Բիզնեսի շարունակականության պլանավորում. Ձեր փոքր բիզնեսի գոյատևման ուղեցույց անսպասելի ճգնաժամերի համար

Ինչու բիզնեսի շարունակականության պլանավորումը միայն մեծ կորպորացիաների համար չէ

Երբ փոթորիկից հետո երեք օրով հոսանքազրկվում է, կամ փրկագին հարձակումը արգելափակում է ձեր հաճախորդների տվյալների բազան, կամ ձեր գլխավոր աշխատակիցը հանկարծ հրաժարական է տալիս, ի՞նչ է պատահում ձեր փոքր բիզնեսին: Ըստ FEMA-ի, փոքր բիզնեսի 40%-ը երբեք չի վերաբացվում աղետից հետո: Եվս 25%-ը ձախողվում է մեկ տարվա ընթացքում։ Ճշմարտությունն այն է, որ փոքր ընկերությունները հաճախ ավելի խոցելի են խափանումների համար, քան խոշոր կորպորացիաները, սակայն նրանք ավելի քիչ հավանական է, որ ունեն պաշտոնական պլաններ:

Բիզնեսի շարունակականության պլանավորումը կապված չէ վախի վրա, այլ խելացի բիզնեսի սեփականության մասին: Դա ժամանակավոր անհարմարության և մշտական ​​փակման միջև եղած տարբերությունն է: Լավ մշակված պլանը երաշխավորում է, որ երբ ինչ-որ բան սխալ է լինում (և ինչ-որ բան միշտ այդպես է լինում), ձեր բիզնեսը կարող է շարունակել գործել, սպասարկել հաճախորդներին և եկամուտներ ստեղծել: Փոքր ընկերությունների համար, որոնք աշխատում են փոքր շահույթով և սահմանափակ ռեսուրսներով, այս պլանավորումը շքեղություն չէ, դա գոյատևման ապահովագրություն է:

Լավ նորությո՞ւնը: Mewayz-ի նման ժամանակակից գործիքները շարունակականության պլանավորումն ավելի մատչելի են դարձնում, քան երբևէ: CRM-ի, հաշիվ-ապրանքագրերի և գործառնությունների համար ինտեգրված մոդուլներով դուք կարող եք ճկունություն ստեղծել անմիջապես ձեր ամենօրյա աշխատանքային հոսքերի մեջ, այլ ոչ թե առանձին, ծանրաբեռնված արտակարգ իրավիճակների արձանագրություններ ստեղծել:

Ի՞նչ է կոնկրետ բիզնեսի շարունակականության պլանավորումը:

Բիզնեսի շարունակականության պլանավորումը (BCP) կանխարգելման և վերականգնման համակարգերի ստեղծման գործընթաց է՝ ձեր ընկերությանը սպառնացող հնարավոր սպառնալիքներին դիմակայելու համար: Ի տարբերություն աղետների վերականգնման, որը հիմնականում կենտրոնանում է ՏՏ համակարգերի վրա, BCP-ն ընդգրկում է ձեր ամբողջ աշխատանքը՝ մարդկանց, գործընթացներին, տեխնոլոգիաներին և հնարավորություններին:

Մտածեք դա որպես խաղագիրք՝ ձեր բիզնեսը ճգնաժամի ընթացքում և դրանից հետո կենդանի պահելու համար: Այն պատասխանում է այնպիսի կարևոր հարցերի, ինչպիսիք են. Ինչպե՞ս են աշխատակիցները շփվելու, եթե գրասենյակն անհասանելի է: Որտեղ ենք աշխատելու, եթե մեր շենքը լցվի. Ինչպե՞ս ենք մենք մշակում աշխատավարձը, եթե մեր հաշվապահական համակարգը իջնում ​​է: Ո՞վ է որոշումներ կայացնում, երբ հիմնական ղեկավարները անհասանելի են:

Իսկական BCP-ն ստատիկ փաստաթուղթ չէ, որը փոշի է հավաքում դարակի վրա: Դա կենդանի համակարգ է, որը զարգանում է ձեր բիզնեսի հետ միասին: Ամենաարդյունավետ պլանները ինտեգրվում են ամենօրյա գործողություններին այն հարթակների միջոցով, որոնք աշխատակիցներն արդեն օգտագործում են, ինչը ստիպում է արտակարգ իրավիճակների արձանագրություններին ծանոթ զգալ, այլ ոչ թե օտար, երբ դրանք առավել անհրաժեշտ են:

Փոքր ձեռնարկություններին հանդիպող ընդհանուր սպառնալիքները (և հաճախ թերագնահատում են)

Շատ փոքր բիզնեսի սեփականատերեր կարծում են, որ շարունակական պլանավորումը նախատեսված է միայն բնական աղետների համար, սակայն իրականությունը շատ ավելի լայն է: Ահա ամենահաճախակի խափանումները, որոնք ազդում են փոքր ընկերությունների վրա.

Տեխնոլոգիական ձախողումներ և կիբեր սպառնալիքներ

Փրկագին ծրագրերի հարձակումներն աճել են 150%-ով 2023 թվականին, և փոքր բիզնեսները գլխավոր թիրախներն են, քանի որ նրանք հաճախ ավելի թույլ անվտանգություն ունեն: Մեկ հարձակումը կարող է խաթարել հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերը, հաճախորդների տվյալներին մուտք գործելու կամ նույնիսկ ձեր թիմի հետ շփվելու ձեր ունակությունը: Առանց ամպի վրա հիմնված պահուստավորման և վերականգնման արձանագրությունների, դուք կարող եք կորցնել շաբաթների աշխատանքը կամ շորթման պահանջներ ունենալ:

Հիմնական անձնակազմի խափանումներ

Ի՞նչ է տեղի ունենում, երբ ձեր հաշվապահը, միակ մարդը, ով գիտի, թե ինչպես մշակել աշխատավարձը, ստանում է COVID-19 վճարման շաբաթվա ընթացքում: Կամ ձեր առաջատար ծրագրավորողը հեռանում է առանց նախազգուշացման: Փոքր թիմերը նշանակում են, որ գիտելիքը հաճախ կենտրոնացած է մեկ կամ երկու հոգու մեջ: Խաչաձեւ ուսուցումը և փաստաթղթավորումը շարունակականության կարևոր ռազմավարություններ են:

Մատակարարման շղթայի և վաճառողի հետ կապված խնդիրներ

Համաճարակի ընթացքում փոքր բիզնեսի 75%-ը հայտնել է մատակարարման շղթայի խափանումների մասին: Եթե ​​ձեր միակ մատակարարը դուրս է գալիս բիզնեսից կամ չի կարողանում մատակարարել հիմնական նյութերը, ձեր գործառնությունները դադարեցվում են: Մատակարարների դիվերսիֆիկացումը և պահուստային տարբերակների փաստագրումը կարող են կանխել ամբողջական անջատումները:

Ֆիզիկական տեղակայման խնդիրներ

Ձեր գրասենյակը լցված խողովակների պայթած խողովակներից մինչև ձեր խանութի ցուցափեղկի մուտքը փակող շինարարություն, ֆիզիկական տարածքի հետ կապված խնդիրները կարող են անմիջապես դադարեցնել բիզնեսը: Հեռավոր աշխատանքի հնարավորությունները և տեղադրության այլընտրանքային պլաններն այլևս ընտրովի չեն ձեռնարկությունների մեծ մասի համար:

Արդյունավետ բիզնեսի շարունակականության պլանի հիմնական բաղադրիչները

Համապարփակ BCP-ն պետք չէ հարյուրավոր էջեր ունենալ: Փոքր բիզնեսի համար այս վեց տարրերը կազմում են արդյունավետ պլանի հիմքը՝

• Ռիսկերի գնահատում. Բացահայտեք, թե ինչ կարող է սխալ լինել և ինչպես դա կազդի ձեր գործունեության վրա
• Բիզնեսի ազդեցության վերլուծություն. Որոշեք, թե որ գործառույթներն են ամենակարևորը գոյատևման համար
• Վերականգնման ռազմավարություններ. Մշակել հատուկ մոտեցումներ՝ վերականգնելու գործողությունները
• Պլանի մշակում. Փաստաթղթերի ընթացակարգեր, հանձնարարեք պարտականություններ, ստեղծեք ստուգաթերթեր
• Թեստավորում և մարզում. Պարբերաբար վարեք պլանը ձեր թիմի հետ
• Սպասարկում. Թարմացրեք պլանը, քանի որ ձեր բիզնեսը զարգանում է

Այն, ինչ առանձնացնում է միջակ պլանները մեծ ծրագրերից, ինտեգրումն է: Երբ ձեր շարունակականության պլանն ապրում է ձեր գործառնական հարթակում, օրինակ՝ արտակարգ իրավիճակների կոնտակտների ցուցակներ ունենալը ձեր HR մոդուլում և տվյալների պահուստավորման արձանագրություններ ձեր CRM-ում, դա դառնում է ձեր մշակույթի մի մասը, այլ ոչ թե հետագա մտածողությունը:

Քայլ առ քայլ. Ստեղծեք Ձեր բիզնեսի շարունակականության պլանը 90 օրում

Դուք պետք չէ մեկ գիշերվա ընթացքում կատարյալ պլան կազմել: Այս 90-օրյա մոտեցումը բաժանում է այն կառավարելի փուլերի.

Օրեր 1-30. Գնահատում և առաջնահերթություն

Սկսեք բացահայտելով ձեր կարևոր բիզնես գործառույթները: Ի՞նչն է եկամուտ բերում: Ի՞նչն է սպասարկում հաճախորդներին: Ի՞նչը կարող է անհապաղ վնաս պատճառել, եթե խանգարվի: Թվարկե՛ք դրանք ըստ առաջնահերթության: Փոքր ձեռնարկությունների մեծամասնության համար դա ներառում է՝ պատվերների/հաշիվների մշակում, հաճախորդների հետ հաղորդակցություն, աշխատավարձի վճարում և հիմնական գործառնական աշխատանքային հոսքեր:

Այնուհետև կատարեք ռիսկի պարզ գնահատում: Ձեր թիմի հետ քննարկեք հնարավոր խափանումները: Մի բարդացրեք սա. պարզապես նշեք, թե ինչ կարող է իրականում տեղի ունենալ և ինչպես դա կազդի ձեր առաջնահերթ գործառույթների վրա:

Օր 31-60. Ռազմավարության մշակում

Յուրաքանչյուր կարևոր գործառույթի համար մշակեք շարունակականության ռազմավարություն: Եթե ​​ձեր գրասենյակը դառնա անհասանելի, ինչպե՞ս կշարունակվի աշխատանքը: Եթե ​​ձեր հիմնական ծրագրաշարը ձախողվի, ո՞րն է կրկնօրինակը: Փաստաթղթավորեք կոնկրետ գործողությունները, հանձնարարեք պարտականություններ և բացահայտեք անհրաժեշտ ռեսուրսները:

Այստեղ ինտեգրված հարթակները ցույց են տալիս իրենց արժեքը: Օրինակ, Mewayz-ի միջոցով դուք կարող եք ստեղծել տվյալների ավտոմատ կրկնօրինակումներ, ստեղծել արտակարգ իրավիճակների հաղորդակցման ուղիներ ձեր թիմի պորտալում և հաստատել հեռահար մուտքի արձանագրություններ, որոնք անմիջապես աշխատում են, երբ անհրաժեշտ է:

61-90 օրեր. Իրականացում և փորձարկում

Ստեղծեք պլանի պարզ փաստաթուղթ՝ ոչ ավելի, քան 10 էջ փոքր բիզնեսի համար: Ներառեք կոնտակտների ցուցակները, քայլ առ քայլ վերականգնման ընթացակարգերը և հիմնական տեղեկատվության հասանելիության հրահանգները: Այնուհետև փորձարկեք այն:

Սկսեք սեղանի վրա վարժանքով. «Ի՞նչ կանեինք, եթե հոսանքը հենց հիմա անջատվեր»: Առաջընթաց դեպի ֆունկցիոնալ թեստեր. «Եկեք մշակենք այսօրվա հաշիվ-ապրանքագրերը՝ օգտագործելով միայն մեր պահեստային համակարգը»: Փորձարկումը բացահայտում է բացթողումները, նախքան իրական արտակարգ իրավիճակների առաջացումը:

«Բիզնեսի շարունակականության պլանավորման նպատակը խափանումների կանխարգելումը չէ, դա անհնար է: Նպատակն է ապահովել, որ երբ խափանումները տեղի են ունենում, դրանք դառնան կառավարելի անհարմարություններ, այլ ոչ թե էկզիստենցիալ սպառնալիքներ»: — Սառա Չեն, Փոքր բիզնեսի ճկունության խորհրդատու

Տեխնոլոգիաների կիրառում անխափան շարունակականության համար

Ժամանակակից բիզնես հարթակներն ունեն ներկառուցված շարունակականության առանձնահատկություններ, որոնք փոքր բիզնեսները կարող են օգտագործել առանց հսկայական ՏՏ ներդրումների: Ահա թե ինչպես կարելի է օգտագործել տեխնոլոգիան ռազմավարական առումով.

• Cloud-ի վրա հիմնված համակարգեր. Ապահովեք, որ բոլոր կարևոր տվյալները ապրում են ամպի մեջ՝ ավտոմատ կրկնօրինակումներով: Mewayz-ի մոդուլային մոտեցումը նշանակում է, որ ձեր CRM-ի, հաշիվ-ապրանքագրի և գործառնությունների տվյալները ավտոմատ կերպով պահուստավորվում են և հասանելի են ցանկացած վայրից:
• Հաղորդակցության ավելորդություն․ Օգտագործեք հարթակի վրա հիմնված հաղորդագրություններ, SMS ծանուցումներ և հեռախոսի ծառեր:
• Հեռակա մուտքի հնարավորություններ. Համոզվեք, որ աշխատակիցները կարող են աշխատել այլընտրանքային վայրերից առանց խափանումների: Սա դուրս է VPN-ներից՝ ներառելով գործառնական համակարգերի ամբողջական մուտքը:
• Ավտոմատացված ծանուցումներ և ծանուցումներ. Ստեղծեք համակարգեր, որոնք ավտոմատ կերպով ծանուցում են հիմնական անձնակազմին, երբ հայտնաբերվում են խնդիրներ, ինչպիսիք են սերվերի աշխատանքի դադարեցումը կամ ձախողված պահուստավորման գործընթացները: