Թաքնված օրինագիծ. Բիզնես ծրագրաշարի փոխարկման իրական արժեքի բացում

Կպչուն ցնցում, որն անցնում է գնի սահմաններից այն կողմ

Դուք գտել եք այն: Նոր բիզնես ծրագրային հարթակ, որը խոստանում է հեղափոխել ձեր աշխատանքային հոսքերը, բարձրացնել արտադրողականությունը և վերջապես ինտեգրել բոլոր այդ տարբեր գործիքները: Ամսական բաժանորդագրությունը խելամիտ է թվում, գուցե նույնիսկ ավելի էժան, քան ձեր ներկայիս լուծումների փաթեթը: Բայց ինչպես գիտի ցանկացած փորձառու բիզնես ղեկավար, ծրագրային ապահովման փոխարկման իրական արժեքը հազվադեպ է գնագոյացման էջում նշված թիվը: Դա ուղղակի ծախսերի, արտադրողականության արտահոսքի և ռազմավարական ռիսկերի բարդ սառցաբեկոր է, որը կարող է խորտակել նախաձեռնությունը նախքան այն սկսելը: Gartner-ի ուսումնասիրությունը ցույց է տվել, որ ծրագրային ապահովման ներդրման նախագծերի գրեթե 50%-ը գերազանցում է իրենց սկզբնական բյուջեն՝ հաճախ չպլանավորված աշխատանքի և ուսուցման ծախսերի պատճառով:

Այս ծախսերը հասկանալը կապված չէ վախի վրա. խոսքը գնում է ձեր բիզնեսին խելացի, ռազմավարական անցում կատարելու համար հզորացնելու մասին: Անկախ նրանից, թե դուք փոքր թիմ եք, որը աղյուսակներից տեղափոխվում է հատուկ CRM, թե մասշտաբային ձեռնարկություն, որը փոխարինում է հին ERP համակարգը, ծախսերը նվազագույնի հասցնելու և արժեքի առավելագույնի հասցնելու սկզբունքները մնում են նույնը: Այս խորը սուզումը կբացահայտի ծրագրային ապահովման անջատիչի իրական գինը և կտրամադրի կոնկրետ, գործող շրջանակ՝ ապահովելու ձեր հաջորդ քայլը լավագույնը:

Ծրագրաշարերի փոխարկման ծախսերի երեք սյուները

Անցման ընդհանուր արժեքը կարելի է բաժանել երեք տարբեր կատեգորիաների՝ ուղղակի ֆինանսական ծախսեր, անուղղակի արտադրողականության ազդեցություն և հաճախ անտեսված ռազմավարական հնարավորությունների ծախսեր: Բիզնեսներից շատերը մանրակրկիտ բյուջե են կազմում առաջինի համար, գուշակում են երկրորդը և ամբողջովին անտեսում երրորդը:

1. Ուղղակի ֆինանսական ծախսեր. ակնհայտ ներդրումներ

Սրանք տողերի տարրերն են, որոնք կարող եք ամենահեշտ չափել: Դրանք ներառում են նոր ծրագրաշարի բաժանորդագրության կամ լիցենզիայի վճարները, ցանկացած մեկանգամյա իրականացման կամ տեղադրման վճարները և տվյալների միգրացիայի ծառայությունների հնարավոր ծախսերը: Եթե ​​դուք տեղափոխվում եք ներտնային համակարգից, կարող եք ծախսեր առաջացնել հին սերվերների շահագործումից հանելու համար: Մի մոռացեք հաշվի առնել ցանկացած նոր սարքաշարի գինը, որն անհրաժեշտ է նոր հարթակը արդյունավետ գործարկելու համար:

2. Անուղղակի արտադրողականության ծախսեր. թաքնված արտադրողականության հարկ

Այստեղ շատ բիզնեսներ կուրանում են: Երբ ձեր թիմը սովորում է նոր համակարգ, նրանք չեն աշխատում առավելագույն արդյունավետությամբ: Այս «արտադրողականության անկումը» կարող է տևել շաբաթներ կամ նույնիսկ ամիսներ: Դրան ավելացրեք այն ժամերը, որոնք ծախսել են ձեր ՏՏ անձնակազմը կամ ղեկավարները բուն միգրացիոն գործընթացի վրա՝ նոր համակարգի կազմաձևում, խնդիրների վերացում և շփոթված աշխատակիցների աջակցություն: Այս կորցրած ժամանակը ներկայացնում է զգալի, թեև ավելի քիչ տեսանելի ֆինանսական արտահոսք:

3>Ռազմավարական հնարավորության ծախսեր. այն, ինչ դուք չեք անում

Հավանաբար ամենանենգ ծախսը ռազմավարական հնարավորությունների արժեքն է: Ժամանակը, էներգիան և կենտրոնացումը, որ ձեր ղեկավարությունը և թիմի հիմնական անդամները լցնում են ծրագրային ապահովման փոխարկիչում, այն ժամանակն է, որը նրանք չեն ծախսում բիզնեսը զարգացնելու, հաճախորդներին սպասարկելու կամ նոր ապրանքներ մշակելու վրա: Վեցամսյա իրագործման նախագիծը կարող է նշանակել վեցամսյա հետաձգում այլ կարևոր նախաձեռնությունների համար:

Իրական աշխարհի անկում. շարժման հետևում գտնվող թվերը

Եկեք որոշ թվեր դնենք այս հասկացություններին: Պատկերացրեք, որ 50 հոգանոց ընկերությունն անցնում է հիմնական ծրագրի կառավարման գործիքից և առանձին հաշվապահական ծրագրաշարից դեպի Mewayz-ի նման ինտեգրված հարթակ:

• Ուղիղ ծախսեր. Նոր բաժանորդագրություն ($39/օգտվող/ամիս) = $1,950/ամսական: Միանվագ իրականացման վճար՝ $5000: Տվյալների միգրացիայի ծառայություն՝ $3000: Առաջին տարվա ընդհանուր գումարը` ~ $31,400:
• Արտադրողականության ծախսեր. Մոտավորապես 20% արտադրողականության կորուստ 50 աշխատակիցների համար 2 ամսվա ընդունման ժամանակահատվածում: Ենթադրելով 75,000 ԱՄՆ դոլար/աշխատող/տարեկան միջին լրիվ բեռնված արժեքը, դա նշանակում է արտադրողական արտադրանքի ~ 62,500 ԱՄՆ դոլարի կորուստ:
• Հնարավորության ծախսեր. Կառավարման թիմն իր ժամանակի 25%-ը հատկացնում է նախագծին 3 ամսվա ընթացքում: Երեք մենեջերների համար, որոնց ընդհանուր արժեքը կազմում է $300,000/տարի, դա հավասար է ~$18,750 շեղված ռազմավարական ուշադրության կենտրոնում:

Այս սցենարում փոխարկման առաջին տարվա իրական արժեքը ոչ թե $31,400 բաժանորդագրությունն ու վճարներն են, այլ ավելի քան $112,000: Այս խիստ հակադրությունն ընդգծում է, թե ինչու է ծախսերի մակերեսային վերլուծությունը բյուջեի գերակատարումների բաղադրատոմս:

Ձեր փոխարկման ծախսերը նվազագույնի հասցնելու 6-քայլ ծրագիր

Զինված լինելով իրական ծախսերի ըմբռնմամբ՝ այժմ կարող եք ակտիվ քայլեր ձեռնարկել դրանք մեղմելու համար: Այս կարգապահ մոտեցումը պոտենցիալ քաոսային անցումը վերածում է վերահսկվող, հաջողված նախագծի:

Քայլ 1. Անցկացրե՛ք մանրակրկիտ մինչմիգրացիոն աուդիտ

Նախքան նոր ծրագրաշարը նայելը, դուք պետք է հստակ իմանաք, թե ինչ եք տեղափոխում: Քարտեզագրեք ձեր բոլոր ընթացիկ տվյալները, աշխատանքային հոսքերը և օգտվողի թույլտվությունները: Բացահայտեք, թե ինչ տվյալներ են կարևոր, որոնք են հնացած (և կարող են արխիվացվել) և ինչ հարմարեցումներ են կարևոր առաքելության համար: Այս աուդիտը թույլ չի տալիս ձեզ վճարել ավելորդ կամ անօգուտ տեղեկատվության տեղափոխման համար և պարզաբանում է ձեր անսակարկելի պահանջները:

Քայլ 2>Ընտրեք հարթակ, որը նախատեսված է հեշտ տեղակայման համար

Ոչ բոլոր ծրագրերն են ստեղծվում հավասար, երբ խոսքը գնում է միգրացիայի մասին: Առաջնահերթություն տվեք այն հարթակներին, որոնք առաջարկում են ներմուծման կայուն գործիքներ, մանրամասն փաստաթղթեր և, շատ կարևոր է, հասանելի հաճախորդների սպասարկում ներբեռնման ընթացքում: Փնտրեք այնպիսի մատակարարների, ինչպիսին Mewayz-ն է, որոնք առաջարկում են անվճար մակարդակ կամ երկարաձգված փորձաշրջան՝ թույլ տալով ձեր թիմին փորձարկել միգրացիայի գործընթացը փոքր տվյալների հավաքածուով՝ նախքան ամբողջությամբ կատարելը:

Քայլ 3>Փուլեք տարածումը, մի մեծ պայթյուն

Խուսափեք անջատիչը բոլորի համար միանգամից շրջելուց: Սկսեք փորձնական խմբից՝ մեկ բաժին կամ հզոր օգտագործողների թիմ: Սա թույլ է տալիս արդուկել ոլորումները, կատարելագործել ձեր ուսումնական նյութերը և ստեղծել ներքին չեմպիոնների խումբ՝ նախքան ամբողջ ընկերությանը տարածելը: Այս փուլային մոտեցումը պարունակում է արտադրողականության անկում դեպի բիզնեսի կառավարելի հատված:

Քայլ 4>Խոշոր ներդրումներ կատարեք վերապատրաստման և աջակցության մեջ

Մարզումները անկյունները կտրելու ոլորտ չէ: Համապարփակ մարզումը նվազեցնում է արտադրողականության անկման տևողությունը և խորությունը: Համատեղեք պաշտոնական վերապատրաստման դասընթացները հեշտությամբ մատչելի ռեսուրսների հետ, ինչպիսիք են վիդեո ձեռնարկները, ՀՏՀ-ները և հարցերի համար հատուկ ներքին Slack ալիքը: Մտածեք յուրաքանչյուր բաժանմունքում «գերօգտատերեր» նշանակելու մասին՝ գործընկերների հետ աջակցություն տրամադրելու համար:

Քայլ 5>Գործարկել համակարգերը զուգահեռ (երբ հնարավոր է)

Կրիտիկական համակարգերի համար, ինչպիսիք են CRM-ը կամ հաշվապահությունը, հին և նոր համակարգերը զուգահեռաբար գործարկեք կարճ ժամանակահատվածով (օրինակ՝ երկու շաբաթից մինչև մեկ ամիս): Սա ապահովում է անվտանգության ցանց, զարգացնում է օգտատերերի վստահությունը և թույլ է տալիս տվյալների վավերացում՝ ապահովելու, որ միգրացիան ճշգրիտ է եղել: Թեև սա լրացուցիչ ջանք է պահանջում, այն զգալիորեն նվազեցնում է կրճատման վտանգը:

Քայլ 6>Չափել, կրկնել և օպտիմալացնել

Գոյից հետո աշխատանքը չի ավարտվել: Անընդհատ հավաքեք կարծիքներ օգտվողներից: Կա՞ն կրկնվող շփոթության կետեր: Որոշ հատկանիշներ չե՞ն ընդունվում: Օգտագործեք այս տվյալները՝ նպատակային հետևողական ուսուցում տրամադրելու և համակարգի կոնֆիգուրացիան օպտիմալացնելու համար: Նպատակն է արագացնել արտադրողականության անկման միջոցով և հասնել բարձր արդյունավետության վիճակի:

Ծրագրային ապահովման ամենահաջող անցումները դիտվում են ոչ թե որպես ՏՏ նախագծեր, այլ որպես փոփոխությունների կառավարման նախաձեռնություններ: Տեխնոլոգիան հեշտ մասն է. Փոփոխությունների միջով ձեր ժողովրդին առաջնորդելն այն է, որտեղ իրական մարտահրավերն ու հնարավորությունն է:

Ինչու Mewayz-ի նման մոդուլային հարթակները կտրուկ նվազեցնում են անջատման ցավը

Ձեր ընտրած ծրագրաշարի ճարտարապետությունը մոնումենտալ դեր է խաղում փոխարկման արժեքի հարցում: Միաձույլ, բոլորը մեկում սյուիտները հաճախ պահանջում են լայնածավալ, բարձր ռիսկային փոխարինում: Ի հակադրություն, Mewayz-ի նման մոդուլային բիզնես ՕՀ-ն առաջարկում է էապես տարբեր, ավելի ցածր գնով ճանապարհ:

• Սկսել փոքր, մասշտաբային խելացի․ Ձեր ամբողջ գործողությունը միանգամից տեղափոխելու կարիք չկա: Սա ժամանակի ընթացքում տարածում է ծախսերն ու խանգարումները:
• Ինտեգրված է առաջին օրվանից. Երբ դուք ավելացնում եք մոդուլներ (հաշիվ-ապրանքագրեր, HR, վերլուծություններ), դրանք բնօրինակ կերպով ինտեգրված են: Դուք խուսափում եք ապագա ծախսերից և գլխացավից՝ փորձելով միավորել դասի լավագույն գործիքները փխրուն ինտեգրումներով:
• Ապագայում ապացուցված ճկունություն. Եթե ձեր կարիքները փոխվեն, դուք հեշտությամբ կարող եք ակտիվացնել կամ ապաակտիվացնել մոդուլները՝ առանց մեկ այլ ամբողջական հարթակ միգրացիայի ենթարկվելու: Այս մոդուլյարությունը գործում է որպես ապահովագրական քաղաքականություն ապագա փոխարկման ծախսերից: