Илүү хурдан хариу авахын тулд эдгээр энгийн имэйл заль мэхийг туршаад үзээрэй

Бизнесийн харилцаанд хэн ч ярьдаггүй 8 секундын асуудал

Таны имэйл 9:14 цагт хэн нэгний ирсэн имэйл хайрцагт ирсэн. 9:14:08 гэхэд тэд энэ нь тэдний анхаарлыг татах ёстой эсэхийг аль хэдийн шийдсэн. Энэ бол гутранги үзэл биш - энэ бол орчин үеийн ажлын харгис арифметик юм. Майкрософт компанийн 2025 оны ажлын чиг хандлагын индексийн тайлангаас үзэхэд дундаж мэргэжлийн хүн өдөрт 117 имэйл хүлээн авдаг бөгөөд дийлэнх нь 60 секундээс бага хугацаанд мэдээлэл авдаг байна. Зорилго, яаралтай эсвэл шаардлагатай үйлдлээ шууд илэрхийлдэггүй имэйлүүдийг гүйлгэж, "дараа" гэж тэмдэглэсэн эсвэл чимээгүйхэн мартагддаг.

Асуудал нь танай хамт олон бүдүүлэг эсвэл эмх замбараагүй байдалд байгаа юм биш. Энэ нь тэд жинхэнэ танин мэдэхүйн ачаалал дор ажиллаж, хоёр дахь аяга кофегоо уухаас өмнө ирж буй харилцаа холбоо бүрийн талаар бичил шийдвэр гаргаж байгаа явдал юм. Хэрэв таны и-мэйл тэднийг оноо авахын тулд шаардлагатайгаас илүү их ажиллуулдаг бол та уралдаанд аль хэдийн ялагдсан байна. Сайн мэдээ? Таны имэйлийн бүтэц, үг хэллэгт жижиг, санаатай өөрчлөлт хийснээр таны хариу өгөх хурд болон тэдгээр хариуны хурдыг эрс нэмэгдүүлэх боломжтой.

Эдгээр нь заль мэх биш. Эдгээр нь зан үйлийн судалгаагаар баталгаажсан, эхлүүлсэн гарааны бизнесээс эхлээд олон мянган ажлын урсгалыг нэгэн зэрэг удирддаг аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаа хүртэл салбар даяарх өндөр үр дүнтэй багуудын зуршлаар батлагдсан харилцааны зарчмууд юм.

Нөхцөлөөр бус, асуухаар удирдаарай

Ихэнх мэргэжлийн хүмүүс цахим шуудангаа өөрсдийн бодсон ёсоороо он цагийн дарааллаар бичдэг. Тэд арын дэвсгэрийг тогтоож, нөхцөл байдлыг тайлбарлаж, асуудлыг тайлбарлаж, эцэст нь гурван догол мөр, бодит хүсэлтэд хүрдэг. Энэ бол бизнесийн тохиргоон дахь хамгийн нийтлэг имэйлийн алдаа бөгөөд хариу өгөх хурдыг бууруулдаг. Таны имэйлийг уншиж буй хүн асуухад хүрэхээсээ өмнө таны хүссэн зүйлийн талаар хэдэн арван таамаглал дэвшүүлсэн бөгөөд тэнд очиход тэвчээр нь барагдсан байна.

Бүтцийг бүхэлд нь эргүүл. Өөрт хэрэгтэй зүйлээ нээгээд дараа нь түүнийг дэмжих контекстийг оруулаарай. Эдгээр хоёр нээлтийг харьцуулж үзээрэй: "Сайн уу Маркус, би өнгөрсөн долоо хоногт хэлэлцсэн 1-р улирлын кампанит ажлынхаа талаар ярихыг хүссэн. Таны мэдэж байгаагаар төсөв 12-р сард батлагдсан бөгөөд бид түүнээс хойш бүтээлч багтай хамтран ажиллаж байна..." versus "Сайн уу Маркус, та Пүрэв гараг гэхэд 1-р улирлын кампанит ажлын тоймыг хэвлэхийн тулд илгээхээс өмнө засварлах шаардлагатай эсэхийг баталгаажуулж чадах уу?" Эхний хувилбар нь уншигчаас тайлбарлах ажил хийхийг шаарддаг.

Харилцааны онолд Пирамидын бүтэц гэгддэг энэхүү зарчим нь МакКинсей, Бэйн зэрэг зөвлөх фирмүүдийн стандарт практик бөгөөд дарамтын дор тодорхой байдал нь амьд үлдэх чадвар юм. Дүгнэлт эсвэл хүсэлтийг гаргахдаа та уншигчдынхаа цагийг хүндэтгэж, тодорхойгүй хугацаагаар хойшлуулахын оронд таны имэйлийг шууд ашиглах нь зүйтэй гэдгийг илтгэнэ.

Гарцгийн мөрүүд нь гарчиг юм — Тэдэнд ингэж хандаарай

Сэтгүүлчид муу гарчиг нь агуу түүхийг устгадаг гэдгийг мэддэг учраас нийтлэлд зарцуулдаг шигээ гарчигт их цаг зарцуулдаг. Таны сэдвийн мөр ижил ажил хийж байна. Энэ нь уншигчдад яг юу и-мэйл агуулж байгаа, хэрэв ямар нэг зүйл байвал тэднээс юу хүлээж байгааг хэлэх хэрэгтэй. "Шуурхай асуулт" эсвэл "Дараах" гэх мэт тодорхойгүй сэдвийн мөрүүд нь тэмдэглэгээгүй картон хайрцагтай дижитал дүйцэхүйц байдаг - хэн ч дотор нь юу байгааг мэдэхгүй байж үүнийг нээхийг хүсэхгүй.

Хамгийн үр дүнтэй сэдвийн мөрүүд нь тодорхой бөгөөд үйлдэлд чиглэсэн байдаг. Байгаа бол эцсийн хугацааг оруулна уу: "Баасан гараг гэхэд батлах шаардлагатай - шинэчилсэн гэрээг хавсаргасан" нь "Гэрээний шинэчлэл"-ээс хязгааргүй илүү анхаарал татаж байна. Сэдвийнхээ эхэнд [FYI], [Шаардлагатай арга хэмжээ] эсвэл [Шийдвэр шаардлагатай] зэрэг контекст тэмдэглэгээг нэмнэ үү. Эдгээр нь таны хүлээн авагчийг имэйлийг нээхээс өмнө ангилж, эрэмбэлэхэд нь туслах агшин зуур сканнердах боломжтой шошго юм. Boomerang цахим шуудангийн аналитик фирмийн судалгаагаар 3-аас 4 үгийн хоорондох сэдвийн мөрүүд хамгийн өндөр хариултын хувийг үүсгэдэг болохыг тогтоожээ.

Ялангуяа багийн дотоод харилцааны хувьд сэдвийн мөрийн форматын тууштай байдал нь нийлмэл ногдол ашиг өгдөг хамтын харилцааны соёлыг бий болгодог. Багийн бүх гишүүд ижил шошголох конвенцуудыг ашиглах үед ирсэн имэйлийн триаж нь бараг автомат болно. CRM, хүний ​​нөөц, нэхэмжлэх зэрэг бизнесийн үйл ажиллагааг төвлөрүүлдэг Mewayz зэрэг хэрэгслүүд нь багуудад системтэй харилцааны ажлын урсгалыг бий болгоход тусалдаг бөгөөд ингэснээр цахим шуудангийн зуршил нь тусдаа байхаас илүү өргөн хүрээний үйл ажиллагааны хэмнэлтэй нийцдэг.

Нэг имэйл, нэг асуух дүрэм

Таны имэйлд нэмж оруулах хүсэлт бүр нь тэдгээрийн аль нэгийг нь нэн даруй шийдвэрлэх магадлалыг бууруулдаг. Энэ бол таамаглал биш — энэ болсонголтын хэт ачаалалхэмээн баримтжуулсан сэтгэл зүйн үзэгдэл бөгөөд олон сонголт эсвэл даалгавар байгаа нь танин мэдэхүйн үрэлтийг нэмэгдүүлж, шийдвэр гаргах үйл явцыг удаашруулдаг. Хэн нэгэн таны имэйлийг уншаад гурван асуулт, хоёр үйлдлийн зүйл, уулзалт хийх хүсэлтийг олох үед тэд зөнгөөрөө бүх имэйлийг "үүнтэй зөв харьцах" цаг болгон хойшлуулдаг. Тэр цаг ихэвчлэн хэзээ ч ирдэггүй.

Нэг и-мэйл, нэг асуух дүрэмд өөрийгөө сахиул. Хэрэв танд үнэхээр нэг хүнд гурван тусдаа хүсэлт байгаа бол тэдгээр нь тус бүр нь тодорхой сэдэвтэй, нэг тодорхой үйлдэлтэй, тодорхой эцсийн хугацаатай гурван тусдаа имэйл илгээх эсэхийг анхаарч үзээрэй. Энэ нь ойлгомжгүй мэт санагдаж магадгүй (та тэдний ирсэн имэйл хайрцагт нэмээгүй гэж үү?), гэхдээ бодит байдал дээр уншигч олон хэсгээс бүрдсэн ажлын жагсаалтыг шалгах шаардлагагүйгээр имэйл бүр шууд хариу үйлдэл үзүүлэх боломжтой байдаг тул бодит байдал дээр энэ нь хувь хүний хариуны хувь хэмжээг эрс нэмэгдүүлдэг.

Олон асуултаас зайлсхийх боломжгүй үед ядаж тэдгээрийг харааны бүтэцтэйгээр зохион байгуул. Зүйлүүдийг салангид байлгахын тулд дугаарласан жагсаалтыг ашиглана уу:

1. Шийдвэрийн зүйлүүд — тийм/үгүй эсвэл тодорхой хариулт шаардлагатай асуултууд
2. Зүйлүүдийг хянах — санал хүсэлт шаардсан баримт бичиг эсвэл төлөвлөгөө
3. Мэдэгдэл мэдээлэл — хариу өгөх шаардлагагүй мэдээлэл

Эдгээр гурван ангиллыг ялгах нь таны хүлээн авагчид тэдний танин мэдэхүйн оролцоог яг юу шаарддаг, юуг зүгээр л хүлээн зөвшөөрч болохыг хэлж өгдөг. Энэ нь текстийн ханыг удирдах боломжтой шалгах хуудас болгон хувиргадаг.

Богино имэйлд илүү хурдан хариу ирдэг — Судалгаа нь тодорхой байна

Бумеранг 40 сая гаруй имэйлд хийсэн дүн шинжилгээгээр 50-125 үгтэй имэйлүүд хамгийн өндөр хариулттай буюу 50%-иас давсан байна. 500 үгнээс давсан имэйлийн хариуны хувь 35%-иас доош буурчээ. Харилцан хамаарал нь маш хатуу: товчилсон байх нь уншигчийн цагийг хүндэтгэж буйг илтгэдэг бол урт нь илгээгч өөрийн бодлоо илэрхийлэх ажлыг хийгээгүйг илтгэнэ.

И-мэйл хаягийг үндсэн бүрэлдэхүүн хэсэг болгон таслах нь хүчин чармайлт шаарддаг. Энэ нь юуг орхихоо шийдэхийг хэлдэг бөгөөд энэ нь юуг оруулахаа шийдэхээс хэцүү байдаг. Блэйз Паскалийн нэгэн найздаа бичсэн алдартай үг: "Би энэ захидлыг богиносгож амжаагүй учраас ердийнхөөсөө урт бичлээ." Энэ нь бизнесийн имэйлд бүрэн хамаатай. Илгээгч нь тэдгээрийг засварлахад цаг гаргаагүй тул үл тоомсорлодог имэйлүүд нь ихэвчлэн хэт урт байдаг.

Ашигтай тест: и-мэйл бичсэний дараа өгүүлбэр бүр өөрийн гэсэн байр суурийг эзэлдэг эсэхийг өөрөөсөө асуу. Хэрэв өгүүлбэр нь уншигчид байгаа контекстийг өгсөн бол түүнийг хас. Хэрэв өгүүлбэр нь шаардлага хангах шаардлагагүй оноог хангаж байвал түүнийг хас. Зөвхөн дүгнэлт шаардлагатай үед өгүүлбэр таны үндэслэлийг тайлбарлавал түүнийг хас. Энэ шүүлтүүрийг хайр найргүй ашигласнаар та ямар ч чухал мэдээллийг алдалгүйгээр имэйлийн уртыг 30-40%-иар бууруулах болно.

Таны авах хамгийн хурдан хариулт бол нэг тодорхой асуулт асуусан, шаардлагагүй суурь агуулаагүй, нэг дэлгэц дээр гүйлгэхгүйгээр багтах имэйл юм. Бусад бүх зүйл бол таны хэн нэгний өдөр танилцуулсан үрэлт юм.

Форматыг танин мэдэхүйн газрын зураг болгон ашиглах

Цагаан зай, тэмдэгтүүд болон тод текст нь гоёл чимэглэлийн зүйл биш бөгөөд тэдгээр нь ажиллагаатай. Уншигчийн нүд өтгөн догол мөр дээр буухад тархи нь нэг үгийг боловсруулахын өмнө "хүч чармайлт шаардагддаг" гэж бүртгэдэг. Форматлагдсан имэйлүүд нь эсрэгээр нь харилцаж буй бүтцийг нэг дор харуулдаг: уншигч гол мэдээлэл хаана байгааг, хаана оролцох шаардлагатайг шууд харах боломжтой.

Түлхүүр асуух эсвэл эцсийн хугацааг тод томруунаар гүйлгэн харахад харагдах болно. Гурав ба түүнээс дээш зүйлийн жагсаалтыг зохиолд оруулахын оронд цэгүүдийг ашиглана уу. Догол мөрүүдийг гурав ба түүнээс цөөн өгүүлбэртэй байлга. Догол мөр бүрийн хооронд хоосон мөр үлдээгээрэй. Эдгээр зуршлууд нь UX дизайнеруудын харааны шатлал гэж нэрлэдэг зүйлийг хамтад нь бий болгодог бөгөөд энэ нь сайн боловсруулсан хяналтын самбарыг түүхий мэдээллээр дүүрэн хүснэгтүүдээс илүү хялбар удирддаг зарчим юм.

Энэ нь и-мэйл нь өгөгдөл, зөвшөөрөл эсвэл үйлдлийн системтэй нэгдсэн даалгавруудыг байнга дурддаг бизнесийн нөхцөлд онцгой ач холбогдолтой. Багууд CRM дамжуулах хоолой, цалингийн гүйлгээ эсвэл захиалгын ажлын урсгалыг удирдахын тулд Mewayz гэх мэт платформуудыг ашиглах үед тэдний имэйлд бүртгэл, зөвшөөрлийн хүсэлт, статусын шинэчлэлтийн холбоосууд улам бүр нэмэгддэг. Эдгээр лавлагааг догол мөрийн бичвэрт оршуулахын оронд тодорхой форматлах нь хүлээн авагчид хийх ёстой зүйлээ олохын тулд имэйлийг дахин унших шаардлагагүйгээр шууд арга хэмжээ авах боломжтой гэсэн үг юм.

Хугацаа ба дагаж мөрдөх стратеги нь таны бодож байгаагаас илүү чухал

Сайн боловсруулсан имэйлийг буруу үед илгээх нь түүний нөлөөллийг эрс багасгадаг. Имэйлийн аналитик нь Мягмар гарагаас Пүрэв гарагийн өглөөний 9 цагаас 11 цаг хүртэл ихэнх салбаруудад нээлттэй болон хариу илгээх хамгийн өндөр хувьтай байдгийг байнга харуулж байна. Даваа гарагийн өглөө амралтын өдрүүдээс ирсэн имэйл хайрцгууд үерт автдаг. Баасан гарагийн үдээс хойш хүлээн авагчид сэтгэцийн хувьд шалгагдсан эсвэл долоо хоногийн төгсгөлийн хугацааг удирдаж байгааг олж хардаг. Эдгээр хэв маяг нь орон нутгийн ажлын цагийг тохируулсан үед цагийн бүсэд хамаарна.

Шийдвэр эсвэл зөвшөөрөл шаардлагатай имэйлийн хувьд сахилга батыг дагаж мөрдөх нь чухал. Хамгийн үр дүнтэй дагах имэйлүүд нь товч, уучлалт гуйхгүй, анхны мессежийн тодорхой хүсэлтийг иш татдаг. Идэвхгүй "Зүгээр л танд үүнийг харах боломж байсан эсэхийг шалгах гэж байна" гэхээс зайлсхий. Энэ нь тодорхойгүй, бага зэрэг уучлалт гуйсан өнгө аястай бөгөөд хүлээн авагчид хариултыг эрэмбэлэх шинэ шалтгаан өгөхгүй. Оронд нь: "Сайн уу Сара — Даваа гарагаас эхлэн худалдагчийн гэрээг дагаж мөрдөөрэй. Хэвлэх эцсийн хугацааг дуусгахын тулд бид Лхагва гаригт EOD гарын үсэг зурах шаардлагатай. Та баталгаажуулж чадах уу?" Энэ нь контекст, асуулт, яаралтай байдлыг хоёр өгүүлбэрээр дахин илэрхийлнэ.

Санах ойд үлдээхийн оронд ажлын урсгалдаа дагаж мөрдөх цагийг бий болго. Mewayz зэрэг үйл ажиллагааны платформыг ашигладаг багууд харилцааны хэмнэлээ даалгаврын удирдлага болон үйлчлүүлэгчийн бүртгэлтэй холбож чаддаг тул санал, гэрээ эсвэл зөвшөөрлийн мөрөөр ажил завгүй болох үед мартагддаг оюун санааны ажил мэт хөврөхөөс илүүтэй бизнесийн бодит үе шатуудтай холбоотой байдаг.

Өөртөө биш Уншигчдад зориулж бич

Имэйл үр ашгийн хамгийн гүнзгий өөрчлөлт бол хэтийн төлөвийн өөрчлөлт юм. Ихэнх хүмүүс өөрсдийн бодол санаагаа баримтжуулахын тулд юу хийсэн, юу мэддэг, эсвэл нөхцөл байдлын талаар ямар сэтгэгдэлтэй байгаагаа бичихийн тулд имэйл бичдэг. Өндөр хариутай имэйлүүд нь бүхэлдээ өөр чиг баримжаагаар бичигдсэн байдаг: тэдгээр нь уншигчийн хүссэн тодорхой арга хэмжээг авахын тулд юу мэдэх, ямар дарааллаар байх ёстойг урьдчилан харж, уншигчийн байр сууринаас бичсэн байдаг.

Энэ нь "Илгээх" товчийг дарахаас өмнө өөрөөсөө асуугаарай гэсэн үг: Энэ хүнд энэ имэйлээс яг юу хэрэгтэй байна вэ? Таны хэлэх зүйл биш, харин тэд юу хүлээж авах ёстой вэ? Хэрэв тэд шийдвэр гаргах шаардлагатай бол та тэдэнд шийдвэр гаргахад шаардлагатай бүх зүйлийг өгсөн үү, өөр юу ч биш үү? Хэрэв тэд ямар нэгэн арга хэмжээ авах шаардлагатай бол та арга хэмжээ, эцсийн хугацаа, түүнийг алдсаны үр дагаврыг зааж өгсөн үү? Хэрэв тэд ямар нэг зүйлийг шалгах шаардлагатай бол та зөв баримт бичгийг хавсаргаж, анхаарал хандуулах шаардлагатай хэсгүүдийг тэмдэглэсэн үү?

• Тодорхой байх нь бүрэн дүүрэн байх — уншигчид бүх нарийн ширийн зүйл хэрэггүй, зөвхөн зөвийг л авах хэрэгтэй
• Тайлбарыг давах үйлдэл — учрыг тайлбарлахаасаа өмнө тэдэнд юу хийхийг хэлээрэй
• Эелдэг байдлаас илүү өвөрмөц байдал — "Пүрэв гарагийн 15.00 цагт" "боломж гарвал" цохино
• Нэг хэлхээ, нэг сэдэв — холбоогүй асуултуудыг нэг цахим шуудангийн сүлжээнд бүү холь
• Энгийн хэл — jargon болон хеджийн хэлийг ойлгох нь удаан

Үйлчлүүлэгч болон дотоод харилцаа холбоог өндөр хэмжээгээр удирддаг бизнесийн багуудын хувьд хувь хүний сахилга батад найдахын оронд эдгээр зуршлыг системтэйгээр бий болгох нь өндөр ажиллагаатай үйл ажиллагааг эмх замбараагүй байдлаас ялгадаг зүйл юм. Та өдөрт 12 имэйл эсвэл 120 захидал харьцаж байгаа эсэхээс үл хамааран ижил зарчмуудыг баримтална: зорилгын тодорхой байдал, хэлийг хэмнэлттэй ашиглах, уншигчийн цагийг чин сэтгэлээсээ хүндэтгэх нь хариу үйлдэл хүлээн авдаг харилцааны маргаангүй үндэс юм.

Шилдэг имэйлүүд нь имэйл шиг санагддаггүй. Тэд яг хэрэгтэй мөчид яг зөв мэдээллээр мөрөн дээр чинь товшиж, дараа нь таныг өдөртөө үргэлжлүүлэхийн тулд ухарч байгаа мэт бодолтой хамт ажилладаг хүн шиг санагддаг.

Байнга асуудаг асуултууд

Яагаад ихэнх бизнесийн имэйлийг үл тоомсорлож, хойшлуулдаг вэ?

Ихэнх имэйлүүд голыг нь нуудаг тул амжилтгүй болдог. Завгүй мэргэжилтнүүд анхаарал хандуулах ёстой зүйлийн талаар хоёр секундын дотор шийдвэр гаргадаг бөгөөд тодорхой бус сэдвийн мөр эсвэл текстийн хана нь ач холбогдол багатай байгааг илтгэнэ. Засвар нь таны мессежийг ачаалж байна - эхний хоёр мөрөнд зорилго, шаардлагатай арга хэмжээ, эцсийн хугацааг бичнэ үү. Тодорхой байдал бол илүү хурдан хариу өгөх хамгийн том хүчин зүйл юм.

Нээх сэдвийг бичих хамгийн үр дүнтэй арга юу вэ?

Хамгийн сайн сэдвийн мөрүүд нь тодорхой, үр дүнд чиглэсэн, 50 тэмдэгтээс бага байх нь тохиромжтой. "Мэргэжлээ" гэсний оронд "Шийдвэр шаардлагатай: Баасан гараг гэхэд борлуулагчийн гэрээ" гэж оролдоод үзээрэй. Эцсийн хугацаа эсвэл тодорхой үйлдлийн үг - зөвшөөрөх, хянах, баталгаажуулах - зэрэг нь хүлээн авагчид имэйлийг нээхээс өмнө яг юу шаардаж байгааг хэлж, таны хариу өгөх хурдыг эрс нэмэгдүүлдэг.

Би бууж өгөхөөсөө өмнө хэдэн и-мэйл илгээх ёстой вэ?

Хэрвээ таны анхны имэйл тодорхой байсан бол нэг удаа зөв ажиглалт хийхэд хангалттай. Үүнийг эхнийхээс 48-72 цагийн дараа илгээж, анхны асуултынхаа дагуу хоёр өгүүлбэрт үлдээнэ үү. Хэрэв та үйлчлүүлэгчид эсвэл багийн гишүүдийн дунд олон хэлхээг удирдаж байгаа бол Mewayz (207 модультай бизнесийн үйлдлийн систем, app.mewayz.com дээр сард $19) гэх мэт платформ нь хэлхээг алдалгүйгээр харилцааны ажлын урсгалыг хянахад тусална.

Эдгээр имэйл заль мэх нь их хэмжээний эзэлхүүнийг удирдаж буй жижиг бизнес эрхлэгчдэд тохирох уу?

Мэдээж - мөн тэдгээр нь цар хүрээний хувьд илүү чухал юм. Хэрэв та бие даасан бизнес эрхэлдэг эсвэл туранхай багтай бол хойшлуулсан хариу бүр нь гацаа үүсгэдэг. Тодорхой имэйлийн бүтцийг бизнесийн зөв хэрэгсэлтэй хослуулах нь үр дүнг нэгтгэдэг. App.mewayz.com сайтаас сард $19 үнээр авах боломжтой Mewayz нь жижиг бизнес эрхлэгчдэд нэмэлт зардалгүйгээр эмх цэгцтэй, хариу үйлдэл үзүүлэхэд туслах зорилготой CRM болон харилцааны модулиудыг санал болгодог.