શિકાગો લૉ ફર્મે યુનિફાઇડ ક્લાયન્ટ મેનેજમેન્ટ સાથે 4 સાધનોને કેવી રીતે બદલ્યા

ફર્મ: હાર્ટવેલ એન્ડ એસોસિએટ્સ, પી.સી. | સ્થાન: શિકાગો, IL | કદ: 15 કર્મચારીઓ (5 એટર્ની, 10 સહાયક સ્ટાફ) | અભ્યાસ ક્ષેત્રો: રિયલ એસ્ટેટ, બિઝનેસ લો, એસ્ટેટ પ્લાનિંગ

ધ ચેલેન્જ: ફ્રેગમેન્ટેડ સિસ્ટમ્સ ડ્રેઇનિંગ ઉત્પાદકતા અને નફો

એક દાયકાથી વધુ સમય સુધી, હાર્ટવેલ એન્ડ એસોસિએટ્સ વિશિષ્ટ સાધનોના પેચવર્ક પર કામ કરે છે. રિયલ એસ્ટેટ ક્લોઝિંગ અથવા જટિલ એસ્ટેટ પ્લાનનું સંચાલન કરવા માટે મલ્ટિપલ પ્લેટફોર્મને જગલિંગ કરવું જરૂરી છે:

<ટેબલ> ટૂલ પ્રાથમિક ઉપયોગ માસિક ખર્ચ પેઇન પોઈન્ટ્સ ક્લિયો મેનેજ કેસ મેનેજમેન્ટ, ટાઇમ ટ્રેકિંગ $139/વપરાશકર્તા/મહિનો (5 એટર્ની) બિલિંગ સાથે નબળું એકીકરણ; ક્લંકી ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ Bill.com ઇનવોઇસિંગ અને ચુકવણીઓ $39/વપરાશકર્તા/મહિનો (3 સ્ટાફ) ક્લિયો તરફથી મેન્યુઅલ ડેટા એન્ટ્રી; વિલંબને કારણે 15% મોડી ચૂકવણી કેલેન્ડલી ક્લાયન્ટ શેડ્યુલિંગ $12/વપરાશકર્તા/મહિનો (5 વપરાશકર્તાઓ) કેસ ફાઇલો સાથે કોઈ જોડાણ નથી; વારંવાર ડબલ-બુકિંગ આસન આંતરિક કાર્ય વ્યવસ્થાપન $13.49/વપરાશકર્તા/મહિને (15 વપરાશકર્તાઓ) ક્લાયન્ટ ડેટાથી અલગ; ચૂકી ગયેલ સમયમર્યાદા મેનેજિંગ પાર્ટનર રોબર્ટ હાર્ટવેલ કહે છે, "અમે ચાર અલગ-અલગ ટૂલ્સ માટે ચૂકવણી કરી રહ્યા હતા જે એકબીજા સાથે બોલતા ન હતા." "અમારા પેરાલીગલ અઠવાડિયામાં 6 કલાક ફક્ત ક્લિઓમાંથી બિલ.કોમમાં ઇન્વોઇસિંગ માટે ડેટા કૉપિ કરવામાં વિતાવે છે. કૅલેન્ડર વિરોધાભાસને કારણે અમે ક્લાયંટ કૉલ્સ ચૂકી ગયા. જ્યારે ક્લાયન્ટે કેસ અપડેટ માટે પૂછ્યું, ત્યારે સંપૂર્ણ ચિત્ર મેળવવા માટે અમારે ત્રણ અલગ-અલગ ઍપ ખોલવી પડી. અમારો અસરકારક બિલિંગ રેટ પીડાઈ રહ્યો હતો કારણ કે અમે સમગ્ર સિસ્ટમમાં અમારો સમય સચોટ રીતે ટ્રૅક કરી શકતા નથી."

સોલ્યુશન: મેવેઝના યુનિફાઇડ બિઝનેસ ઓએસનો અમલ

2023 ના Q3 માં, હાર્ટવેલ એન્ડ એસોસિએટ્સે ઓલ-ઇન-વન પ્લેટફોર્મ્સનું મૂલ્યાંકન કરવાનું શરૂ કર્યું. ત્રણ વિકલ્પોનું પરીક્ષણ કર્યા પછી, તેઓએ તેની વ્યાપક મોડ્યુલ લાઇબ્રેરી (208 મોડ્યુલ્સ), કાનૂની-વિશિષ્ટ સુવિધાઓ અને પ્રતિબદ્ધતા પહેલાં મફત પ્રારંભ કરવાની ક્ષમતા માટે Mewayz પસંદ કર્યું.

અમલીકરણ સમયરેખા

પહેલાં અને પછી: વર્કફ્લો સરખામણી

<ટેબલ> પ્રક્રિયા પહેલાં (4 સાધનો) (મેવેઝ) પછી સમય સાચવ્યો નવું ક્લાયન્ટ ઇન્ટેક Calendly → Clio → Asana → ઇમેઇલ (8 પગલાં, 45 મિનિટ) ઓનલાઈન ફોર્મ → સ્વતઃ-વિરોધ તપાસ → મેટર બનાવ્યું (3 પગલાં, 12 મિનિટ) 73% ઘટાડો માસિક બિલિંગ નિકાસ ક્લિઓ સમય → Bill.com આયાત કરો → મેન્યુઅલ ગોઠવણો (4 કલાક/વકીલ) સ્વતઃ-સંકલન સમય → સમીક્ષા → એક-ક્લિક ઇન્વૉઇસ (1.2 કલાક/વકીલ) 70% ઘટાડો દસ્તાવેજ તૈયારી મેન્યુઅલ નમૂનાઓ → સ્થાનિક ડ્રાઇવમાં સાચવો → ક્લિઓ પર અપલોડ કરો (25 મિનિટ/દસ્તાવેજ) દ્રવ્યમાંથી સ્વતઃ-સંબંધિત કરો → ઇ-સાઇન → સ્વતઃ-ફાઇલ (8 મિનિટ/દસ્તાવેજ) 68% ઘટાડો કેસ સ્ટેટસ અપડેટ ક્લાઈઓ તપાસો → આસન તપાસો → ઈમેલ તપાસો → પેરાલીગલને કૉલ કરો (15 મિનિટ) સિંગલ ડેશબોર્ડ દૃશ્ય (2 મિનિટ) 87% ઘટાડો

પરિણામો: કાર્યક્ષમતા અને વૃદ્ધિ પર પરિમાણીય અસર

મેવેઝ પર 12 મહિના પછી, હાર્ટવેલ એન્ડ એસોસિએટ્સે નાણાકીય, ઓપરેશનલ અને ક્લાયન્ટ સંતોષ મેટ્રિક્સમાં નાટ્યાત્મક સુધારાઓનું માપન કર્યું.

નાણાકીય અસર

<ટેબલ> મેટ્રિક પ્રી-મેવેઝ (2022) પોસ્ટ-મેવેઝ (2024) બદલો સોફ્ટવેર ખર્ચ $34,800/વર્ષ $6,400/વર્ષ (Mewayz Pro પ્લાન) -$28,400 (82% ઘટાડો) વાર્ષિક આવક $1.42M $1.73M +$310,000 (22% વૃદ્ધિ) અનુભૂતિ દર* 78% 89% +11 ટકા પોઈન્ટ્સ ચુકવણીના દિવસો 42 દિવસ 28 દિવસ 14 દિવસ ઝડપી

*પ્રાપ્તિ દર = કામના કલાકોની ટકાવારી જે ખરેખર બિલ અને એકત્રિત કરવામાં આવે છે

ઓપરેશનલ કાર્યક્ષમતા

• સમય પુનઃપ્રાપ્તિ: એટર્નીએ અગાઉ વહીવટી કાર્યોમાં ગુમાવેલ સાપ્તાહિક 4.8 બિલપાત્ર કલાકો (એટર્ની દીઠ વાર્ષિક 240 કલાક) પાછા મેળવ્યા હતા
• ભૂલ ઘટાડો: સ્વચાલિત સમય ટ્રેકિંગ અને ઇન્વૉઇસ જનરેશનને કારણે બિલિંગ ભૂલોમાં 76% ઘટાડો થયો છે
• ક્લાયન્ટ ક્ષમતા: ફર્મે સ્ટાફ ઉમેર્યા વિના એટર્ની દીઠ સક્રિય બાબતો 32 થી વધારીને 38 કરી દીધી
• દસ્તાવેજની ચોકસાઈ: ઓટોમેટેડ ડોક્યુમેન્ટ એસેમ્બલીએ માનક સ્વરૂપોમાં ટાઇપોગ્રાફિકલ ભૂલોને 94% ઘટાડી

ક્લાયન્ટ અનુભવ સુધારણાઓ

ક્લાયન્ટ પોર્ટલ નોંધપાત્ર તફાવત કરનાર બની ગયું છે. ગ્રાહકો કરી શકે છે:

• દસ્તાવેજોને સુરક્ષિત રીતે અપલોડ કરો (દૈનિક 15 ઈમેઈલ જોડાણોને બદલીને)
• રીઅલ-ટાઇમ કેસની પ્રગતિ અને આગામી માઇલસ્ટોન્સ જુઓ
• દસ્તાવેજો પર ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે સહી કરો (ટર્નઅરાઉન્ડ 3 દિવસથી ઘટાડીને 3 કલાક કરો)
• ઈનવોઈસ ઓનલાઈન ચૂકવો (સમયસર ચૂકવણી 72% થી 91% સુધી વધારીને)

"અમારા ગ્રાહકોએ તરત જ તફાવત જોયો. એક રિયલ એસ્ટેટ ડેવલપરે મને કહ્યું, 'તમારી પેઢી આખરે અમે જે બિલ્ડીંગો વિકસાવી રહ્યાં છીએ તેટલી જ આધુનિક લાગે છે.' પોર્ટલે સ્ટેટસ અપડેટ્સ માટે ફોન કૉલ્સમાં લગભગ 60% ઘટાડો કર્યો, મારા સ્ટાફને નોંધપાત્ર કામ માટે મુક્ત કર્યો."

— રોબર્ટ હાર્ટવેલ, મેનેજિંગ પાર્ટનર

વ્યાવસાયિક સેવાઓ માટે આ કેસ શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે

હાર્ટવેલ એન્ડ એસોસિએટ્સનો અનુભવ વ્યાપક વલણને પ્રતિબિંબિત કરે છે: વ્યાવસાયિક સેવા પેઢીઓ શ્રેષ્ઠ-નસલ પોઈન્ટ સોલ્યુશન્સમાંથી એકીકૃત પ્લેટફોર્મ તરફ આગળ વધી રહી છે. ડેટા બતાવે છે:

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →

• 2023ના લીગલ ટેક્નોલોજી સર્વે અનુસાર, 68% કાયદાકીય પેઢીઓ 3+ અલગ સોફ્ટવેર સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરે છે, પરંતુ 42% 24 મહિનાની અંદર એકીકૃત કરવાની યોજના ધરાવે છે.
સિસ્ટમો વચ્ચે
• એકીકરણ ખર્ચ ઘણીવાર સૉફ્ટવેર સબ્સ્ક્રિપ્શન ખર્ચના 30% કરતાં વધી જાય છે (છુપાયેલ ખર્ચ મોટાભાગની કંપનીઓ ટ્રૅક કરતી નથી).
એપ્લિકેશન્સ વચ્ચે
• સંદર્ભ સ્વિચિંગ માટે સરેરાશ નોલેજ વર્કરને દરરોજ 2.1 કલાકનો ખર્ચ થાય છે (આસન, 2022).

મેવેઝના મોડ્યુલર અભિગમે હાર્ટવેલને મુખ્ય કાનૂની મોડ્યુલો સાથે શરૂઆત કરવાની અને બાદમાં જરૂરિયાત પ્રમાણે માર્કેટિંગ ઓટોમેશન અને એડવાન્સ એનાલિટિક્સ ઉમેરવાની મંજૂરી આપી. પેઢી હવે Mewayz ના 208 ઉપલબ્ધ મોડ્યુલોમાંથી 18 નો ઉપયોગ કરે છે.

તમારી પેઢીના ટેક્નોલોજી સ્ટેકને એકીકૃત કરવા માટે તૈયાર છો?

હાર્ટવેલ એન્ડ એસોસિએટ્સની જેમ, તમારી પેઢી એકીકૃત પ્લેટફોર્મ વડે ટૂલ સ્પ્રોલને દૂર કરી શકે છે, ખર્ચ ઘટાડી શકે છે અને ક્લાયંટ સેવાને બહેતર બનાવી શકે છે.

આજે જ મફત શરૂ કરો – કોઈ ક્રેડિટ કાર્ડની જરૂર નથી. 138,000+ વપરાશકર્તાઓ સાથે જોડાઓ જેમણે તેમની વ્યવસાયિક કામગીરીને એકીકૃત કરી છે.

તમારી મફત અજમાયશ શરૂ કરો →

મફત કાયમ ટાયરમાં આનો સમાવેશ થાય છે: 3 વપરાશકર્તાઓ, 5 મોડ્યુલ, મૂળભૂત રિપોર્ટિંગ. કોઈપણ સમયે અપગ્રેડ કરો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. ક્લિઓ અને અન્ય સિસ્ટમોમાંથી ડેટાનું સ્થળાંતર કેટલું મુશ્કેલ હતું?

હાર્ટવેલની ટીમે અહેવાલ આપ્યો છે કે સ્થળાંતરમાં લગભગ 20 કલાકનો પેરાલીગલ સમય બે અઠવાડિયામાં ફેલાયેલો છે. મેવેઝે ક્લાયંટ/મેટર ડેટા માટે CSV ટેમ્પ્લેટ્સ પ્રદાન કર્યા છે. દસ્તાવેજ ફાઈલો જથ્થાબંધ અપલોડ કરવામાં આવી હતી અને આપમેળે બાબતો સાથે લિંક કરવામાં આવી હતી. પેઢીએ જૂના સાધનોને સનસેટ કરતા પહેલા ચોકસાઈ ચકાસવા માટે બે અઠવાડિયા સુધી સમાંતર સિસ્ટમ ચલાવી હતી.

2. કાનૂની નીતિશાસ્ત્રના નિયમો અને ડેટા સુરક્ષાના પાલન વિશે શું?

Mewayz એ SOC 2 પ્રકાર II પ્રમાણિત છે અને કાનૂની અનુપાલન માટે વિશેષતાઓ પ્રદાન કરે છે: સંઘર્ષ તપાસ, ટ્રસ્ટ (IOLTA) ઑડિટ ટ્રેલ્સ સાથે એકાઉન્ટિંગ, ભૂમિકા-આધારિત પરવાનગીઓ અને બાકીના સમયે અને પરિવહનમાં ડેટા એન્ક્રિપ્શન. પ્લેટફોર્મ અનુપાલન ઓડિટ માટે જરૂરી વિગતવાર પ્રવૃત્તિ લોગ જાળવે છે.

3. શું વકીલોએ સ્થાપિત વર્કફ્લો બદલવાનો પ્રતિકાર કર્યો?

મોડ્યુલની પસંદગીમાં વકીલોને સામેલ કરીને અને સમયની બચત દર્શાવીને પ્રારંભિક પ્રતિકાર ઓછો કરવામાં આવ્યો હતો. "સિંગલ ડેશબોર્ડ" અભિગમ તરત જ મૂલ્યવાન સાબિત થયો. તાલીમ પ્રાયોગિક લાભો પર કેન્દ્રિત છે: તકનીકી સુવિધાઓને બદલે "આ તમને દરરોજ 30 મિનિટ કેવી રીતે બચાવે છે". 3 અઠવાડિયાની અંદર, તમામ વકીલોએ નવી સિસ્ટમ પસંદ કરી.

4. ક્લિઓ અથવા અન્ય કાનૂની-વિશિષ્ટ પ્લેટફોર્મ સાથે કિંમતોની તુલના કેવી રીતે થાય છે?

હાર્ટવેલ મેવેઝના પ્રોફેશનલ પ્લાન માટે વકીલ દીઠ $49/મહિને ચૂકવે છે (5 એટર્ની = $245/મહિને). તુલનાત્મક Clio Manage + Bill.com એકીકરણનો ખર્ચ આશરે $178/એટર્ની/મહિનો ($890/મહિનો) થશે. પ્રોજેકટ મેનેજમેન્ટ અને ક્લાયન્ટ પોર્ટલ સહિતની વધારાની કાર્યક્ષમતા પ્રાપ્ત કરતી વખતે પેઢી $645/મહિને બચાવે છે.

5. શું Mewayz વિશિષ્ટ કાનૂની પ્રેક્ટિસ વિસ્તારો સંભાળી શકે છે?

હા. કોર કેસ મેનેજમેન્ટ ઉપરાંત, Mewayz ચોક્કસ જરૂરિયાતો માટે મોડ્યુલ્સ ઓફર કરે છે: રિયલ એસ્ટેટ ટ્રાન્ઝેક્શન ટ્રેકિંગ, એસ્ટેટ પ્લાનિંગ ડોક્યુમેન્ટ એસેમ્બલી, લિટીગેશન ડેડલાઈન કેલેન્ડરિંગ અને બિઝનેસ એન્ટિટી મેનેજમેન્ટ. દરેક પ્રેક્ટિસ ક્ષેત્ર માટે પેઢી કસ્ટમાઇઝ્ડ મેટર ટેમ્પલેટ્સ, સ્વચાલિત દસ્તાવેજો અને વર્કફ્લો.

સ્રોત અને પદ્ધતિ: હાર્ટવેલ એન્ડ એસોસિએટ્સ, P.C. દ્વારા પ્રદાન કરવામાં આવેલ ડેટા પરવાનગી સાથે. નાણાકીય મેટ્રિક્સ એકત્રિત પ્લેટફોર્મ ડેટા દ્વારા ચકાસવામાં આવે છે. અમલીકરણ પહેલાં/પછી સ્વ-અહેવાલિત સમય લૉગ દ્વારા સમયની બચત માપવામાં આવે છે. 2023 લીગલ ટેક્નોલોજી સર્વે રિપોર્ટ અને 3,400+ પ્રોફેશનલ સર્વિસ ફર્મ્સમાં Mewayz ઈન્ટરનલ બેન્ચમાર્કમાંથી ઈન્ડસ્ટ્રી કમ્પેરિઝન ડેટા.

પ્લેટફોર્મ વિગતો: Mewayz 208 મોડ્યુલ ઓફર કરે છે, 138,000+ વપરાશકર્તાઓને સેવા આપે છે, 94% ગ્રોસ માર્જિન જાળવી રાખે છે. યોજનાઓ: $0 (મફત કાયમ), $19/mo (સ્ટાર્ટર), $49/mo (વ્યવસાયિક). તમામ યોજનાઓમાં સ્તર દ્વારા વપરાશકર્તા/સુવિધા મર્યાદાઓ સાથેના તમામ મોડ્યુલોની ઍક્સેસ શામેલ છે.