Ka Papa Kalena Hui Pū ʻIa: Pehea e hoʻopau ai i ka Chaos hoʻonohonoho a hoʻonui i ka huahana

ʻO ke kumukūʻai huna o ka chaos kalena: no ke aha i ʻoi aku ka nui o ka hoʻonohonoho ʻana o ka hui ma mua o ka wā ma mua

I ka wā i hala ʻole ai ka hui kūʻai aku o Sarah i ko lākou lā palena pau ʻekolu o ka mea kūʻai aku i loko o hoʻokahi mahina, ʻaʻole maikaʻi ʻole ka hana a i ʻole ke akamai o ka mea hewa—he haunaele kalena. ʻEkolu mau lālā o ka hui i hoʻonohonoho i ka manawa hoʻomaha me ka ʻole o ka ʻike ʻana, aʻo ʻelua mau mea ʻē aʻe i pāpālua i ka hālāwai mea kūʻai aku. Ka hopena? ʻO kahi mea kūʻai huhū, nā koina o ka manawa, a me ka 15% lohi o ka papahana. Hoʻokani ʻia kēia hiʻohiʻona i kēlā me kēia lā i nā ʻoihana ma ka honua holoʻokoʻa, kahi e hoʻopau mālie ai ka hoʻokele ʻana i ka alemanaka i ka huahana a hōʻino i ka pilina o nā mea kūʻai aku.

E hōʻike ana ka noiʻi e hoʻohana ana ka mea hana maʻamau ma kahi o4 hola i kēlā me kēia pulema ka hoʻonohonoho ʻana i nā papa manawa a me ka hoʻoponopono ʻana i nā paio. No ka hui 10-kanaka, he 40 mau hola o ka nalo ʻana o ka huahana i kēlā me kēia pule—e like me hoʻokahi limahana manawa piha e hana wale ana i ka hoʻonohonoho ʻana. He mea kupanaha ka hopena o ke kālā: ʻo nā hui me ka ʻike ʻino ʻana i ka ʻalemanaka a hiki i ka23% ʻoi aku ka lōʻihi o ka papahanaa me 31% kiʻekiʻe o nā kumukūʻai o ka manawa lōʻihima mua o nā hui i hoʻonohonoho ʻia.

ʻO ka nūhou maikaʻi, ʻo ka hoʻokō ʻana i ka hoʻokele alemanaka hui kūpono e hiki ke hoʻololi i kēia haunaele i ka hoʻonohonoho ʻana. Ma ka hoʻopaʻa ʻana i ka loaʻa ma waena o nā limahana, hiki i nā hui ke hōʻemi i ka hoʻopaʻapaʻa hoʻopaʻapaʻa a hiki i 80%, hoʻomaikaʻi i ka pono o ka hālāwai ma 45%, a hoʻihoʻi hou i nā hola he nui o ka manawa hana. ʻAʻole kēia e pili ana i ka pale ʻana i ka hoʻopaʻa puke pālua—e pili ana ia i ka hana ʻana i kahi e kākoʻo i ka hana maikaʻi loa o kāu hui.

Nā Kuleana Kuleana o ka Hoʻokele Kalena Hui

Aia ʻia ka hoʻokele ʻana alemanaka hui maikaʻi ma luna o ʻekolu kumukānāwai koʻikoʻi ma mua o ke kaʻana like ʻana i nā kalena kikohoʻe. Hoʻokumu kēia mau kumu i ka hale e pono ai no ka hoʻonohonoho pono ʻana i kāu hui holoʻokoʻa.

Maopopo me ka hoʻouka ʻole ʻana

He mea koʻikoʻi ke kaulike ma waena o ka ʻike a me ka pilikino. Pono nā lālā o ka hui e ʻike i ka loaʻa ʻana o kekahi me ka manaʻo ʻole e nānā ʻia. ʻO ka hoʻomaʻamaʻa maikaʻi loa e hōʻike ana i ʻike manuahi/pilikiama ​​mua o nā wehewehe kikoʻī o ka hālāwai no ka hapa nui o nā lālā o ka hui. Pono paha nā luna i ka ʻike kikoʻī hou aku, akā naʻe, ʻo ka hoʻokumu ʻana i nā palena maopopo e pale ai i ka huhū a mālama i ka hilinaʻi.

E noʻonoʻo i ka hoʻokō ʻana i nā hiʻohiʻona pae: nā kikoʻī piha no nā hōʻike pololei, manuahi/ʻoluʻolu no nā mea hana like ʻole, a me ka ʻike liʻiliʻi no nā lālā o ka hui ākea. Mālama kēia ʻano hana i ka pilikino me ka hōʻoia ʻana e hiki ke hoʻokō pono ka hoʻonohonoho pono ʻana.

Hoʻokumu ka hoʻonohonoho maʻamau i ka kūlike

Ke hoʻohana kēlā me kēia lālā o ka hui i nā hui kalena like ʻole, ʻaneʻane hiki ʻole ke hoʻonohonoho. ʻO ka hoʻokumu ʻana i nā maʻamau a puni ka hui no ke ʻano o ke poʻo inoa ʻana o nā hanana, waihoʻoluʻu, a hoʻokaʻawale ʻia e hoʻololi i nā mea komo i loko o ka ʻikepili koʻikoʻi. No ka laʻana, me ka hoʻohana ʻana i kahi ʻōnaehana kalakala kahi i polū mau nā hālāwai o nā mea kūʻai aku, ʻōmaʻomaʻo nā hālāwai kūloko, a me ka melemele ka manawa hana e hana ai i ka ʻike ʻike koke.

He mea koʻikoʻi like nā kuʻina inoa maʻamau. Hāʻawi ʻo "Project X Review with Sarah" i ka pōʻaiapili ma mua o ka "Hālawai me Sarah." ʻO kēia mau hoʻopukapuka liʻiliʻi liʻiliʻi e uku i nā ʻāpana nui i ka hoʻohaʻahaʻa ʻana i ka huikau a me nā hoʻoholo hoʻonohonoho wikiwiki.

Hoʻolalelale ma mua o ka hoʻolalelale ʻana

Ka hapa nui o nā kime i hoʻonohonoho me ka hoʻoikaika—e kali ana i nā paio ma mua o ka hoʻoponopono ʻana iā lākou. Hoʻonohonoho pono nā hui hana kiʻekiʻe ma ke kāohi ʻana i ka manawa no ka hana hohonu, ka hoʻokumu ʻana i nā puka makani loaʻa o ka hui, a me ka kali ʻana i nā pono hoʻonohonoho ma mua o ka hikiwawe. Hiki i kēia hoʻololi ʻana mai ka reactive a i ka proactive scheduling hiki ke hōʻemi i nā hoʻololi o ka minuke hope a hiki i 60%.

The Technology Stack: Ke koho ʻana i nā mea paahana kūpono no kāu hui

Na kāu ʻenehana kalena e hiki ai ke hoʻonohonoho pono ʻia a i ʻole e hana i nā pale ʻē aʻe. ʻO ka pūʻulu hāmeʻa kūpono e pili ana i ka nui o kāu hui, ka paʻakikī o ke kaʻina hana, a me nā pono hoʻohui.

Pūnaewele Kalana Nui

No ka hapanui o nā hui, hāʻawi ʻo Google Workspace a i ʻole Microsoft 365 i nā kumu paʻa me nā mana kaʻana like i kūkulu ʻia. ʻO ka Google Calendar Find a Time hiʻohiʻona e hōʻike 'akomi i ka loaʻa ʻana, ʻoiai ke hāʻawi nei ka Kokua hoʻonohonoho ʻana o Outlook i nā hana like. Hāʻawi nā paepae ʻelua i ka hoʻopaʻa ʻana i nā kumuwaiwai (nā lumi hālāwai, nā lako) a me ka hoʻohui pū ʻana me nā mea hana kūkā wikiō.

E ʻike paha nā hui liʻiliʻi i kēia mau haʻina i kūkulu ʻia i lawa, akā i ka ulu ʻana o nā hui ma mua o 10 poʻe a i ʻole e hana ana ma nā ʻāpana manawa he nui, pono pinepine nā mea hana kūikawā.

Mea Hana Hoʻolālā Hui Kūikawā

Na mea paahana e like me Calendly, SavvyCal, a me Mewayz's integrated scheduling module e lawe i ka hui hui i ka pae aʻe. Hāʻawi kēia mau paepae i nā hui e hana i nā loko i loaʻa i hui pū ʻia, hoʻonohonoho i nā manawa pale ma waena o nā hālāwai, a me ka hoʻololi ʻana i ka hoʻololi ʻana i ka manawa. ʻO ka pōmaikaʻi nui, ʻo ko lākou hiki ke hōʻike i ka loaʻa hui ʻana ma mua o ka koi ʻana i nā mea hoʻonohonoho e hoʻohālikelike lima i nā kalena he nui.

Maikaʻi loa ka hana ʻana o Mewayz no ka mea e hoʻopili pololei ana i ka hoʻonohonoho ʻana me CRM, ka hoʻokele papahana, a me nā ʻōnaehana bila. Ke hoʻonohonoho ʻia kahi hālāwai o nā mea kūʻai aku ma o ka paepae, hana ʻakomi ʻo ia i nā mea hou o ka manawa o ka papahana a hoʻomākaukau i nā hoʻomanaʻo hoʻomanaʻo invoice—e hoʻopau ana i ka pono no ka hahai lima ma waena o nā ʻōnaehana lehulehu.

Nā Mana Hoʻohui

Hoʻohui ʻia nā ʻōnaehana alemanaka ikaika loa me kāu mau mea hana hana. E ʻimi i nā paepae e pili ana i kāu polokalamu hoʻokele papahana, nā mea hana kamaʻilio, a me CRM. Ke hoʻomaka ka hanana hanana kalena i nā hana like i nā ʻōnaehana ʻē aʻe, hoʻopau ʻoe i ka hoʻokomo ʻana i ka ʻikepili manual a hōʻemi i nā hewa.

Ke hoʻokō nei i kāu Pūnaehana Kalena Hui: He alakaʻi i kēlā me kēia ʻanuʻu

Pono ka hoʻolālā akahele a me ka kamaʻilio maʻemaʻe o ka hoʻopuka ʻana i kahi ʻōnaehana kalena hou. E hahai i kēia hoʻolālā hoʻokō pono e hōʻoia i ka hoʻohana maʻalahi i kāu hui.

1. Hoʻoponopono i nā hana o kēia manawa: E palapala i ke ʻano o kāu hui e hoʻokele nei i nā papa manawa. E ʻike i nā wahi ʻeha, nā paio maʻamau, a me nā puʻupuʻu kaʻina hana.
2. E wehewehe i nā Pahuhopu maopopo: He aha nā hopena kikoʻī āu e makemake ai? Nā laʻana: "E hōʻemi i ka paio hoʻonohonoho ʻana ma 75%," "E ʻoki i ka manawa hoʻonohonoho hui i ka hapalua," "Hoʻopau i ka hoʻopaʻa ʻana pālua i nā kumuwaiwai."
3. E koho a hoʻonohonoho i nā mea hana: E koho i ka ʻenehana i kūpono i kāu mau pahuhopu. E hoʻonohonoho i nā hoʻonohonoho, nā ʻae a me nā hoʻohui ʻana ma mua o ka hoʻopuka ʻana.
4. E hoʻokumu i nā alakaʻi akaka: E hana i palapala maʻalahi e pili ana i nā hui inoa, nā kala kala, nā manawa pane, a me nā hoʻonohonoho pilikino.
5. E hoʻomaka i ka holo ʻana: E hoʻomaka me kahi hui hoʻokele, e hōʻiliʻili i nā manaʻo manaʻo, a laila e hoʻonui i ka hui piha. E ʻae i 2-3 pule no ka hoʻoponopono ʻana.
6. E hoʻolako i ka hoʻomaʻamaʻa a me ke kākoʻo: E alakaʻi i nā kau hoʻomaʻamaʻa lima a e koho i nā poʻokela kalena e kōkua i nā hoa hana.
7. Nānā a Hoʻonui: E nānā mau i ka pono o ka ʻōnaehana a hana i nā hoʻololi ma muli o ka manaʻo o ka hui.

E ʻae ma kahi o 30 mau lā no ka hoʻokomo piha ʻana, a e manaʻo i ke kūʻē ʻana ma mua. ʻO ke kī ʻo ke kākoʻo alakaʻi mau a me ka kamaʻilio maopopo ʻana e pili ana i nā pono.

Nā hoʻolālā kiʻekiʻe no nā kūkulu hui paʻakikī

I ka ulu ʻana o nā hui, piʻi nui ka paʻakikī o ka hoʻokele kalena. Kōkua kēia mau hoʻolālā holomua i ka mālama ʻana i ka hoʻonohonoho ʻana ma waena o nā hui nui a puʻunaue paha.

Hoʻoponopono i nā ʻāpana manawa he nui

No nā hui honua, he mea koʻikoʻi ka hoʻokele ʻāina manawa. E hoʻokō i nā mea hana e hōʻike ʻokoʻa i nā manawa hālāwai i kēlā me kēia ʻāpana manawa kūloko o kēlā me kēia hui. E hoʻokumu i "nā hola overlap" kahi i manaʻo ʻia e loaʻa nā lālā o ka hui no ka hana like ʻana, maʻamau 2-3 mau hola i kēlā me kēia lā e hana ana ma nā wahi manawa.

E hoʻololi pololei i nā manawa hālāwai i ʻole e hāʻule mau ke kaumaha o ke kakahiaka nui a i ʻole ka pō ma luna o nā lālā hui like. ʻO ka hoʻopaʻa ʻana i nā hālāwai koʻikoʻi no ka poʻe hiki ʻole ke hele ma ke ola e hōʻike ana i ka noʻonoʻo ʻana i nā hoa hana honua.

Mālama ʻana i nā hana hoʻololi a me nā papa hana maʻamau

Pono nā hui me ka hoʻololi ʻana a i ʻole nā papa hana maʻalahi. E hana i nā papa hoʻonohonoho i hiki ke maʻalahi ke hoʻopili ʻia, a hoʻohana i nā mea hana e hiki ai ke hoʻololi wikiwiki me ka ʻae ʻana o ka luna. Aia i loko o ka module ho'onohonoho o Mewayz nā hi'ohi'ona i ho'olālā 'ia no kēia mau hi'ohi'ona, me ka 'ike paio 'akomi a me ka 'ae 'ana i nā kahe hana.

Hoʻoponopono i nā ʻāpana āpau

Hōʻike ʻia ka hoʻohui ʻana o ke keʻena i nā pilikia kūʻokoʻa. E hoʻokumu i nā kuleana pili a i ʻole i koho ʻia "nā kāpena hoʻonohonoho" i kēlā me kēia keʻena e hoʻomaopopo i nā pono o kā lākou hui a me nā hilinaʻi waena. Hiki ke hoʻomaopopo i nā manaʻo hoʻopaʻapaʻa maʻamau ma mua o ka hopena i nā papahana.

Nā Piha Hoʻokele Kalima maʻamau a pehea e pale aku ai iā lākou

Hiki ke hāʻule ʻole nā hoʻolālā kalena i manaʻo maikaʻi ʻia inā ʻaʻole pale ʻia nā hewa maʻamau. Eia nā pilikia pinepine a me nā hoʻoponopono kūpono.

• Ka hoʻopaʻa 'ana: Nā hui e ālai ana i kēlā me kēia minuke o ka lā e hana i ka ʻoʻoleʻa a me ka pau ʻana. Pane: Pono ka manawa hoʻopaʻa ma waena o nā hālāwai a me nā poloka kikoo pale.
• Hoʻohana Kuʻikahi: Ke hoʻohana kekahi mau lālā o ka hui i ka ʻōnaehana a ʻaʻole hoʻohana kekahi, hāʻule ka ʻōnaehana. Pane: Manaʻo alakaʻi me ka nānā pono ʻana i kekahi manawa.
• Nā Pilikino: Hiki i nā lālā o ka hui ke hōʻole i ka hāʻawi ʻana i nā kikoʻī i loaʻa. Pane: Hoʻomaʻemaʻe i nā alakaʻi pilikino a me nā pae kiʻekiʻe.
• Mea Hoʻonui: Ke hoʻokō nei i nā mea hana hoʻonohonoho he nui loa e huikau. Pane: E koho i hoʻokahi kahua kahua me nā hoʻohui pono.
• Nā ʻole o ka mālama ʻana: Ua pau ka wā kahiko me ka nānā ʻole ʻana. Pane: Hoʻoponopono a me ka hoʻomaʻemaʻe ʻana i kēlā me kēia hapaha makahiki.

O ka ho'oponopono 'ana i kēia mau pilikia e pale aku i nā pilikia li'ili'i mai ka ho'oha'aha'a 'ana i kāu pūnaewele 'alemanaka holo'oko'a.

Ke Ana ʻana i ka Pōmaikaʻi: Nā Anana Koʻikoʻi no ka Hoʻokele Kalena

E hoʻomaikaʻi ʻia ka mea i ana ʻia. E hahai i kēia mau ana nui no ka loiloi ʻana i ka pono o ka hoʻokele ʻana i kāu kalena a ʻike i nā wahi no ka hoʻonui ʻana.

Ka Hoʻopaʻa ʻana i ka Laki Kūʻē: E ana i ka pākēneka o nā hālāwai e koi ana i ka hoʻonohonoho hou ʻana ma muli o nā paio. Manaʻo ma lalo o 5% ma hope o ka hoʻokō ʻana i ka ʻōnaehana.

Ka manawa-i-Paʻa: E hahai i ka lōʻihi o ka hoʻonohonoho ʻana i nā hālāwai e pili ana i nā mea hui lehulehu. Hoʻemi nā hui lanakila i kēia ma lalo o 5 mau minuke i kēlā me kēia hālāwai.

Ka Lālā Hoʻohana ʻAlena: E nānā i ka pākēneka o nā hola hana i hoʻonohonoho pono ʻia me ka waiho hakahaka. ʻO ka laulā kūpono he 70-85%—haʻahaʻa loa e hōʻike ana i ka maikaʻi ʻole o ka hoʻolālā ʻana, ʻoi aku ka kiʻekiʻe e hōʻike ana i ka hoʻonohonoho ʻana.

Pono o ka hālāwai: E noʻonoʻo i ka hoʻomaka ʻana a me ka pau ʻana o nā hālāwai i ka manawa, a inā pili nā manawa i hoʻonohonoho ʻia i nā pono maoli. ʻO ka hoʻomaikaʻi ʻana ma ʻaneʻi e hoʻonui pololei i ka huahana.

"ʻO nā hui kūpono loa e mālama i kā lākou mau kalena ma ke ʻano he waiwai hoʻolālā ma mua o nā mea hoʻokele. - ʻO Maria Chen, Hoʻolaha Hoʻolaha

ʻO ka wā e hiki mai ana o ka hoʻokele ʻana i ka papa manawa hui

Ke hoʻomau nei ka ulu ʻana o ka ʻenehana kalena no ka naʻauao a me ka hoʻohui ʻana. Hōʻike ka naʻauao artificial i nā manawa hālāwai kūpono e pili ana i nā hana maʻamau a me nā ʻano ikehu. Hiki i ka hoʻonohonoho wānana ke manaʻo i nā paio ma mua o ka hiki ʻana mai ma ke kāʻili ʻana i nā mamana ma waena o ka hui.

Ke hoʻohui nei nā hui noʻonoʻo i mua i ka ʻikepili kalena me nā ʻōnaehana ʻoihana ʻē aʻe e hana i nā kahe hana naʻauao maoli. I ka ʻike ʻana o kāu ʻōnaehana alemanaka e alakaʻi maʻamau ka hālāwai mea kūʻai aku i kahi kaʻina palapala palapala 3-hola, hiki iā ia ke pale aunoa i ka manawa hahai kūpono. Ke hoʻomaopopo ʻo ia he mea noʻonoʻo loa kāu hui i ke kakahiaka, hiki iā ia ke hoʻonohonoho i nā kau noʻonoʻo i loko o ia mau hola kiʻekiʻe.

I ka lilo ʻana o ka hana mamao a huila i mea maʻamau, e ulu wale ana ka hana o nā kalena i hoʻonohonoho ʻia. E loaʻa i nā pūʻulu e haku i ka hoʻokele alemanaka i kēia lā ka lanakila hoʻokūkū koʻikoʻi i ka lā ʻapōpō. ʻAʻole ʻo ka pale ʻana i nā paio wale nō ka pahuhopu—ʻo ia ka hoʻokumu ʻana i kahi kaiapuni kahi e mahalo ʻia ai ka manawa o kāu hui, hoʻomaikaʻi ʻia, a hoʻohālikelike ʻia me nā mea nui o ka hui.

E hoʻomaka me ka loiloi maopopo ʻana i kāu mau pilikia o kēia manawa, e hoʻokō i nā hoʻolālā e kūpono i nā pono o kāu hui, a e hoʻomaʻamaʻa mau i kāu ala. ʻO nā hola āu e mālama ai ma ka hoʻonohonoho ʻana e unuhi pololei i ka hana i ʻoi aku ka manaʻo nui, ʻoi aku ka maikaʻi o ka lawelawe mea kūʻai aku, a me ka hōʻemi ʻana i ke kaumaha ma kāu hui. Pono kāu kalena no kāu hui—ʻaʻole ma ke ʻano ʻē aʻe.

Nīnau pinepine

He aha ka hewa nui o nā hui i ka hoʻokō ʻana i kahi ʻōnaehana kaʻana like?

ʻO ka hewa maʻamau ʻo ka hoʻokumu ʻana i nā alakaʻi a me nā maʻamau ma mua. Me ka loaʻa ʻole o nā kuʻina inoa maʻamau, ka hoʻopili kala ʻana, a me nā hoʻonohonoho pilikino, hoʻonui pinepine ka huikau ʻana i ka huikau ma mua o ka hoʻoponopono ʻana.

ʻEhia ka manawa e hiki ai i ka hoʻokele alemanaka kūpono ke mālama i ka hui maʻamau?

Mālama nā hui i nā hola 3-4 i kēlā me kēia kanaka i kēlā me kēia pule ma ka hoʻonohonoho hoʻonohonoho ʻana wale nō. No ka hui 10-kanaka, ua unuhi kēia ma kahi kokoke i hoʻokahi manawa piha e like me ka loaʻa ʻana o ka huahana i kēlā me kēia pule.

He aha ke kaulike kūpono ma waena o ka ʻike a me ka pilikino i nā alemanaka hui?

E hōʻike i ka ʻike manuahi/pilikia i ka hapa nui o nā lālā o ka hui me ka mālama ʻana i ka ʻike kikoʻī no nā luna hoʻokele. Mālama kēia i ka hoʻonohonoho pono ʻana me ka mālama ʻana i ka pilikino pilikino a me ka hōʻemi ʻana i nā hopohopo nānā.

Pehea mākou e hoʻoponopono ai i nā ʻokoʻa ʻokoʻa o ka ʻāpana manawa i nā alemanaka hui honua?

E hoʻohana i nā mea hana e hōʻike ʻakomi i nā manawa ma kēlā me kēia ʻāpana manawa kūloko o kēlā me kēia hui, e hoʻokumu i 2-3 hola i kēlā me kēia lā i nā puka aniani no ka laulima ʻana, a hoʻololi pololei i nā manawa hālāwai ma nā wahi manawa.

He aha nā ana e pono ai mākou e hahai no ke ana ʻana i ka holomua o ka hoʻokele kalena?

E pili ana i nā anana koʻikoʻi ka hoʻopaʻa ʻana i ka nui o ka paio (pahu ʻia ma lalo o 5%), ka manawa-i ka hoʻonohonoho (ma lalo o 5 mau minuke no kēlā me kēia hālāwai), a me ka helu hoʻohana 'alemanaka (70-85% o nā hola hana i hoʻonohonoho pono ʻia).