Spreadsheet Escape. Ինչպես են ընդլայնող ընկերությունները անցնում մոդուլային ծրագրակազմի

Խզման կետ. Երբ ձեր աղյուսակը սկսում է ձեզ գումար ծախսել

Այն սովորաբար սկսվում է պարզ գույքագրման ցանկից կամ վաճառքի հետագծով: Բայց քանի որ ձեր թիմը 5-ից դառնում է 50 աշխատող, այդ համեստ աղյուսակը դառնում է հրեշ: Տարբերակների կոնֆլիկտներ, կոտրված բանաձևեր, ձեռքով տվյալների մուտքագրման սխալներ. սրանք պարզապես անհանգստություն չեն. դրանք շահույթի արտահոսք են: Համաձայն վերջին հարցումների՝ 20+ աշխատող ունեցող ձեռնարկությունները շաբաթական միջինը 15 ժամ վատնում են աղյուսակների հետ կապված անարդյունավետության վրա: Դա գրեթե երկու լրիվ աշխատանքային օր է, որը կորցրել է պատճենահանման և սխալների ստուգման պատճառով: Աճող ընկերությունները հասնում են այս բեկումնային կետին ավելի վաղ, քան երբևէ, և նրանք կատարում են ռազմավարական առանցք. աղյուսակները փոխարինում են մոդուլային ծրագրաշարով, որը մասշտաբային է դրանցով:

Մոդուլային բիզնես օպերացիոն համակարգերը, ինչպիսին Mewayz-ն է, առաջարկում են այլ մոտեցում: Մեկ զանգվածային, փխրուն աղյուսակի փոխարեն դուք ստանում եք փոխկապակցված մոդուլներ՝ CRM, հաշիվ-ապրանքագրեր, HR, վերլուծություններ, որոնք անխափան խոսում են միմյանց հետ: Պատկերացրեք, որ հաճախորդի կոնտակտային տվյալները մեկ անգամ թարմացնեք և դրանք ավտոմատ կերպով արտացոլվեն ձեր հաշիվ-ապրանքագրերի, նախագծերի կառավարման և աջակցության համակարգերում: Սա պարզապես հարմարավետություն չէ. դա մասշտաբային աճի հիմքն է: Քանի որ 138,000 օգտատերեր արդեն իսկ անցում են կատարել ամբողջ աշխարհում, աղյուսակներից դեպի մոդուլային հարթակներ տեղափոխումը դառնում է նոր բիզնեսի բնականոն:

Աղյուսակների կախվածության իրական արժեքը

Բիզնեսի սեփականատերերից շատերը կտրուկ թերագնահատում են, թե իրականում ինչ արժե իրենց աղյուսակներից կախվածությունը: Գինը միայն Excel-ի կամ Google Sheets-ի ամսական բաժանորդավճարը չէ. դա ձեռքով գործընթացների կուտակային ազդեցությունն է ձեր ամբողջ կազմակերպության վրա: Երբ ձեր վաճառքի թիմը շաբաթական ժամեր է ծախսում հաճախորդի հետագծերի ձեռքով թարմացնելու վրա, դա եկամուտ ստեղծող ժամանակ է կորցնում: Երբ ձեր ֆինանսական բաժինը համադրում է թվերը երեք տարբեր աղյուսակների տարբերակների հետ, դա ռիսկ է, որը մտցվում է ձեր ֆինանսական հաշվետվությունների մեջ:

Հաշվի առեք, որ ապարատային ընկերությունը, որը հայտնաբերել է իր վաճառքի կանխատեսման աղյուսակը, թաքնված սխալ է ունեցել միջնորդավճարի հաշվարկման բանաձևում: Սխալը վեց ամիս չբացահայտվեց, ինչի արդյունքում վաճառքի թիմին 28000 դոլար գերավճարներ ստացվեցին: Կամ մարքեթինգային գործակալությունը, որտեղ երեք աշխատակիցներ աշխատել են ծրագրի ժամանակացույցի տարբեր տարբերակներից՝ առաջացնելով բաց թողնված ժամկետներ և հաճախորդի հիասթափություն: Սրանք եզրային դեպքեր չեն. դրանք կանխատեսելի արդյունքներ են՝ հիմնվելով անհատական վերլուծության, այլ ոչ թե թիմային համագործակցության համար նախատեսված համակարգերի վրա:

Թաքնված աղյուսակի ծախսեր

• Ժամանակի վատնում. Աշխատակիցները շաբաթական 5-10 ժամ են ծախսում տվյալների ձեռքով մուտքագրման և հաշտեցման վրա
• Սխալի ուղղում. Աղյուսակային սխալների ուղղումը ծախսում է գերատեսչական բյուջեի 3-7%-ը
• Անվտանգության ռիսկեր. Տվյալների խախտումների 47%-ը կապված է անտեղի կամ ոչ պատշաճ կերպով համօգտագործվող աղյուսակների հետ
• Հնարավորության արժեքը. Թիմերը կենտրոնացած են նորարարության փոխարեն պահպանման վրա

Ինչով է տարբերվում մոդուլային ծրագրաշարը

Մոդուլային ծրագրակազմը պարզապես ձեր աղյուսակի ավելի գեղեցիկ տարբերակ չէ: Սա սկզբունքորեն տարբեր մոտեցում է բիզնեսի գործունեությանը: Այնտեղ, որտեղ աղյուսակները ստիպում են ձեզ ամեն ինչ կառուցել զրոյից, մոդուլային հարթակները ապահովում են նախապես կառուցված բաղադրիչներ, որոնք միասին աշխատում են առանց տուփի: Mewayz-ի 208 մոդուլներն ընդգրկում են ամեն ինչ՝ սկսած CRM-ից և հաշիվ-ապրանքագրերից մինչև նավատորմի կառավարում և HR. յուրաքանչյուրը նախատեսված է մյուսների հետ անխափան ինտեգրվելու համար:

Հիմնական առավելությունը մասնագիտացումն է: Ձեր հաշվապահական թիմը ստանում է գործիքներ, որոնք հատուկ նախագծված են ֆինանսական հոսքերի համար, այլ ոչ թե բջիջների ցանց, որը նրանք պետք է ձեռքով ձևաչափեն: Ձեր վաճառքի թիմը ստանում է CRM, որն ավտոմատ կերպով հետևում է փոխազդեցություններին և խողովակաշարերին, այլ ոչ թե ընդհանուր թերթիկ, որտեղ գործարքները կորչում են հնացած տողերում: Այս մասնագիտացված մոտեցումը նշանակում է, որ աշխատակիցները ավելի քիչ ժամանակ են ծախսում գործիքի հետ կռվելու վրա և ավելի շատ ժամանակ են ծախսում իրենց իրական աշխատանքը կատարելու համար: Բացի այդ, յուրաքանչյուր մոդուլի համար 4,99 դոլարով API հասանելիությամբ, ձեռնարկությունները կարող են միացնել իրենց գոյություն ունեցող գործիքները, այլ ոչ թե վերակառուցել ամեն ինչ:

Իրական բիզնեսները կատարում են անջատիչ

Թվային գործակալությունը 35 աշխատակիցներով վերջերս անցավ այն, ինչ նրանք անվանում էին «աղյուսակների դժոխք» դեպի Mewayz-ի մոդուլային հարթակ: Նրանց ծրագրի կառավարումը ներառում էր յոթ փոխկապակցված աղյուսակներ՝ վերջնաժամկետներին, ռեսուրսներին, բյուջեներին և հաճախորդների հաղորդակցությանը հետևելու համար: Ծրագրի կառավարման, ժամանակի հետագծման և հաշիվ-ապրանքագրի հատուկ մոդուլների անցումը նվազեցրեց ծրագրի կառավարման ժամանակը 70%-ով և ամբողջությամբ վերացրեց պլանավորման հակասությունները:

Միևնույն ժամանակ, էլեկտրոնային առևտրի աճող բիզնեսը փոխարինեց իրենց գույքագրման և պատվերի հետևման աղյուսակները Mewayz-ի ինտեգրված մոդուլներով: Արդյունքը. Պատվերների կատարման ժամանակը նվազել է 48 ժամից մինչև միջինը 6 ժամ, իսկ պահեստավորման դեպքերը նվազել են 85%-ով՝ իրական ժամանակում գույքագրման թարմացումների շնորհիվ: Սրանք սահմանային բարելավումներ չեն. դրանք փոխակերպիչ փոփոխություններ են, որոնք ուղղակիորեն ազդում են հաճախորդների բավարարվածության և վերջնական արդյունքների վրա:

«Մենք չգիտեինք, թե որքան մտավոր էներգիա ենք ծախսում աղյուսակների պահպանման վրա, քանի դեռ չենք փոխել: Մեր թիմն այժմ կենտրոնացած է ռազմավարության վրա՝ տվյալների մուտքագրման փոխարեն»: – Սառա Չեն, մանրածախ ցանցի գլխավոր տնօրեն, որը տեղափոխվեց մոդուլային ծրագրակազմ

Քայլ առ քայլ միգրացիայի ծրագիր

Անցումը աղյուսակներից դեպի մոդուլային ծրագրակազմ չի կատարվում մեկ օրում, սակայն կառուցվածքային մոտեցման դեպքում ձեռնարկությունները կարող են նվազագույնի հասցնել խափանումները և առավելագույնի հասցնել ընդունումը: Հիմնական բանը միգրացիայի փուլային փուլն է, այլ ոչ թե մեծ պայթյունի անցումը:

1. Աուդիտ կատարեք ձեր աղյուսակները. Փաստագրեք ձեր բիզնեսում օգտագործվող յուրաքանչյուր աղյուսակ, ով է այն օգտագործում և ինչ նպատակի է ծառայում: Բացահայտեք ամենացավոտ կետերը:
2. Առաջնահերթությունը ըստ ազդեցության. Սկսեք աղյուսակներից, որոնք առաջացնում են ամենամեծ խոչընդոտները կամ սխալները: Հաճախ վաճառքի CRM-ները և ֆինանսական հետագծերը ապահովում են ամենաարագ ROI-ն:
3. Ընտրեք ձեր առաջին մոդուլը. Ընտրեք մեկ Mewayz մոդուլ, որը վերաբերում է ձեր ամենաառաջնահերթ ցավի կետին: Ազատ մակարդակը թույլ է տալիս առանց ռիսկի փորձեր:
4. Գործարկել զուգահեռ համակարգեր. Գործարկեք և՛ աղյուսակը, և՛ նոր մոդուլը միաժամանակ 2-4 շաբաթ՝ ապահովելու տվյալների ճշգրտությունը և աշխատանքային հոսքի համատեղելիությունը:
5. Գնացք և անցում․ Տրամադրեք հատուկ ուսուցում նոր համակարգի վերաբերյալ մինչև աղյուսակի մայրամուտը: Հանձնարարեք ներքին չեմպիոնների որդեգրումը խթանելու համար:
6. Աստիճանաբար ընդլայնել. Երբ առաջին մոդուլը հաջողությամբ ինտեգրվի, մեկ առ մեկ ավելացրեք լրացուցիչ մոդուլներ:

Ձեր անջատիչի ROI-ի չափում

Մոդուլային ծրագրային ապահովման մեջ ներդրումները պետք է ապահովեն չափելի եկամուտներ: Հետևեք այս հիմնական ցուցանիշներին ձեր միգրացիայից առաջ, ընթացքում և հետո՝ ազդեցությունը քանակականացնելու համար.

• Ժամանակի խնայողություն. չափեք աղյուսակների պահպանման վրա նախկինում ծախսված ժամերը, որոնք այժմ վերաբաշխված են եկամտաբեր գործունեությանը
• Սխալների նվազեցում. Հետևեք տվյալների մուտքագրման սխալների, հաշվարկի սխալների և տարբերակների հակասությունների նվազում
• Գործընթացի արագացում. Դիտեք, թե որքանով են արագանում հիմնական աշխատանքային հոսքերը (օրինակ՝ հաշիվ-ապրանքագրերը կամ մուտքագրումը)
• Աշխատակիցների բավարարվածություն. Հարցման թիմերը պարզելու համար, թե արդյոք նոր գործիքները նվազեցնում են հիասթափությունը և բարելավում ուշադրության կենտրոնացումը

Ձեռնարկությունների մեծ մասը տեսնում է դրական ROI 3-6 ամսվա ընթացքում, երբ $19-49/ամսական գնագոյացման մակարդակը ֆինանսական խոչընդոտը զարմանալիորեն ցածր է դարձնում: Իրական արժեքը հաճախ գալիս է անսպասելի վայրերից, օրինակ՝ մարքեթինգային թիմը, որը հայտնաբերեց հաճախորդների նոր պատկերացումները, երբ նրանց տվյալները պատշաճ կերպով կառուցված էին CRM մոդուլում՝ մի քանի աղյուսակներում ցրված լինելու փոխարեն:

Ապագայի ապացույցի առավելությունը

Աղյուսակները ռեակտիվ գործիքներ են. դրանք կարող են պատմել ձեզ, թե ինչ է տեղի ունեցել անցյալ ամիս: Մոդուլային ծրագրային հարթակները ակտիվ համակարգեր են, որոնք օգնում են ձեզ ձևավորել այն, ինչ տեղի կունենա հաջորդ ամիս: Ներկառուցված վերլուծական և հաշվետվական մոդուլներով բիզնեսները պատմական հաշվառումից անցնում են կանխատեսող պլանավորման: Ինտեգրման հնարավորությունները նշանակում են, որ երբ դուք ավելացնում եք նոր գործիքներ կամ ալիքներ, ձեր հիմնական օպերացիոն համակարգը կարող է հարմարվել առանց ամբողջական վերակառուցում պահանջելու:

Միջազգային ընդլայնմանը ակնկալող ձեռնարկությունների համար Mewayz-ի նման հարթակները առանձնահատուկ առավելություններ են առաջարկում Հարավարևելյան Ասիայի վրա կենտրոնացած իրենց առանձնահատկություններով և բազմարժութային հնարավորություններով: Սպիտակ պիտակի տարբերակը ամսական 100 դոլարով նշանակում է, որ աճող գործակալությունները կարող են պահպանել ապրանքանիշի հետևողականությունը՝ միաժամանակ օգտագործելով ձեռնարկությունների մակարդակի ենթակառուցվածքը: Ապագայի պաշտպանման այս ասպեկտը, թերեւս, ամենաուժեղ փաստարկն է անցում կատարելու համար. դուք պարզապես չեք լուծում այսօրվա աղյուսակների խնդիրները. դուք կառուցում եք ենթակառուցվածք, որը համաչափ է ձեր հավակնություններին:

Ձեր հաջորդ քայլերը դեպի աղյուսակների ազատություն

Անցումը աղյուսակներից դեպի մոդուլային ծրագրակազմ ներկայացնում է ավելին, քան տեխնիկական արդիականացում. դա մշակութային տեղաշարժ է դեպի արդյունավետություն, ճշգրտություն և մասշտաբայնություն: Այն ձեռնարկությունները, որոնք ավելի վաղ կատարեցին այս անցումը, ձեռք են բերում մրցակցային առավելություններ, որոնք ժամանակի ընթացքում ավելի են բարդանում: Նրանք ոչ միայն ավելի արագ են աշխատում. նրանք ավելի խելացի են աշխատում՝ տվյալների վրա հիմնված պատկերացումներով, որոնք տեղեկացնում են ռազմավարական որոշումների մասին:

Սկսեք ազնիվ գնահատմամբ, թե որտեղ են աղյուսակները հետ պահում ձեր բիզնեսը: Բացահայտեք ամենամեծ ցավի միակ կետը և ուսումնասիրեք, թե ինչպես հատուկ մոդուլը կարող է փոխակերպել այդ աշխատանքային հոսքը: Ազատ մակարդակների և աստիճանական իրականացման ուղիների դեպքում ռիսկը նվազագույն է` պոտենցիալ պարգևի համեմատ: Հարցն այն չէ, թե արդյոք դուք կարող եք ձեզ թույլ տալ անցնել, այլ այն է, թե արդյոք կարող եք թույլ չտալ:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Որքա՞ն ժամանակ է պահանջվում աղյուսակներից մոդուլային ծրագրեր տեղափոխելու համար:

Ձեռնարկությունների մեծամասնությունն ավարտում է իրենց առաջին կարևոր աշխատանքային հոսքի տեղափոխումը 2-4 շաբաթվա ընթացքում, ընդ որում, ամբողջ կազմակերպության ամբողջական անցումը կտևի 3-6 ամիս, երբ պատշաճ կերպով իրականացվի:

Իմ թիմը կդիմադրի՞ հրաժարվել իրենց ծանոթ աղյուսակներից:

Որոշ դիմադրություն բնական է, սակայն պատշաճ մարզումը և ժամանակի խնայողության ցուցադրումը սովորաբար դարձնում են թերահավատներին: Աշխատակիցներից շատերը գնահատում են իրենց աշխատանքային հոսքերի համար հատուկ մշակված գործիքներ ունենալը:

Կարո՞ղ եմ որոշ աղյուսակներ պահել մյուսներին մոդուլներ տեղափոխելիս:

Բացարձակապես: Հիբրիդային մոտեցումը տարածված է անցման ժամանակ, և որոշ մասնագիտացված վերլուծական աղյուսակներ կարող են օգտակար մնալ նույնիսկ հիմնական գործողությունների տեղափոխումից հետո:

Ի՞նչ է պատահում իմ պատմական տվյալների հետ, երբ ես փոխում եմ:

Մոդուլային հարթակներից շատերն առաջարկում են տվյալների ներմուծման գործիքներ՝ ձեր աղյուսակների պատմությունը նոր համակարգ ներմուծելու համար՝ պահպանելով ձեր բիզնեսի հետախուզությունը՝ միաժամանակ բարելավելով դրա օգտագործման հնարավորությունը:

Արդյո՞ք մոդուլային ծրագրակազմը մատչելի է վաղ փուլի ձեռնարկությունների համար:

Անվճար մակարդակների և սկզբնական պլանների դեպքում, որոնք սկսվում են $19/ամսական արժեքից, մոդուլային ծրագրերը հաճախ ավելի ծախսարդյունավետ են, քան աղյուսակների պահպանման թաքնված ծախսերը:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Որքա՞ն ժամանակ է պահանջվում աղյուսակներից մոդուլային ծրագրեր տեղափոխելու համար:

Ձեռնարկությունների մեծամասնությունն ավարտում է իրենց առաջին կարևոր աշխատանքային հոսքի տեղափոխումը 2-4 շաբաթվա ընթացքում, ընդ որում, ամբողջ կազմակերպության ամբողջական անցումը կտևի 3-6 ամիս, երբ պատշաճ կերպով իրականացվի:

Իմ թիմը կդիմադրի՞ հրաժարվել իրենց ծանոթ աղյուսակներից:

Որոշ դիմադրություն բնական է, սակայն պատշաճ մարզումը և ժամանակի խնայողության ցուցադրումը սովորաբար դարձնում են թերահավատներին: Աշխատակիցներից շատերը գնահատում են իրենց աշխատանքային հոսքերի համար հատուկ մշակված գործիքներ ունենալը:

Կարո՞ղ եմ որոշ աղյուսակներ պահել մյուսներին մոդուլներ տեղափոխելիս:

Բացարձակապես: Հիբրիդային մոտեցումը տարածված է անցման ժամանակ, և որոշ մասնագիտացված վերլուծական աղյուսակներ կարող են օգտակար մնալ նույնիսկ հիմնական գործողությունների տեղափոխումից հետո:

Ի՞նչ է պատահում իմ պատմական տվյալների հետ, երբ ես փոխում եմ:

Մոդուլային հարթակներից շատերն առաջարկում են տվյալների ներմուծման գործիքներ՝ ձեր աղյուսակների պատմությունը նոր համակարգ ներմուծելու համար՝ պահպանելով ձեր բիզնեսի հետախուզությունը՝ միաժամանակ բարելավելով դրա օգտագործման հնարավորությունը:

Արդյո՞ք մոդուլային ծրագրակազմը մատչելի է վաղ փուլի ձեռնարկությունների համար:

Անվճար մակարդակների և սկզբնական պլանների դեպքում, որոնք սկսվում են $19/ամսական արժեքից, մոդուլային ծրագրերը հաճախ ավելի ծախսարդյունավետ են, քան աղյուսակների պահպանման թաքնված ծախսերը: