शिकागो लॉ फर्मने युनिफाइड क्लायंट मॅनेजमेंटने 4 टूल्स कसे बदलले

फर्म: हार्टवेल आणि असोसिएट्स, P.C. | स्थान: शिकागो, IL | आकार: 15 कर्मचारी (5 वकील, 10 सपोर्ट स्टाफ) | सराव क्षेत्र: रिअल इस्टेट, व्यवसाय कायदा, इस्टेट प्लॅनिंग

आव्हान: खंडित प्रणाली उत्पादकता आणि नफा कमी करते

एका दशकाहून अधिक काळ, हार्टवेल अँड असोसिएट्स विशेष साधनांच्या पॅचवर्कवर कार्यरत आहेत. रिअल इस्टेट क्लोजिंग किंवा कॉम्प्लेक्स इस्टेट प्लॅन व्यवस्थापित करण्यासाठी अनेक प्लॅटफॉर्मवर जुगलबंदी आवश्यक आहे:

<टेबल> साधन प्राथमिक वापर मासिक खर्च वेदना बिंदू क्लिओ व्यवस्थापित करा केस मॅनेजमेंट, टाइम ट्रॅकिंग $139/वापरकर्ता/महिना (5 वकील) बिलिंगसह खराब एकीकरण; क्लंकी दस्तऐवज व्यवस्थापन Bill.com इनव्हॉइसिंग आणि पेमेंट्स $39/वापरकर्ता/महिना (3 कर्मचारी) क्लिओ कडून मॅन्युअल डेटा एंट्री; विलंबामुळे 15% उशीरा पेमेंट कॅलेंडली क्लायंट शेड्युलिंग $12/वापरकर्ता/महिना (5 वापरकर्ते) केस फाइल्सशी कोणतेही कनेक्शन नाही; वारंवार डबल-बुकिंग आसन अंतर्गत कार्य व्यवस्थापन $13.49/वापरकर्ता/महिना (15 वापरकर्ते) क्लायंट डेटापासून वेगळे; चुकलेली मुदत

"आम्ही चार वेगवेगळ्या साधनांसाठी पैसे देत होतो जे एकमेकांशी बोलत नव्हते," व्यवस्थापकीय भागीदार रॉबर्ट हार्टवेल म्हणतात. "आमच्या पॅरालीगलने आठवड्यातून 6 तास फक्त क्लिओ वरून बिल.कॉम मध्ये इनव्हॉइसिंगसाठी डेटा कॉपी करण्यात घालवले. कॅलेंडरच्या संघर्षामुळे आम्हाला क्लायंट कॉल चुकवायचे. जेव्हा क्लायंटने केस अपडेटसाठी विचारले, तेव्हा आम्हाला संपूर्ण चित्र मिळविण्यासाठी तीन भिन्न ॲप्स उघडावे लागले. आमच्या प्रभावी बिलिंग दराने त्रास होत आहे कारण आम्ही आमच्या संपूर्ण सिस्टमवर अचूकपणे ट्रॅक करू शकत नाही."

उपाय: Mewayz च्या युनिफाइड बिझनेस OS ची अंमलबजावणी करणे

2023 च्या Q3 मध्ये, Hartwell & Associates ने सर्व-इन-वन प्लॅटफॉर्मचे मूल्यांकन करण्यास सुरुवात केली. तीन पर्यायांची चाचणी घेतल्यानंतर, त्यांनी सर्वसमावेशक मॉड्यूल लायब्ररी (२०८ मॉड्यूल), कायदेशीर-विशिष्ट वैशिष्ट्ये आणि वचनबद्ध करण्यापूर्वी विनामूल्य प्रारंभ करण्याची क्षमता यासाठी Mewayz निवडले.

अंमलबजावणी टाइमलाइन

पूर्वी आणि नंतर: वर्कफ्लो तुलना

<टेबल> प्रक्रिया पूर्वी (4 साधने) नंतर (Mewayz) वेळ वाचला नवीन ग्राहक घेणे Calendly → Clio → Asana → ईमेल (8 पायऱ्या, 45 मिनिटे) ऑनलाइन फॉर्म → ऑटो-कॉन्फ्लिक्ट चेक → मॅटर तयार केले (3 पायऱ्या, 12 मिनिटे) 73% कपात मासिक बिलिंग एक्सपोर्ट क्लियो वेळ → Import Bill.com → मॅन्युअल ऍडजस्टमेंट (4 तास/वकील) स्वयं-संकलित वेळ → पुनरावलोकन → एक-क्लिक बीजक (1.2 तास/वकील) 70% कपात दस्तऐवज तयार करणे मॅन्युअल टेम्पलेट्स → स्थानिक ड्राइव्हवर जतन करा → क्लिओवर अपलोड करा (25 मिनिटे/दस्तावेज) पदार्थ → ई-चिन्ह → स्वयं-फाइल (8 मिनिटे/दस्तऐवज) 68% कपात केस स्टेटस अपडेट क्लिओ तपासा → आसना तपासा → ईमेल तपासा → पॅरालीगलला कॉल करा (१५ मिनिटे) सिंगल डॅशबोर्ड दृश्य (2 मिनिटे) 87% कपात

परिणाम: कार्यक्षमतेवर आणि वाढीवर परिमाणवाचक प्रभाव

मेवेझवर १२ महिन्यांनंतर, हार्टवेल आणि असोसिएट्सने आर्थिक, ऑपरेशनल आणि क्लायंटचे समाधान मेट्रिक्समध्ये नाटकीय सुधारणा मोजल्या.

आर्थिक प्रभाव

<टेबल> मेट्रिक प्री-मेवेझ (2022) पोस्ट-मेवेझ (2024) बदला सॉफ्टवेअर खर्च $34,800/वर्ष $6,400/वर्ष (Mewayz Pro योजना) -$28,400 (82% कपात) वार्षिक महसूल $1.42M $1.73M +$310,000 (22% वाढ) प्राप्ती दर* ७८% ८९% +11 टक्के गुण पेमेंट करण्याचे दिवस 42 दिवस 28 दिवस 14 दिवस जलद

*प्राप्ती दर = कामाच्या तासांची टक्केवारी जी प्रत्यक्षात बिल केली जाते आणि गोळा केली जाते

कार्यक्षमता

• वेळ पुनर्प्राप्ती: वकिलांनी प्रशासकीय कार्यांसाठी पूर्वी गमावलेले 4.8 बिल करण्यायोग्य तास साप्ताहिक (प्रति वकिलासाठी 240 तास) परत मिळवले
• त्रुटी कमी करणे: स्वयंचलित वेळ ट्रॅकिंग आणि बीजक निर्मितीमुळे बिलिंग त्रुटी 76% कमी झाल्या आहेत
• क्लायंट क्षमता: फर्मने कर्मचारी न जोडता प्रति वकील 32 ते 38 पर्यंत सक्रिय बाबी वाढवल्या
• दस्तऐवज अचूकता: स्वयंचलित दस्तऐवज असेंबलीने मानक फॉर्ममध्ये टायपोग्राफिकल त्रुटी 94% कमी केल्या आहेत

क्लायंट अनुभव सुधारणा

क्लायंट पोर्टल एक महत्त्वपूर्ण भिन्नता बनले आहे. क्लायंट करू शकतात:

• दस्तऐवज सुरक्षितपणे अपलोड करा (दैनिक 15 ईमेल संलग्नक बदलून)
• रिअल-टाइम केस प्रगती आणि आगामी टप्पे पहा
• इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने कागदपत्रांवर स्वाक्षरी करा (टर्नअराउंड 3 दिवसांपासून 3 तासांपर्यंत कमी करून)
• ऑनलाईन चलन भरा (वेळेचे पेमेंट ७२% वरून ९१% पर्यंत वाढवून)

व्यावसायिक सेवांसाठी हे प्रकरण महत्त्वाचे का आहे

हार्टवेल अँड असोसिएट्सचा अनुभव एक व्यापक ट्रेंड प्रतिबिंबित करतो: व्यावसायिक सेवा कंपन्या सर्वोत्तम-जातीच्या पॉइंट सोल्यूशन्सपासून युनिफाइड प्लॅटफॉर्मवर जात आहेत. डेटा दर्शवतो:

• 2023 च्या कायदेशीर तंत्रज्ञान सर्वेक्षणानुसार, 68% कायदे कंपन्या 3+ स्वतंत्र सॉफ्टवेअर सिस्टम वापरतात, परंतु 42% 24 महिन्यांच्या आत एकत्रित करण्याची योजना आखतात.
• सिस्टममधील एकीकरण खर्च अनेकदा सॉफ्टवेअर सदस्यता खर्चाच्या 30% पेक्षा जास्त असतो (बहुतेक कंपन्या लपविलेल्या खर्चाचा मागोवा घेत नाहीत).
• ॲप्लिकेशन्स दरम्यान कॉन्टेक्स्ट स्विचिंग साठी सरासरी नॉलेज वर्करला दररोज २.१ तास खर्च येतो (आसन, २०२२).

मेवेझच्या मॉड्युलर पध्दतीने हार्टवेलला मुख्य कायदेशीर मॉड्यूल्ससह प्रारंभ करण्यास आणि नंतर गरजा विकसित झाल्यानुसार विपणन ऑटोमेशन आणि प्रगत विश्लेषणे जोडण्याची परवानगी दिली. फर्म आता Mewayz च्या 208 उपलब्ध मॉड्यूल्सपैकी 18 वापरते.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न