Business Operations

საქმის შესწავლა: როგორ მოახდინა ბერლინის Coworking Space-მა ავტომატიზირებული ჯავშნები და შეამცირა ადმინი 80%-ით Mewayz-ით

აღმოაჩინეთ, თუ როგორ გამოიყენა "KreativRaum Berlin" Mewayz-ის მოდულური ბიზნეს OS ჯავშნების ავტომატიზაციისთვის, ადმინისტრატორის დროის 80%-ით შესამცირებლად და 6 თვეში შემოსავლის 45%-ით გაზრდისთვის. რეალური მონაცემები და შეხედულებები.

2 min read

Mewayz Team

Editorial Team

Business Operations
საქმის შესწავლა: როგორ მოახდინა ბერლინის Coworking Space-მა ავტომატიზირებული ჯავშნები და შეამცირა ადმინი 80%-ით Mewayz-ით
<თავი> შემთხვევის შესწავლა: როგორ მოახდინა ბერლინის Coworking Space-მა ავტომატიზირებული ჯავშნები და შეამცირა ადმინი 80%-ით Mewayz-ით <სტილი> body { font-family: system-ui, -apple-system, sans-serif; ხაზის სიმაღლე: 1,6; ფერი: #1f2937; ფონის ფერი: #f9fafb; ზღვარი: 0; padding: 20px; } .container { max-width: 1000px; ზღვარი: 0 ავტო; ფონი: #fff; padding: 40px; საზღვარი-რადიუსი: 8px; box-shadow: 0 4px 6px rgba(0,0,0,0.05); საზღვარი: 1px მყარი #e5e7eb; } h1 { ფერი: #1f2937; საზღვარი-ქვედა: 2px მყარი #6366f1; padding-bottom: 10px; } h2 { ფერი: #374151; margin-top: 2rem; } h3 { ფერი: #4b5563; } a { ფერი: #6366f1; } ცხრილი { სიგანე: 100%; საზღვარი-ჩამოშლა: კოლაფსი; ზღვარი: 25px 0; საზღვარი: 1px მყარი #e5e7eb; } ე {ფონი: #312e81; ფერი: #fff; padding: 12px 15px; ტექსტის გასწორება: მარცხნივ; } td { padding: 12px 15px; საზღვარი-ქვედა: 1px მყარი #e5e7eb; } tr:nth-child(ლუწ) { background-color: #f9fafb; } .results-box { background: linear-gradient(135deg, #6366f1, #8b5cf6); ფერი: #fff; padding: 30px; საზღვარი-რადიუსი: 8px; ზღვარი: 30px 0; } .results-box h2 { ფერი: #fff; margin-top: 0; } .დროის ხაზი { პოზიცია: ნათესავი; ზღვარი: 40px 0; padding-მარცხნივ: 20px; საზღვარი-მარცხნივ: 3px მყარი #6366f1; } .timeline-item { margin-bottom: 30px; პოზიცია: ნათესავი; } .timeline-item:fore {content: ''; პოზიცია: აბსოლუტური; მარცხენა: -26px; ზედა: 0; სიგანე: 16px; სიმაღლე: 16px; საზღვარი-რადიუსი: 50%; ფონი: #6366f1; } .quote { font-style: italic; საზღვარი-მარცხნივ: 4px მყარი #e5e7eb; padding-მარცხნივ: 20px; ზღვარი: 20px 0; ფერი: #4b5563; } .faq-item { margin-bottom: 20px; } .faq-question { font-weight: bold; ფერი: #1f2937; ზღვარი-ქვედა: 5px; } .cta-box { background: linear-gradient(135deg, #6366f1, #8b5cf6); ფერი: #fff; padding: 40px; ტექსტის გასწორება: ცენტრში; საზღვარი-რადიუსი: 8px; ზღვარი: 40px 0; } .cta-box a { ჩვენება: inline-block; ფონი: #fff; ფერი: #6366f1; padding: 12px 30px; ტექსტი-დეკორაცია: არცერთი; საზღვარი-რადიუსი: 6px; შრიფტის წონა: თამამი; margin-top: 15px; } .source { font-size: 0.85em; ფერი: #6b7280; margin-top: 5px; } <სხეული>

შემთხვევის შესწავლა: როგორ მოახდინა ბერლინის სამუშაო სივრცემ ავტომატიზირებული ჯავშნები და შეამცირა ადმინი 80%-ით

კლიენტი: KreativRaum Berlin
ინდუსტრია: მოქნილი სამუშაო სივრცე და ერთობლივი მუშაობა
მდებარეობა: ბერლინი, გერმანია
პლატფორმა: Mewayz Business OS (208 მოდული)
სწავლის პერიოდი: 6 თვე (2024 წლის იანვარი - ივნისი)

შედეგები ერთი შეხედვით

  • 80% შემცირება ჯავშნებზე და ინვოისზე დახარჯული ადმინისტრაციული დროის
  • 45% ზრდა ყოველთვიური განმეორებადი შემოსავლის
  • 62% ზრდა წევრთა ბაზაში (85-დან 138 წევრამდე)
  • 100% ავტომატური გადახდის შეგროვებისა და შეხსენების სისტემა

ბერლინის მოქნილი სამუშაო სივრცის ბაზარი ერთ-ერთი ყველაზე კონკურენტუნარიანია ევროპაში. ქალაქის ოფიციალურ პორტალზე ჩამოთვლილი 11-ზე მეტი მნიშვნელოვანი coworking სივრცე და მზარდი ტურისტული და ბიზნეს სექტორი, გამორჩევა მოითხოვს ეფექტურობას და წევრთა განსაკუთრებულ გამოცდილებას. [წყარო: visitBerlin.de]

ეს საქმის შესწავლა იკვლევს, თუ როგორ გადააქცია KreativRaum Berlin, 2500 კვ. ფუტი სამუშაო სივრცე მოდურ კრეუცბერგის რაიონში, თავისი ოპერაციები ხელით, დროში ინტენსიური პროცესიდან სრულად ავტომატიზირებულ, მასშტაბირებად ბიზნესად Mewayz-ის მოდულური Business OS-ის გამოყენებით.

გამოწვევა: ხელით პროცესების შეფერხებული ზრდა

დაარსებული 2019 წელს, KreativRaum Berlin ემსახურებოდა ფრილანსერებს, სტარტაპებს და მცირე კრეატიულ სააგენტოებს. 2023 წლის ბოლოს ისინი 85 წევრამდე გაიზარდა, მაგრამ ოპერაციულ კედელს შეეჯახა. დამფუძნებელი, ლენა შმიდტი, უფრო მეტ დროს უთმობდა ცხრილების მართვას და გადახდებს, ვიდრე საზოგადოების ხელშეწყობას.

ტკივილის ძირითადი წერტილები:

  • მექანიკური დაჯავშნის სისტემა: წევრებმა დაჯავშნეს შეხვედრების ოთახები და მერხები გაზიარებული Google Sheet-ის მეშვეობით, რაც იწვევს ორმაგ დაჯავშნას და კონფლიქტებს.
  • დროინდელი ინვოისის შედგენა: წევრობების, შეხვედრების დარბაზების ჯავშნისა და ღონისძიებების ადგილის დაქირავებისთვის ინვოისების შექმნა და გაგზავნა იყო ხელით, მრავალსაათიანი ყოველკვირეული დავალება.
  • გადახდების არაეფექტური თვალყურის დევნება: დაგვიანებული გადახდების თვალყურის დევნება ელ.ფოსტისა და სატელეფონო ზარების საშუალებით კვირაში დაახლოებით 5-7 საათს მოიხმარდა.
  • ინტეგრირებული სისტემა არ არის: წევრების მონაცემები განთავსებულია ცხრილებში, ფინანსური მონაცემები ცალკე სააღრიცხვო პროგრამაში და წვდომის კონტროლი იმართებოდა ხელით. არ არსებობდა სიმართლის ერთი წყარო.

"ჩვენ წარმატებით შევქმენით ძლიერი საზოგადოება, მაგრამ უკანა ნაწილი კოშმარი იყო", - იხსენებს ლენა შმიდტი. "კვირაში 20-25 საათს ვხარჯავდი მხოლოდ ადმინისტრაციულ ამოცანებზე. ეს იყო დრო, რომელიც უნდა დამეხარჯა საზოგადოების ღონისძიებებზე, წევრების მხარდაჭერასა და სტრატეგიულ ზრდაზე. ჩვენი წმინდა პრომოტერის ქულა (NPS) ზარალდებოდა დაჯავშნის შეცდომებისა და ნელი რეაგირების დროის გამო."

ეს გამოწვევა არ არის უნიკალური. მოსალოდნელია, რომ მოქნილი სამუშაო სივრცის ინდუსტრია მნიშვნელოვნად გაიზრდება, მაგრამ საოპერაციო ეფექტურობა არის მთავარი დიფერენციატორი. [წყარო: Gitnux.org ბაზრის მონაცემების ანგარიში]

გამოსავალი: მოდულური ბიზნეს OS-ის დანერგვა

2024 წლის იანვარში KreativRaum-მა დაიწყო გამოსავლის ძებნა. მათ სჭირდებოდათ პლატფორმა, რომელსაც შეეძლო დაჯავშნა, ინვოისის შედგენა, წევრების მართვა და გადახდები ერთ ადგილას. რამდენიმე ვარიანტის შეფასების შემდეგ, მათ აირჩიეს Mewayz მოდულარობის, ხელმისაწვდომობის ($19/თვეში საწყისი გეგმა) და უფასო სამუდამოდ დაწყების შესაძლებლობისთვის.

Mewayz მოდულები განხორციელებული:

  • ჯავშნისა და დაჯავშნის მოდული: მერხებისთვის, შეხვედრების ოთახებისთვის და ღონისძიებებისთვის.
  • CRM და წევრების მართვის მოდული: ცენტრალიზებული მონაცემთა ბაზა ყველა წევრის ინფორმაციისა და ურთიერთქმედებისთვის.
  • ინვოისის შედგენა და გადახდების მოდული: ავტომატური ინვოისის გენერირება, გადახდის თვალყურის დევნება და დაგვიანებული გადახდის შეხსენებები.
  • ანგარიშების და ანალიტიკის საინფორმაციო დაფა: რეალურ დროში დასაქმების, შემოსავლისა და წევრების ჩართულობის შესახებ ინფორმაციის მისაღებად.

დანერგვა ეტაპობრივად განხორციელდა ორი კვირის განმავლობაში მინიმალური შეფერხებით. Mewayz-ის ინტუიციური ინტერფეისი ნიშნავდა, რომ წევრის ჩართვა ახალ სისტემაში გლუვი იყო და მხოლოდ მოკლე სასწავლო ელფოსტას მოითხოვდა.

"მოდულარული მიდგომა იყო სრულყოფილი", - ამბობს შმიდტი. "ჩვენ არ დაგვჭირდა მასიური, აბსოლუტური სისტემა. ჩვენ უბრალოდ გავააქტიურეთ საჭირო მოდულები - დაჯავშნა, CRM და ინვოისის შედგენა - და ის შეუფერხებლად იყო ინტეგრირებული. ჩვენ არ გვჭირდებოდა მთელი ჩვენი სამუშაო პროცესის შეცვლა; Mewayz მორგებულია ჩვენთან."

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →

წინა და შემდეგ: რაოდენობრივი შედარება

Mewayz-ის განხორციელების გავლენა მყისიერი და რაოდენობრივი იყო. ქვემოთ მოცემული ცხრილი ადარებს ძირითად საოპერაციო მეტრიკას დანერგვამდე ერთი თვით ადრე (2023 წლის დეკემბერი) და ექვსი თვის შემდეგ (2024 წლის ივნისი).

<მაგიდა> <თავი> მეტრული Mewayz-მდე (2023 წლის დეკემბერი) Mewayz-ის შემდეგ (2024 წლის ივნისი) შეცვლა ადმინისტრატორის ყოველკვირეული საათები (დაჯავშნა და ინვოისის შედგენა) 22 საათი 4,5 საათი -80% თვიური განმეორებადი შემოსავალი (MRR) 4250 ევრო 6163 ევრო +45% აქტიური წევრები 85 138 +62% შეხვედრის ოთახის გამოყენების მაჩვენებელი 48% 72% +50% გადახდების შეგროვების დრო (საშუალო) 12 დღე 2 დღე (ავტომატური) -83% კონფლიქტის შემთხვევების დაჯავშნა (თვეში) 7 0 -100%

ტრანსფორმაციის ვადები

კვირა 1: აღმოჩენა და დაყენება

KreativRaum-მა დაიწყო Mewayz-ის უფასო საცდელი ვერსია. მათ მოახდინეს დაჯავშნისა და წევრების მართვის მოდულების კონფიგურაცია, ატვირთეს მათი არსებული წევრების სია. დაყენება დასრულდა 3 დღეში.

კვირა 2: წევრების ჩართვა და Go-Live

ყველა წევრს გაეგზავნა განცხადება დაჯავშნის ახალი სისტემის დანერგვის შესახებ. გადასვლა შეუფერხებლად წარიმართა, ძველი Google Sheet გამოვიდა ერთკვირიანი პარალელური მუშაობის შემდეგ.

თვე 1: ინვოისის შედგენის ავტომატიზაცია

ინვოისირებისა და გადახდების მოდული გააქტიურდა. ყველა წევრი გადავიდა ავტომატიზებულ ყოველთვიურ ბილინგიზე, რამაც მყისიერად დაზოგა ლენას 15 საათზე მეტი სამუშაო მხოლოდ პირველ თვეში.

თვეები 2-3: მონაცემთა ოპტიმიზაცია

Analytics საინფორმაციო დაფის გამოყენებით, KreativRaum-მა დაადგინა პიკის გამოყენების დრო და არასაკმარისად გამოყენებული რესურსები. მათ გამოუშვეს "Flexi-Desk" საშვი შემთხვევითი მომხმარებლებისთვის, რამაც სწრაფად მოიზიდა 15 ახალი წევრი.

თვეები 4-6: მდგრადი ზრდა

ადმინისტრაციული ტვირთის აღმოფხვრის გამო, ლენამ ყურადღება გაამახვილა მარკეტინგისა და საზოგადოების ზრდაზე. გაიზარდა წევრების მიმართვები და სივრცემ მიაღწია 95%-იან მოცულობას, რამაც გამოიწვია MRR-ის 45%-იანი ზრდა.

თავისი სიტყვებით: ციტატა დამფუძნებლისგან

"Mewayz-მა დრო არ დაგვიზოგა, მან ფუნდამენტურად შეცვალა ჩვენი ბიზნეს მოდელი. ადრე ჩვენ ვიყავით ადმინისტრატორები. ახლა ჩვენ საზოგადოების შემქმნელები ვართ. ამქვეყნიური ამოცანების ავტომატიზაციამ გაათავისუფლა ჩემი ადმინისტრაციული დროის 80%-ზე მეტი, რომელიც მე გადავიტანე ვორქშოფების ჰოსტინგზე, ქსელურ ღონისძიებებზე და ჩვენი წევრებისთვის უკეთესი მხარდაჭერა. მომსახურების ინდუსტრიაში, განსაკუთრებით coworking-ში, ოპერაციული ეფექტურობის ეს დონე აღარ არის ფუფუნება — კონკურენციის აუცილებლობაა."

— ლენა შმიდტი, დამფუძნებელი და აღმასრულებელი დირექტორი, KreativRaum Berlin

დასკვნა: ეფექტურობა, როგორც კონკურენტული უპირატესობა

KreativRaum Berlin-ის ისტორია არის მძლავრი მაგალითი იმისა, თუ როგორ შეუძლია სწორი ტექნოლოგიით მიღწეულ საოპერაციო ეფექტურობას, პირდაპირ განავითაროს ზრდა და მომგებიანობა. ბერლინის მსგავს კონკურენტულ ბაზარზე, სადაც coworking არის ქალაქის ეკონომიკური სტრუქტურის მთავარი ნაწილი [წყარო: Berlin.de], Mewayz-ის მსგავსი ინსტრუმენტების გამოყენება მნიშვნელოვან უპირატესობას იძლევა.

ადმინისტრატორის დროის 80%-ით შემცირებამ დამფუძნებელს საშუალება მისცა ფოკუსირება მოეხდინა მაღალი ღირებულების აქტივობებზე, ავტომატიზებულმა სისტემებმა გააუმჯობესა წევრების კმაყოფილება და მონაცემთა ბაზაზე დაფუძნებულმა შეხედულებებმა გახსნა შემოსავლების ახალი ნაკადები. 94% მთლიანი ზღვრებით და ორგანული ზრდის წყალობით მომხმარებელთა შეძენის ღირებულებით 0$, Mewayz აღმოჩნდა იდეალური პარტნიორი ჩატვირთვის, ზრდაზე ორიენტირებული ბიზნესისთვის.

მზად ხართ თქვენი ბიზნესის ოპერაციების ავტომატიზაციისთვის?

შეუერთდით 138,000+ მომხმარებელს, რომლებიც იყენებენ Mewayz-ს დროის დაზოგვისა და ბიზნესის განვითარებისთვის. დაიწყეთ უფასო Forever გეგმით — საკრედიტო ბარათი არ არის საჭირო.

დაიწყეთ უფასო საცდელი ვერსია app.mewayz.com-ზე

ხშირად დასმული კითხვები (FAQ)

რამდენი დრო დასჭირდა ინვესტიციის დაბრუნების (ROI) ნახვას Mewayz-ის დანერგვის შემდეგ?
KreativRaum-მა ნახა დაუყოვნებელი ROI პირველი თვის განმავლობაში. მხოლოდ ადმინისტრაციულ ამოცანებზე დროის დაზოგვამ (15 საათზე მეტი 1 თვეში) გაამართლა ღირებულება. გაუმჯობესებული ეფექტურობისა და ახალი წევრების შეძენის შედეგად მიღებული შემოსავლის ზრდა ნიშნავს, რომ პლატფორმა ბევრჯერ გადაიხადა თავისთვის პირველ კვარტალში.
ძნელი იყო წევრების დაჯავშნის ახალი სისტემის დანერგვა?
სულაც არა. Mewayz ინტერფეისი არის მოსახერხებელი და ინტუიციური. ჩვენ ნათლად მივაწოდეთ ცვლილება ჩვენს წევრებს, ხაზს ვუსვამთ უპირატესობებს, როგორიცაა 24/7 ჯავშნის წვდომა და აღარ არის ორმაგი დაჯავშნის პრობლემა. გადასვლა შეუფერხებლად მიმდინარეობდა და წევრების გამოხმაურება აბსოლუტური დადებითი იყო.
გჭირდათ რაიმე ტექნიკური ექსპერტიზა Mewayz-ის დასაყენებლად?
საჭირო იყო ნულოვანი ტექნიკური ექსპერტიზა. კონფიგურაცია განკუთვნილია ბიზნესის მფლობელებისთვის და არა IT პროფესიონალებისთვის. ჩვენ უბრალოდ გავააქტიურეთ საჭირო მოდულები (დაჯავშნა, CRM, ინვოისი) და დავაკონფიგურირეთ ისინი მარტივი პარამეტრების გამოყენებით. Mewayz-ის მხარდაჭერის დოკუმენტაცია ასევე ძალიან სასარგებლო იყო.
როგორ მუშაობს ფასი? მნიშვნელოვნად გაიზარდა თუ არა ღირებულება, როდესაც დაამატეთ მეტი წევრი?
Mewayz გთავაზობთ გამჭვირვალე, მასშტაბირებად ფასებს. დავიწყეთ 19$/თვეული გეგმით. 100 წევრს გადავაჭარბეთ, ჩვენ გადავედით 49$/თვეულ გეგმაზე, რათა მივიღოთ გაფართოებული ანალიტიკა. ღირებულება უმნიშვნელო იყო მის მიერ ჩართულ დამატებით შემოსავალთან და დროის დაზოგვასთან შედარებით.
შეუძლია თუ არა Mewayz-ს ინტეგრირება სხვა ინსტრუმენტებთან, რომლებსაც ვიყენებთ, როგორიცაა Slack კომუნიკაციისთვის ან QuickBooks აღრიცხვისთვის?
დიახ, Mewayz აგებულია ინტეგრაციის გათვალისწინებით. მიუხედავად იმისა, რომ KreativRaum ძირითადად იყენებდა მშობლიურ მოდულებს, პლატფორმა გთავაზობთ API წვდომას და წინასწარ ჩაშენებულ ინტეგრაციას პოპულარული ხელსაწყოებისთვის, როგორიცაა Slack, QuickBooks და Zapier, რაც საშუალებას გაძლევთ შექმნათ სრულად დაკავშირებული ტექნიკური დასტა.