Studija slučaja: Kako se vijetnamski lanac kafića povećao na 30 lokacija i 200 zaposlenika s Mewayzom
Otkrijte kako je vijetnamski lanac kafića koristio Mewayzov modularni OS za upravljanje s 30 lokacija i 200 zaposlenika. Rezultati: 33% rasta prihoda, 70% uštede vremena na izvješćivanju, 15% smanjenja troškova rada.
Mewayz Team
Editorial Team
Studija slučaja: Digitalna transformacija vijetnamskog lanca kafića—Upravljanje 30 lokacija i 200 zaposlenika
U užurbanom krajoliku vijetnamske kulture kave, gdje se lanci žestoko natječu za tržišni udio, Phin & Bean pojavio se kao omiljeni brend. Osnovan 2015. od strane poduzetnika Linha Nguyena, lanac je brzo rastao od jednog prodajnog izloga u Hanoju do 30 lokacija u većim gradovima Vijetnama do 2023. Međutim, ovaj brzi rast izložio je kritične operativne lomove. Ova studija slučaja detaljno opisuje kako je Phin & Bean iskoristio Mewayzov modularni poslovni OS za konsolidaciju svojih operacija, osnaživanje radne snage i poticanje održivog rasta temeljenog na podacima – sve bez povećanja režijskih troškova.
Rezultati na prvi pogled
Izazov: Skaliranje bolnih točaka za lanac koji brzo raste
Do početka 2023. uspjeh Phin & Beana također je bio njegova najveća prijetnja. Posao se utapao u operativnoj složenosti.
- Podatkovni silosi i slijepe točke: Svaka lokacija koristila je različitu kombinaciju alata—proračunske tablice za inventar, zasebni POS sustav, WhatsApp za komunikaciju s osobljem i e-poštu za izvješćivanje. Konsolidacija dnevne prodaje, razine zaliha i radnih sati u 30 trgovina timu glavnog ureda trebalo je 3-4 puna dana svaki mjesec. Vidljivost u stvarnom vremenu nije postojala.
- Neučinkovit inventar i lanac opskrbe: Gubitak zrna kave bio je 12% zbog lošeg predviđanja i prevelikog naručivanja. U međuvremenu, popularni artikli poput kondenziranog mlijeka i prepoznatljivih sirupa često bi ponestajali, što bi izravno utjecalo na prodaju. Proces nabave bio je ručni, a voditelji trgovina su pojedinačno pozivali dobavljače.
- Kaos u upravljanju osobljem: S 200 zaposlenika na nepuno i puno radno vrijeme, raspored je bio noćna mora. Zamjene smjena, zahtjevi za slobodno vrijeme i izračuni plaća obavljani su putem papirnatih obrazaca i proračunskih tablica, što je dovodilo do čestih pogrešaka i sporova. Protok zaposlenika je rastao, dijelom zbog frustracija u rasporedu.
- Nedosljedno korisničko iskustvo: Bez jedinstvenog sustava, promotivne kampanje su se uvodile nedosljedno. Podaci programa vjernosti nisu bili sinkronizirani, pa je kupac koji je posjećivao različite trgovine imao fragmentirano iskustvo.
- Nulta marketinška potrošnja, stagnirajući rast: Vjeran svojim početnim korijenima, Phin & Bean imao je marketinški proračun od 0 USD. Rast se u potpunosti oslanjao na predaju i operativnu izvrsnost, koju je postalo nemoguće održavati ručno.
Rješenje: Implementacija Mewayzovog modularnog poslovnog OS-a
U drugom tromjesečju 2023. Phin & Bean započeo je postupnu implementaciju Mewayza, odabirom specifičnih modula iz biblioteke platforme od 208 za rješavanje svojih najakutnijih bolnih točaka. Razina "besplatno zauvijek" omogućila im je testiranje osnovnih funkcija bez rizika prije nadogradnje 25 od svojih 30 trgovina na plan "Scale" od 49 USD mjesečno (5 trgovina s nižim volumenom ostalo je na planu od 19 USD).
Faza 1: Centralizirane operacije i nadzorna ploča u stvarnom vremenu (tjedni 1-4)
Prvi korak bio je integracija svih 30 lokacija u jednu instancu Mewayza. Modul Objedinjene nadzorne ploče omogućio je Linh i njezinim regionalnim menadžerima uživo prikaz KPI-ja: ukupni dnevni prihod, najprodavaniji artikli po trgovini i upozorenja o inventaru.
Faza 2: Automatizacija inventara i nabave (tjedni 5-8)
Aktivirali su module Smart Inventory i Procurement. Sustav je koristio povijesne podatke o prodaji za generiranje automatiziranih narudžbenica za zrna kave, mliječne proizvode i ambalažu kada zalihe dosegnu unaprijed definirani prag. Narudžbe su poslane izravno odobrenim dobavljačima.
Faza 3: upravljanje ljudskim resursima i radnom snagom (tjedni 9-12)
Moduli Staff Scheduler, Time Clock i Payroll Integrator su implementirani. Osoblje je sada moglo pregledavati rasporede, zahtijevati zamjene i dolaziti/odlaziti putem mobilne aplikacije Mewayz. Menadžeri bi mogli predvidjeti rad na temelju predviđene prodaje.
Faza 4: Analiza kupaca i prodaje (u tijeku)
Konačno, povezali su svoje POS sustave putem API-ja s modulom Advanced Analytics i aktivirali Loyalty Engine kako bi stvorili jedinstvenu bazu podataka o kupcima na svim lokacijama.
Tjedan 0: Otkrivanje i planiranje
Phin & Bean tim nadzire sve procese. Konzultant Mewayz mapira 32 temeljna tijeka rada u određene module.
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →Tjedni 1-4: Osnovna nadzorna ploča i POS integracija
Uključeno svih 30 lokacija. Nadzorna ploča za prodaju u stvarnom vremenu radi uživo. Tim stožera obučen.
Tjedni 5-8: Uvođenje automatizacije inventara
Modul pametnog inventara konfiguriran za 150+ SKU-ova. Poslane prve automatizirane narudžbenice. Počinje praćenje rasipanja.
Tjedni 9-12: Pokretanje HR Huba
Svih 200 zaposlenika uključeno je u mobilnu aplikaciju. Digitalno zakazivanje zamjenjuje papir. Proces obračuna plaća integriran.
Mjesec 4+: Optimizacija i rast
Upotreba analitike za pročišćavanje jelovnika, prilagođavanje cijena i pokretanje ciljanih kampanja vjernosti. Planiranje otvaranja novih trgovina s Mewayzom kao operativnom okosnicom.
Rezultati: mjerljivi dobici u cijelom poslovanju
Nakon šest mjeseci potpune implementacije, utjecaj na financijsko i operativno zdravlje Phin & Beana bio je dubok. Sljedeći su pokazatelji izmjereni usporedbom H2 2023 (post-Mewayz) s H1 2023 (prije Mewayza).
1. Financijska izvedba i rast prihoda
- Povećanje bruto prihoda: rast od 33%, pripisuje se smanjenim zalihama, boljoj raspodjeli radne snage tijekom sati najvećeg opterećenja i prilagodbama jelovnika na temelju podataka.
- Održavanje bruto marže: Zadržane bruto marže od 94% koje su vodeće u industriji (u skladu s njihovim modelom prije skaliranja) unatoč inflacijskim pritiscima, zahvaljujući smanjenom rasipanju i boljoj nabavi.
- Smanjenje operativnih troškova: Smanjenje od 15% kontroliranih troškova rada putem optimiziranog rasporeda, čime se štedi približno 4500 USD mjesečno u cijelom lancu.
2. Operativna učinkovitost i ušteda vremena
- Vrijeme za izvješćivanje uprave: Smanjeno za 70%. Mjesečno financijsko zatvaranje sada traje 1,5 dana umjesto 5.
- Rasipanje zaliha: Smanjite s 12% na 4,5%, izravno dodajući 2.800 USD mjesečno krajnjoj liniji.
- Vrijeme naručivanja dobavljača: smanjeno za 90%, oslobađajući menadžere za zadatke usmjerene na kupce.
3. Osnaživanje i kultura radne snage
- Zadovoljstvo osoblja: Rezultati ankete koji se odnose na "ravnotežu između posla i privatnog života" i "komunikaciju" poboljšani su za 40%.
- Promjena menadžera: Smanjena za 25%. Upravitelji trgovina izvijestili su da se osjećaju više "pod kontrolom" i "strateški".
- Vrijeme obuke za nove zaposlenike: skraćeno za 50% korištenjem standardiziranih digitalnih popisa za provjeru i modula obuke unutar Mewayza.
4. Skalabilnost i budući rast
S uspostavljenim jedinstvenim sustavom, Phin & Bean ima nacrt koji se može replikovati za nove trgovine. Troškovi i vrijeme za ukrcavanje na novu lokaciju smanjeni su za 60%. Tvrtka sada s pouzdanjem planira širenje na Tajland, koristeći Mewayz za upravljanje prekograničnim operacijama od prvog dana.
Spremni ste konsolidirati svoje operacije i proširiti se s povjerenjem?
Kao Phin & Bean, vaša tvrtka s više lokacija može zamijeniti desetak nepovezanih alata jednim snažnim, modularnim OS-om. Pridružite se više od 138 000 korisnika koji upravljaju svojim poslovanjem na Mewayzu.
Počnite besplatno. Kreditna kartica nije potrebna. Nadogradite samo kada vidite vrijednost.
Započnite besplatno probno razdoblje →Zauvijek pristupite svim osnovnim modulima. Nema vremenskog ograničenja na besplatnoj razini.