ബിസിനസ്സ് ഉടമകൾക്കുള്ള സമയ മാനേജ്മെൻ്റ്: ഉൽപ്പാദനക്ഷമത ഹാക്കുകൾക്കപ്പുറം

ബിസിനസ്സ് ഉടമകൾക്കുള്ള ഫലപ്രദമായ സമയ മാനേജ്മെൻ്റ് ദിവസത്തിൽ കൂടുതൽ സമയം കണ്ടെത്തുന്നതിനെ കുറിച്ചല്ല; നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് എങ്ങനെ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്നു എന്നതിനെ അടിസ്ഥാനപരമായി മാറ്റുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ് ഇത്. ഒരു പ്രതികരണ പ്രശ്‌നപരിഹാരം എന്നതിൽ നിന്ന് അവരുടെ ഏറ്റവും മൂല്യവത്തായ ആസ്തി-അവരുടെ ശ്രദ്ധയെ സ്വതന്ത്രമാക്കുന്ന സംവിധാനങ്ങൾ നിർമ്മിക്കുന്ന ഒരു തന്ത്രപരമായ നേതാവായി മാറുന്നതിന് ഇത് ആവശ്യമാണ്.

എന്തുകൊണ്ടാണ് എനിക്ക് ഇത്ര തിരക്ക് അനുഭവപ്പെടുന്നത്, എന്നാൽ വളരെ കുറച്ച് കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യുന്നത്?

പല സംരംഭകരും "ഉൽപാദനപരമായ കാലതാമസത്തിൻ്റെ" കെണിയിൽ വീഴുന്നു - ബിസിനസ്സിനെ യഥാർത്ഥത്തിൽ വളർത്തുന്ന പ്രധാനപ്പെട്ടതും തന്ത്രപ്രധാനവുമായ ജോലികൾ അവഗണിച്ചുകൊണ്ട് അവർക്ക് തിരക്കുള്ളതായി തോന്നുന്ന ചെറുതും അടിയന്തിരവുമായ ജോലികൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങൾ ഒരു റിയാക്ടീവ് സൈക്കിളിൽ കുടുങ്ങിയിരിക്കാം, തീപിടിത്തങ്ങൾ തടയുന്നതിനുപകരം നിരന്തരം കെടുത്തിക്കളയുന്നു. ഈ "അഗ്നിശമനസേന" മോഡ് ക്ഷീണിപ്പിക്കുന്നതും ആത്യന്തികമായി നിലനിൽക്കാത്തതുമാണ്. തിരക്കിലാണെങ്കിലും ഉൽപ്പാദനക്ഷമമല്ലെന്ന തോന്നൽ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് നിങ്ങളെ നിയന്ത്രിക്കുന്നു എന്നതിൻ്റെ വ്യക്തമായ സൂചനയാണ്, മറിച്ചല്ല.

"നിങ്ങൾ ഒരു തന്ത്രപരമായ അഗ്നിശമന സേനാനിയുടെ റോൾ നിരന്തരം കളിക്കുകയാണെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു തന്ത്രപ്രധാനമായ സിഇഒ ആകാൻ കഴിയില്ല. നിങ്ങളുടെ നിരന്തരമായ ഇടപെടലില്ലാതെ പ്രവർത്തിപ്പിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു ബിസിനസ്സ് കെട്ടിപ്പടുക്കുന്നതാണ് യഥാർത്ഥ സമയ മാനേജ്മെൻ്റ്."

എനിക്ക് എങ്ങനെ തീപിടുത്തങ്ങൾ തടയാനും തന്ത്രപരമായി മുന്നേറാൻ തുടങ്ങാനും കഴിയും?

ആദ്യത്തേതും ഏറ്റവും നിർണായകവുമായ ഘട്ടം ഒരു ചിന്താ വ്യതിയാനമാണ്. നിങ്ങൾ ബോധപൂർവ്വം പ്രധാന പ്രശ്നപരിഹാരം എന്ന നിലയിൽ നിന്ന് ചീഫ് എക്സിക്യൂട്ടീവ് ഓഫീസറിലേക്ക് മാറണം. എല്ലാ പ്രശ്‌നങ്ങൾക്കും നിങ്ങളുടെ അടിയന്തര ശ്രദ്ധ ആവശ്യമില്ലെന്ന് അംഗീകരിക്കുക എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം. വ്യക്തമായ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ സൃഷ്‌ടിച്ച് പ്രവർത്തന പ്രശ്‌നങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ (അത് ഒരു വ്യക്തി മാത്രമാണെങ്കിൽ പോലും) ശാക്തീകരിക്കുക. നിങ്ങളുടെ പ്രാഥമിക ശ്രദ്ധ ദർശനം, തന്ത്രം, വളർച്ച എന്നിവയിലായിരിക്കണം - നിങ്ങൾക്ക് മാത്രം ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾ. ഈ പരിവർത്തനം വെല്ലുവിളി നിറഞ്ഞതാണ്, എന്നാൽ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം കഴിവിനപ്പുറം നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് സ്കെയിൽ ചെയ്യുന്നതിന് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്.

ഞാൻ യഥാർത്ഥത്തിൽ എന്തിലാണ് പ്രവർത്തിക്കേണ്ടത്?

ഒരു CEO മാനസികാവസ്ഥയോടെ, അടുത്ത വെല്ലുവിളി നിർദയമായ മുൻഗണനയാണ്. അടിയന്തിരവും യഥാർത്ഥത്തിൽ പ്രധാനപ്പെട്ടതും തമ്മിൽ വേർതിരിച്ചറിയുക എന്നതാണ് പ്രധാനം. പ്രധാനപ്പെട്ട ജോലികൾ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസിനെ മുന്നോട്ട് നയിക്കുന്നു; അടിയന്തിര ജോലികൾക്ക് ശ്രദ്ധ ആവശ്യമാണ്. ഇത് മാസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതിന്, നിങ്ങൾക്ക് വ്യക്തമായ ഒരു ചട്ടക്കൂട് ആവശ്യമാണ്. ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായ രീതികളിലൊന്നാണ് ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ്, ഇത് ടാസ്ക്കുകളെ നാല് ക്വാഡ്രൻ്റുകളായി തരംതിരിക്കുന്നു:

• ആദ്യം ചെയ്യുക (അടിയന്തരവും പ്രധാനപ്പെട്ടതും): പ്രതിസന്ധികൾ, പ്രശ്‌നങ്ങൾ, സമയപരിധികൾ.
• ഷെഡ്യൂൾ (പ്രധാനം, അടിയന്തിരമല്ല): തന്ത്രം, ആസൂത്രണം, ബന്ധം കെട്ടിപ്പടുക്കൽ. ഇതാണ് നിങ്ങളുടെ CEO സോൺ.
• പ്രതിനിധി (അടിയന്തിരം, പ്രധാനമല്ല): മീറ്റിംഗുകൾ, ചില ഇമെയിലുകൾ, പ്രവർത്തനപരമായ ജോലികൾ.
• ഒഴിവാക്കുക (അടിയന്തരമല്ല, പ്രധാനമല്ല): സമയം പാഴാക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾ, നിസ്സാര ജോലികൾ.

യഥാർത്ഥ പുരോഗതി സംഭവിക്കുന്ന "പ്രധാനമായ, അടിയന്തിരമല്ല" എന്ന ക്വാഡ്രൻ്റിൽ സമയം പരമാവധിയാക്കുക എന്നതാണ് നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യം.

എന്നെ മാത്രം ആശ്രയിക്കാത്ത ഒരു ബിസിനസ് ഞാൻ എങ്ങനെ സൃഷ്ടിക്കും?

സംവിധാനവൽക്കരണത്തിലാണ് ഉത്തരം. നിങ്ങളുടെ പ്രധാന ബിസിനസ്സ് പ്രക്രിയകൾ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഓപ്പറേറ്റിംഗ് നടപടിക്രമങ്ങളിൽ (എസ്ഒപി) രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയ്‌ക്കായി ഒരു നിർദ്ദേശ മാനുവൽ നിർമ്മിക്കുന്നത് പോലെയാണ്. ഇത് മൂന്ന് കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യുന്നു: ഇത് തീരുമാനത്തിൻ്റെ ക്ഷീണം കുറയ്ക്കുന്നു, സ്ഥിരത ഉറപ്പാക്കുന്നു, ചുമതലകൾ എളുപ്പത്തിൽ ഏൽപ്പിക്കാവുന്നതാക്കുന്നു. നിങ്ങൾ ആവർത്തിച്ചുള്ള ജോലികൾ ക്രമപ്പെടുത്തുമ്പോൾ - ഒരു പുതിയ ക്ലയൻ്റിലേക്ക് പ്രവേശിക്കുന്നത് മുതൽ സോഷ്യൽ മീഡിയയിൽ പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നത് വരെ - നിങ്ങൾ മാനസിക സ്ഥലവും സമയവും സ്വതന്ത്രമാക്കുന്നു. ഇതാണ് സ്കെയിലബിൾ ബിസിനസ്സിൻ്റെ അടിസ്ഥാനം.

ഏറ്റവും വലിയ സമയം പാഴാക്കുന്നവ ഏതൊക്കെയാണ്, എനിക്ക് അവയെ എങ്ങനെ നിയന്ത്രിക്കാനാകും?

ഏറ്റവും നല്ല ഉദ്ദേശ്യത്തോടെ പോലും, സാധാരണ "ടൈം വാമ്പയർമാർക്ക്" നിങ്ങളുടെ ഉൽപ്പാദനക്ഷമത ചോർത്താൻ കഴിയും. ഇമെയിൽ, അനിയന്ത്രിതമായ മീറ്റിംഗുകൾ, ഡിജിറ്റൽ അശ്രദ്ധകൾ എന്നിവയാണ് സാധാരണ സംശയിക്കുന്നവർ.

ഇമെയിൽ: തുടർച്ചയായി പരിശോധിക്കുന്നതിനുപകരം, നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സ് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിന് പ്രതിദിനം 2-3 നിർദ്ദിഷ്ട സമയം ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക. പൊതുവായ പ്രതികരണങ്ങൾക്കായി ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുക.

മീറ്റിംഗുകൾ: "അജണ്ട ഇല്ല, മീറ്റിംഗില്ല" എന്ന നിയമം നടപ്പിലാക്കുക. ഓരോ മീറ്റിംഗിൻ്റെയും ലക്ഷ്യം വ്യക്തമായി പ്രസ്താവിക്കുകയും കഴിയുന്നത്ര ഹ്രസ്വമായി സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക. ഒരു ഇമെയിൽ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ദ്രുത സന്ദേശം ഉപയോഗിച്ച് പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാൻ കഴിയുമോ?

ശ്രദ്ധകൾ: ആഴത്തിലുള്ള വർക്ക് സെഷനുകളിൽ വെബ്‌സൈറ്റ് ബ്ലോക്കറുകൾ പോലുള്ള ഉപകരണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക. തടസ്സങ്ങൾ കുറയ്ക്കുന്നതിന് നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിച്ച ജോലി സമയം നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ അറിയിക്കുക.

പതിവ് ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

ഞാൻ മുമ്പ് ടൈം മാനേജ്‌മെൻ്റ് ടെക്‌നിക്കുകൾ പരീക്ഷിച്ചിട്ടുണ്ട്, അവ ഒരിക്കലും ഒട്ടിപ്പിടിച്ചിട്ടില്ല. എന്താണ് ഇവിടെ വ്യത്യസ്തമായത്?

ഒട്ടുമിക്ക സാങ്കേതിക വിദ്യകളും പരാജയപ്പെടുന്നു കാരണം അവ കേവലം കേവലം ഒരു തകർന്ന സിസ്റ്റത്തിൻ്റെ മുകളിൽ ലേയർ ചെയ്ത ഉൽപ്പാദനക്ഷമത "ഹാക്കുകൾ" ആണ്. ഇവിടെ വിവരിച്ചിരിക്കുന്ന സമീപനം അടിസ്ഥാനപരമാണ്. നിങ്ങളുടെ റോളിനെ നിങ്ങൾ എങ്ങനെ വീക്ഷിക്കുന്നു എന്നതിൽ മാറ്റം വരുത്തി, ആ പുതിയ മാനസികാവസ്ഥയ്ക്ക് ചുറ്റും സുസ്ഥിരമായ സംവിധാനങ്ങൾ കെട്ടിപ്പടുക്കുന്നതിലൂടെയാണ് ഇത് ആരംഭിക്കുന്നത്. ഇതൊരു ദീർഘകാല തന്ത്രമാണ്, പെട്ടെന്നുള്ള പരിഹാരമല്ല.

എൻ്റെ ബിസിനസ്സ് ചെറുതാണ്, ഡെലിഗേറ്റ് ചെയ്യാൻ എനിക്ക് ഒരു ടീമില്ല. ഇത് ഇപ്പോഴും ബാധകമാണോ?

തീർച്ചയായും. വാസ്തവത്തിൽ, ഇത് കൂടുതൽ വിമർശനാത്മകമാണ്. ഇപ്പോൾ നിങ്ങളുടെ പ്രക്രിയകൾ ചിട്ടപ്പെടുത്തുന്നത്, നിങ്ങൾ ഒരു സോളോപ്രണർ ആണെങ്കിൽ പോലും, നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് വളർച്ചയ്ക്ക് തയ്യാറെടുക്കുന്നു. കൂടുതൽ ജോലികൾ ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്ന വ്യക്തതയും കാര്യക്ഷമതയും ഇത് സൃഷ്ടിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ ജോലിക്കെടുക്കാൻ തയ്യാറാകുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ ആദ്യ ജീവനക്കാരന് വ്യക്തമായ നടപടിക്രമങ്ങൾ തയ്യാറാക്കും.

എത്ര തവണ ഞാൻ എൻ്റെ സമയ മാനേജുമെൻ്റ് സിസ്റ്റം അവലോകനം ചെയ്യുകയും പരിഷ്കരിക്കുകയും വേണം?

എന്താണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നതെന്നും എന്താണ് പ്രവർത്തിക്കാത്തതെന്നും വിലയിരുത്തുന്നതിന് ഒരു ഹ്രസ്വ പ്രതിവാര അവലോകനം (15-30 മിനിറ്റ്) ഞങ്ങൾ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. തുടർന്ന്, നിങ്ങളുടെ മുൻഗണനകളും സിസ്റ്റങ്ങളും ക്രമീകരിക്കുന്നതിന് കൂടുതൽ സമഗ്രമായ പ്രതിമാസ അവലോകനം നടത്തുക. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് വികസിക്കുന്നു, നിങ്ങളുടെ സമയ മാനേജുമെൻ്റ് സിസ്റ്റം അതിനൊപ്പം വികസിക്കണം.

നിങ്ങളുടെ സമയം മാസ്റ്റേഴ്സ് ചെയ്യുന്നത് ഒരു ബിസിനസ്സ് ഉടമയുടെ ആത്യന്തിക മത്സര നേട്ടമാണ്. ഇത് തുടർച്ചയായ പുരോഗതിയുടെ ഒരു യാത്രയാണ്, അത് നിങ്ങളെ അമിതഭാരത്തിൽ നിന്ന് നിയന്ത്രണത്തിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.

ആഴത്തിൽ മുങ്ങാൻ തയ്യാറാണോ? ഈ തത്ത്വങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള പ്രായോഗിക, ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡിനായി ഞങ്ങളുടെ സൗജന്യ ഇബുക്ക്, "ബിസിനസ് ഉടമകൾക്കുള്ള സമയ മാനേജ്മെൻ്റ്: ഉൽപ്പാദനക്ഷമത ഹാക്കുകൾക്കപ്പുറം" ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക. പിന്നെ, Mewayz-ൻ്റെ 207-മൊഡ്യൂൾ ബിസിനസ്സ് OS എങ്ങനെ സിസ്റ്റൈസ് ചെയ്യാനും സ്കെയിൽ ചെയ്യാനും നിങ്ങളെ സഹായിക്കുമെന്ന് കാണുക. കൂടുതൽ ഉൽപ്പാദനക്ഷമമായ ഒരു ബിസിനസ്സിലേക്കുള്ള നിങ്ങളുടെ യാത്ര ഇന്നുതന്നെ ആരംഭിക്കുക.