Hvordan et advokatfirma i Chicago erstattet 4 verktøy og sparte $28k årlig med Unified Client Management
Kasusstudie: Et advokatfirma på 15 personer i Chicago konsoliderte Clio, Bill.com, Calendly og Asana til Mewayz. Resultater: 40 % tidsbesparelser, 28 000 USD+ årlig kostnadsreduksjon, 22 % inntektsvekst.
Mewayz Team
Editorial Team
Hvordan et advokatfirma i Chicago erstattet 4 verktøy med enhetlig klientadministrasjon
Bedrift: Hartwell & Associates, P.C. | Sted: Chicago, IL | Størrelse: 15 ansatte (5 advokater, 10 støttepersonell) | Praksisområder: Eiendom, forretningsjus, eiendomsplanlegging
Resultater på et øyeblikk
- $28 400 årlig kostnadsreduksjon: Konsoliderte 4 programvareabonnementer til én plattform
- 40 % tid spart på kundeinntak og fakturering: Fra 12 timer til 7,2 timer per advokat ukentlig
- 22 % inntektsvekst: Økt fra USD 1,42 millioner til USD 1,73 millioner på 12 måneder etter implementering
- Kundetilfredshetspoeng: Forbedret fra 78 % til 94 % (basert på undersøkelser etter case)
Utfordringen: Fragmenterte systemer som taper produktivitet og fortjeneste
I over et tiår opererte Hartwell & Associates på et lappeteppe av spesialiserte verktøy. Å administrere en eiendomsavslutning eller kompleks eiendomsplan krevde sjonglering av flere plattformer:
"Vi betalte for fire forskjellige verktøy som ikke snakket sammen," sier administrerende partner Robert Hartwell. "Vår advokat brukte 6 timer i uken på å bare kopiere data fra Clio til Bill.com for fakturering. Kalenderkonflikter førte til at vi gikk glipp av klientanrop. Når en klient ba om en saksoppdatering, måtte vi åpne tre forskjellige apper for å få hele bildet. Vår effektive faktureringssats ble dårlig fordi vi ikke kunne spore all vår tid nøyaktig på tvers av systemene."
Løsningen: Implementering av Mewayz Unified Business OS
I tredje kvartal 2023 begynte Hartwell & Associates å evaluere alt-i-ett-plattformer. Etter å ha testet tre alternativer, valgte de Mewayz for dets omfattende modulbibliotek (208 moduler), juridiske spesifikke funksjoner og muligheten til å starte gratis før de forplikter seg.
Implementeringstidslinje
Brukte Mewayz sitt gratis for alltid-lag for å kartlegge eksisterende arbeidsflyter. Identifiserte 12 nøkkelmoduler som trengs: klient-CRM, saksbehandling, dokumentautomatisering, tidsregistrering, fakturering og fakturering, kalender, oppgavebehandling, tillitsregnskap, konfliktkontroll, klientportal, rapportering og e-signaturer.
Migrerte 1200+ aktive klientfiler og 4500+ dokumenter ved å bruke Mewayz sine migreringsmaler. Gjennomførte 3 treningsøkter (4 timer totalt) for alle ansatte. Paralegal-teamet opprettet tilpassede automatiserte arbeidsflyter for klientinntak og dokumentsammenstilling.
Kjørte Mewayz sammen med eldre systemer i to uker for å bekrefte nøyaktigheten. Offisielt kansellerte alle fire tidligere abonnementer. Aktivert klientportal for 30 % av klientene i utgangspunktet.
Implementerte avanserte rapporteringsoversikter. Utrullet kundeportal til alle kunder. Laget automatiske påminnelser for fakturering og frister.
Før og etter: Sammenligning av arbeidsflyt
Resultatene: kvantifiserbar innvirkning på effektivitet og vekst
Etter 12 måneder på Mewayz målte Hartwell & Associates dramatiske forbedringer på tvers av økonomiske, operasjonelle og kundetilfredshetsmålinger.
Økonomisk innvirkning
*Realiseringsgrad = prosentandel av arbeidstimer som faktisk faktureres og samles inn
Driftseffektivitet
- Tidsrestitusjon: Advokater fikk tilbake 4,8 fakturerbare timer ukentlig (240 timer årlig per advokat) tidligere tapt for administrative oppgaver
- Feilreduksjon: Faktureringsfeil ble redusert med 76 % på grunn av automatisk tidssporing og fakturagenerering
- Kundekapasitet: Firmaet økte aktive saker per advokat fra 32 til 38 uten å legge til ansatte
- Dokumentnøyaktighet: Automatisert dokumentsammenstilling reduserte typografiske feil i standardskjemaer med 94 %
Forbedringer av klientopplevelsen
Kundeportalen ble en betydelig differensiator. Kunder kan:
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →- Sikker opplasting av dokumenter (erstatter 15 daglige e-postvedlegg)
- Se saksfremdrift i sanntid og kommende milepæler
- Signer dokumenter elektronisk (reduserer behandlingstiden fra 3 dager til 3 timer)
- Betal fakturaer online (øker betalinger i tide fra 72 % til 91 %)
Hvorfor denne saken er viktig for profesjonelle tjenester
Hartwell & Associates sin erfaring gjenspeiler en bredere trend: profesjonelle servicefirmaer går fra de beste punktløsningene til enhetlige plattformer. Dataene viser:
- I følge en juridisk teknologiundersøkelse fra 2023 bruker 68 % av advokatfirmaene 3+ separate programvaresystemer, men 42 % planlegger å konsolidere seg innen 24 måneder.
- Integrasjonskostnader mellom systemer overstiger ofte 30 % av programvareabonnementskostnadene (skjulte utgifter de fleste firmaer ikke sporer).
- Kontekstbytte mellom applikasjoner koster den gjennomsnittlige kunnskapsarbeideren 2,1 timer daglig (Asana, 2022).
Mewayz sin modulære tilnærming tillot Hartwell å starte med juridiske kjernemoduler og senere legge til markedsføringsautomatisering og avansert analyse etter hvert som behovene utviklet seg. Firmaet bruker nå 18 av Mewayz sine 208 tilgjengelige moduler.
Klar til å konsolidere firmaets teknologistabel?
Som Hartwell & Associates kan firmaet ditt eliminere verktøyspredning, redusere kostnader og forbedre kundeservice med en enhetlig plattform.
Start gratis i dag – ingen kredittkort kreves. Bli med 138 000+ brukere som har konsolidert virksomheten sin.
Start din gratis prøveversjon →Gratis for alltid-nivå inkluderer: 3 brukere, 5 moduler, grunnleggende rapportering. Oppgrader når som helst.
Ofte stilte spørsmål
Hartwells team rapporterte at migreringen tok omtrent 20 timer med advokattid fordelt på to uker. Mewayz ga CSV-maler for klient-/sakdata. Dokumentfiler ble lastet opp i bulk og automatisk koblet til saker. Firmaet kjørte parallelle systemer i to uker for å verifisere nøyaktigheten før de gamle verktøyene ble satt ned.
Mewayz er SOC 2 Type II-sertifisert og tilbyr funksjoner spesifikt for lovlig overholdelse: konfliktkontroll, tillitsregnskap (IOLTA) med revisjonsspor, rollebaserte tillatelser og datakryptering i hvile og under transport. Plattformen opprettholder detaljerte aktivitetslogger som kreves for samsvarsrevisjoner.
Innledende motstand ble dempet ved å involvere advokater i modulvalg og demonstrere tidsbesparelser. Tilnærmingen "single dashboard" viste seg umiddelbart verdifull. Trening fokusert på praktiske fordeler: «Hvordan dette sparer deg 30 minutter daglig» i stedet for tekniske funksjoner. Innen 3 uker foretrakk alle advokater det nye systemet.
Hartwell betaler $49/måned per advokat for Mewayz sin profesjonelle plan (5 advokater = $245/måned). Sammenlignbar Clio Manage + Bill.com-integrasjon vil koste omtrent $178/advokat/måned ($890/måned). Firmaet sparer $645/måned samtidig som det får tilleggsfunksjonalitet som prosjektledelse og klientportaler inkludert.
Ja. Utover kjernesaksbehandling, tilbyr Mewayz moduler for spesifikke behov: sporing av eiendomstransaksjoner, sammenstilling av eiendomsplanleggingsdokumenter, kalender for rettssakersfrister og administrasjon av forretningsenheter. Firmaet tilpasset saksmaler, automatiserte dokumenter og arbeidsflyter for hvert praksisområde.
Kilder og metodikk: Data levert av Hartwell & Associates, P.C. med tillatelse. Økonomiske beregninger verifisert gjennom aggregerte plattformdata. Tidsbesparelser målt via egenrapporterte tidslogger før/etter implementering. Bransjesammenligningsdata fra 2023 Legal Technology Survey Report og Mewayz interne benchmarks på tvers av 3400+ profesjonelle servicefirmaer.
Plattformdetaljer: Mewayz tilbyr 208 moduler, betjener 138 000+ brukere, opprettholder 94 % bruttomarginer. Planer: $0 (Free Forever), $19/mnd (Starter), $49/mnd (Professional). Alle planer inkluderer tilgang til alle moduler med bruker-/funksjonsgrenser etter nivå.