„Obsidian Sync“ dabar turi begalvį klientą

Begalvių įrankių atsiradimas: kodėl įmonės atsisako grafinės sąsajos automatizuodami

Kai „Obsidian“ neseniai pristatė savo sinchronizavimo paslaugai skirtą begalvį klientą, produktyvumo pasaulis pastebėjo – ne dėl to, ką ji daro, o dėl to, ką ji atstovauja. Klientas be galvos visiškai pašalina grafinę sąsają, leisdamas programinei įrangai veikti serveriuose, scenarijuose ir automatizuotuose vamzdynuose, žmogui nespustelėjus mygtuko. Tai signalas, kad net asmeniniam žinių valdymui sukurti įrankiai vystosi link mašinoms pritaikytų, automatizavimui palankių architektūrų. Įmonėms, kuriose komandose naudojamos dešimtys įrankių, šis perėjimas nuo nuo GUI priklausomos programinės įrangos prie platformų, kuriose pirmenybė teikiama API, yra ne tik kūrėjo patogumas – tai tampa konkurenciniu būtinumu.

Ką „be galvos“ iš tikrųjų reiškia verslo programinei įrangai

Techniškai kalbant, programa be galvos veikia be grafinės vartotojo sąsajos. Jis veikia naudojant komandinės eilutės instrukcijas, API arba automatinius aktyviklius, o ne pelės paspaudimus ir meniu naršymą. Pagalvokite apie tai kaip skirtumą tarp neautomatinio prisijungimo prie sąskaitų faktūrų išrašymo informacijos suvestinės, kad būtų išsiųstas priminimas, ir naudojant scenarijų, kuris automatiškai siunčia mokėjimo priminimus kiekvieną pirmadienį 9 val. niekam neliečiant klaviatūros.

Ši koncepcija buvo įprasta žiniatinklio kūrime daugelį metų – begalvės TVS platformos, tokios kaip „Strapi“ ir „Contentful“, jau seniai atskyrė turinio valdymą nuo turinio pateikimo. Tačiau dabar ji patenka į visas verslo programinės įrangos kategorijas. Užrašų programėlės, sinchronizavimo paslaugos, CRM sistemos ir net projektavimo įrankiai siūlo režimus be galvos arba patikimas API, leidžiančias įmonėms viską sujungti į vientisas automatizuotas darbo eigas.

Mažoms ir vidutinėms įmonėms tai labai svarbu. Kiekviena minutė, kurią darbuotojas praleidžia spustelėdamas sąsajas, kopijuodamas duomenis tarp skirtukų ir rankiniu būdu suaktyvindamas procesus, yra minutė, praleista ne darbui, kuris iš tikrųjų plečia verslą. Galimybės be galvos paverčia jūsų programinės įrangos krūvą iš atskirų prietaisų skydelių rinkinio prijungtu, automatizuotu varikliu.

Kodėl obsidiano judėjimas signalizuoja apie platesnį pramonės pokytį

„Obsidian“ sinchronizavimo programa be galvos išsprendžia konkrečią problemą: vartotojai norėjo sinchronizuoti savo saugyklas serveriuose, NAS įrenginiuose ir debesies egzemplioriuose, kuriuose nėra ekrano. Kūrėjai ir patyrę vartotojai norėjo integruoti savo žinių bazes į CI / CD vamzdynus, automatizuotas publikavimo darbo eigas ir atsargines kopijas. Bendruomenė to prašė jau daugelį metų, o leidimas iš karto sukėlė entuziazmą – nuo vartotojų, planuojančių jį įdiegti Raspberry Pi serveriuose, iki komandų, norinčių sukurti automatizuotus dokumentacijos vamzdynus.

Tačiau sumažinkite mastelį ir matysite šį modelį visur. „Notion“ išleido savo API 2021 m. ir iškart pastebėjo integracijų sprogimą. „Figma“ API suteikia galimybę kurti ir koduoti darbo eigas, kurios sutaupo komandoms šimtus valandų. „Stripe“ visą savo verslą sukūrė vadovaudamasi principu, kad finansinės operacijos turėtų būti pirmiausia API, o prietaisų skydelis yra antraeilis vaizdas. Rinkos dalį laimi tos įmonės, kurios savo GUI laiko viena iš daugelio galimų sąsajų – ne vienintelė.

Ypač iškalbinga yra tai, kad ši tendencija jau neapsiriboja kūrėjo įrankiais. Verslo platformos, aptarnaujančios netechninius vartotojus, vis dažniau siūlo automatizavimo galinius taškus, „Webhook“ palaikymą ir veikimo režimus be galvos. Lūkesčiai keičiasi: jei jūsų verslo programinė įranga negali dalyvauti automatizuotoje darbo eigoje, tai sukelia trintį, kurios neturi jūsų konkurentai.

Tikroji nuo GUI priklausančių operacijų kaina

Apsvarstykite, kas vyksta įprastoje mažoje įmonėje, kurioje naudojami atskiri CRM, sąskaitų faktūrų išrašymo, projektų valdymo, žmogiškųjų išteklių ir analizės įrankiai. Prisiregistruoja naujas klientas. Kažkas rankiniu būdu sukuria kontaktą CRM. Tada jie persijungia į sąskaitų faktūrų išrašymo įrankį, kad nustatytų atsiskaitymą. Tada jie atidaro projektų valdymo programą, kad sukurtų darbo sritį. Tada jie atnaujina HR įrankį, jei įtraukiami nauji darbuotojai. Kiekvienam veiksmui reikia prisijungti, naršyti meniu ir įvesti duomenis, kurie jau yra kažkur kitur.

McKinsey tyrimai rodo, kad darbuotojai beveik 20 % darbo savaitės praleidžia ieškodami vidinės informacijos arba ieškodami kolegų pagalbos atliekant konkrečias užduotis. Asanos atliktas tyrimas parodė, kad darbuotojai 58 % savo laiko praleidžia „darbui apie darbą“ – būsenos atnaujinimams, įrankių perjungimui ir rankiniam koordinavimui, o ne kvalifikuotoms strateginėms užduotims. Tai nėra problemos, kurias išspręsite patobulindami kiekvieną atskirą GUI. Tai problemos, kurias išsprendžiate visiškai pašalinę GUI iš lygties pasikartojantiems procesams.

• Duomenų įvedimo dubliavimas: vidutinė įmonė iš naujo įveda tuos pačius klientų duomenis į 3–5 skirtingas platformas rankiniu būdu
• Konteksto perjungimo kaina: perjungus programas visiškai persiorientuoti užtrunka vidutiniškai 23 minutes
• Klaidų dažnis: rankiniu būdu perduodant duomenis tarp sistemų nustatomas 1–4 % klaidų lygis, kuris susilieja tūkstančiuose įrašų.
• Uždelsti veiksmai: užduotys, kurios priklauso nuo to, ar žmogus prisimena prisijungti ir spustelėti mygtuką, neišvengiamai vėluoja arba pamiršta.
• Mastelio keitimo kliūtis: nuo GUI priklausomiems procesams, augant verslui, reikia proporcingai daugiau žmonių laiko, o automatizuoti procesai plečiasi su beveik nulinėmis ribinėmis sąnaudomis

Modulinė, API pirmoji alternatyva

Veiksmingiausias atsakas į priklausomybę nuo GUI yra ne tik API pridėjimas prie esamos programinės įrangos – tai verslo įrankių kūrimo nuo pat pradžių permąstymas. Modulinės platformos, kurios sujungia operacijas į vieną sistemą, pašalina integracijos problemą jos šaltinyje. Kai jūsų CRM, sąskaitų faktūrų išrašymas, darbo užmokesčio apskaičiavimas, personalo valdymas, užsakymas ir analizė veikia vienoje platformoje, duomenys perduodami tarp modulių niekam nekuriant pasirinktinių integracijų ar nepalaikant trapių API ryšių tarp atskirų tiekėjų.

Tai yra platformų, tokių kaip Mewayz, metodas, kuris sujungia 207 verslo modulius į vieną operacinę sistemą. Užuot prijungę „Salesforce“ su „QuickBooks“ ir „BambooHR“ prie „Calendly“ per Zapier automatizavimo tinklą (kiekvienas iš jų gali būti gedimo vieta), vieninga platforma tvarko duomenų srautą viduje. Naujas kliento užsakymas automatiškai užpildo CRM, suaktyvina sąskaitą faktūrą ir atnaujina analizės informacijos suvestines neatliekant nė vieno rankinio veiksmo ar trečiosios šalies integravimo.

Verslo programinės įrangos ateitis nėra susijusi su geresnio prietaisų skydelio kūrimu, o apie tai, kad prietaisų skydelis būtų neprivalomas. Galingiausi verslo procesai yra tie, kurie veikia patikimai, nesvarbu, ar kas nors žiūri, ar ne.

Daugiau nei 138 000 įmonių, jau naudojančių „Mewayz“, šis sujungimas reiškia mažiau valdymo įrankių, mažiau prenumeratų, kurias reikia stebėti, ir žymiai mažiau laiko, praleisto mechaniniam sistemų sinchronizavimo darbui. Platforma tvarko viską nuo transporto parko valdymo iki biografijos puslapių, o tai reiškia, kad komandos gali sutelkti dėmesį į sprendimus ir santykius, o ne į duomenų įvedimą ir žongliravimą įrankiais.

Praktiniai žingsniai link automatizavimo – pirmosios operacijos

Jums nereikia per naktį kapitališkai remontuoti visos rietuvės. Perėjimas nuo nuo GUI priklausančių operacijų prie automatizuotų darbo eigų gali vykti laipsniškai, pradedant nuo procesų, kuriems reikia daugiausiai laiko.

Pradėkite tikrindami savo komandos kasdienes darbo eigas, kad būtų galima nustatyti, ką inžinieriai vadina „triukšmingu“ – pasikartojančiu rankiniu darbu, kuris linijiškai keičiasi su verslo augimu ir gali būti automatizuotas. Įprasti kandidatai apima sąskaitų faktūrų generavimą ir tolesnius veiksmus, klientų įtraukimo į seką, darbuotojų laiko stebėjimą ir darbo užmokesčio skaičiavimus, susitikimų planavimą ir priminimus, ataskaitų teikimą ir analizės sudarymą. Dėl kiekvieno iš jų užduokite paprastą klausimą: ar šis procesas reikalauja žmogaus sprendimo, ar kažkas tiesiog spustelėja mygtukus iš anksto nustatyta seka?

1. Susirašykite duomenų srautą: dokumentuokite, kaip informacija juda tarp dabartinių įrankių – kur įvedami duomenys, kur jie dubliuojami ir kur atsiranda kliūčių?
2. Nustatykite konsolidavimo galimybes: ieškokite įrankių grupių, kurias galėtų pakeisti viena platforma su integruotais moduliais
3. Pirmiausia automatizuokite didžiausios apimties procesus: sutelkite dėmesį į darbo eigas, kurios vyksta dešimtis ar šimtus kartų per mėnesį, kai automatizavimas užtikrina tiesioginę IG
4. Išsaugokite žmogaus sprendimą ten, kur tai svarbu: automatika turėtų atlikti mechaninius veiksmus, nukreipdama sprendimus, išimtis ir santykių momentus jūsų komandai.
5. Išmatuokite ir kartokite: stebėkite sutaupytą laiką, sumažinkite klaidų dažnį ir klientų reagavimo laiką prieš ir po kiekvieno automatizavimo

Ką tai reiškia jaunesnėms nei 50 žmonių komandoms

Yra paplitusi klaidinga nuomonė, kad automatizavimas ir be galvos įrankių yra įmonės rūpesčiai – tai svarbu įmonėms, turinčioms tam skirtus IT skyrius ir šešiaženklį programinės įrangos biudžetą. Tiesą sakant, mažesnės komandos turi daugiausia naudos. 10 žmonių įmonė, kurioje kiekvienas kasdien skiria 90 minučių rankiniam įrankių valdymui, kiekvieną savaitę praranda 75 valandas produktyvaus darbo. Tai yra beveik dviejų visą darbo dieną dirbančių darbuotojų produkcijos vertė, sunaudojama spustelėjus sąsajas.

Mažesnės komandos taip pat turi pranašumą dėl priėmimo greičio. Nėra 18 mėnesių pirkimo ciklo ar sudėtingo perkėlimo plano. 15 žmonių komanda gali įvertinti konsoliduotą platformą, pvz., „Mewayz“, per nemokamą bandomąją versiją, perkelti svarbiausius duomenis per savaitę ir iškart sutaupyti laiko. 19–49 USD per mėnesį investicija pakeičia šimtus dolerių suskaidytų prenumeratų, kartu pašalinant paslėptas integravimo priežiūros ir rankinio duomenų perdavimo išlaidas.

Konkurencinis pranašumas ypač pastebimas paslaugas teikiančiose įmonėse – agentūrose, konsultacijose, rangovuose ir laisvai samdomų vertėjų įmonėse – kur apmokestinimo laikas yra pagrindinis pajamų šaltinis. Kiekviena iš administracinių įrankių valdymo atgauta valanda yra valanda, kurią galima išrašyti klientui arba investuoti į verslo plėtrą. Kai jūsų konkurentai vis dar rankiniu būdu kopijuoja duomenis iš šešių skirtingų prietaisų skydelių, o jūs automatizavote 80 % tos darbo eigos, skirtumas tiesiogiai atsispindi jūsų maržose ir jūsų pajėgumuose priimti naujus klientus.

Kryptis Viskas juda

Obsidiano klientas be galvos yra nedidelė užrašų programėlės funkcija, tačiau ji išryškina daug didesnę tiesą apie tai, kur juda verslo programinė įranga. GUI niekur nedingsta – žmonėms vis dar reikia vaizdinių sąsajų kūrybiniam darbui, sudėtingų sprendimų priėmimui ir tyrinėjimams. Tačiau šimtų pasikartojančių, nuspėjamų procesų, kurie palaiko verslą, ateitis priklauso programinei įrangai, kuri gali veikti niekam nežiūrint į ekraną.

Ateinantį dešimtmetį klestėsiančios įmonės nebus tos, kurios turės gražiausias informacijos suvestines. Jie bus tie, kurie automatizavo kasdienybę, sujungė savo įrankius į nuoseklias sistemas ir išlaisvino savo žmones atlikti darbą, kuriam iš tikrųjų reikia žmogaus smegenų. Nesvarbu, ar sinchronizuojate žinių bazę begaliniame serveryje, ar automatizuojate kliento įtraukimą į 207 integruotus modulius, principas yra tas pats: geriausias procesas yra tas, kuris tiesiog paleidžiamas.

Pradėkite žvelgdami į savo kasdienes darbo eigas šviežiomis akimis. Kiekvieną kartą, kai spustelėsite pažįstamą ekranų seką, kad pasiektumėte ką nors nuspėjamo, matote automatizavimo galimybę. Priemonės, padedančios pašalinti šį rankinį darbą, jau yra – vienintelis klausimas yra, kiek ilgai norite tai daryti rankomis.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kas yra klientas be galvos ir kodėl tai svarbu įmonėms?

Klientas be galvos yra programinė įranga, kuri veikia be grafinės sąsajos ir veikia tik per komandas, scenarijus arba API. Tai svarbu, nes tai įgalina tikrą automatizavimą – užduotys vykdomos serveriuose ir vamzdynuose be žmogaus įsikišimo. Įmonėms, kurios valdo daugybę darbo eigų, įrankiai be galvučių sklandžiai integruojami į automatizuotas sistemas, sumažinant rankų darbo pastangas ir leidžiant atlikti visą parą vykdomas operacijas, kurios padidės nedidinant darbuotojų skaičiaus.

Kaip automatizavimas be galvos skiriasi nuo tradicinių GUI pagrįstų įrankių?

Naudojant GUI pagrįstus įrankius reikia, kad kas nors spustelėtų mygtukus ir naršytų meniu, todėl augant operacijoms atsiranda kliūčių. Automatizavimas be galvos visiškai pašalina šią priklausomybę, todėl procesai gali vykti programiškai pagal tvarkaraščius arba aktyviklius. Šis poslinkis reiškia greitesnį vykdymą, mažiau klaidų ir galimybę sujungti kelis įrankius į automatizuotus vamzdynus – tai, kas kažkada trukdavo valandų valandas rankinio darbo, paverčiama sekundėmis scenarijaus efektyvumo.

Ar mažosioms įmonėms gali būti naudingi begalviai ir automatizuoti metodai?

Visiškai. Mažosios įmonės dažnai gauna daugiausia naudos, nes automatizavimas pašalina pasikartojančias užduotis, kurios sunaudoja ribotą komandos pralaidumą. Tokios platformos kaip „Mewayz“ siūlo 207 modulius vienoje verslo OS, pradedant nuo 19 USD per mėnesį, todėl nedidelėms komandoms suteikiama galimybė naudotis automatizavimo darbo eiga, CRM, sąskaitų faktūrų išrašymu ir kt. adresu app.mewayz.com – nereikia techninių žinių, kad būtų galima nuo nulio kurti tinkintą integravimą be galvos.

Į ką turėtų atkreipti dėmesį įmonės, naudodamos automatizavimui palankius įrankius?

Suteikite pirmenybę platformoms, siūlančioms API prieigą, „Webhook“ palaikymą ir integraciją su esamomis darbo eigomis. Ieškokite įrankių, kurie sujungia kelias funkcijas, kad išvengtumėte dešimčių atjungtų paslaugų valdymo. „Viskas viename“ verslo OS, pvz., „Mewayz“, sujungia 207 modulius – nuo planavimo iki rinkodaros el. paštu – todėl įmonės gali automatizuoti įvairius skyrius, nesujungdamos atskirų klientų be galvos kiekvienai individualiai užduočiai atlikti.