľúčové moduly Mewayz

• Inteligentné riadenie vzťahov so zákazníkmi: Prispôsobiteľné polia pre preferencie vlastníctva, rozsahy rozpočtu a denníky komunikácie s klientmi
• Automatické následné kroky: Spúšťacie sekvencie pre klientske kontaktné body
• Správa potenciálnych zákazníkov: Systém hodnotenia a smerovania nových dopytov
• Správa transakcií: Sledovanie komplexného obchodu od ponuky po uzavretie
• Správa dokumentov: Bezpečné úložisko pre zmluvy, zverejnenia a dokumenty o majetku
• Analýza trhu: Integrácia trhových údajov v Miami v reálnom čase
• Mobilná aplikácia: Plná funkčnosť pre agentov v teréne
• Panel výkonnosti tímu: metriky aktivity a výsledkov agentov v reálnom čase

Implementácia prebiehala postupne počas 8 týždňov s komplexným školením a paralelným testovacím obdobím, aby sa zabezpečil hladký prechod. Tím spoločnosti Mewayz pre úspech u zákazníkov úzko spolupracoval s Coastal Luxury Properties na prispôsobení pracovných postupov špeciálne pre transakcie s luxusnými nehnuteľnosťami.

"Modulárny prístup bol pre nás revolučný," hovorí Rodriguez. „Mohli by sme začať s našimi najkritickejšími problémovými bodmi – sledovaním klienta a sledovaním transakcií – a potom pridať sofistikovanú analytiku a automatizáciu marketingu, keď sa náš tím stotožnil so systémom. Nebola to implementácia typu všetko alebo nič ako pri tradičných CRM.“

Výsledky: Transformačný vplyv na výkonnosť podnikania

Vplyv migrácie Mewayz bol okamžitý a trvalý. Počas prvého úplného štvrťroka používania nového systému (3. štvrťrok 2022) zaznamenala spoločnosť Coastal Luxury Properties výrazné zlepšenia vo všetkých kľúčových ukazovateľoch výkonnosti.

Kvantifikovateľný obchodný vplyv

Rast výnosov: Najdramatickejšie zlepšenie sa týkalo uzatvorených obchodov a výnosov. Tím zvýšil svoje štvrťročné uzavreté obchody z 24 na 34 – 40 % zlepšenie – a zároveň zvýšil svoju priemernú veľkosť obchodu o 25 %. Táto kombinácia viedla k 58 % nárastu štvrťročných príjmov z provízií z 1,2 milióna USD na 1,9 milióna USD.

"Funkcie automatizácie v Mewayz nám umožnili systematicky udržiavať vzťahy s predchádzajúcimi klientmi a zdrojmi odporúčaní," poznamenáva Rodriguez. "Zaznamenali sme okamžitý nárast opakovaných obchodov a odporúčaní, ktoré majú tendenciu byť transakciami s vyššou hodnotou. Veľkosť našej transakcie sa zväčšila, pretože sme mali lepšie údaje o preferenciách klientov a mohli sme im rýchlejšie priradiť dokonalé vlastnosti."

Úspora času: Každý agent získal späť približne 6,3 hodiny týždenne, ktoré predtým strávili manuálnymi administratívnymi úlohami. Pre tím s 12 agentmi to znamenalo viac ako 75 hodín obnoveného produktívneho času týždenne – čo je ekvivalentné pridania dvoch agentov na plný úväzok bez zvýšenia miezd.

"Úspora času bola neuveriteľná," hovorí starší agent David Chen. "Namiesto toho, aby som piatkové popoludnie trávil manuálnou aktualizáciou tabuliek a nastavovaním následných pripomienok, teraz vykonávam prehliadky nehnuteľností alebo vyjednávam obchody. Mewayzova mobilná aplikácia znamená, že môžem aktualizovať záznamy klientov ihneď po predstavení, kým sú podrobnosti čerstvé."

Vylepšené miery konverzie: Konverzný pomer od potenciálneho zákazníka k uzavretiu sa zlepšil z 2,1 % na 3,4 % – nárast o 62 %. Toto zlepšenie vyplynulo z rýchlejšej doby odozvy (zníženie zo 4,2 hodiny na iba 22 minút) a konzistentnejšieho sledovania prostredníctvom automatických sekvencií.

„V realitách v Miami často dostane ponuku prvý agent, ktorý odpovie na dopyt,“ vysvetľuje Rodriguez. "Mewayzov systém okamžitých upozornení a šablóny odpovedí nám pomohli zachytiť potenciálnych zákazníkov skôr, ako konkurenti vôbec vedeli, že existujú. Naše automatizované sledovacie sekvencie zaistili, že nikdy nestratíme prehľad o vrelých vyhliadkach."

Zisk prevádzkovej efektívnosti

Okrem priamych finančných metrík zaznamenala spoločnosť Coastal Luxury Properties významné prevádzkové zlepšenia:

• Zníženie počtu chýb: Automatické pripomenutia zmlúv a správa transakcií založená na kontrolnom zozname znížili zmeškané termíny o 85 %
• Lepšia spolupráca: Zdieľaná platforma zlepšila výmeny medzi agentmi kótovania a agentmi kupujúceho
• Vylepšené prehľady: Panely v reálnom čase poskytovali prehľad o výkonnosti tímu a stave kanála
• Škálovateľné procesy: Modulárny systém im umožnil pridávať nových agentov bez úmerného zvýšenia administratívnej réžie

„Návratnosť investícií bola nepopierateľná,“ hovorí Rodriguez. "Vypočítali sme, že systém sa zaplatil počas prvých 45 dní. Keď vezmeme do úvahy úsporu času, zvýšené provízie a zníženie chýb, len za prvých šesť mesiacov sme dosiahli približne 300 % ROI."

Dlhodobý vplyv a plány do budúcnosti

Deväť mesiacov po implementácii sa výhody stále zväčšujú. Coastal Luxury Properties rozšírilo svoje využitie Mewayz o ďalšie moduly pre automatizáciu marketingu a pokročilú analýzu. Plánujú využiť integrácie API platformy na priame prepojenie s miestnymi viacnásobnými zoznamovými službami.

"Mewayz sa stal centrálnym nervovým systémom nášho podnikania," hovorí Rodriguez. "Odvtedy sme sa rozrástli na 15 agentov bez toho, aby sme pridali administratívnych pracovníkov, pretože systém sa škáluje s nami. Teraz skúmame moduly prediktívnej analýzy Mewayz, aby sme identifikovali nové trendy v susedstve skôr, ako sa stanú hlavným prúdom."

Úspech tímu pritiahol pozornosť realitnej komunity v Miami, pričom tri ďalšie butikové firmy začali svoju migráciu do Mewayz po tom, čo videli výsledky Coastal Luxury Properties.

Záver: Za transformáciou CRM k podnikaniu

Prípadová štúdia Coastal Luxury Properties ukazuje, že správna technologická platforma môže zmeniť výkonnosť podnikania na konkurenčných trhoch. Prechodom z generického CRM na modulárny obchodný OS Mewayz dosiahli:

• O 40 % viac uzatvorených obchodov štvrťročne
• 58 % nárast výnosov
• 15 hodín týždenne ušetrených na jedného zástupcu
• 62 % zlepšenie konverzie potenciálneho zákazníka
• 300 % návratnosť investícií do šiestich mesiacov

Možno najdôležitejšie je, že vytvorili škálovateľný operačný systém, ktorý bude podporovať ich ďalší rast bez proporcionálneho nárastu administratívnej zložitosti.

"Realitný priemysel prechádza masívnou digitálnou transformáciou," uzatvára Rodriguez. "Tímy, ktoré lipnú na zastaraných systémoch, budú mať problém obstáť v konkurencii. Mewayz nám dal nástroje, aby sme nielen držali krok, ale aby sme na našom trhu viedli. Je to najlepšie obchodné rozhodnutie, aké sme za posledné roky urobili."

Často kladené otázky