Ինչպե՞ս ձևավորել հանդիպումներ, որոնք առաջ են տանում ամեն ինչ (ձեր ժամանակը չվատնելու համար)

Հանդիպման խնդիրը, որը ոչ ոք չի ուզում ընդունել

Յուրաքանչյուր մասնագետ ապրել է դրա միջով. երկուշաբթի առավոտյան դուք նայում եք ձեր օրացույցին և զգում, որ ձեր ստամոքսը ընկել է: Անընդհատ հանդիպումներ, որոնց մեծ մասը անորոշ օրակարգով, կեսը ներկաների հետ, ովքեր հստակ պատճառ չունեն այնտեղ լինելու: Ուրբաթ օրը դուք անցկացրել եք 18 ժամ կոնֆերանսների սենյակներում կամ տեսազանգերի վրա, սակայն ձեր իրական աշխատանքը՝ նախագծերը, որոշումները, ստեղծագործական արդյունքը, հազիվ թե մեկ թիզ է առաջացել: Ժամանակակից աշխատավայրը կախվածություն ունի հանդիպումներից, և այն բիզնեսներին շատ ավելի թանկ է նստում, քան նրանք պատկերացնում են:

Հյուսիսային Կարոլինայի համալսարանի հետազոտությունը ցույց է տվել, որ ավագ մենեջերների 71%-ը հանդիպումները համարում է անարդյունավետ և անարդյունավետ: Microsoft-ի սեփական աշխատավայրի վերլուծությունը ցույց է տվել, որ միջին աշխատողը ծախսում է իր ժամանակի մոտավորապես 57%-ը հանդիպումների, չաթերի և էլ. Փոքր և միջին բիզնեսների համար, որոնք գործում են նիհար թիմերով, սա պարզապես տհաճություն չէ: Դա ուղղակի սպառնալիք է աճի, բարոյականության և շահութաբերության համար:

Սակայն ահա թե ինչն է սխալվում արտադրողականության վերաբերյալ շատ խորհուրդներ. պատասխանը ոչ պակաս հանդիպումներն է: Դա ավելի լավն է: Այն ընկերությունները, որոնք շարժվում են ամենաարագ, չեն վերացնում հանդիպումները. նրանք վերանախագծում են դրանք մտադրությամբ, կառուցվածքով և հաշվետվողականությամբ: Ահա թե ինչպես կարելի է դա անել:

Սկսեք անհարմար հարցից. Արդյո՞ք այս հանդիպումը պետք է գոյություն ունենա:

Նախքան որևէ բան պլանավորելը, կիրառեք պարզ զտիչ: Հարցրեք ինքներդ ձեզ. Ի՞նչ որոշման, համապատասխանեցման կամ ստեղծագործական արդյունքի հասնելու համար պահանջվում է իրական ժամանակում մարդկային փոխազդեցություն: Եթե դուք չեք կարող հստակ պատասխանել դրան մեկ նախադասությամբ, ապա ձեզ հարկավոր չէ հանդիպում. ձեզ հարկավոր է հաղորդագրություն, ընդհանուր փաստաթուղթ կամ համաժամանակյա թարմացում:

Այստեղ օգտակար է Pause-Consider-Act շրջանակը: Դադար նախքան օրացույցի բնիկը ռեֆլեքսիվ ամրագրելը: Մտածեք, արդյոք նպատակը կարող է իրականացվել գրավոր ամփոփագրի, տեսագրված տեսանյութի թարմացման կամ արագ հարցման միջոցով: Գործել միայն այն դեպքում, երբ համաժամանակյա խոսակցությունն իսկապես ամենաարագ ճանապարհն է դեպի արդյունք: Այս երեք վայրկյան տևողությամբ աղիքների ստուգումը, որը հետևողականորեն կիրառվում է, կարող է մեկ գիշերվա ընթացքում հեռացնել հանդիպումների 30-40%-ը շատ թիմերի ժամանակացույցից:

Էլեկտրոնային առևտրի հիմնադիրներից մեկը, որի հետ ես խոսեցի, կրճատեց իր թիմի շաբաթական հանդիպման ժամերը 22-ից մինչև 9-ը՝ պարզապես պահանջելով հանդիպման յուրաքանչյուր հարցում ներառել մեկ տողով «որոշման հայտարարություն»՝ այն կոնկրետ արդյունքը, որը պետք է ստեղծվեր հանդիպման համար: Եթե ​​կազմակերպիչը չէր կարողանում արտահայտել այն, հանդիպումը փոխարինվում էր Slack thread-ով կամ ընդհանուր առաջադրանքով իրենց ծրագրի կառավարման գործիքում: Մեկ ամսվա ընթացքում նրա թիմի արտադրանքի առաքման արագությունը կրկնապատկվեց:

Նախագծեք յուրաքանչյուր հանդիպում մեկ արդյունքի շուրջ

Աշխարհի ամենաարդյունավետ հանդիպումները ունեն մեկ հատկանիշ. դրանք գոյություն ունեն կոնկրետ, շոշափելի արդյունք տալու համար: Ոչ թե «քննարկեք 3-րդ եռամսյակի ռազմավարությունը», այլ «որոշեք, թե որ երկու շուկա մուտք գործեք երրորդ եռամսյակում և յուրաքանչյուրի համար նշանակեք սեփականատերեր»: Ոչ թե «վերանայել նախագիծը», այլ «նշել երեք ամենամեծ արգելափակողներին և պարտավորվել լուծելու ժամկետները»: Տարբերությունը նուրբ է թվում, բայց այն հիմնովին փոխում է, թե ինչպես են մարդիկ պատրաստվում, մասնակցում և հետևում:

Կառուցեք ձեր օրակարգը այդ արդյունքի շուրջ: Աշխատեք ձեր անհրաժեշտ որոշումից կամ ստացվող արդյունքից հետ և զարգացրեք խոսակցության հոսքը՝ արդյունավետորեն հասնելու համար: Լավ մշակված 25 րոպեանոց հանդիպումը՝ հստակ արդյունքով, միշտ կգերազանցի 60 րոպեանոց նստաշրջանը, որն ավարտվում է «եկեք հաջորդ շաբաթ հետ շրջենք»:

Գործիքներն այստեղ ավելի կարևոր են, քան շատերն են ընդունում: Երբ ձեր հանդիպման արդյունքը գրանցվում է նույն համակարգում, որտեղ ապրում են ձեր առաջադրանքները, նախագծերը և թիմային հաղորդակցությունը, հետևողականությունը բնականաբար տեղի է ունենում: Պլատֆորմները, ինչպիսին է Mewayz-ը, հանդիպման արդյունքներն ուղղակիորեն կապում են առաջադրանքների առաջադրանքների, նախագծերի ժամանակացույցի և թիմային վահանակների հետ, այնպես որ 20 րոպեանոց ծրագրով ընդունված որոշումներն ավտոմատ կերպով անցնում են աշխատանքին, որը տեղի է ունենում դրանից հետո: Ոչ ոք չպետք է մտածի, թե «ի՞նչ որոշեցինք»։ քանի որ այն արդեն տեսանելի է համակարգում, որն ամեն օր օգտագործում է բոլորը:

Հանդիպման անատոմիա, որն իրականում աշխատում է

Հարյուրավոր բարձր արդյունավետությամբ թիմերի ուսումնասիրությունից հետո ի հայտ է գալիս հստակ օրինաչափություն: Հանդիպումները, որոնք հետևողականորեն առաջ են տանում աշխատանքը, կիսում են այս կառուցվածքային տարրերը՝

• Գրավոր նախնական ընթերցում, որը տարածվում է 24 ժամ առաջ: Սա 40 էջանոց տախտակ չէ, այն մեկ էջանոց համառոտագիր է, որը ներառում է համատեքստը, սեղանի տարբերակները և անհրաժեշտ կոնկրետ որոշումը: Ներկաները ժամանում են տեղեկացված, ոչ թե դատարկ:
• Նշանակված վարող (միշտ չէ, որ ամենաբարձրահասակ անձը): Ինչ-որ մեկին է պատկանում սենյակի ժամացույցը, օրակարգը և էներգիան: Նրանք շոշափում են կարճ և վերահղում են խոսակցությունը դեպի նշված արդյունքը:
• Դժվար ժամանակի սահմանաչափը 25 կամ 50 րոպե է: Պարկինսոնի օրենքը անխղճորեն վերաբերում է հանդիպումներին. աշխատանքը ընդլայնվում է, որպեսզի լրացնի հասանելի ժամանակը: Կրճատեք ձեր լռելյայն 60-ից 50 րոպե կամ 30-ից 25: Հինգ րոպեանոց բուֆերը մարդկանց ժամանակ է տալիս շնչելու նիստերի միջև ընկած ժամանակահատվածում:
• «Որոշումների և գործողությունների» ամփոփագիրն ուղարկվել է ավարտից հետո 10 րոպեի ընթացքում: Ո՞վ է պատկանում, մինչև երբ: Եթե ​​սա չկա, ապա հանդիպումը փաստացի չկայացավ։ Ամփոփագիրը հանդիպման փաստացի արդյունքն է:
• Առավելագույնը վեց մասնակից որոշումների կայացման հանդիպումներին: Amazon-ի երկու պիցցայի կանոնը գոյություն ունի մի պատճառով: Վեց հոգուց բացի, հանդիպումները որոշումներ կայացնելուց անցնում են ներկայացման, և ներկայացումները պետք է լինեն համաժամանակյա:

Այս կառույցը բյուրոկրատական չէ, այն ազատագրող է: Երբ բոլորը գիտեն ձևաչափը, նախապատրաստումը ավելի քիչ ժամանակ է պահանջում, մասնակցությունն ավելի կենտրոնացված է, իսկ արդյունքներն ավելի պարզ: Թիմերը, որոնք ընդունում են այս շրջանակը, հետևողականորեն հայտնում են, որ իրենց հանդիպումներն ավելի կարճ են թվում, նույնիսկ երբ իրական տևողությունը չի փոխվել:

Սպանեք կրկնվող ժողովը (կամ առնվազն փորձեք այն)

Պարբերական հանդիպումները կազմակերպչական արդյունավետության լուռ սպանիչներն են: Դրանք, հավանաբար, օգտակար էին, երբ առաջին անգամ ստեղծվեցին՝ շաբաթական համաժամեցում նոր թիմին համապատասխանեցնելու համար, ապրանքի թողարկման ընթացքում երկշաբաթական ակնարկ: Բայց կրկնվող հանդիպումների մեծամասնությունը իրենց նպատակից ավելի երկար է հասնում ամիսներով կամ նույնիսկ տարիներով՝ շարունակելով օրացուցային տարածքը սպառել սկզբնական կարիքը լրանալուց շատ ժամանակ անց:

Իրականացրե՛ք պարզ կանոն. յուրաքանչյուր պարբերական հանդիպում վեց շաբաթը մեկ բախվում է ավտոմատ ժամկետի վերանայման: Վեց շաբաթվա ընթացքում կազմակերպիչը պետք է հիմնավորի իր շարունակական գոյությունը՝ պատասխանելով երեք հարցի. Ի՞նչ որոշումներ է կայացրել այս հանդիպումը վերջին վեց շաբաթվա ընթացքում: Կարո՞ղ էին այդ որոշումները ասինխրոն ընդունվել։ Ներկայիս ներկաների ցուցակը դեռ ճի՞շտ է:

Ձեր կազմակերպությունում ամենաթանկ հանդիպումը ամենաբարձր վարձատրվող մասնակիցների հետ չէ, այլ կրկնվող հանդիպումն է, որին ոչ ոք չի կասկածել ութ ամսվա ընթացքում: Յոթ հոգու հետ շաբաթական 30 րոպեանոց հանդիպումը ձեր բիզնեսին արժենում է տարեկան ավելի քան 180 մարդ-ժամ: Բազմապատկեք դա մեկ տասնյակի հասնող կրկնվող հանդիպումների ընթացքում, և դուք կկորցնեք լրիվ դրույքով աշխատողի համարժեքը հանդիպումների համար, որոնք այլևս կարող են ոչ մի նպատակի չծառայել:

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →

Երբ թիմերն օգտագործում են բիզնեսի կենտրոնացված օպերացիոն համակարգ՝ իրենց աշխատանքային հոսքերը կառավարելու համար, շատ պարբերական գրանցումների անհրաժեշտությունը լիովին անհետանում է: Եթե ​​ծրագրի կարգավիճակը, առաջադրանքների առաջընթացը և թիմի կարողությունները տեսանելի են իրական ժամանակի վահանակներում, ինչպես որ դրանք հարթակներում են, ինչպիսին է Mewayz-ը, որտեղ CRM-ի թարմացումները, նախագծերի փուլերը և թիմային ծանրաբեռնվածությունը հասանելի են մեկ տեսանկյունից, ապա «կարգավիճակի թարմացման» հանդիպումը դառնում է ավելորդ: Դուք հանդիպում եք որոշումներ կայացնելու, այլ ոչ թե արդեն հասանելի տեղեկություններով կիսվելու համար:

Դարձրեք Async-ը որպես լռելյայն, համաժամեցրեք ձեր բացառությունը

Ամենաբարձր արդյունավետությամբ հեռակառավարման և հիբրիդային թիմերը վերափոխել են ավանդական հանդիպումների մշակույթը: Սինխրոն հանդիպումների կանխադրված լինելու և երբեմն էլ նամակ ուղարկելու փոխարեն նրանք կանխադրված են ասինխրոն հաղորդակցություն և վերապահում հանդիպումները այն պահերի համար, որոնք իսկապես պահանջում են:

Այս փոփոխությունը պահանջում է երեք բան: Նախ, ճշմարտության ընդհանուր աղբյուր, որտեղ ապրում են նախագծի կարգավիճակը, որոշումները և փաստաթղթերը, որոնք ցրված չեն էլփոստի թեմաներով, զրույցի հաղորդագրություններում և անձնական նոթատետրերում: Երկրորդ, գրավոր հաղորդակցության մշակույթ, որտեղ թիմի անդամները հարմարավետ են արտահայտում բարդ մտքերը գրավոր, այլ ոչ թե սպասում են հանդիպման՝ դրանք բարձրաձայն ասելու համար: Երրորդ՝ էսկալացիայի հստակ չափանիշներ, որոնք սահմանում են, երբ ինչ-որ բան չափազանց բարդ կամ ժամանակի նկատմամբ զգայուն է դարձել համաժամացման համար և պահանջում է իրական ժամանակում խոսակցություն:

Գործնականում սա կարող է նմանվել արտադրանքի թիմին, որն իրականացնում է իր ողջ սպրինտի պլանավորման գործընթացը գրավոր առաջարկների և մեկնաբանությունների միջոցով, միայն ուղիղ եթերում 20 րոպե հանդիպում՝ լուծելու երկու կամ երեք կետերը, որտեղ իրական տարաձայնություններ կան: Կամ վաճառքի թիմ, որն ամեն օր կիսում է խողովակաշարի թարմացումները իրենց CRM վահանակի միջոցով՝ վերապահելով իրենց շաբաթական հանդիպումը բացառապես երեք խոշորագույն գործարքների վերաբերյալ ռազմավարական քննարկումների համար: Տեղեկատվության փոխանակումը տեղի է ունենում համակարգում. հանդիպումը վերապահված է մտածողության համար:

Հետևողական խնդիրը (և ինչպես լուծել այն)

Նույնիսկ լավ նախագծված հանդիպումները ձախողվում են, երբ հաջորդականությունը խափանում է: Harvard Business Review-ի հետազոտությունը ցույց է տալիս, որ հանդիպումների ժամանակ ստեղծվող գործողությունների կետերի մոտավորապես 50%-ը երբեք չի ավարտվում: Պատճառը ծուլությունը չէ, դա շփումն է: Կոնֆերանսի սենյակում բանավոր ընդունված որոշումները պետք է ձեռքով փոխանցվեն առաջադրանքների ցուցակների, նախագծերի պլանների և անհատական ​​անելիքների ցուցակների: Յուրաքանչյուր փոխանցման կետում ամեն ինչ կորչում է:

Լուծումը «որոշվածի» և «նշանակվածի» միջև բացը վերացնելն է: Երբ ձեր հանդիպման նշումներն անմիջապես հոսում են ձեր առաջադրանքների կառավարման համակարգ, հաշվետվողականությունը դառնում է ավտոմատ: Անձը, ում հանձնարարվել է գործողության կետ, այն տեսնում է իր ամենօրյա աշխատանքային հոսքում: Նրանց մենեջերը դա տեսնում է ծրագրի ժամանակացույցում: Թիմը տեսնում է այն ընդհանուր վահանակում: Չկա ոչ մի երկիմաստություն, ոչ մոռացված պարտավորություններ, ոչ «ես կարծում էի, որ ինչ-որ մեկը զբաղվում է դրանով»:

Այստեղ է, որտեղ ինտեգրված բիզնես հարթակ ունենալը շահաբաժիններ է տալիս, որոնք գերազանցում են արտադրողականությունը: Երբ ձեր CRM-ը, նախագծերի կառավարումը, թիմային հաղորդակցությունը և առաջադրանքների հետագծումը բոլորն ապրում են մեկ համակարգում, ինչպես դա անում են Mewayz-ի 207 մոդուլների էկոհամակարգում, հաճախորդի ռազմավարության հանդիպման գործողությունների կետերը կարող են անմիջապես դառնալ առաջադրանքներ, որոնք հանձնարարված են թիմի որոշակի անդամներին՝ կապված հաճախորդի համապատասխան գրառումների հետ, վերջնաժամկետները տեսանելի են ընդհանուր օրացույցում: Հանդիպման արդյունքը փակված չէ ինչ-որ մեկի նոթատետրում: Այն գործում է համակարգում, հետևվում և տեսանելի է մինչև ավարտը:

Ստեղծեք հանդիպումների մշակույթ, որն արժե պաշտպանել

Ի վերջո, հանդիպման որակը մշակութային խնդիր է, այլ ոչ միայն մարտավարական: Լավագույն հանդիպումներն անցկացնող ընկերություններն ունեն առաջնորդներ, որոնք մոդելավորում են իրենց ակնկալած վարքագիծը. ցույց են տալիս պատրաստված, սկսում և ավարտում ժամանակին, չեղարկում հանդիպումները, որոնք հստակ արդյունքներ չեն ունենում և տեսանելիորեն հարգում են իրենց թիմերի ուշադրության ժամանակը:

Սկսեք փոքրից: Ընտրեք մեկ կրկնվող հանդիպում այս շաբաթվա ընթացքում և կիրառեք առաջին արդյունքի շրջանակը. սահմանեք այն միակ որոշումը, որը պետք է կայացվի, կտրեք հրավերների ցանկը միայն հիմնական մասնակիցներին, ուղարկեք նախնական ընթերցում 24 ժամ առաջ և տարածեք որոշումների և գործողությունների ամփոփագիրը ավարտից հետո 10 րոպեի ընթացքում: Չափել, թե ինչպես է դա տարբերվում: Այնուհետև ընդլայնեք պրակտիկան:

Նպատակը երբեք չհանդիպող ընկերություն դառնալը չէ: Մարդկային կապը, ստեղծագործական շփումը և իրական ժամանակում բանավեճերը անփոխարինելի են. սրանք են այն, թե ինչպես են թիմերը վստահություն ձևավորում և կողմնորոշվում բարդության մեջ: Նպատակը նպատակին համապատասխանող ընկերություն դառնալն է, որտեղ օրացուցային յուրաքանչյուր հրավեր ներկայացնում է ինչ-որ բան առաջ տանելու իսկական պարտավորություն, և որտեղ ձեր թիմին աջակցող համակարգերը երաշխավորում են, որ այդ սենյակներում ընդունված որոշումներն իրականում վերածվում են արդյունքների: Դա պարզապես ավելի լավ հանդիպումներ չեն: Դա աշխատելու ավելի լավ միջոց է:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Ինչպե՞ս կարող եմ ստեղծել հանդիպման օրակարգ, որն իրականում աշխատում է:

Սկսեք հանդիպման համար մեկ հստակ նպատակ սահմանելով, այնուհետև նշեք միայն այդ նպատակին հասնելու համար անհրաժեշտ քննարկման կետերը: Յուրաքանչյուր ապրանքի համար նշանակեք ժամանակի սահմանափակում և սեփականատեր: Կիսվեք օրակարգով առնվազն 24 ժամ առաջ, որպեսզի ներկաները կարողանան նախապատրաստվել: Գործիքները, ինչպիսիք են Mewayz-ի 207 մոդուլներից բաղկացած բիզնես ՕՀ-ն, օգնում են ձեզ կառուցել կառուցվածքային օրակարգեր, նշանակել գործողությունների կետեր և ավտոմատ կերպով հետևել գործողություններին մեկ վահանակից:

Քանի՞ մարդ պետք է մասնակցի արդյունավետ հանդիպման:

Հետազոտությունը մշտապես ցույց է տալիս, որ հինգից յոթ մասնակիցների հետ հանդիպումները տալիս են լավագույն արդյունքները: Այդ շեմից դուրս գտնվող յուրաքանչյուր մարդ նվազեցնում է որոշումների կայացման արդյունավետությունը: Հրավիրեք միայն նրանց, ովքեր կարիք ունեն նպաստելու կամ հաստատելու որոշումները. մնացած բոլորը կարող են դրանից հետո ստանալ ամփոփագիր: Mewayz-ի նախագծերի կառավարման գործիքները հեշտացնում են հանդիպման նշումները և գործողությունների կետերը կիսվել ձեր ավելի լայն թիմի հետ՝ առանց նրանց ներկայությունը պահանջելու:

Ո՞րն է գործնական հանդիպման իդեալական երկարությունը:

Ամենաարդյունավետ հանդիպումները տևում են 25-ից 45 րոպե: Ավելի կարճ ժամանակի բլոկները ստիպում են մասնակիցներին մնալ կենտրոնացած և վերացնել անհարկի շոշափումները: Պլանավորեք 25 րոպեանոց հանդիպումներ 30-ի փոխարեն և 50 րոպեանոց հանդիպումներ՝ 60-ի փոխարեն՝ անցումային ժամանակում կառուցելու համար: Mewayz-ի նման հարթակով, որը սկսվում է ամսական ընդամենը 19 դոլարից, դուք կարող եք ավտոմատացնել պլանավորումը, հիշեցումները և հետհանդիպումից հետո առաջադրանքները՝ ավելի շատ ժամանակ ստանալու համար:

Ինչպե՞ս կարող եմ նվազեցնել իմ թիմի անցկացրած հանդիպումների ընդհանուր թիվը:

Սկսեք ստուգելով ձեր պարբերական հանդիպումները. չեղարկեք բոլոր հանդիպումները, որոնք չունեն հստակ, չափելի նպատակ: Փոխարինեք կարգավիճակի թարմացումները ասինխրոն գրանցումներով և օգտագործեք համատեղ փաստաթղթեր ուղեղային գրոհի համար: Շաբաթը առնվազն մեկ անգամ իրականացրեք «առանց հանդիպման օր»: Mewayz-ը app.mewayz.com-ում միավորում է հաղորդակցությունը, առաջադրանքների հետագծումը և աշխատանքային հոսքերը մեկ հարթակի մեջ՝ վերացնելով բազմաթիվ հանդիպումներ, որոնք գոյություն ունեն միայն այն պատճառով, որ թիմերը չափազանց շատ անջատված գործիքներ են օգտագործում: