Small Business Onboarding Lifeline: 7 აუცილებელი პროგრამული ფუნქცია, რომელიც დაზოგავთ დროსა და ფულს

შესასვლელი შეფერხება: რატომ იძირებიან მცირე ბიზნესები საბუთებში

თქვენ ახლახან დაიქირავეთ თქვენი მეხუთე თანამშრომელი. გილოცავ! მაგრამ როდესაც მღელვარება ქრება, რეალობა დგება: თქვენ წინაშე დგახართ კიდევ 10-15 საათის ადმინისტრაციული სამუშაო. ელექტრონული ფოსტის ანგარიშების შექმნას, სახელფასო ანგარიშების დაყენებას, საგადასახადო ფორმების შეგროვებას და კომპანიის პოლიტიკის ახსნას შორის, თქვენ უფრო მეტ დროს ხარჯავთ დოკუმენტებზე, ვიდრე რეალურ სამუშაოზე. მცირე ბიზნესისთვის, რომლებიც მუშაობენ მჭლე გუნდებთან, არაეფექტური ჩართვა არ არის მხოლოდ უხერხულობა - ეს არის პირდაპირი საფრთხე პროდუქტიულობისა და ზრდისთვის.

საშუალო მცირე ბიზნესის მფლობელი ყოველ ახალ დაქირავებაზე ხარჯავს დაახლოებით 20 საათს მხოლოდ ადმინისტრაციულ ამოცანებზე. ეს არის თითქმის სამი სრული სამუშაო დღე, რომელიც დაკარგულია საბუთების გამო, შემოსავლის მომტანი საქმიანობის ნაცვლად. კიდევ უფრო უარესი, ბორტზე მუშაობის ცუდი გამოცდილება იწვევს უფრო მაღალ ბრუნვას - კომპანიები, რომლებსაც აქვთ ძლიერი საბორტო პროცესები, აუმჯობესებენ ახალი თანამშრომლების შენარჩუნებას 82%-ით და პროდუქტიულობას 70%-ზე მეტით. სწორი პროგრამული უზრუნველყოფა არ არის მხოლოდ მოხერხებულობა; ეს არის სტრატეგიული ინვესტიცია, რომელიც იხდის თავის თავს პირველი რამდენიმე დაქირავებით.

თანამედროვე საბორტო გადაწყვეტილებები, როგორიცაა Mewayz, გარდაქმნის ამ ქაოტურ პროცესს გამარტივებულ, ავტომატიზირებულ გამოცდილებად. მაგრამ ასობით ხელმისაწვდომი ვარიანტით, როგორ არჩევთ სწორს თქვენი კონკრეტული მცირე ბიზნესის საჭიროებებისთვის? პასუხი მდგომარეობს იმ ფუნქციებზე ფოკუსირებაში, რომლებიც უზრუნველყოფენ მაქსიმალურ ეფექტს მინიმალური სირთულით.

მახასიათებელი #1: ციფრული საბუთების ძრავა (რომელიც რეალურად მუშაობს)

თუ თქვენი საბორტო პროგრამა ვერ უმკლავდება დოკუმენტაციას ეფექტურად, ის ფუნდამენტურად გაფუჭებულია. მოძებნეთ გადაწყვეტილებები, რომლებიც სცილდება მარტივი PDF ატვირთვების ფარგლებს და ჭეშმარიტად ინტელექტუალურ დოკუმენტების მართვას.

ელექტრონული ხელმოწერები, რომლებიც ხელს უშლის ხელს

თქვენს პროგრამულ უზრუნველყოფას უნდა ჰქონდეს იურიდიულად სავალდებულო ელექტრონული ხელმოწერა ყველა საჭირო დოკუმენტისთვის - შეთავაზების წერილები, კონფიდენციალურობის შეთანხმებები, საგადასახადო ფორმები და პოლიტიკის დადასტურება. საუკეთესო სისტემები ავტომატურად ინახავს ხელმოწერილ დოკუმენტებს დაცულ, ორგანიზებულ ციფრულ ფაილებში, რომლებიც ადვილად ხელმისაწვდომია შესაბამისობის აუდიტისთვის.

Smart Form Logic

მორგება თუ არა თქვენი პროგრამული უზრუნველყოფა სხვადასხვა თანამშრომლების ტიპებს? კონტრაქტორებს სჭირდებათ განსხვავებული ფორმები, ვიდრე სრულ განაკვეთზე თანამშრომლები. დისტანციურ მუშაკებს განსხვავებული მოთხოვნები აქვთ, ვიდრე საოფისე პერსონალს. მოძებნეთ პირობითი ლოგიკა, რომელიც წარმოგიდგენთ მხოლოდ შესაბამის დოკუმენტებს თანამშრომლების კლასიფიკაციის, ადგილმდებარეობისა და როლის საფუძველზე.

მაგალითად, Mewayz-ის საბორტო მოდული ავტომატურად აყალიბებს დოკუმენტურ მოგზაურობას ამ ფაქტორებზე დაყრდნობით, აღმოფხვრის დაბნეულობას და უზრუნველყოფს შესაბამისობას დაქირავების სხვადასხვა სცენარებში.

ფუნქცია #2: Task Automation ყველაზე ღირებული პროგრამული უზრუნველყოფაზე. არ აწყობს მხოლოდ დავალებებს - ის ასრულებს მათ თქვენთვის. ავტომატიზაცია არის ადგილი, სადაც თქვენ ნახავთ ინვესტიციის უდიდეს ანაზღაურებას.

მოძებნეთ სისტემები, რომლებსაც შეუძლიათ ავტომატურად:

• შექმნან მომხმარებლის ანგარიშები თქვენს ძირითად პლატფორმებზე (ელფოსტა, პროექტის მენეჯმენტი, CRM)
• დაგეგმეთ აღჭურვილობის შეკვეთები და IT დაყენება
• გააგზავნოთ შეხსენების ელფოსტა როგორც ახალ დაქირავებულებს, ასევე შიდა დაქირავებულებს, ასევე, შიდა დაქირავებულებს, ასევე გადახდის შიდა დაინტერესებულ მხარეებს
• სამუშაო ნაკადები
• მიენიჭეთ ტრენინგის მოდულები როლების მოთხოვნების საფუძველზე

საუკეთესო პლატფორმები აერთიანებს ამ ავტომატიზაციას კონფიგურირებად სამუშაო ნაკადებში, რომლებიც შეესაბამება თქვენს კონკრეტულ ბიზნეს პროცესებს. იმის ნაცვლად, რომ გაიძულებთ, მოერგოთ ხისტი წინასწარ განსაზღვრულ ნაბიჯებს, მათ უნდა მოგცეთ საშუალება შექმნათ თანმიმდევრობა, რომელიც შეესაბამება თქვენი კომპანიის ფაქტობრივ ფუნქციონირებას.

მახასიათებელი #3: ინტეგრაციის შესაძლებლობები, რომლებიც აკავშირებს თქვენს მთელ ბიზნესს

Onboarding არ ხდება ვაკუუმში. თქვენი ახალი დაქირავება უნდა შეიქმნას მრავალ სისტემაში - ელ. ფოსტა, პროექტის ინსტრუმენტები, საკომუნიკაციო პლატფორმები და თქვენი CRM. თუ თქვენი საბორტო პროგრამული უზრუნველყოფა მუშაობს როგორც კუნძული, თქვენ ქმნით მეტ სამუშაოს და არა ნაკლებს.

არსებითი ინტეგრაციები მოსაძებნად:

• ხელფასის სისტემა (QuickBooks, Gusto, ADP)
• საკომუნიკაციო ხელსაწყოები (Slack, Microsoft Teams)
• >
• Productivity-ის ინფორმაცია
• Productivity-ის კრებულები
  • სისტემები
  • დროის თვალყურის დევნებისა და დაგეგმვის პროგრამული უზრუნველყოფა

  Mewayz-ის მოდულური მიდგომა აქ აჯობებს – ვინაიდან ჩართვა არის ინტეგრირებული ბიზნეს OS-ის ნაწილი, ახალი თანამშრომლები ავტომატურად იღებენ წვდომას ყველა დაკავშირებულ სისტემაზე ხელით დაყენების გარეშე. ეს აღმოფხვრის შენახულ მონაცემებს და დუბლიკატულ ჩანაწერს, რომელიც აწუხებს გათიშულ პროგრამულ დასტას.

  ფუნქცია #4: შესაბამისობის ფუნქციები, რომლებიც იცავს თქვენს ბიზნესს

  მცირე ბიზნესი ხშირად უგულებელყოფს შესაბამისობას, სანამ პრობლემა არ გახდება. სწორი საბორტო პროგრამული უზრუნველყოფა უნდა იყოს თქვენი დაცვის პირველი ხაზი მარეგულირებელი საკითხებისგან.

  I-9 და საგადასახადო ფორმების მართვა

  მოძებნეთ სისტემები, რომლებიც წარმართავენ როგორც დამსაქმებლებს, ასევე თანამშრომლებს რთული ფორმების მეშვეობით მკაფიო ინსტრუქციებითა და დადასტურებით. საუკეთესო პლატფორმები ავტომატურად მონიშნავენ არასრულ ან არათანმიმდევრულ ინფორმაციას გაგზავნამდე.

  აუდიტის ბილიკები და დოკუმენტაცია

  შეგიძლიათ სწრაფად შექმნათ სრული ჩანაწერი ბორტზე განხორციელებული ყველა ქმედების შესახებ? ეს გადამწყვეტი ხდება შესაბამისობის აუდიტის ან დავების დროს. თქვენს პროგრამულ უზრუნველყოფას უნდა ჰქონდეს დოკუმენტების ნახვების, ხელმოწერებისა და დასრულებების დეტალური ჟურნალები.

  დისტანციური მუშაობის რეგულაციების გაზრდით და სახელმწიფოს განსხვავებული მოთხოვნებით, შესაბამისობა უფრო რთული გახდა, ვიდრე ოდესმე. პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც განახლებულია რეგულაციების ცვლილებით, შეუძლია დაზოგოს მცირე ბიზნესი ძვირადღირებული ჯარიმებისგან.

  "კომპანიები, რომლებიც სტრატეგიულ პრიორიტეტად განიხილავენ ბორტზე მუშაობას, ხედავენ 50%-ით მეტ პროდუქტიულობას ახალი დაქირავებიდან და ამცირებენ პირველი წლის ბრუნვას თითქმის 30%-ით. სწორი პროგრამული უზრუნველყოფა ამ სტრატეგიულ მიდგომას ხელმისაწვდომს ხდის ნებისმიერი ზომის ბიზნესს." - HR ინდუსტრიის ანალიტიკოსის მოხსენება

  მახასიათებელი #5: დაქირავების ახალი გამოცდილება, რომელიც რეალურად ასახავს

  საერთაშორისო სამუშაოები არ არის მხოლოდ საბუთების შედგენა - ეს არის ის, რომ ახალმა თანამშრომლებმა იგრძნონ მისასალმებელი, ინფორმირებული და მომზადებული. პროგრამული უზრუნველყოფის გამოცდილება უნდა ასახავდეს თქვენი კომპანიის კულტურას.

  მოძებნეთ ფუნქციები, რომლებიც აუმჯობესებს ახალი დაქირავების მოგზაურობას:

  • მორგებული მისასალმებელი პორტალები ბრენდის ელემენტებით
  • სტრუქტურირებული წინასწარი დაწყების თარიღის კომუნიკაციის თანმიმდევრობა
  • ინტერაქტიული საკონტროლო სიები, რომლებიც აჩვენებს პროგრესს
  • მობილური ხელმისაწვდომობა კომპანიის წევრებისთვის ამოცანების შესასრულებლად. ღირებულებები

  თანამშრომლები, რომლებიც აფასებენ თავიანთ გამოცდილებას, როგორც "უაღრესად დამაკმაყოფილებელ", თითქმის 3-ჯერ უფრო ხშირად გრძნობენ თავს თავიანთი ორგანიზაციისადმი ერთგულად. დღევანდელ კონკურენტულ ნიჭიერ ბაზარზე, იმ შთაბეჭდილებას, რომელსაც თქვენ ქმნით პირველ კვირებში, შეუძლია განსაზღვროს, დაქირავება გახდება გრძელვადიანი აქტივი თუ ძვირადღირებული ბრუნვის სტატისტიკა.

  💡 DID YOU KNOW?

  Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

  CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

  Start Free →

  მახასიათებელი #6: მასშტაბურობა, რომელიც იზრდება თქვენს ბიზნესთან ერთად

  მცირე ბიზნესის საჭიროებები სწრაფად ვითარდება. პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც დღეს მუშაობს თქვენი 5 კაციანი გუნდისთვის, შეიძლება მომავალ წელს შეებრძოლოს 25 თანამშრომელს. მასშტაბურობა არ ეხება მხოლოდ მომხმარებლის ლიმიტებს - ეს ეხება ფუნქციონალურობის გაფართოებას.

  დასვით ეს კრიტიკული კითხვები:

  1. შეუძლია თუ არა პროგრამული უზრუნველყოფის დამუშავება მრავალი ადგილის გეოგრაფიულ გაფართოებას?
  2. მხარდაჭერილია თუ არა ის თანამშრომლების სხვადასხვა ტიპებს (სრულ განაკვეთზე, ნახევარ განაკვეთზე, კონტრაქტორზე) გამოსავლის გარეშე? ანალიტიკა)?
  3. არის თუ არა მდგრადი ფასების მოდელი ჩვენ ზრდასთან ერთად?

  Mewayz-ის მოდულური არქიტექტურა მშვენივრად ეხმაურება ამას - თქვენ იწყებთ ჩართვის აუცილებელი ფუნქციებით $19/თვეში, შემდეგ დაამატეთ სპეციალიზებული მოდულები, როგორიცაა მოწინავე ანალიტიკა ან შესრულების მართვა თქვენი საჭიროებების განვითარებასთან ერთად, სრულიად ახალ სისტემებზე გადასვლის გარეშე.

  Imp, Thate Help You #h2> ვერ გააუმჯობესებ იმას, რასაც არ აფასებ. ძირითადი საბორტო პროგრამული უზრუნველყოფა აკონტროლებს დასრულებებს; მოწინავე სისტემები გვაწვდიან ინფორმაციას, რომელიც გეხმარებათ მთელი პროცესის ოპტიმიზაციაში.

  მოძებნეთ ანალიტიკა, რომელიც პასუხობს კითხვებს:

  • რომელი საბორტო ამოცანების შესრულებას თანმიმდევრულად სჭირდება?
  • სად ჩერდებიან ან ტოვებენ ახალი დაქირავებულები?
  • როგორ იცვლება პროდუქტიულობამდე დრო

  ეს შეხედულებები საშუალებას გაძლევთ განუწყვეტლივ დახვეწოთ თქვენი მიდგომა, აღმოფხვრათ შეფერხებები და შექმნათ უფრო ეფექტური გამოცდილება ყოველი ახალი დაქირავებით.

  თქვენი ნაბიჯ-ნაბიჯ პროგრამული უზრუნველყოფის განხორციელების გეგმა

  სწორი პროგრამული უზრუნველყოფის არჩევა წარმატების მხოლოდ ნახევარია. მიჰყევით ამ პრაქტიკულ მიდგომას შეუფერხებლად გადასვლის უზრუნველსაყოფად.

  კვირა 1: თქვენი მიმდინარე პროცესის აუდიტი

  ნებისმიერი პროგრამული უზრუნველყოფის დანერგვამდე, დოკუმენტურად ჩაწერეთ თქვენი არსებული ბორტთან დაკავშირებული ნაბიჯები. იდენტიფიცირება ტკივილის წერტილები, დროის ჩაძირვა და შესაბამისობის რისკები. ეს საბაზისო ხაზი დაგეხმარებათ გაზომოთ პროგრამული უზრუნველყოფის გავლენა მოგვიანებით.

  კვირა 2: თქვენი სამუშაო პროცესის კონფიგურაცია

  შექმენით თქვენი იდეალური შეყვანის თანმიმდევრობა პროგრამულ უზრუნველყოფაში. დაიწყეთ შაბლონით, თუ ეს შესაძლებელია, მაგრამ შეცვალეთ იგი თქვენს კონკრეტულ მოთხოვნებზე. მიეცით დავალებები გუნდის შესაბამის წევრებს და დანიშნეთ რეალური ვადები.

  კვირა 3: ტესტი იმიტირებული დაქირავებით

  გაატარეთ მთელი პროცესი ტესტის პროფილით. იდენტიფიცირება ნებისმიერი ხარვეზი ან დაბნეულობა. დარწმუნდით, რომ ყველა ინტეგრაცია სწორად მუშაობს და შეტყობინებები სწორ დროს მიაღწევს შესაბამის ადამიანებს.

  კვირა 4: ავარჯიშეთ თქვენი გუნდი

  არ იფიქროთ, რომ თქვენი გუნდი ავტომატურად გაიგებს ახალ სისტემას. ჩაატარეთ ფოკუსირებული ტრენინგი, სადაც ხაზს უსვამს, თუ როგორ ზოგავს პროგრამული უზრუნველყოფა დროს და ამცირებს შეცდომებს. შექმენით მარტივი დოკუმენტაცია მომავალი მითითებისთვის.

  მიმდინარე: განხილვა და ოპტიმიზაცია

  სისტემის გამოყენებით თქვენი პირველი რამდენიმე რეალური დაქირავების შემდეგ, შეაგროვეთ გამოხმაურება როგორც ახალი თანამშრომლებისგან, ასევე თქვენი შიდა გუნდისგან. გამოიყენეთ პროგრამული უზრუნველყოფის ანალიტიკა გაუმჯობესების სფეროების იდენტიფიცირებისთვის და შესაბამისი კორექტირების შესასრულებლად.

  მომავლის მტკიცებულება საბორტო სტრატეგია

  როგორც დისტანციური მუშაობა სტანდარტული ხდება და თაობის მოლოდინები ვითარდება, ბორტზე გადასვლა გაგრძელდება ტრანსფორმაციას. დღეს თქვენ მიერ არჩეულ პროგრამულ უზრუნველყოფას უნდა შეეძლოს მოერგოს ამ ცვლილებებს სრული რემონტის საჭიროების გარეშე.

  მოწინავე მოაზროვნე მცირე ბიზნესები უკვე იყენებენ AI-ზე მომუშავე ბორტ ასისტენტებს, ვირტუალური რეალობის საოფისე ტურებს და წინასწარმეტყველურ ანალიტიკას ახალი დაქირავების გამოცდილების პერსონალიზებისთვის. მიუხედავად იმისა, რომ ეს მოწინავე ფუნქციები შეიძლება დღეს არ იყოს არსებითი, თქვენს პროგრამულ პლატფორმას უნდა ჰქონდეს განვითარების საგზაო რუკა, რომელიც მიუთითებს ამ ტენდენციების შესახებ ინფორმირებულობის შესახებ.

  ყველაზე წარმატებული მცირე ბიზნესი განიხილავს არა როგორც ადმინისტრაციულ ამოცანას, არამედ როგორც სტრატეგიულ შესაძლებლობას ვალდებულების ჩამოყალიბებისა და პროდუქტიულობის დასაჩქარებლად. სწორი პროგრამული უზრუნველყოფით, რომელიც ახორციელებს მძიმე ტვირთის აწევას, შეგიძლიათ ფოკუსირება მოახდინოთ ყველაზე მნიშვნელოვანზე - გუნდის ახალი წევრების თქვენს კულტურაში ინტეგრირება და მათი გრძელვადიანი წარმატების მოწყობა.

  თქვენი შემდეგი დაქირავება შეიძლება იყოს ყველაზე წარმატებული — თუ თქვენ გაქვთ სისტემა, რათა უზრუნველყოთ, რომ ისინი პირველივე დღიდან დაიწყებენ მუშაობას.

  ხშირად დასმული კითხვები

  როგორ ჯდება თანამშრომლების ჩართვა პროგრამული უზრუნველყოფა, როგორც წესი, მცირე ბიზნესისთვის?

  ფასები მერყეობს უფასო ძირითადი გეგმებიდან დაახლოებით $49/თვეში თითო მომხმარებლისთვის ყოვლისმომცველი ფუნქციებისთვის. Mewayz გთავაზობთ გეგმებს, დაწყებული $19/თვეში, რაც პროფესიონალურ ბორტზე ხელმისაწვდომს გახდის ყველაზე პატარა გუნდებსაც კი.

  შეიძლება თუ არა ინსტალაციის პროგრამული უზრუნველყოფა დისტანციური თანამშრომლების მართვაში?

  დიახ, თანამედროვე საბორტო პლატფორმები აგებულია დისტანციური მუშაობის გათვალისწინებით, ციფრული დოკუმენტის ხელმოწერით, ვირტუალური ტრენინგის მოდულებით და კომუნიკაციის ინსტრუმენტებთან ინტეგრირებით, როგორიცაა Slack და Teams.

  რამდენი დრო სჭირდება საბორტო პროგრამული უზრუნველყოფის დანერგვას?

  Cloud-ზე დაფუძნებული სისტემების უმეტესობის დანერგვა შესაძლებელია 2-4 კვირაში, თავდაპირველი დაყენება კი სულ რამდენიმე დღე სჭირდება. მთავარია სამუშაო ნაკადების მორგება თქვენი კონკრეტული ბიზნეს პროცესების შესატყვისად.

  რა არის ყველაზე მნიშვნელოვანი მახასიათებელი მცირე ბიზნესისთვის შეზღუდული HR პერსონალისთვის?

  ავტომატიზაცია გადამწყვეტია — მოძებნეთ პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც ავტომატურად ანიჭებს დავალებებს, აგზავნის შეხსენებებს და ასრულებს დაყენების პროცესებს ხელით ჩარევის გარეშე, დაზოგავს თქვენს შეზღუდული HR რესურსებს.

  შეგიძლიათ თუ არა ჩართვა პროგრამული უზრუნველყოფის დახმარება მრავალი შტატის ბიზნესისთვის შესაბამისობაში?

  დიახ, მოწინავე პლატფორმები ინარჩუნებენ შესაბამისობის განახლებულ მოთხოვნებს სხვადასხვა შტატებისთვის და ავტომატურად ემსახურება შესაბამის ფორმებსა და პოლიტიკას თანამშრომლის ადგილმდებარეობის მიხედვით.

  გამარტივეთ თქვენი ბიზნესი Mewayz-ით

  Mewayz აერთიანებს 207 ბიზნეს მოდულს ერთ პლატფორმაში — CRM, ინვოისის შედგენა, პროექტის მენეჯმენტი და სხვა. შეუერთდით 138000+ მომხმარებელს, რომლებმაც გაამარტივეს სამუშაო პროცესი.

  დღეს უფასოა