SaaS хадгалах асуудал: Мэдээллийн эмх замбараагүй байдалгүйгээр файлуудыг хэрхэн удирдах вэ

SaaS-ийг үүсгэн байгуулагч бүрт тулгардаг далд сорилт

Та гайхалтай SaaS програмыг бүтээсэн. Код нь цэвэр, UI нь ойлгомжтой, үйлчлүүлэгчид бүртгүүлж байна. Дараа нь зайлшгүй хүсэлт ирдэг: "Би энд файлуудаа байршуулж болох уу?" Энгийн шинж чанартай мэт санагдаж байгаа зүйл нь таны гаргах хамгийн төвөгтэй архитектурын шийдвэрүүдийн нэг болж хувирдаг. Файл хадгалах нь зөвхөн байт зай олох тухай биш бөгөөд энэ нь аюулгүй байдал, гүйцэтгэл, дагаж мөрдөх, зардлын удирдлагын тухай юм. Дунджаар SaaS програм нь эхний хоёр жилийн хугацаанд хэрэглэгчийн үүсгэсэн 500 ГБ-аас 5 ТБ хүртэлх агуулгыг хадгалдаг бөгөөд буруу төлөвлөлт нь энэ хөрөнгийг хариуцлага болгон хувиргаж болзошгүй.

Үүнийг анхаарч үзээрэй: нэг муу оновчтой зураг байршуулах функц нь таны үүлэн хадгалах сангийн зардлыг 300%-иар нэмэгдүүлж, програмыг бүхэлд нь удаашруулж чадна. Үүний зэрэгцээ, үйлчлүүлэгчид хэрэглэгчийн түвшний энгийн байдлын зэрэгцээ баримт бичгийнхээ байгууллагын түвшний хамгаалалтыг хүлээж байна. Энэхүү тэнцвэржүүлэх үйлдэл нь орчин үеийн SaaS амжилтыг тодорхойлдог. Mewayz дээр бид баримт бичгийн менежментийн зөв стратеги нь хөгжиж буй платформуудыг техникийн өртэй тэмцэж байгаа платформуудаас хэрхэн ялгаж салгадгийг харлаа.

Файл хадгалах нь яагаад зүгээр л техникийн шийдвэр биш юм бэ

Олон үүсгэн байгуулагчид файл хадгалах асуудлыг хожим нь "дараа олж мэдэх" зүйл гэж үздэг. Энэ арга нь шаталсан асуудлуудыг үүсгэдэг. Үндсэн шинж чанаруудыг бий болгосныхоо дараа та хадгалахаа асаах үед аюулгүй байдлын тогтворгүй загвар, гүйцэтгэлийн саатал, шилжилт хөдөлгөөний хар дарсан зүүд зэрэгт ордог. Гуравдагч талын үйлчилгээг ашиглах, өөрийн хадгалах дэд бүтцийг бий болгох хоёрын хоорондох шийдвэр нь таны хөгжүүлэлтийн хугацаа, үйл ажиллагааны зардал, эцсийн дүндээ таны үнэлгээнд нөлөөлнө.

Өсөн нэмэгдэж буй HR SaaS платформын жишээг авч үзье. Тэд эхлээд өөрсдийн мэдээллийн санд хадгалагдсан энгийн файлын хавсралт хэлбэрээр үргэлжлүүлэн байршуулахыг зөвшөөрсөн. 1000 хэрэглэгчдэд энэ нь сайн ажилласан. 10,000 хэрэглэгч тус бүрдээ дунджаар 5 анкеттай (нэмэх захидал, гэрчилгээ, элсэлтийн бичиг баримт) тэд хана мөргөв. Өгөгдлийн сангийн гүйцэтгэл огцом буурч, нөөцлөх хугацаа хэдэн цаг болж, нэг анкетыг сэргээхэд миллисекунд биш секунд зарцуулагдсан. Тэдний "энгийн" шийдэлд одоо зургаан сар зарцуулсан өндөр өртөгтэй сэргээн засварлах шаардлагатай болж, шилжилтийн үед үйлчлүүлэгчдийг өөрөөсөө холдуулжээ.

Таны бизнест нийцсэн архитектурын загварууд

Хамгийн амжилттай SaaS платформууд эхний өдрөөсөө эхлэн файл хадгалалтыг архитектуртаа нэгдүгээр зэрэглэлийн иргэн гэж үздэг. Энэ нь бүх зүйлийг өөрөө бүтээнэ гэсэн үг биш, харин таны хэрэгцээнд нийцүүлэн хувьсан өөрчлөгдөж болох уян хатан хийсвэр давхаргыг бий болгоно. Гурван үндсэн загвар нь өсөлтийн өөр өөр үе шатууд болон бизнесийн загварт үйлчилдэг.

Шууд Cloud Storage Integration

Ихэнх SaaS програмуудын хувьд AWS S3, Google Cloud Storage, эсвэл Azure Blob Storage зэрэг үүл хадгалах үйлчилгээтэй шууд нэгтгэх нь зардал, гүйцэтгэл, найдвартай байдлын хамгийн сайн тэнцвэрийг хангадаг. Эдгээр үйлчилгээ нь GB/сард пенни төлж, 99.999999999% бат бөх чанарыг санал болгож, масштабыг автоматаар зохицуулдаг. Гол нь таны програмын серверээр дамжуулан файлуудыг прокси хийхээс илүүтэй гарын үсэгтэй URL-уудаар дамжуулан зөв хандалтын хяналтыг хэрэгжүүлэх явдал юм.

Mewayz манай баримт бичгийн удирдлагын модулиудад энэ загварыг ашигладаг. Хэрэглэгч нэхэмжлэхээ байршуулах үед шууд шифрлэлт бүхий аюулгүй клоуд сан руу шилжинэ. Өөр хэрэглэгч үүнийг үзэх шаардлагатай үед бид хадгалалтын үнэмлэхээ ил гаргахгүй, серверт дарамт учруулахгүйгээр түр зуурын хандалт хийх боломжийг олгодог хугацаатай URL үүсгэдэг. Энэ арга нь мянга мянган баримт бичигт нэгэн зэрэг хандсан ч гэсэн зардлыг урьдчилан таамаглаж, гүйцэтгэлийг тогтвортой байлгадаг.

Мэргэшсэн ажлын урсгалд зориулсан эрлийз хандлага

Зарим баримт бичигт энгийн хадгалалтаас илүү шаардлагатай байдаг—тэд боловсруулах, хөрвүүлэх эсвэл хамтран ажиллах функцүүд шаардлагатай. Гибрид арга нь үүлэн хадгалалтыг тусгай боловсруулалтын үйлчилгээтэй хослуулдаг. Жишээлбэл, хэрэглэгчид таны SaaS платформд зураг байршуулах үед та автоматаар өнгөц зураг үүсгэх, формат хөрвүүлэх, шошголохын тулд нүүр царай танихыг хүсэж болох юм.

Бид үүнийг үл хөдлөх хөрөнгийн салбарын үйлчлүүлэгчдэд зориулан хэрэгжүүлсэн. Агентууд өөр өөр дэлгэц (гар утас, ширээний, хэвлэх) -ийн хэмжээг автоматаар өөрчилсөн, хурдан ачаалахаар оновчтой болгож, чанарын хувьд дүн шинжилгээ хийсэн өмчийн зургуудыг байршуулдаг. Анхны өндөр нарийвчлалтай зургууд нь хүйтэн хадгалах санд (сард $0.012/ГБ) ордог бол оновчтой хувилбарууд нь стандарт хадгалах санд (сард $0.023/ГБ) хадгалагддаг. Энэ нь хэрэглэгчийн туршлагыг сайжруулахын зэрэгцээ хадгалах сангийн зардлыг 60%-иар бууруулсан.

Өөрийн дэд бүтцийг бий болгох (энэ нь утга учиртай үед)

Хоцролт, нийцэл эсвэл зардлын бүтцэд хамаарах өвөрмөц шаардлага бүхий SaaS платформуудын хувьд тусгай хадгалах дэд бүтцийг бий болгох үндэслэлтэй байж болно. Энэ арга нь зөвхөн өргөн цар хүрээтэй, эсвэл эмнэлгийн дүрслэл, видео боловсруулах зэрэг зурвасын өргөний зардал давамгайлж байгаа тохиолдолд л утга учиртай.

Бидний зөвлөлдсөн видео засварлах SaaS нь үүлэн гаралтын хураамжид сар бүр зургаан тоо төлдөг байсан. Стратегийн байршилтай серверүүдээр өөрсдийн контент хүргэх сүлжээг бий болгосноор тэд эдгээр зардлыг 70% бууруулж, тоглуулах гүйцэтгэлийг сайжруулсан. Гэсэн хэдий ч энэ нь ихээхэн хэмжээний урьдчилсан хөрөнгө оруулалт, байнгын засвар үйлчилгээ шаарддаг. Энэ нь зөвхөн видео хадгалах нь тэдний үнэ цэнийн гол зүйл байсан тул үр дүнтэй байх болно.

Аюулгүй байдал: Хамгийн чухал зүйлийг хамгаалах нь

Хэрэглэгчийн файлууд нь санхүүгийн бүртгэл, хувийн баримт бичиг, хувийн бизнесийн мэдээлэл зэрэг нууц мэдээллийг агуулдаг. Зөрчил гэдэг нь зөвхөн өгөгдөл алдагдсан гэсэн үг биш; Энэ нь итгэл алдагдах, зохицуулалтын торгууль, бизнесийг дуусгавар болгож болзошгүй зарга гэсэн үг юм. Аюулгүй байдал нь таны хадгалалтын архитектурт эхнээс нь бий болсон байх ёстой.

"Хамгийн найдвартай файл бол таны серверт хэзээ ч хүрдэггүй, гэхдээ энэ нь бараг хэрэгждэггүй файл юм. Дараагийн хамгийн сайн арга бол давхарга бүрт шифрлэлт юм: дамжин өнгөрөх, амарч байх, боловсруулах явцад." - Mewayz Security Team

Хамгийн бага давуу эрхийн зарчмыг баримталдаг дүрд суурилсан хандалтын хяналтыг хэрэгжүүлэх. Хэрэглэгчид зөвхөн үзэх зөвшөөрөлтэй файлд хандах ёстой. Нэмэлт аюулгүй байдлын үүднээс хэрэглэгчийн төхөөрөмжөөс гарахын өмнө файлуудыг шифрлэсэн үйлчлүүлэгч талын шифрлэлтийг анхаарч үзээрэй. Энэ арга нь таны хадгалах сан эвдэрсэн ч файлууд хамгаалагдсан хэвээр байна гэсэн үг юм.

Бид Mewayz-д бизнесийн байгууллагуудад багийн гишүүдэд баримт бичгийн хандалтыг хянах боломжийг олгодог тусгай зөвшөөрлийн системийг хэрэгжүүлсэн. Менежер нь төслийн бүх файлыг харж болно, харин гүйцэтгэгч зөвхөн тэдэнтэй тусгайлан хуваалцсан баримт бичгүүдийг хардаг. Аудитын мөрүүд нь нэвтрэх оролдлого бүрийг хянаж, итгэлцлийг бий болгох ил тод аюулгүй байдлын орчныг бүрдүүлдэг.

Зардлын удирдлага: Төсвийн гэнэтийн зүйлээс зайлсхийх нь

Байнгын хандалтын загвартай терабайт өгөгдлийг хадгалах хүртэл үүлэн сан нь хямд мэт санагддаг. Далд зардлууд нь ихэвчлэн API дуудлага, өгөгдөл дамжуулах, сэргээх хураамж зэрэг үйл ажиллагаанаас гардаг. Сайн зохион байгуулалттай систем нь зардал, гүйцэтгэлийг тэнцвэржүүлэхийн тулд хадгалалтын ангиудыг стратегийн хувьд ашигладаг.

• Байнга ханддаг файлуудад зориулсан халуун хадгалалт: Өндөр өртөгтэй боловч шуурхай хандалт
• Хааяа ханддаг файлуудад зориулсан сэрүүн хадгалах сан: Хандалт бага зэрэг удаашралтай бага зардал
• Архивын хадгалалтын хугацаанөөц зардал багатай. сэргээх
• файлуудыг ашиглалтын хэв маягт тулгуурлан автоматаар зөөдөг ухаалаг шатлал

Бид хууль ёсны SaaS-д кейс файлуудыг хөгшрөхөд автоматаар зөөвөрлөх амьдралын мөчлөгийн бодлогыг хэрэгжүүлснээр хадгалалтын зардлыг 40% бууруулахад тусалсан. Сүүлийн 30 хоногт хандсан файлууд стандарт хадгалалтад үлдэж, 90 хоногийн турш хөндөгдөөгүй файлууд ховор хандалт руу шилжсэн бөгөөд нэг жилээс дээш настай баримтууд шаардлагатай болтол архивлагдсан. Хэрэглэгчид туршлагын хувьд ямар ч ялгаа анзаараагүй ч зардлын хэмнэлт нь мэдэгдэхүйц байсан.

Алхам алхмаар: Бат бөх баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэх нь

Баримт бичгийн үр дүнтэй менежментийг бий болгохын тулд зөвхөн хадгалах сангаас илүү зүйлийг шаарддаг бөгөөд үүнд зохион байгуулалт, хайлт, хамтын ажиллагааны онцлогууд хэрэгтэй. Бид олон тооны SaaS хэрэгжүүлэлтүүдэд сайжруулсан практик арга барилыг энд оруулав.

1. Баримт бичгийн ангилал зүйгээ тодорхойл: Файлуудыг хэрхэн ангилах вэ? Төсөл, хэлтэс, огноо, захиалгат хаягаар уу? Энгийнээр эхлүүлээрэй, гэхдээ өргөжүүлэхээр төлөвлөөрэй.
2. Хадгалах сангаа сонгоно уу:Өөрийн гүйцэтгэл, өртөг болон газарзүйн шаардлагад тохирсон үүлэн хадгалах санг сонгоно уу. Олон бүст тохируулга нь нөөцлөлтийг хангадаг.
3. Аюулгүй байршуулах/татаж авах: Өөрийн серверүүдээр дамжуулан чиглүүлэхийн оронд шууд клоуд хандалт хийхдээ урьдчилан гарын үсэг зурсан URL-уудыг ашиглана уу.
4. Мета өгөгдлийн индексжүүлэх:Баримт бичгийн шинж чанарыг (зохиогч, огноо, төрөл) задлан, индексжүүлнэ. хянах болон буцаах чадварыг өөрчлөх.
5. Хамтын ажиллагааны онцлогуудыг идэвхжүүлэх: Сэтгэгдэл, тайлбар болон зөвшөөрлийн ажлын урсгалууд нь хадгалах санг хамтын ажлын талбар болгон хувиргадаг.
6. Автоматжуулсан хадгалалтыг тохируулах: Бизнесийн дүрэмд үндэслэн баримт бичгийг архивлах, устгах бодлогыг тодорхойл.

Энэхүү бүтэцлэгдсэн арга нь таны баримт бичгийн удирдлагын систем таны платформтой уялдан хөгжих боломжийг олгодог. Mewayz дээр манай баримт бичгийн модуль нь эдгээр хэв маягийг бэлэн бусаар хэрэгжүүлснээр SaaS-ийг бүтээгчид файлын менежментийг шинээр зохион бүтээхээс илүүтэйгээр өөрсдийн өвөрмөц үнэ цэнэд анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олгодог.

Бодит хэрэгжилт: Mewayz-ийн хандлага

138,000 хэрэглэгчдэд үйлчилдэг 207 модулиудаар бид баримт бичгийг боловсруулж, гүйцэтгэлийн удирдлагын тэнцвэртэй, уян хатан системийг бий болгосон. аюулгүй байдал. Манай архитектур нь олон түрээслэгчийн аргыг ашигладаг бөгөөд үйлчлүүлэгч бүрийн файлыг хатуу хандалтын хяналтаар логикоор тусгаарладаг. Бид үүлэн объектын хадгалах санг ухаалаг шатлалтай болгож, байнга ханддаг файлуудыг хямд өртөгтэй үе рүү автоматаар шилжүүлдэг.

Манай нэхэмжлэхийн модулийн хувьд баримт бичиг нь үүсгэх, шалгах, илгээх, архивлах зэрэг тодорхой ажлын урсгалыг дагадаг. Шинэ нэхэмжлэх нь засварлах явцад хурдан хандахын тулд өндөр хүчин чадалтай хадгалах санд хадгалагддаг. Илгээсний дараа тэд стандарт хадгалалт руу шилжинэ. 90 хоногийн дараа тэд ховор хандалт руу шилжиж, хоёр жилийн дараа дагаж мөрдөхийн тулд архивладаг. Энэхүү автоматжуулсан амьдралын мөчлөгийн удирдлага нь хэрэглэгчийн оролцоогүйгээр оновчтой зардлыг баталгаажуулдаг.

Манай хайлтын функц нь сканнердсан баримт бичгийн оптик тэмдэгт таних системийг ашиглан мета өгөгдөл болон контентыг (боломжтой бол) индексжүүлдэг. Хэрэглэгчид нэхэмжлэхийг харилцагчийн нэр, дүн, огноо, тэр ч байтугай бичвэрийг баримтаас олох боломжтой. Энэ нь идэвхгүй хадгалах санг идэвхтэй бизнесийн тагнуулын хөрөнгө болгон хувиргадаг.

SaaS файлын менежментийн ирээдүй

SaaS дахь файлын менежмент нь энгийн хадгалах сангаас ухаалаг контент платформууд болж хөгжиж байна. Хиймэл оюун ухаан нь баримт бичгийн ангиллыг улам бүр автоматжуулж, гол мэдээллийг гаргаж, контекст дээр үндэслэн холбогдох файлуудыг санал болгох болно. Бид баримт бичгийг автоматаар шошголох, объект (нэр, огноо, дүн) болон холбогдох файлуудыг задлах хиймэл оюун ухаанаар ажилладаг функцуудыг аль хэдийн хэрэгжүүлж эхлээд байна.

Өөр нэг шинээр гарч ирж буй чиг хандлага бол SaaS программ доторх хамтын засварыг шууд нэгтгэх явдал юм. Баримт бичгийг татаж авах, байршуулахын оронд хэрэглэгчид суулгагдсан засварлагчийг ашиглан хүснэгт, үзүүлэн, баримт бичгийг газар дээр нь засах болно. Энэ нь хувилбарын будлианыг арилгаж, ажлын урсгалын үр ашгийг дээшлүүлнэ.

Алсын зайнаас ажиллах нь стандарт болж, ямар ч төхөөрөмжөөс баримт бичигт найдвартай хандаж, хамтран ажиллах чадвар нь амжилттай SaaS платформуудыг ялгах болно. Баримт бичгийн менежментийг онцлог шинж чанар биш харин хэрэглэгчийн туршлагын стратегийн үндсэн бүрэлдэхүүн хэсэг гэж үздэг хүмүүс ялагч болно.

Таны файл хадгалах арга барил нь өрсөлдөөний давуу тал эсвэл томрох асуудал болно. Архитектураа үндсэн шинж чанаруудтайгаа адил болгоомжтой төлөвлөснөөр та баримт бичгийн менежментийг сорилтоос хэрэглэгчдэд таалагдаж, зах зээлд байр сууриа бэхжүүлдэг борлуулалтын цэг болгон хувиргаж чадна.

Байнга асуудаг асуултууд

SaaS компаниудын файл хадгалахад гаргадаг хамгийн том алдаа юу вэ?

Үүнийг архитектурын үндсэн шийдвэр биш харин дараа нь бодож үзсэн зүйл гэж үзэж, аюулгүй байдлын цоорхой, гүйцэтгэлийн асуудал, дараа нь зардал ихтэй шилжилт хөдөлгөөнд хүргэдэг.

Би өөрийн SaaS-д файл хадгалахад хэр их мөнгө төсөвлөх ёстой вэ?

Идэвхтэй хадгалах сангаас GB/сард 0.02-0.05 доллар, дээр нь API зардал төлөвлө. Архивын сан нь идэвхгүй файлуудын хувьд үүнийг сард 0.01-0.02 доллар/ГБ хүртэл бууруулах боломжтой.

Би өөрийн хадгалах системийг бий болгох уу эсвэл үүлэн үйлчилгээг ашиглах уу?

Ихэнх SaaS програмуудын хувьд үүл объектын хадгалалт (AWS S3, Google Cloud Storage) нь засвар үйлчилгээний нэмэлт зардалгүйгээр зардал, аюулгүй байдал, өргөтгөх чадварыг хамгийн сайн тэнцвэржүүлдэг.

Би GDPR зэрэг өгөгдлийн зохицуулалтыг хэрхэн дагаж мөрдөх вэ?

Шаардлагатай нутаг дэвсгэрт өгөгдлийг хадгалахын тулд амарч байх үед болон дамжин өнгөрөх үед шифрлэлт, хандалтын хатуу хяналт, аудитын зам, өгөгдөлд оршин суух сонголтуудыг хэрэгжүүлээрэй.

Том файлын байршуулалтыг зохицуулах хамгийн хэмнэлттэй арга юу вэ?

Серверүүддээ ачаалал өгөхгүйн тулд гарын үсэг зурсан URL-уудтай шууд үүлэнд байршуулах файлуудыг ашиглаж, хэрэглэгчдэд том файлуудыг илүү сайн ашиглахын тулд үргэлжлүүлэх боломжтой байршуулалтыг хэрэгжүүлээрэй.