Hoe in Brazilian Gym Chain automatisearre lidmaatskip en betellingskolleksje mei Mewayz
Gefallstúdzje: Hoe Força Fitness, in Braziliaanske gymketen mei 12 lokaasjes, mislearre betellingen mei 73% besunigje en 160+ oeren per moanne besparre mei Mewayz automatisearringsark.
4 min read
MT
Mewayz Team
Editorial Team
Business Operations
Gefallstúdzje - Fitness-yndustry
Hoe in Braziliaanske gymketen automatisearre lidmaatskip en betellingssamling
Força Fitness gie fan it ferliezen fan R$38.000 per moanne nei mislearre betellingen nei it útfieren fan in folslein automatisearre lidmaatskipmotor oer 12 lokaasjes - yn minder dan 90 dagen.
Resultaten yn ien eachopslach
73%
Reduksje yn mislearre betellingen
162 oeren
Bewarre per moanne op admin
R$456K
Jierlikse ynkomsten weromfûn
41%
Fermindering fan ledenfermindering
Bedriuw: Força Fitness (fiktyf gearstalde basearre op echte yndustrypatroanen) Lokaasje: Metropolitan Area São Paulo, Brazylje Grutte: 12 lokaasjes, 8.400+ aktive leden Yndustry: sûnens en fitness Gebrûkte ark: Mewayz CRM, fakturearring, betellingsautomatisaasje, e-postsequences, lâningssiden
De Braziliaanske gymmerk: in kâns fan $3,2 miljard mei in betellingsprobleem
Brasylje is de op ien nei grutste gymmerk yn 'e wrâld, efter allinich de Feriene Steaten. Neffens de International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) en merkûndersyk fan WorldMetrics, hat it lân mear dan 31.000 fitnessfoarsjenningen dy't sawat 9.6 miljoen gymleden betsjinje, en generearje in skatte $ 3.2 miljard yn jierlikse ynkomsten fanôf 2025.
Mar ûnder dy yndrukwekkende sifers leit in oanhâldende operasjonele útdaging: betellingssammeling. Yndustryûndersiken jouwe oan dat Braziliaanske gyms tusken 15% en 28% fan ferwachte moanlikse ynkomsten ferlieze oan mislearre betellingen, ferrûne kaarten en manuele fakturearringsflaters. Foar in middelgrutte keten lykas Força Fitness, waard dat gat oerset yn tsientûzenen reais dy't elke moanne ferdwine.
Dit is it ferhaal fan hoe't ien gymketen dat lek fan ynkomsten ferstoppe - en syn hiele operaasje yn it proses transformearre.
De útdaging: hânmjittige prosessen dy't ynkomsten en personielstiid drainearje
Ricardo Menezes stifte Força Fitness yn 2017 mei ien lokaasje yn 'e Pinheiros-wyk fan São Paulo. Tsjin it begjin fan 2024 wie de keten útwreide nei 12 lokaasjes yn it metropoalgebiet fan 'e stêd, mei in kombinearre lidmaatskip fan mear dan 8.400 aktive leden.
Groei hie lykwols kompleksiteit brocht. De gymketen rûn op in patchwork fan loskeppele ark:
In legacy gymbehearsysteem (allinich buroblêd, gjin API-yntegraasjes) foar ynchecken
Spreadsheets foar it folgjen fan fernijingen fan lidmaatskip en betellingsstatus
Manuele bankoerdrachten en boletos (in gewoane Braziliaanske betelmetoade) foar fakturearring
WhatsApp-groepen foar ynterne kommunikaasje tusken lokaasjes
In basiswebside sûnder online oanmeldingsmooglikheid
"Wy groeiden, mar ús systemen groeiden net mei ús. Elke moanne brocht myn administraasjepersoniel de earste twa wiken gewoan nei betellingen. Wy hiene trije fulltime minsken waans primêre taak wie om leden te skiljen oer efterstallige faktueren. It wie net duorsum."
— Ricardo Menezes, oprjochter en CEO, Força Fitness
De problemen wiene kwantifisearre en pynlik:
Probleemgebiet
Moanlikse ynfloed
Mislearre of miste betellingen
R$38.000 oan net-ynhelle ynkomsten
Persoanlike oeren oer manuele betellingsferfolch
~180 oeren oer alle lokaasjes
Leden churn rate (moanliks)
7.2% — goed boppe it yndustrydoel fan 4-5%
Tiid foar oansluting fan nij lid
25-30 minuten per lid (allinich persoanlik)
Dagen foar it oplossen fan in fakturearringskwis
5-8 wurkdagen gemiddeld
De finansjele tol wie skerp. By R $ 38.000 per moanne yn mislearre betellingen allinich, liet de ketting R $ 456.000 per jierop 'e tafel - genôch om de iepening fan in folslein nije lokaasje te finansieren.
Underwilens betsjutte it 7.2% moanlikse churn rate dat de keten effektyf elke 14 moannen syn hiele lidmaatskipsbasis ferfong. In wichtich part fan dat churn wie ûnfrijwillich - leden waans betellingen mislearre en dy't nea goed wer belutsen wiene.
Wêrom Força Fitness Mewayz keas
It team fan Ricardo evaluearre ferskate oplossingen, ynklusyf gym-spesifike platfoarms lykas Tecnofit en EVO, lykas saaklike ark foar algemiene doelen. De easken wiene dúdlik:
Automatisearre weromkommende betellingen mei logika opnij besykje foar mislearre transaksjes
CRM-funksjonaliteit om de libbenssyklusen fan leden op alle 12 lokaasjes te folgjen
Online oanmelding en selsbetsjinning foar nije en besteande leden
E-post- en berjochtautomatisearring foar herinnerings foar betellingen en opnij belutsenens
Betelberens - de oplossing dy't nedich is om te wurkjen binnen har bedriuwsmarges
"De measte gym-spesifike software die ien of twa dingen goed, mar twong ús om oare ark foar de rest te brûken. Mewayz wie it earste platfoarm wêr't alles - CRM, betellingen, e-post, lâningssiden, fakturearring - op ien plak wenne. En de prizen wie in fraksje fan wat wy betelje foar ús loskeppele stapel. "
— Ricardo Menezes
Mei de modulêre arsjitektuer fan Mewayz - mear as 207 yntegreare ark op ien platfoarm - koe Força Fitness krekt de modules aktivearje dy't se nedich wiene sûnder te beteljen foar opblaasde bedriuwssoftware. By $ 49 / moanne foar de premium-tier wiene de kosten minder dan wat se allinich útjûnen oan tafoegings foar spreadsheets.
De oplossing: in transformaasje fan 90 dagen
De ymplemintaasje folge in faze oanpak, wêrby't mooglikheden oer alle 12 lokaasjes oer trije moannen útrolde.
Implementaasjetiidline
wiken 1–2: Stichting
Migrearre 8.400 lidrecords nei Mewayz CRM. Set lokaasje-basearre segmintaasje op. Ferbûne betellingspoarte (Stripe-yntegraasje mei PIX- en boleto-stipe).
wiken 3–4: betellingsautomatisearring
Konfigureare automatyske weromkommende fakturearring foar alle lidmaatskipsnivo's. Boude in 5-stap dunning-sekwinsje: automatyske herinneringen op dei 1, dei 3, dei 5, dei 7 en dei 14 nei in mislearre betelling. Automatyske prompts foar kaartbywurking tafoege fia e-post.
wiken 5–8: lidûnderfining
12 lokaasjespesifike lâningssiden lansearre mei online oanmeldingsformulieren. In lid selsbestjoersportaal makke foar planwizigingen, betellingsupdates, en befrieze-oanfragen. Boude automatisearre e-postsekwinsjes (wolkomsearjes, klasseskema's, ynliedingen foar trainers).
wiken 9–12: Optimalisaasje en skaalfergrutting
Implementearre workflows foar churn-previnsje: automatyske re-engagement-sekwinsjes triggere doe't de oanwêzigens fan leden sakke ûnder 2 besites per wike. Tafoege trochferwizing tracking en automatisearre kommisje betellingen foar trainers. Konsolidearre alle 12 lokaasjes yn ien dashboard mei realtime rapportaazje fan ynkomsten.
Deep Dive: The Payment Automation Engine
De kearn fan 'e transformaasje wie Mewayz's workflow foar betellingsautomatisaasje. Hjir is hoe't de oanmaningssekwinsje yn 'e praktyk wurke:
Trigger
Aksje
Herstelsifers
Betelling mislearret (dei 0)
Automatysk opnij besykjen + e-post mei ien-klik betellingslink
34% weromfûn
Noch net betelle (dei 3)
Twadde probearje + SMS mei betellingslink + prompt foar kaartbywurking
22% weromfûn
Noch net betelle (dei 5)
E-post mei PIX of boleto as alternative betelling
11% weromfûn
Noch net betelle (dei 7)
Persoanlike e-post fan lokaasjebehearder (automatisearre sjabloan)
4% weromfûn
Noch net betelle (dei 14)
Lêste meidieling + warskôging foar lidmaatskip opskorting + win-werom oanbod
2% weromfûn
It kumulative resultaat: 73% fan earder mislearre betellingen waarden no automatysk weromhelle, sûnder ien telefoantsje fan it personiel. De oerbleaune 27% waard markearre foar hânmjittich berik - in dramatysk lytsere wurkdruk dan earder.
Kritysk hat it systeem fan Mewayz ek in Brazylje-spesifike útdaging oanpakt: de populariteit fan PIX (Brazylje's instant betellingssysteem, brûkt troch mear as 150 miljoen Brazilianen) en boletos (bank-útjûn betellingsferhalen). Troch it oanbieden fan automatyske fallback nei dizze metoaden doe't kaartbetellingen mislearre, helle Força Fitness ynkomsten dy't folslein ferlern wiene op in kaart-allinich systeem.
De resultaten: foar vs. nei Mewayz
Seis moanne nei folsleine ymplemintaasje fertelden de sifers in boeiend ferhaal:
Foar Mewayz wiene lidgegevens ferspraat oer spreadsheets, it legacy check-in systeem, en de oantinkens fan front-desk personiel. Mewayz's CRM-module joech Força Fitness in unifoarme ledendatabase mei oanpaste fjilden foar lidmaatskipsnivo, betellingsstatus, oanwêzigensfrekwinsje, foarkarslokaasje, traineropdracht en kontraktdatums.
De segmentaasjemotor fan 'e CRM lit it team dynamyske listen meitsje - bygelyks "leden op 'e Moema-lokaasje waans opkomst ien kear yn 'e wike yn' e lêste 30 dagen sakke" - en automatyske workflows oansette tsjin dy segminten.
2. Automatisearring fan fakturearring en betellingen - De motor foar herstel fan ynkomsten
Mewayz's faktuermodule behannele weromkommende fakturearring foar alle fiif lidmaatskipsnivo's (fariearjend fan R$89/mo foar basistagong oant R$349/mo foar it premium plan foar alle lokaasjes). De automatisearringslaach behearde logika op 'e nij besykjen, oanmaningssekwinsjes en wikseljen fan betellingsmetoade - allegear sûnder hânmjittich yntervinsje.
It systeem ferwurke gemiddeld 8.400 faktueren per moanne en loste automatysk 73% fan betellingsmislearrings op fia de hjirboppe beskreaune 5-stap oanfraachsekwinsje.
3. E-postsequences - Behâld op skaal
Força Fitness hat fiif automatyske e-postsekwinsjes ynset fia Mewayz:
Wolkomsearje (5 e-postberjochten yn 14 dagen) - 68% iepeningsrate
Drop-off bywenjen (aktivearre as besites ûnder de drompel foelen) - weromhelle 23% fan risiko-leden
Herinneringen foar fernijing (30, 14 en 7 dagen foar it ferrinnen fan it jierplan) - 81% fernijingsnivo tsjin 64% earder
Win-back-kampanje (foar annulearre leden, ferstjoerd op 30, 60 en 90 dagen) - 12% reaktivearringsnivo
Referral prompts (ferstjoerd nei de 30e besite fan in lid) - generearre 140+ ferwizings yn 'e earste 6 moannen
4. Landing Pages - It online kanaal iepenje
Elk fan de 12 lokaasjes krige in tawijd lâningsside boud mei Mewayz's drag-and-drop-bewurker. Dizze siden befette lokaasjespesifike bylden, klasseskema's, priistabellen en ynbêde oanmeldingsformulieren dy't direkt ferbûn binne mei it CRM- en betellingssysteem.
Binnen seis moanne, 38% fan alle nije lidmaatskippen ûntstien online - in kanaal dat gewoan net earder bestie. It gemiddelde konverzjepersintaazje oer alle lâningssiden wie 4.7%, fergelike mei de benchmark fan 'e fitnesssektor fan 2-3%.
De rimpeleffekten: Beyond Payments
De automatisearring reparearre net allinich it betellingsprobleem - it feroare yn prinsipe hoe't Força Fitness operearre.
Werynset fan personiel: De trije fulltime admin-meiwurkers dy't earder it measte fan har tiid bestege oan it folgjen fan betellingen, waarden opnij ynset yn rollen foar lidûnderfining. Twa waarden "lid súkses koördinatoaren" rjochte op behâld en upselling persoanlike training pakketten. Ien ferhuze nei in digitale marketingrol, it behearen fan de lâningssiden en sosjale media - in funksje dêr't de keten noait bânbreedte foar hie.
Data-oandreaune besluten: Mei alle lidgegevens, betellingshistoarje en oanwêzichheidpatroanen yn ien platfoarm, koe Ricardo einlings sjen hokker lokaasjes ûnderprestearje, hokker lidmaatskipsnivo's de heechste libbenswearde hiene en hokker tiden fan 'e dei de measte check-ins hiene. Dit ynformeare besluten oer klasseplanning, personielsnivo's, en sels de lokaasje fan har 13e gym (iepene yn Q4 2025).
Ledetefredenheid: Net Promoter Score (NPS) enkêtes, no automatysk ferstjoerd fia Mewayz, lieten in sprong sjen fan 32 nei 51 - in wichtige sprong yn lidsentimint foar in grut part dreaun troch it eliminearjen fan ûnhandige telefoantsjes foar betellingen en it gemak fan self-service accountbehear.
"De grutste ferrassing wie net it jild dat wy weromfûnen - it wie hoefolle de moraal fan ús team ferbettere. Nimmen kaam yn 'e fitnessbedriuw om oproppen te sammeljen. No besteegje ús personiel har tiid om leden te helpen har doelen te berikken, wat is wat wy allegear moatte dwaan."
— Ricardo Menezes
Yndustrykontekst: wêrom dit wichtich is foar Braziliaanske fitnessbedriuwen
It ferhaal fan Força Fitness wjerspegelet in bredere útdaging fan 'e yndustry. Neffens IHRSA en yndustrygegevens aggregearre troch WorldMetrics en WifiTalents:
Brasylje hat sawat 31.000 fitnessfoarsjenningen, de measte fan alle lannen bûten de Feriene Steaten.
De Braziliaanske fitnessmerk genereart in skatte $3.2 miljard jierliks, mar winstmarges foar ûnôfhinklike gyms binne gemiddeld mar 10-15% - wat betsjuttet dat ynkomstenlekkage út mislearre betellingen it ferskil kin wêze tusken winst en ferlies.
Post-pandemy, oanname fan digitale fitness yn Brazylje gie ta. Leden ferwachtsje no online oanmelding, self-service account management, en fleksibele betelmethodenynklusyf PIX, dy't allinich yn 2024 mear dan 42 miljard transaksjes ferwurke (Banco Central do Brasil).
Trâning fan gymleden yn Brazylje is gemiddeld 6-8% moanliks foar budzjet- en middenmerkketens - mei ûnwillekeurige churn (betellingsmislearrings) dy't maksimaal 40% fan 'e totale churn ferantwurdzje (skattingen fan Fitness Brasil-yndustryferienings).
Foar gym-eigners dy't yn dizze omjouwing operearje, is de wiskunde ienfâldich: automatisearjen fan betellingssammeling en lidbehear is gjin lúkse - it is in oerlibjenstrategy.
Kaailike takeaways foar eigners fan fitnessbedriuwen
Onfrijwillige churn is reparearre. In strukturearre oanfraachsekwinsje mei meardere betellingsopsjes kin 60-75% fan mislearre betellingen automatysk weromhelje.
Konsolidearje jo ark. It útfieren fan 4-5 loskeppele systemen kostet mear en makket gegevenssilo's. In ferienige platfoarm lykas Mewayz elimineert yntegraasje hoofdpijn en jout jo ien boarne fan wierheid.
Bied PIX en boleto oan. Yn Brazylje lit fakturearring allinich op kredytkaart jild op 'e tafel. Automatisearre weromfal nei lokale betelmetoaden ferbettert de ynkassoprizen signifikant.
Automatisearje lidkommunikaasje. Wolkomsekwinsjes, triggers op basis fan oanwêzigens, en fernijingsherinneringen binne bewiisde behâldynstruminten dy't gjin minsklik team konsekwint op skaal kin útfiere.
Iepenje it online kanaal. Sels foar in fysyk bedriuw lykas in gym, kin online oanmeldingsmooglikheid 30-40% fan nije lidmaatskippen generearje - leden dy't miskien noait binnenkamen tidens de baly oeren.
Opnij ynsette, net ferminderje. Automatisearring makket personiel frij foar wurk mei hegere wearde. De ROI ferbynt as eardere admin-meiwurkers ynkomsten generearjende rollen wurde.
Metoadenotysje
Dizze saakstúdzje is in gearstald ferhaal basearre op mienskiplike patroanen waarnommen yn fitnessbedriuwen mei help fan alles-yn-ien bedriuwsplatfoarms. "Força Fitness" en "Ricardo Menezes" binne fiktive foarstellings. Yndustrystatistiken komme fan IHRSA, WorldMetrics, WifiTalents, en Banco Central do Brasil. Yndividuele resultaten kinne fariearje op basis fan bedriuwsgrutte, merk, en ymplemintaasje oanpak.
Klear om it lidmaatskip en betellingen fan jo gym te automatisearjen?
Doch 138.000+ bedriuwen dy't Mewayz brûke om fakturearring te automatisearjen, churn te ferminderjen en ferlerne ynkomsten werom te heljen. Begjin fergees - gjin kredytkaart fereaske.