Lähde: Mewayzin kohorttitutkimus 437 yrityksestä, jotka käyttävät digitaalista varastonseurantaa (Q2 2023 - Q1 2024).

Tiedot osoittavat johdonmukaisen mallin: digitaalinen varaston seuranta vähentää kutistumista keskimäärin yli 60 %. Merkittävimmät voitot saavutettiin sellaisilla aloilla kuin autonosat ja päivittäistavarakaupat, joissa prosessivirheet ja pilaantuminen ovat merkittäviä syitä.

Kutistumisen syiden selvittäminen

Kutistuminen syytetään usein yksinomaan myymälävarkauksista, mutta tietomme osoittavat, että syyt ovat monivivahteisempia. Digitaalinen seuranta auttaa käsittelemään kaikkia näitä alueita tehokkaasti.

• Hallinnolliset virheet (34 % kutistumisesta): Suurin syy kutistumiseen on yksinkertainen inhimillinen virhe – varastojen väärin laskeminen, virheelliset tiedot tai väärin hinnoitellut tuotteet. Digitaaliset järjestelmät automatisoivat laskennan ja synkronoivat tiedot kassapisteen ja varaston välillä, mikä käytännössä eliminoi tämän luokan.
• Ulkoiset varkaudet (31 %): Kauppavarkaudet ja järjestäytynyt vähittäiskaupparikollisuus. Digitaaliset järjestelmät parantavat turvallisuutta kirjausketjujen ja reaaliaikaisten hälytysten avulla epäilyttävästä toiminnasta.
• Sisäinen varkaus (24 %): Työntekijän varkaus. Digitaalinen seuranta luo vastuullisuutta, jolloin käyttäjä kirjaa jokaisen toiminnon, mikä tekee erojen tunnistamisesta helppoa.
• Toimittajan/toimittajan petos (11 %): Lyhyet lähetykset tai virheellinen laskutus. Digitaalisen vastaanoton avulla yritykset voivat tarkistaa ostotilausten määrät saapuessaan ja kiistää virheet välittömästi.

Miten digitaaliset seurantajärjestelmät estävät menetyksiä

Digitaalinen varastonhallinta ei ole vain digitaalinen kirjanpito; se on ennakoiva tappion ehkäisytyökalu. Näin se ratkaisee ongelman:

1. Reaaliaikainen näkyvyys: Jokainen myynti-, palautus- ja kuitti kirjataan lokiin välittömästi. Tiedät tarkalleen, mitä sinulla on, viimeiseen yksikköön asti, milloin tahansa. Tämä tekee eroista ilmeisiä ja niistä voidaan välittömästi ryhtyä toimiin.
2. Automaattiset tarkastukset ja syklien laskenta: Häiritsevän täyden varastolaskennan sijaan järjestelmä ajoittaa säännölliset, hallittavissa olevat syklilaskurit tietyille tuoteluokille. Tämä havaitsee virheet aikaisin ja usein.
3. Integroitu myyntipiste (POS): Kun myynti- ja varastotietosi ovat samassa järjestelmässä, täsmäytysviivettä tai virhettä ei esiinny. Heti kun tuote myydään, se vähennetään käytettävissä olevasta varastostasi.
4. Yksityiskohtaiset seurantareitit: Järjestelmä seuraa, kuka on tarkistanut varaston, kuka muutti laskelmia ja milloin se tapahtui. Tämä läpinäkyvyys vähentää merkittävästi sisäisten varkauksien mahdollisuuksia ja auttaa tunnistamaan virheiden lähteet nopeasti.
5. Varoitukset vähäisestä varastosta ja pilaantumisesta: Helposti pilaantuvien tuotteiden osalta järjestelmä voi varoittaa johtajia läpimyyntihinnasta ja pyytää alennuksia ennen kuin tuotteet pilaantuvat, mikä ratkaisee suoraan päivittäistavarakaupan suurimman menetyksen syyn.

"74 % käyttäjiemme saavuttamasta kutistumisvähennyksestä johtui hallinnollisten virheiden ja toimittajapetosten eliminoimisesta – vähemmän lumoava kuin varkaiden pysäyttäminen, mutta paljon tehokkaampi tulos."

Menetelmät: Kuinka keräsimme tiedot

Tämä raportti perustuu yhdistettyihin, anonymisoituihin tietoihin Mewayz Business OS -alustalta, joka palvelee yli 138 000 käyttäjää vähittäis-, tukku- ja valmistussektoreilla.

Tietolähde: Peruskutistumisasteet laskettiin 1 200 yrityksen otoksesta, jotka käyttivät pääasiassa manuaalisia menetelmiä (laskentataulukoita, paperilokeja) tai integroimattomia vanhoja ohjelmistoja varastonhallintaan koko kalenterivuoden 2023 aikana. Heidän raportoituja varastoarvoja verrattiin heidän todellisiin fyysisiin lukutietoihinsa, jotka syötettiin Mewayziin alkuperäisen määritystarkastuksen aikana.

Kohorttitutkimus: Käyttöönottotiedot ovat peräisin 437 yrityksen kohortilta, jotka liittyivät Mewayz Inventory -moduuliin vuoden 2023 toisen ja kolmannen neljänneksen välisenä aikana. Verrasimme heidän itse ilmoittamiaan kutistumislukuja kuuden kuukauden ajalta ennen käyttöönottoa Mewayz-järjestelmän automaattisesti laskemiin kutistumistietoihin (kuuden kuukauden vähimmäisimmumoinnin jälkeen). Kutistuminen laskettiin seuraavasti: (tallennettu varastoarvo - todellinen varastoarvo) / tallennettu varastoarvo x 100.

Anonymisointi: Kaikki yritysten nimet, tunnisteet ja tietyt tuotetiedot poistettiin ennen analysointia. Yritys toimitti toimialaluokituksen alustalle rekisteröityessään.

Keeaways ja oivallukset

1. Digitaalinen seuranta on yleisesti tehokasta: Digitaaliset varastojärjestelmät vähensivät kutistumista 58–63 % kaikilla kuudella tutkitulla toimialalla. Mikään yritys ei ole liian pieni tai liian pieni hyötyäkseen.
2. Suurin voitto on virheiden korjaaminen: Suurin osa säästöistä syntyy sisäisten virheiden ja toimittajaongelmien poistamisesta, ei vain varkauksien estämisestä. Tämä antaa vahvan sijoitetun pääoman tuottoprosentin käyttöönoton perusteeksi.
3. Elintarvikekauppa ja muoti ovat haavoittuvimpia: Näillä aloilla oli korkein lähtötason kutistumisprosentti (4,5 % ja 3,8 %), mikä osoittaa, että niillä on eniten hyötyä digitaalisten ohjainten käyttöönotosta.
4. Reaaliaikaiset tiedot eivät ole neuvoteltavissa: Digitaalisen seurannan nopeus on sen suurin voimavara. Eroamisen havaitseminen sinä päivänä, kun se tapahtuu, verrattuna neljänneksen lopun laskentaan on ero pienen korjauksen ja suuren tappion välillä.
5. ROI on nopea: Kohorttimme keskimääräisen yrityksen vuotuiset säästöt vähentyneestä kutistumisesta ylittivät Mewayz-tilauksen vuosikustannukset ensimmäisten 3–4 kuukauden aikana.

Johtopäätös: varastotappion muuttaminen voitoksi

Varastojen kutistuminen nähdään usein väistämättömänä liiketoiminnan kuluna. Tietomme todistavat toisin. Se on suurelta osin hallittavissa oleva kustannus, jota voidaan vähentää dramaattisesti oikealla tekniikalla. Tutkimuksemme yritykset säästävät nyt kymmeniä tuhansia dollareita vuosittain – rahaa, joka virtaa suoraan niiden tulokseen.

Nykyisessä kilpailutilanteessa varaston optimointi ei tarkoita vain menetyksen estämistä. Kyse on piilotettujen voittojen avaamisesta ja kestävämmän, tehokkaamman ja datalähtöisemmän toiminnan rakentamisesta.