Business Operations

केस स्टडी: व्हिएतनामी कॉफी चेन 30 स्थानांवर आणि मेवेझसह 200 कर्मचारी कसे वाढले

व्हिएतनामी कॉफी चेनने ३० स्थाने आणि २०० कर्मचारी व्यवस्थापित करण्यासाठी Mewayz चे मॉड्यूलर OS कसे वापरले ते शोधा. परिणाम: 33% महसूल वाढ, अहवाल देताना 70% वेळ वाचला, 15% कामगार खर्चात कपात.

2 min read

Mewayz Team

Editorial Team

Business Operations
केस स्टडी: व्हिएतनामी कॉफी चेन 30 स्थानांवर आणि मेवेझसह 200 कर्मचारी कसे वाढले

केस स्टडी: व्हिएतनामी कॉफी चेनचे डिजिटल ट्रान्सफॉर्मेशन—30 स्थाने आणि 200 कर्मचारी व्यवस्थापित करणे

व्हिएतनामच्या कॉफी संस्कृतीच्या गजबजलेल्या लँडस्केपमध्ये, जिथे साखळी मार्केट शेअरसाठी जोरदार स्पर्धा करतात, फिन अँड बीन हा एक प्रिय ब्रँड म्हणून उदयास आला. उद्योजक Linh Nguyen द्वारे 2015 मध्ये स्थापन केलेली, ही साखळी 2023 पर्यंत एकाच हनोई स्टोअरफ्रंटपासून व्हिएतनामच्या प्रमुख शहरांमध्ये 30 ठिकाणी वेगाने वाढली. तथापि, या जलद वाढीमुळे गंभीर ऑपरेशनल फ्रॅक्चर उघड झाले. हा केस स्टडी तपशील देतो की कसे Phin & Bean ने Mewayz च्या मॉड्युलर बिझनेस OS चा उपयोग करून त्याचे ऑपरेशन्स एकत्रित केले, त्याचे कार्यबल सक्षम केले आणि शाश्वत, डेटा-माहितीपूर्ण वाढ चालवली—सर्व काही ओव्हरहेड खर्च न वाढवता.

परिणाम एका दृष्टीक्षेपात

33% एकूण महसुलात वाढ
70% मॅन्युअल रिपोर्टिंगवर कमी वेळ
15% कामगार खर्चात कपात
२०८ सानुकूल वर्कफ्लोसाठी मॉड्यूल

आव्हान: वेगाने वाढणाऱ्या साखळीसाठी वेदना बिंदू मोजणे

२०२३ च्या सुरुवातीस, फिन अँड बीनचे यश हा देखील त्याचा सर्वात मोठा धोका होता. व्यवसाय ऑपरेशनल गुंतागुंतीत बुडत होता.

  • डेटा सायलोस आणि ब्लाइंड स्पॉट्स: प्रत्येक स्थानाने साधनांचे भिन्न मिश्रण वापरले—इन्व्हेंटरीसाठी स्प्रेडशीट, एक स्वतंत्र POS प्रणाली, कर्मचारी संप्रेषणासाठी WhatsApp आणि अहवाल देण्यासाठी ईमेल. 30 स्टोअरमध्ये दैनंदिन विक्री, इन्व्हेंटरी पातळी आणि कर्मचारी तास एकत्रित करण्यासाठी मुख्य कार्यालयाच्या टीमला प्रत्येक महिन्यात 3-4 पूर्ण दिवस लागले. रिअल-टाइम दृश्यमानता अस्तित्वात नव्हती.
  • अकार्यक्षम इन्व्हेंटरी आणि सप्लाय चेन: खराब अंदाज आणि ओव्हर ऑर्डरिंगमुळे कॉफी बीनची नासाडी 12% होती. दरम्यान, कंडेन्स्ड मिल्क आणि सिग्नेचर सिरप यांसारख्या लोकप्रिय वस्तूंचा वारंवार साठा होतो, त्याचा थेट परिणाम विक्रीवर होतो. खरेदी प्रक्रिया मॅन्युअल होती, स्टोअर व्यवस्थापकांनी पुरवठादारांना वैयक्तिकरित्या कॉल केले.
  • कर्मचारी व्यवस्थापन गोंधळ: 200 अर्धवेळ आणि पूर्ण-वेळ कर्मचाऱ्यांसह, शेड्यूलिंग हे एक भयानक स्वप्न होते. शिफ्ट स्वॅप, टाइम-ऑफ विनंत्या आणि पेरोल गणना पेपर फॉर्म आणि स्प्रेडशीटद्वारे हाताळली गेली, ज्यामुळे वारंवार त्रुटी आणि विवाद निर्माण झाले. कर्मचाऱ्यांची उलाढाल वाढत होती, अंशतः शेड्युलिंग निराशेमुळे.
  • विसंगत ग्राहक अनुभव: एका एकीकृत प्रणालीशिवाय, प्रचार मोहिमा विसंगतपणे आणल्या गेल्या. लॉयल्टी प्रोग्राम डेटा सिंक्रोनाइझ केला गेला नाही, त्यामुळे वेगवेगळ्या स्टोअरला भेट देणाऱ्या ग्राहकाला एक खंडित अनुभव आला.
  • शून्य विपणन खर्च, स्थिर वाढ: त्याच्या बूटस्ट्रॅप केलेल्या मुळांनुसार, फिन आणि बीनचे विपणन बजेट $0 होते. वाढ पूर्णपणे तोंडी आणि ऑपरेशनल उत्कृष्टतेवर अवलंबून होती, जी मॅन्युअली राखणे अशक्य होत होते.
"आम्ही वाढत होतो, पण आम्ही तोडत होतो. प्रत्येक नवीन स्टोअरमध्ये अधिक जटिलता जोडली गेली, अधिक नफा नाही. माझा कार्यसंघ प्रशासकामध्ये पुरला गेला, कॉफी किंवा ग्राहकांवर लक्ष केंद्रित केले नाही. मला माहित होते की आम्हाला या सर्वांवर राज्य करण्यासाठी एका प्रणालीची आवश्यकता आहे, परंतु एंटरप्राइझ सोल्यूशन्सने आम्हाला आवश्यकता नसलेल्या वैशिष्ट्यांसह वर्षाला $50,000 उद्धृत केले. आम्ही अडकलो होतो." — लिन्ह गुयेन, संस्थापक आणि मुख्य कार्यकारी अधिकारी, फिन आणि बीन

उपाय: Mewayz च्या मॉड्यूलर बिझनेस OS ची अंमलबजावणी करणे

2023 च्या Q2 मध्ये, Phin & Bean ने Mewayz ची टप्प्याटप्प्याने अंमलबजावणी सुरू केली, प्लॅटफॉर्मच्या 208 च्या लायब्ररीमधून त्यांच्या सर्वात तीव्र वेदना बिंदूंना संबोधित करण्यासाठी विशिष्ट मॉड्यूल्स निवडले. त्यांच्या 30 पैकी 25 स्टोअरला $49/महिना "स्केल" प्लॅनमध्ये अपग्रेड करण्यापूर्वी "फुकट फॉरेव्हर" टियरने त्यांना मुख्य फंक्शन्सची जोखीम-मुक्त चाचणी करण्याची परवानगी दिली (5 लोअर-व्हॉल्यूम स्टोअर $19 प्लॅनवर राहिले).

फेज 1: केंद्रीकृत ऑपरेशन्स आणि रिअल-टाइम डॅशबोर्ड (आठवडे 1-4)

पहिली पायरी म्हणजे सर्व ३० स्थाने एकाच मेवेझ उदाहरणामध्ये एकत्रित करणे. युनिफाइड डॅशबोर्ड मॉड्यूलने Linh आणि तिच्या प्रादेशिक व्यवस्थापकांना KPIs चे थेट दृश्य दिले: एकूण दैनिक कमाई, प्रति स्टोअर सर्वाधिक विक्री होणारे आयटम आणि इन्व्हेंटरी अलर्ट.

फेज 2: इन्व्हेंटरी आणि प्रोक्योरमेंट ऑटोमेशन (आठवडे 5-8)

त्यांनी स्मार्ट इन्व्हेंटरी आणि खरेदी मॉड्यूल सक्रिय केले. जेव्हा स्टॉक पूर्वनिर्धारित थ्रेशोल्डवर पोहोचला तेव्हा कॉफी बीन्स, डेअरी आणि पॅकेजिंगसाठी स्वयंचलित खरेदी ऑर्डर व्युत्पन्न करण्यासाठी सिस्टमने ऐतिहासिक विक्री डेटा वापरला. ऑर्डर थेट मंजूर पुरवठादारांना पाठवण्यात आल्या होत्या.

फेज 3: एचआर आणि वर्कफोर्स मॅनेजमेंट (आठवडे 9-12)

कर्मचारी शेड्युलर, वेळ घड्याळ आणि पेरोल इंटिग्रेटर मॉड्यूल तैनात केले होते. कर्मचारी आता मेवेझ मोबाइल ॲपद्वारे वेळापत्रक, विनंती स्वॅप आणि घड्याळ पाहू शकतात. व्यवस्थापक अंदाजित विक्रीच्या आधारावर कामगारांचा अंदाज घेऊ शकतात.

फेज 4: ग्राहक आणि विक्री विश्लेषण (चालू)

शेवटी, त्यांनी त्यांच्या POS सिस्टीमला API द्वारे Advanced Analytics मॉड्यूलशी जोडले आणि सर्व स्थानांवर एक एकीकृत ग्राहक डेटाबेस तयार करण्यासाठी लॉयल्टी इंजिन सक्रिय केले.

<टेबल> ऑपरेशनल एरियामेवेझच्या आधी (मॅन्युअल प्रक्रिया)मेवेझ नंतर (मॉड्यूलद्वारे स्वयंचलित)वेळ वाचवला/आठवडा इन्व्हेंटरी सामंजस्यस्टोअर व्यवस्थापक ईमेल स्प्रेडशीट; मुख्यालय व्यक्तिचलितपणे एकत्रित करते.कमी साठा/वाया जाण्यासाठी स्वयं-अलर्टसह रिअल-टाइम ट्रॅकिंग.12 तास कर्मचारी वेळापत्रक आणि वेतनपेपर शेड्यूल, मॅन्युअल तास गणना, वारंवार त्रुटी.डिजिटल शेड्यूल, स्वयंचलित वेळ ट्रॅकिंग, एक-क्लिक पेरोल निर्यात.18 तास आर्थिक अहवाल5-दिवसांची मासिक बंद प्रक्रिया 5 स्त्रोतांकडून डेटा काढते.प्रत्येक स्थानासाठी दैनिक P&L डॅशबोर्ड स्वयं-व्युत्पन्न.40 तास/महिना पुरवठादार ऑर्डरिंगप्रति स्टोअर फोन/ईमेल ऑर्डर, व्हॉल्यूम डिस्काउंटचा मागोवा घेतला जात नाही.खर्च विश्लेषणासह केंद्रीकृत, स्वयंचलित PO सिस्टम.8 तास मार्केटिंग मोहिमेची अंमलबजावणीफ्लायर्स प्रिंट करणे, ग्रुप चॅटद्वारे स्टोअरला सूचना देणे.डॅशबोर्डवरून झटपट सर्व POS आणि लॉयल्टी ॲप्सवर प्रोमो पुश करा.6 तास/मोहिम

आठवडा 0: शोध आणि नियोजन

फिन अँड बीन टीम सर्व प्रक्रियांचे ऑडिट करते. Mewayz सल्लागार 32 कोर वर्कफ्लो विशिष्ट मॉड्यूल्सवर मॅप करतात.

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →

आठवडे 1-4: कोर डॅशबोर्ड आणि POS एकत्रीकरण

सर्व ३० स्थाने ऑनबोर्ड केली आहेत. रिअल-टाइम विक्री डॅशबोर्ड थेट जातो. मुख्यालय संघ प्रशिक्षित.

आठवडे ५-८: इन्व्हेंटरी ऑटोमेशन रोलआउट

स्मार्ट इन्व्हेंटरी मॉड्यूल 150+ SKU साठी कॉन्फिगर केले आहे. पहिले स्वयंचलित पीओ पाठवले. अपव्यय ट्रॅकिंग सुरू होते.

9-12 आठवडे: HR हब लाँच

सर्व 200 कर्मचारी मोबाईल ॲपमध्ये नोंदणीकृत आहेत. डिजिटल शेड्युलिंग पेपरची जागा घेते. पेरोल प्रक्रिया एकत्रित.

महिना 4+: ऑप्टिमायझेशन आणि वाढ

मेनू परिष्कृत करण्यासाठी विश्लेषणे वापरणे, किंमत समायोजित करणे आणि लक्ष्यित निष्ठा मोहिमा सुरू करणे. ऑपरेशनल बॅकबोन म्हणून Mewayz सह नवीन स्टोअर उघडण्याचे नियोजन.

परिणाम: संपूर्ण व्यवसायात परिमाण करण्यायोग्य नफा

सहा महिन्यांच्या पूर्ण अंमलबजावणीनंतर, फिन अँड बीनच्या आर्थिक आणि ऑपरेशनल आरोग्यावर मोठा परिणाम झाला. खालील मेट्रिक्स H2 2023 (पोस्ट-Mewayz) आणि H1 2023 (pre-Mewayz) ची तुलना करून मोजली गेली.

1. आर्थिक कामगिरी आणि महसूल वाढ

  • एकूण महसूल वाढ: 33% वाढ, कमी स्टॉकआउट्स, पीक अवर्स दरम्यान चांगले कामगार वाटप, आणि डेटा-चालित मेनू समायोजन.
  • ग्रॉस मार्जिन मेंटेनन्स: कमी अपव्यय आणि चांगल्या खरेदीमुळे, महागाईचा दबाव असूनही उद्योग-अग्रगण्य 94% सकल मार्जिन (त्यांच्या प्री-स्केल मॉडेलशी सुसंगत) राखले.
  • ऑपरेशनल कॉस्ट रिडक्शन: ऑप्टिमाइझ शेड्युलिंगद्वारे नियंत्रित करण्यायोग्य मजुरीच्या खर्चात 15% कपात, संपूर्ण साखळीमध्ये अंदाजे $4,500 मासिक बचत.

2. ऑपरेशनल कार्यक्षमता आणि वेळेची बचत

  • व्यवस्थापन अहवाल वेळ: 70% ने कमी. मासिक आर्थिक बंद होण्यास आता 5 ऐवजी 1.5 दिवस लागतात.
  • इन्व्हेंटरी वेस्टेज: 12% वरून 4.5% पर्यंत कमी करा, थेट $2,800 मासिक जोडून तळाशी.
  • पुरवठादार ऑर्डर करण्याची वेळ: 90% ने कमी केली, ग्राहकासमोरील कामांसाठी व्यवस्थापकांना मोकळे केले.

3. कार्यबल सक्षमीकरण आणि संस्कृती

  • कर्मचारी समाधान: "कार्य-जीवन शिल्लक" आणि "संवाद" शी संबंधित सर्वेक्षण स्कोअर 40% ने सुधारले.
  • व्यवस्थापक उलाढाल: २५% ने कमी. स्टोअर व्यवस्थापकांनी अधिक "नियंत्रणात" आणि "स्ट्रॅटेजिक" वाटत असल्याचे नोंदवले.
  • नवीन नियुक्तीसाठी प्रशिक्षण वेळ: मेवेझमध्ये प्रमाणित डिजिटल चेकलिस्ट आणि प्रशिक्षण मॉड्यूल वापरून ५०% ने कमी केले.
"Mewayz ने आम्हाला फक्त अहवालच दिला नाही; त्याने आम्हाला आमचा वेळ दिला. माझे व्यवस्थापक आता ते स्प्रेडशीटवर घालवलेले तास बॅरिस्टास प्रशिक्षित करण्यासाठी, नियमित लोकांशी व्यस्त राहण्यासाठी आणि स्टोअर प्रेझेंटेशन सुधारण्यासाठी वापरतात. आमची संस्कृती रिऍक्टिव्ह फायर फायटिंगपासून सक्रिय वाढीकडे वळली आहे. आणि सर्वात चांगली गोष्ट? सिस्टम आमच्यासोबत वाढली. आम्हाला 'पॅकेज' खरेदी करावे लागले नाही; जेव्हा आम्हाला एंटरप्राइझची गरज होती तेव्हा आम्हाला 'मोएक्टिव्ह' पॅकेजची आवश्यकता होती. - लिन्ह गुयेन

4. स्केलेबिलिटी आणि भविष्यातील वाढ

एका युनिफाइड सिस्टीमसह, Phin & Bean कडे नवीन स्टोअर्ससाठी एक नक्कल करण्यायोग्य ब्लूप्रिंट आहे. नवीन स्थानावर जाण्यासाठी लागणारा खर्च आणि वेळ 60% ने कमी करण्यात आला आहे. कंपनी आता पहिल्या दिवसापासून क्रॉस-बॉर्डर ऑपरेशन्स व्यवस्थापित करण्यासाठी Mewayz वापरून थायलंडमध्ये विस्ताराची योजना आखत आहे.

तुमच्या ऑपरेशन्स एकत्रित करण्यासाठी आणि आत्मविश्वासाने स्केल करण्यास तयार आहात?

फिन अँड बीन प्रमाणे, तुमचा बहु-स्थान व्यवसाय डझनभर डिस्कनेक्ट केलेल्या साधनांना एका शक्तिशाली, मॉड्यूलर OS सह पुनर्स्थित करू शकतो. Mewayz वर त्यांचा व्यवसाय व्यवस्थापित करणाऱ्या 138,000+ वापरकर्त्यांमध्ये सामील व्हा.

विनामूल्य सुरू करा. क्रेडिट कार्ड आवश्यक नाही. जेव्हा तुम्हाला मूल्य दिसेल तेव्हाच अपग्रेड करा.

तुमची विनामूल्य चाचणी सुरू करा →

सर्व कोर मॉड्यूलमध्ये कायमचे प्रवेश करा. फ्री टियरवर वेळ मर्यादा नाही.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न (FAQ)

फिन अँड बीनला गुंतवणुकीवर परतावा (ROI) पाहण्यासाठी किती वेळ लागला?
फिन अँड बीनच्या CFO ने पूर्ण अंमलबजावणीच्या 90 दिवसांच्या आत सकारात्मक ROI ची गणना केली. प्राथमिक ड्रायव्हर्स इन्व्हेंटरी अपव्यय ($2,800/महिना बचत) आणि श्रम खर्च ऑप्टिमायझेशन ($4,500/महिना) मध्ये त्वरित घट होते. एक-वेळचा सेटअप खर्च एका तिमाहीपेक्षा कमी कालावधीत या बचतींद्वारे ऑफसेट झाला. त्यांची मासिक Mewayz गुंतवणूक सर्व 30 स्थानांसाठी $1,500 पेक्षा कमी आहे.
नवीन प्रणालीवर २०० कर्मचारी सदस्यांना प्रशिक्षण देणे अवघड होते का?
रोलआउट भूमिकेनुसार टप्प्याटप्प्याने होते. स्टोअर व्यवस्थापकांना डॅशबोर्ड आणि अहवालावर 2 तासांचे आभासी प्रशिक्षण मिळाले. फ्रंट-लाइन कर्मचाऱ्यांना फक्त शिफ्ट आणि क्लॉक इन/आउटसाठी मोबाइल ॲप शिकण्याची आवश्यकता होती, जे अंतर्ज्ञानी आणि ते वापरत असलेल्या इतर ॲप्ससारखे होते. मेवेझचे ॲप-मधील मार्गदर्शन आणि बहुभाषिक समर्थन (व्हिएतनामीसह) यांनी घर्षण लक्षणीयरीत्या कमी केले. शेड्युलिंग त्रुटी आणि प्रश्न कमी झाल्यामुळे प्रशिक्षणाची वेळ आठवडाभरात परत मिळाली.
POS सिस्टीम किंवा किचन प्रिंटर सारख्या विद्यमान हार्डवेअरसह Mewayz कसे समाकलित होते?
Mewayz एक मजबूत API ऑफर करते आणि 50 पेक्षा जास्त प्रमुख POS सिस्टम, पेमेंट गेटवे आणि अकाउंटिंग प्लॅटफॉर्म (जसे की Xero आणि QuickBooks) साठी पूर्व-निर्मित एकीकरण आहे. Phin & Bean साठी, एकीकरण हे त्यांच्या POS प्रदात्यासोबत एक साधे API की एक्सचेंज होते. स्केल किंवा प्रिंटर सारख्या हार्डवेअरसाठी, Mewayz मानक प्रोटोकॉलचे समर्थन करते (उदा. IP प्रिंटिंग). त्यांची अंमलबजावणी कार्यसंघ ऑनबोर्डिंग करण्यापूर्वी एक सुसंगतता तपासणी प्रदान करते.
आम्ही आमची योजना वाढवली तर काय होईल? अधिक मॉड्यूल किंवा स्थाने जोडणे सोपे आहे का?
हा मॉड्यूलर OS चा मुख्य फायदा आहे. आपण Mewayz "बाहेर वाढू" नका; तुम्ही फक्त अधिक मॉड्यूल सक्रिय करा. नवीन स्थान जोडण्यासाठी प्रशासक पॅनेलमध्ये सुमारे 15 मिनिटे लागतात. योजना श्रेणीसुधारित करणे किंवा प्रीमियम मॉड्यूल जोडणे (जसे की ॲडव्हान्स्ड प्रेडिक्टिव ॲनालिटिक्स) तात्काळ होते आणि नवीन प्लॅटफॉर्मवर डेटा स्थलांतर किंवा पुन्हा प्रशिक्षण आवश्यक नसते. तुमचे कार्यप्रवाह आणि डेटा सुसंगत राहतात.
$0 मार्केटिंग बजेटसह, Phin & Bean ने 33% महसूल वाढ कशी मिळवली?
वाढ पूर्णपणे कार्यरत आणि डेटा-चालित होती. Mewayz ने तीन प्रमुख बदल सक्षम केले: 1) स्टॉकआउट्स काढून टाकणे: लोकप्रिय वस्तू नेहमी उपलब्ध असल्याची खात्री करून अधिक विक्री कॅप्चर केली. 2) ऑप्टिमाइज्ड लेबर: पीक अवर्समध्ये योग्य कर्मचारी असल्यामुळे सेवेचा वेग आणि ऑर्डर व्हॉल्यूम सुधारला. 3) मेनू ऑप्टिमायझेशन: विश्लेषणे बदलण्यासाठी कमी-मार्जिन आयटम ओळखले आणि जाहिरात करण्यासाठी शीर्ष विक्रेते हायलाइट केले. ही "आतून वाढ" आहे, जाहिरात खर्चाशिवाय विद्यमान रहदारीतून जास्तीत जास्त महसूल मिळवणे.