Փոքր բիզնեսի համար աշխատողների ներբեռնման ծրագրակազմի վերջնական ուղեցույց

Ծրագիրը գնահատելիս առաջնահերթություն տվեք լուծումներին, որոնք ունեն ամուր API կամ նախապես կառուցված ինտեգրումներ այն գործիքների համար, որոնք դուք արդեն օգտագործում եք: Սա ապացուցում է ձեր ներդրումները, երբ ձեր բիզնեսն աճում է:

Համապատասխանության և անվտանգության ստուգաթերթը, որը դուք չեք կարող բաց թողնել

Փոքր ձեռնարկությունները նույնքան պատասխանատվություն են կրում համապատասխանության համար, որքան խոշոր կորպորացիաները: Ներկառուցված համապատասխանության հատկանիշներով ներկառուցված ծրագրակազմը ռիսկի նվազեցման գործիք է:

• I-9 և E-Verify Համապատասխանությունը. Ծրագրաշարը պետք է առաջնորդի ձեզ I-9 գործընթացի ընթացքում, հետևի վերջնաժամկետներին և ապահով պահի փաստաթղթերը պահպանման պահանջվող ժամանակահատվածի համար:
• Հարկային ձևի համապատասխանություն. Այն պետք է տրամադրի W-4-ի և պետության հատուկ պահումների արդի ձևերը:
• Տվյալների անվտանգություն. Փնտրեք SOC 2 Type II սերտիֆիկացում, տվյալների գաղտնագրում տարանցման և հանգստի ժամանակ, և դերի վրա հիմնված մուտքի վերահսկում` ապահովելու համար աշխատողների զգայուն տեղեկատվության պաշտպանությունը:
• Աուդիտի ուղիներ. Համակարգում կատարված յուրաքանչյուր գործողության ամբողջական մատյանը ապահովում է թափանցիկություն և անգնահատելի է աուդիտի ընթացքում:

Համապատասխանությունը չկատարելը կարող է հանգեցնել լուրջ տուգանքների: Ճիշտ ծրագրակազմը գործում է որպես ձեր առաջին պաշտպանության գիծը:

Օգտատիրոջ փորձի գնահատում. նոր վարձու աշխատողների և ձեր թիմի համար

Ծրագրաշարի միջերեսը պետք է ինտուիտիվ լինի երկու հիմնական լսարանի համար՝ ադմինիստրատորները (ձեր HR մենեջերը կամ սեփականատերը) և նոր աշխատակիցները: Խղճուկ, շփոթեցնող հարթակը կխաթարի իր սեփական նպատակը:

Նոր աշխատանքի ընդունվելու դեպքում փորձը պետք է լինի ողջունելի և ժամանակակից: Նրանք պետք է կարողանան լրացնել փաստաթղթերը ցանկացած սարքի վրա, հեշտությամբ վերբեռնել փաստաթղթեր և հստակ պատկերացում ունենան իրենց մուտքի ժամանակացույցի մասին: Շարժական սարքերի համար հարմար դիզայնը կարևոր է: Ձեր թիմի համար ադմինիստրատորի վահանակը պետք է հստակ պատկերացում կազմի բոլոր նոր աշխատանքի ընդունվածների, դրանց առաջընթացի և սպասվող խնդիրների մասին: Փնտրեք ծրագրակազմ, որն առաջարկում է մաքուր, անխռով ինտերֆեյս՝ առանց ուսուցման կտրուկ կորի: Շատ պրովայդերներ առաջարկում են անվճար փորձարկումներ. օգտվեք այս հնարավորությունից, որպեսզի թիմի անդամը փորձարկի հարթակը նախքան կատարելը:

«Վատ վարձակալության արժեքը կարող է հասնել աշխատողի առաջին տարվա վաստակի մինչև 30%-ին: Ներդրումներ կատարելը համակարգված աշխատանքի գործընթացում ամենաարդյունավետ միջոցներից մեկն է՝ ապահովելու նոր վարձու աշխատողները դառնալու արդյունավետ, երկարաժամկետ ակտիվներ»:

Գործնական 5-քայլ ուղեցույց ձեր նոր ծրագրաշարի ներդրման համար

Ծրագրաշարի ընտրությունը գործի միայն կեսն է: Սահուն իրականացումը չափազանց կարևոր է ընդունման և հաջողության համար:

1. Քարտեզագրեք ձեր ընթացիկ գործընթացը. Նախքան որևէ բան կարգավորելը, փաստաթղթավորեք ձեր գործող ներբեռնման գործընթացի յուրաքանչյուր քայլը: Բացահայտեք ցավի կետերը և խոչընդոտները: Սա ձեզ ցույց կտա, թե կոնկրետ ինչ է ձեզ անհրաժեշտ ծրագրաշարը ավտոմատացնելու կամ բարելավելու համար:
2. Կազմաձևեք, պարզապես մի հարմարեցրեք. Ստեղծեք ձեր թվային ստուգաթերթերը, վերբեռնեք ձեր ստանդարտ փաստաթղթերը (ինչպես աշխատողների ձեռնարկները) և ստեղծեք ձևանմուշներ առաջարկի նամակների համար: Սկզբում օգտագործեք ծրագրաշարի լռելյայն աշխատանքային հոսքերը. դրանք հաճախ հիմնված են լավագույն փորձի վրա:
3. Գործարկել փորձնական ծրագիր. Մի տարածեք այն միանգամից բոլորի համար: Ընտրեք մեկ վարձակալության մենեջեր և մեկ նոր աշխատանքի՝ օդաչուի համար: Հավաքեք կարծիքներ այն մասին, թե ինչն է լավ աշխատել և ինչը կարող է ավելի հարթ լինել:
4. Մարզեք ձեր թիմին. Կազմակերպեք կարճ վերապատրաստման դասընթաց բոլորի համար, ովքեր ներգրավված են ներբեռնման մեջ: Ցույց տվեք նրանց, թե ինչպես մուտք գործել կառավարման վահանակ, հանձնարարել առաջադրանքներ և հետևել առաջընթացին:
5. Ապրել և կատարելագործել. Գործարկեք ծրագրակազմը բոլոր նոր վարձու աշխատողների համար: Պլանավորեք գրանցում 30 օր հետո՝ վերանայելու չափանիշները, ինչպիսիք են՝ արտադրողականության ժամանակը և օգտատերերի կարծիքը, և անհրաժեշտության դեպքում ճշգրտումներ կատարեք:

ROI-ի չափում. Ինչպես ապացուցել ձեր ներդրումների արժեքը

Փոքր բիզնեսի համար յուրաքանչյուր դոլարը կարևոր է: Դուք պետք է իմանաք, որ ձեր ծրագրաշարը վճարում է իր համար: Հետևեք այս հիմնական ցուցանիշներին նախքան և դրանից հետո՝

Արդյունավետության ժամանակ. Քանի՞ օր է տևում նոր աշխատակցին, որպեսզի ավարտի իր աշխատանքային առաջադրանքները և սկսի զգալի ներդրում ունենալ նախագծերում: Լավ համակարգը պետք է զգալիորեն կրճատի այս ժամանակը:
Ադմինիստրատիվ խնայված ժամանակը. Հաշվեք այն ժամերը, որոնք ձեր թիմը ներկայումս ծախսում է ձեռքով ներբեռնման առաջադրանքների վրա: Եթե դուք խնայում եք 5 ժամ մեկ նոր աշխատանքի համար և տարեկան 10 մարդ վարձում եք միջինը $25/ժամ վարչական ծախսերով, դա կազմում է $1,250 տարեկան ուղղակի խնայողություն:
Վարձակալության նոր պահպանում. Վերահսկեք ձեր 90-օրյա և մեկ տարվա պահպանման դրույքաչափերը: Ներգրավման արդյունավետ գործընթացը պետք է հանգեցնի վաղ շրջանառության նկատելի նվազմանը:

Ներգրավման ապագան ինտեգրված է և խելացի

Ներքին ծրագրաշարի հաջորդ էվոլյուցիան դուրս է գալիս առաջադրանքների պարզ կառավարումից: Մենք տեսնում ենք հարթակների աճ, որոնք խորապես ինտեգրված են ավելի լայն բիզնես օպերացիոն համակարգում: Պատկերացրեք մի մոդուլ, որը վարձույթն ավարտվելուն պես ավտոմատ կերպով ստեղծում է իր պրոֆիլը ընկերության գրացուցակում, դրանք վերագրում է նախագծերի կառավարման մոդուլի նախագծերին և նախապես համալրում է նրանց նպատակները կատարողականի վերանայման համակարգում: Այս ամբողջական մոտեցումը վերացնում է տվյալների սիլոսները և ստեղծում է իրապես անխափան աշխատողների փորձ առաջին իսկ օրվանից: Փոքր բիզնեսների համար Mewayz-ի նման հարթակ ընտրելը, որն առաջարկում է ներբեռնում որպես փոխկապակցված գործիքների փաթեթի մաս, ամենախելացի երկարաժամկետ ռազմավարությունն է: Այն ապահովում է, որ երբ դուք աճում եք, ձեր համակարգերն աճում են ձեզ հետ՝ խուսափելով ծախսատար և խանգարող հարթակի փոփոխություններից:

Հաջորդ քայլի կատարում

Աշխատակցի համապատասխան ծրագրային ապահովման ընտրությունը որոշիչ քայլ է ավելի արդյունավետ, համապատասխանող և գրավիչ աշխատավայր կառուցելու համար: Այն նոր աշխատողներին ազդանշան է տալիս, որ ձեր ընկերությունը ժամանակակից է, կազմակերպված և ներդրված նրանց հաջողության մեջ: Կենտրոնանալով հիմնական հատկանիշների, ինտեգրման, համապատասխանության և օգտագործողի փորձի վրա՝ դուք կարող եք գտնել լուծում, որը ոչ միայն կհեշտացնի վարչարարությունը, այլև կդառնա մրցակցային առավելություն՝ լավագույն տաղանդներին ներգրավելու և պահպանելու համար: Նպատակը առաջին հիանալի տպավորություն թողնելն է, որը տևում է:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Որքա՞ն է սովորաբար արժենում աշխատողների ներբեռնման ծրագիրը փոքր բիզնեսի համար:

Ծախսերը շատ տարբեր են, սակայն SaaS-ի շատ հարթակներ առաջարկում են մակարդակի գներ: Ակնկալեք անվճար պլաններ շատ փոքր թիմերի համար (1-10 աշխատակից)՝ հիմնական հատկանիշներով, մինչդեռ փոքր բիզնեսի համար կայուն վճարովի պլանները սովորաբար տատանվում են ամսական $5-ից մինչև $15 յուրաքանչյուր աշխատակցի համար:

Կարո՞ղ է ներբեռնման ծրագրակազմն օգնել հեռավոր աշխատողներին:

Բացարձակապես: Թվային միացումն իդեալական է հեռավոր թիմերի համար: Այն թույլ է տալիս փաստաթղթերը, ուսումնական նյութերը և առաջադրանքները էլեկտրոնային եղանակով առաքել՝ աշխատակիցների համար ապահովելով կայուն փորձ՝ անկախ գտնվելու վայրից:

Ո՞րն է ամենամեծ սխալը, որ թույլ են տալիս փոքր ձեռնարկությունները՝ ներբեռնման ծրագրակազմ ընտրելիս:

Ամենատարածված սխալը ինքնուրույն գործիք ընտրելն է, որը չի ինտեգրվում նրանց առկա աշխատավարձի, հաղորդակցության կամ նախագծերի կառավարման ծրագրակազմին: Սա ստեղծում է տվյալների սիլոսներ և լրացուցիչ ձեռքի աշխատանք՝ խաթարելով արդյունավետության բարձրացումը:

Որքա՞ն ժամանակ է պահանջվում ներբեռնման ծրագրաշարի ներդրման համար:

Իրականացումը կարող է լինել զարմանալիորեն արագ: Ամպային վրա հիմնված լուծումներով դուք հաճախ կարող եք մի քանի օրվա ընթացքում հիմնական համակարգը գործարկել և գործարկել: Անհատականացված ստուգաթերթերի և ինտեգրումների ամբողջական թողարկումը կարող է տևել 2-4 շաբաթ:

Արդյո՞ք միացման ծրագիրը բավականաչափ ապահով է աշխատակիցների զգայուն տվյալների համար:

Հեղինակավոր մատակարարները առաջնահերթություն են տալիս անվտանգությանը: Փնտրեք այնպիսի գործառույթներ, ինչպիսիք են տվյալների գաղտնագրումը, անվտանգ ամպային պահեստավորումը, համապատասխանությունը ստանդարտներին, ինչպիսիք են SOC 2-ը և դերի վրա հիմնված մուտքի վերահսկումը՝ համոզվելու համար, որ միայն լիազորված անձնակազմը կարող է դիտել զգայուն տեղեկատվությունը: