Pamatė apleistą priekabą. Tada atskleidė stebėjimo tinklą

Apleistas jūsų verslo kampas, kurio neapžiūrėjote kelis mėnesius

2021 m. logistikos verslininkas Ohajo valstijoje tikrino saugyklą, kurią įsigijo sudarant nedidelį įsigijimo sandorį. Tarp nuolaužų sėdėjo surūdijusi priekaba, akivaizdžiai nepaliesta metų metus. Galiausiai atidaręs šiukšlių nerado. Jis rado aparatinę įrangą – kameras, signalų kartotuvus, jungiamąsias dėžes – prijungtą prie tinklo, kuris tyliai rinko duomenis apie transporto priemonių judėjimą trijų apskričių teritorijoje. Kažkas buvo sukūręs sudėtingą stebėjimo infrastruktūrą, tada tiesiog nuėjo nuo jos. Sistema vis dar veikė.

Šis atradimas, kad ir kaip keistai skambėtų, yra beveik tobula metafora to, kas šiuo metu vyksta tūkstančiuose įmonių. Kažkur jūsų organizacijoje – galbūt senoje CRM sistemoje, prie kurios niekas neprisijungia, jūsų operacijų vadovo prieš trejus metus sukurtoje skaičiuoklėje, klientų atsiliepimų dėžutėje, kuri persiunčiama nebeveikiančiu el. pašto adresu – yra duomenų tinklas, tyliai dūzgiantis, nematomas ir nevaldomas. Klausimas ne tas, ar šios aklosios dėmės egzistuoja. Kyla klausimas, kiek jie jums kainuoja ir ar juos rasite anksčiau nei konkurentas.

Ką „stebėjimas“ iš tikrųjų reiškia verslo operacijoms

Žodis stebėjimas turi sunkią konotaciją – kameros, sekimas, valdžios perteklius. Tačiau iš esmės stebėjimas reiškia sistemingą stebėjimą siekiant suprasti. Verslo kontekste kiekviena prietaisų skydelis, kiekviena pardavimo ataskaita, kiekviena darbuotojo registracijos sistema yra veiklos stebėjimo forma. Tikslas yra matomumas: žinoti, kas, kada ir kodėl vyksta, kad sprendimai būtų pagrįsti, o ne instinktyvūs.

Problema ta, kad dauguma įmonių tyčia nekuria stebėjimo infrastruktūros. Jie jį kaupia. Klientų aptarnavimo komanda pradeda naudoti vieną bilietų pardavimo įrankį. Pardavimų komanda taiko kitokį CRM. „Finance“ kuria savo ataskaitų skaičiuokles. HR stebi darbuotojų skaičių bendrame dokumente. Laikui bėgant, organizacija turi išsiplėtusį, atskirtą stebėjimo taškų tinklą, kurio niekas iš tikrųjų nestebi. 2023 m. McKinsey tyrimo duomenimis, 72 % vadovų teigia, kad jų organizacijos priima svarbius sprendimus remdamosi nepilnais duomenimis – ne todėl, kad duomenų nėra, o todėl, kad jie gyvena silose, kurių niekas nesujungė.

Ta surūdijusi priekaba Ohajo valstijoje nebuvo apleista, nes tinklas nustojo būti vertingas. Jis buvo apleistas, nes kas jį pastatė, prarado pėdsaką. Tas pats versle nutinka kiekvieną dieną.

Šešėliniai tinklai, veikiantys kiekvienoje organizacijoje

Anot „Gartner“, „Shadow IT“ – reiškinys, kai darbuotojai naudoja neleistinus įrankius, programas ir sistemas, nepriklausančias oficialiai technologijų kamino kompetencijai – dabar apskaičiuojama iki 40 % įmonės IT išlaidų. Tačiau šešėliniai tinklai nėra tik technologijų problema. Tai informacinės architektūros problema. Kai žmonės negali gauti to, ko jiems reikia iš oficialių sistemų, jie kuria savo. Ir tos neoficialios sistemos tampa svarbių operatyvinių žinių saugyklomis, kurių vadovybė niekada nemato.

Regioninė restoranų grupė, turinti 14 vietų, per skaitmeninį auditą atrado, kad jų virtuvės vadovai kartu sukūrė WhatsApp pagrįstą užsakymų ir inventoriaus sistemą, kuri veikė daugiau nei dvejus metus. Tai buvo tikslesnė ir greitesnė nei jų oficialios POS integracijos. Tai taip pat reiškė, kad dvejų metų atsargų duomenys, santykiai su tiekėjais ir paklausos modeliai buvo kaupiami vietoje, kuri buvo visiškai nematoma korporacijai. Išėję du vadovai pasiėmė žinias su savimi – ir sistema žlugo.

Pavojingiausi jūsų įmonės duomenys yra ne neteisingai analizuojami duomenys, o tie, kurių egzistavimo nežinote.

Tai nėra kraštutinis atvejis. Tai yra numatytoji daugumos augančių įmonių būsena. Kuo greičiau organizacija auga, tuo greičiau plinta neformalūs tinklai. Neturint vieningos infrastruktūros, sugeriančios šį augimą, šešėliniai tinklai dauginasi tol, kol tampa nešantys – kol oficialios sistemos negali veikti be jų.

Kai vienas atradimas atskleidžia visą operatyvinę akląją zoną

Ohajo valstijos logistikos verslininkas toje priekaboje rado ne tik seną techninę įrangą. Jis rado žemėlapį. Tinklas, kurį jis atskleidė, suteikė jam vaizdą apie judėjimo modelius, eismo tankumą ir turto srautą, kurio neturėjo jo konkurentai. Jis praleido šešis mėnesius integruodamas tuos duomenis į savo siuntimo ir maršruto sistemas. Per metus jo degalų sąnaudos sumažėjo 18 %, o pristatymo laiku rodiklis išaugo iki 96,4 % – ne todėl, kad jis investavo į naujas technologijas, o todėl, kad pagaliau pradėjo naudoti jau turimą intelektą.

Pamoka ne ta, kad kiekviena įmonė turi paslėptų duomenų lobių skrynią, kuri laukia, kol bus gauta pinigų. Pamoka ta, kad veiklos aiškumas – žinojimas, kas iš tikrųjų vyksta visose jūsų verslo funkcijose – pats savaime yra konkurencinis pranašumas. Dauguma organizacijų veikia su gal 60 % matomumo, kurio joms reikia, kad priimtų tikrai gerus sprendimus. Kiti 40 % yra išsibarstę po atjungtus įrankius, neformalias sistemas ir neištirtus procesus.

Atradimo momentą dažnai sukelia problema. Klientas netikėtai supyksta ir, tirdama kodėl, komanda sužino, kad trys skirtingi skyriai žinojo apie įspėjamuosius ženklus, tačiau nė vienas iš jų neturėjo būdo pateikti tos informacijos tiems, kurie galėtų imtis veiksmų. Atsiranda darbo užmokesčio apskaitos klaida, o ją atsekdami finansai supranta, kad jų personalo įrašai ir finansų sistema nebuvo tinkamai sinchronizuoti per aštuonis mėnesius. Nutraukiama viena gija ir matomas visas atjungtų procesų tinklas.

Savo verslo informacijos tinklo kūrimas – teisingas būdas

Atsakymas yra ne daugiau stebėjimo menkina prasme. Tai tyčinė architektūra. Įmonė, kuri sąmoningai kuria savo veiklos matomumą – nusprendžia, ką matuoti, kur tai matuoti, kaip informacija sklinda tarp padalinių ir kas turi prieigą prie kokių signalų – veikia iš esmės kitokiu nuoseklumo lygiu nei įmonė, kuri laikui bėgant tiesiog sukaupė įrankius.

Tokios architektūros būtinos sąlygos:

• Centralizuoti duomenų srautai: sąveika su klientais, finansinės operacijos, personalo įrašai ir veiklos metrika turėtų būti viename tiesos šaltinyje arba bent jau pateikti ataskaitas.
• Kryžminis matomumas: pardavimo lyderiai turėtų matyti paslaugų bilietų tendencijas. Finansai turėtų turėti realiojo laiko prieigą prie dujotiekio duomenų. HR turėtų matyti veiklos modelius kartu su darbo užmokesčio anomalijomis.
• Automatiniai įspėjimai, o ne neautomatinės ataskaitos: organizacijos, kurios anksčiausiai užfiksuoja problemas, nėra tos, kurios rengia daugiau ataskaitų – jos sukonfigūravo savo sistemas, kad nukrypimai būtų rodomi automatiškai.
• Audito seka kiekviename lygmenyje: kiekvienas reikšmingas veiksmas – patvirtinta sutartis, pakeista sąskaita faktūra, įtrauktas darbuotojas – turėtų sukurti atsekamą įrašą, kurį galima bet kada peržiūrėti.
• Vieninga tapatybė visose sistemose: klientas, darbuotojas arba pardavėjas turi turėti vieną profilį, kurį nurodo visos sistemos, o ne penkis skirtingus įrašus penkiuose skirtinguose įrankiuose, kurie gali atitikti arba nesutapti.

Tokios platformos kaip „Mewayz“ sukurtos specialiai šiai architektūros problemai išspręsti. Su 207 integruotais moduliais, apimančiais CRM, sąskaitų faktūrų išrašymą, darbo užmokesčio apskaičiavimą, personalo valdymą, transporto parko valdymą ir analizę, „Mewayz“ ne tik skaitmenina atskiras funkcijas. Jis sukuria tarp jų jungiamąjį audinį, todėl vienos verslo dalies pasikeitimas iš karto matomas kiekvienoje kitoje atitinkamoje dalyje. Verslui, aptarnaujančiam 138 000 vartotojų visame pasaulyje, tokia tarpfunkcinė darna nėra prabanga. Tai yra kiekvieno kito operatyvinio sprendimo pagrindas.

Paslėpta fragmentuoto matomumo kaina

Dauguma įmonių gerokai neįvertina, kiek iš tikrųjų kainuoja fragmentiškas matomumas. Kyla pagunda įsivaizduoti, kad tai yra produktyvumo problema – žmonės praleidžia per daug laiko rinkdami duomenis iš kelių sistemų, derindami neatitikimus, rengdami ataskaitas rankiniu būdu. Tai tikra, bet tai mažiausia išlaidų dalis. Didesnė kaina yra sprendimų, priimtų be visos informacijos, kokybė.

Pagalvokime apie vidutinio dydžio personalo agentūrą, kuri 2022 m. nustatė, kad jų klientų išlaikymo rodiklis sumažėjo nuo 84 % iki 71 % per 18 mėnesių, bet niekas to nepastebėjo, nes jų CRM stebėjo sutartis, o operacijų komanda – įdarbinimo vietas, o dvi sistemos niekada nebuvo sujungtos. Tuo metu, kai modelis buvo matomas, jie jau buvo praradę tris pagrindinius klientus, kurių kiekvienas davė išankstinius perspėjimo signalus, kurie buvo tiesiog nematomi žmonėms, kurie galėjo juos paveikti. Kaina buvo ne tik tiems trims klientams. Tai buvo apsunkintas kiekvieno sprendimo, priimto per 18 mėnesių, kai duomenys buvo, bet jų nepavyko nuskaityti, poveikis.

Pagal IBM duomenų pažeidimo išlaidų ataskaitą, vidutinis laikas, per kurį atjungtų sistemų veikimo gedimas nustatomas ir pašalinamas, yra 277 dienos. Tai nėra technologijų problema. Tai yra architektūros problema – už ją aktyviai moka įvairaus dydžio organizacijos, nesvarbu, ar jos apskaičiavo išlaidas, ar ne.

Matomumo pavertimas strateginiu pranašumu

Verslininkas iš Ohajo nebandė atkurti tikslaus stebėjimo tinklo, kurį rado. Jis ištyrė, ką jis buvo sukurtas, kad galėtų stebėti, suprato pagrindinę verslo logiką ir atkūrė kažką geresnio – ką nors tyčinio, dokumentuoto ir integruoto į jo tikrąją veiklą. Tai modelis, kuriuo verta vadovautis.

Veiklos matomumo tikslas nėra žiūrėti viską dėl savęs. Reikia paklausti: kokie yra svarbiausi dalykai, kurie vyksta šiame versle, ir ar turiu apie juos patikimos, savalaikės informacijos? Įmonei, turinčiai pardavimo funkciją, tai gali reikšti realiu laiku matomumą ir automatinį dingimo rizikos įvertinimą. Žmones valdančiam verslui tai gali reikšti vieningus personalo ir darbo užmokesčio duomenis su automatizuotomis atitikties žymomis. Įmonei, valdančiai fizinį turtą – transporto parkus, įrangą, atsargas – tai gali reikšti į GPS integruotą planavimo ir priežiūros sekimą, kuris susisiekia su finansų sistema be rankinio įsikišimo.

Įmonės, kurios šiuo metu veržiasi į priekį savo rinkose, nebūtinai turi didžiausią biudžetą ar moderniausias technologijas. Būtent jie panaikino atotrūkį tarp to, kas vyksta, ir to, ką apie tai žino vadovybė. Jie rado savo apleistas priekabas, sudarė katalogą, kas yra viduje, ir jų vietoje sukūrė kažką nuoseklaus. Stebėjimo tinklas visada buvo šalia. Visada buvo klausiama, ar kas nors į tai atkreipia dėmesį ir ar kreipiantis dėmesį turi įrankių, kad iš tikrųjų ką nors padarytų dėl to, ką mato.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ką daryti, jei įsigytame turte randu nežinomą stebėjimo įrangą?

Pirma, nieko neatjunkite ir nieko negadinkite – kruopščiai dokumentuokite nuotraukomis ir vaizdo įrašais. Norėdami įvertinti, ar sistema vis dar aktyvi, susisiekite su vietos teisėsauga ir kibernetinio saugumo arba tinklo ekspertizės specialistu. Taip pat turėtumėte pranešti visoms šalims, kurių duomenys galėjo būti renkami. Laikykite tai kaip potencialią nusikaltimo vietą, kol valdžios institucijos nenurodys kitaip.

Kaip įmonės gali nustatyti akląsias vietas savo fizinėje ir skaitmeninėje saugumo infrastruktūroje?

Pradėkite nuo pilno kiekvienos nuosavybės, įrenginio ir tinklo ryšio, susieto su jūsų verslu, audito, įskaitant vietas, kuriose retai lankotės. Daugelis savininkų yra nustebinti tuo, ką atskleidžia struktūrizuota apžvalga. Tokie įrankiai kaip „Mewayz“, 207 modulių verslo operacinė sistema, kurią galima rasti adresu app.mewayz.com už 19 USD per mėnesį, padeda centralizuoti priežiūrą, kad per visą operaciją niekas nepakliūtų.

Ar apleistos arba senos tinklo sistemos kelia realią grėsmę netoliese esančioms įmonėms?

Taip. Neveikiančios sistemos vis tiek gali perduoti duomenis, jei išlaiko maitinimą ir ryšį. Netoliese esančios įmonės be sutikimo gali nesąmoningai pasirodyti filmuotoje medžiagoje ar duomenų žurnaluose. Signalo kartotuvai taip pat gali trukdyti teisėtai belaidžiai infrastruktūrai. Rizika nėra hipotetinė – kaip rodo ši istorija, sudėtingi tinklai gali veikti nepastebimai metų metus, niekam nereikalaujant nuosavybės ar atsakomybės.

Kaip smulkaus verslo savininkai gali stebėti turtą ir operacijas, kurių kasdien nestebi?

Priežiūros sisteminimas yra veiksmingiausias būdas. Kai valdote vis didesnį išteklių, vietų ar komandos funkcijų skaičių, matomumo spragos greitai daugėja. „Mewayz“ (app.mewayz.com, 19 USD/mėn.) sukurta būtent šiam tikslui – verslininkams suteikiama centralizuota verslo OS su 207 moduliais, apimančiais operacijas, atitiktį ir turto valdymą, todėl kiekvienas jūsų verslo kampelis lieka apskaitytas.