Business Operations

Kuinka Chicagon asianajotoimisto korvasi 4 työkalua ja säästi 28 000 dollaria vuosittain yhtenäisellä asiakashallinnalla

Tapaustutkimus: 15 hengen Chicagon lakitoimisto yhdisti Clion, Bill.comin, Calendlyn ja Asanan Mewayziin. Tulokset: 40 % ajan säästö, yli 28 000 $ vuotuinen kustannussäästö, 22 % liikevaihdon kasvu.

10 min read

Mewayz Team

Editorial Team

Business Operations
Kuinka Chicagon asianajotoimisto korvasi 4 työkalua ja säästi 28 000 dollaria vuosittain yhtenäisellä asiakashallinnalla
body { font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Roboto, Oxygen, sans-serif; linjan korkeus: 1,6; väri: #1f2937; taustaväri: #f9fafb; marginaali: 0; täyte: 20px; } .container { max-width: 900px; marginaali: 0 auto; tausta: #fff; täyte: 40px; reunan säde: 12px; reunus: 1px kiinteä #e5e7eb; box-shadow: 0 4px 6px -1px rgba(0,0,0,0,05); } h1, h2, h3 { väri: #1f2937; } h1 { font-size: 2.5rem; marginaali-ala: 1rem; border-bottom: 3px solid #6366f1; pehmuste-ala: 10px; } h2 { väri: #4f46e5; marginaali yläosa: 2,5 rem; } a { väri: #6366f1; tekstikoristelu: ei mitään; } a:hover { text-decoration: alleviivaus; } .results-box { tausta: lineaarinen gradientti(135aste, #6366f1, #8b5cf6); väri: #fff; täyte: 30px; reunan säde: 12px; marginaali: 30 kuvapistettä 0; } .results-box h3 { color: #fff; marginaali yläosa: 0; } .results-box ul { list-style: none; täyte-vasen: 0; } .results-box li { margin-bottom: 15px; fontin koko: 1,1 rem; täyte-vasen: 24px; asema: suhteellinen; } .results-box li:before { content: '✓'; sijainti: absoluuttinen; vasen: 0; fontin paino: lihavoitu; } taulukko { leveys: 100%; border-collapse: romahtaa; marginaali: 25px 0; reunus: 1px kiinteä #e5e7eb; reunan säde: 8px; ylivuoto: piilotettu; } th { tausta: #312e81; väri: #fff; tekstin tasaus: vasen; täyte: 16px; fontin paino: 600; } td { täyte: 16px; border-bottom: 1px solid #e5e7eb; } tr:nth-child(parillinen) { taustaväri: #f9fafb; } .quote { border-left: 4px solid #6366f1; täyte-vasen: 20px; marginaali: 30 kuvapistettä 0; font-tyyli: kursivoitu; väri: #4b5563; } .quote-author { font-weight: 600; väri: #1f2937; font-tyyli: normaali; marginaali-yläosa: 10px; } .aikajana { sijainti: suhteellinen; marginaali: 40 kuvapistettä 0; } .timeline:before { content: ''; sijainti: absoluuttinen; vasen: 20px; alkuun: 0; pohja: 0; leveys: 2px; tausta: #6366f1; } .timeline-item { position: suhteellinen; täyte-vasen: 50px; marginaali-ala: 30px; } .timeline-dot { position: absoluuttinen; vasen: 14px; yläosa: 5px; leveys: 14px; korkeus: 14px; raja-säde: 50 %; tausta: #6366f1; reuna: 3px kiinteä #fff; box-shadow: 0 0 0 2px #6366f1; } .timeline-date { font-weight: 600; väri: #6366f1; marginaali-ala: 5px; } .cta-box { tausta: lineaarinen gradientti(135aste, #6366f1, #8b5cf6); väri: #fff; tekstin tasaus: keskellä; täyte: 50px 30px; reunan säde: 12px; marginaali: 50px 0; } .cta-button { näyttö: inline-block; tausta: #fff; väri: #6366f1; täyte: 16px 32px; reunan säde: 8px; fontin paino: 700; fontin koko: 1,1 rem; tekstikoristelu: ei mitään; marginaali-yläosa: 20px; siirtymä: muunnos 0.2s, laatikkovarjo 0.2s; } .cta-button:hover { muunnos: translateY(-2px); box-shadow: 0 10px 20px rgba(0,0,0,0,1); tekstikoristelu: ei mitään; } .faq-item { margin-bottom: 25px; border-bottom: 1px solid #e5e7eb; pehmuste-ala: 25px; } .faq-question { font-weight: 700; väri: #1f2937; marginaali-ala: 10px; fontin koko: 1,1 rem; } .source-note { font-size: 0.85rem; väri: #6b7280; marginaali yläreuna: 40px; täyte-top: 20px; border-top: 1px solid #e5e7eb; }

Miten Chicagon asianajotoimisto korvasi 4 työkalua yhdistetyllä asiakashallinnalla

Yritys: Hartwell & Associates, P.C. | Sijainti: Chicago, IL | Koko: 15 työntekijää (5 asianajajaa, 10 tukihenkilöä) | Toimialat: kiinteistöala, liikelaki, kiinteistösuunnittelu

Tulokset yhdellä silmäyksellä

  • 28 400 dollarin vuotuinen kustannussäästö: yhdistetty 4 ohjelmistotilausta yhdeksi alustaksi
  • 40 % ajan säästö asiakkaiden vastaanotossa ja laskutuksessa: 12 tunnista 7,2 tuntiin asianajajaa kohden viikossa
  • 22 %:n tulojen kasvu: Kasvu 1,42 miljoonasta dollarista 1,73 miljoonaan dollariin 12 kuukauden aikana käyttöönoton jälkeen
  • Asiakastyytyväisyyspisteet: Parannettu 78 prosentista 94 prosenttiin (tapauksen jälkeisten kyselyiden perusteella)

Haaste: pirstoutuneet järjestelmät heikentävät tuottavuutta ja voittoa

Yli vuosikymmenen ajan Hartwell & Associates toimi erikoistyökalujen tilkkutäkkinä. Kiinteistöjen sulkemisen tai monimutkaisen kiinteistösuunnitelman hallinta vaati useiden alustojen jongleerausta:

Työkalu Ensisijainen käyttö Kuukausikulut Kipukohdat Clio Manage Tapausten hallinta, ajan seuranta 139 $/käyttäjä/kuukausi (5 asianajajaa) Huono integrointi laskutukseen; kömpelö asiakirjojen hallinta Bill.com Laskutus ja maksut 39 $/käyttäjä/kuukausi (3 työntekijää) Manuaalinen tietojen syöttö Cliosta; 15 % maksuviivästyksiä viivästyksistä Calendly Asiakasaikataulu 12 dollaria/käyttäjä/kuukausi (5 käyttäjää) Ei yhteyttä tapaustiedostoihin; toistuvat tuplavaraukset Asana Sisäisten tehtävien hallinta 13,49 $/käyttäjä/kuukausi (15 käyttäjää) Eri asiakkaan tiedoista; myöhästyneet määräajat

"Maksimme neljästä eri työkalusta, jotka eivät puhuneet toisilleen", sanoo toimitusjohtaja Robert Hartwell. "Apulakimies käytti 6 tuntia viikossa vain kopioimalla tietoja Cliosta Bill.comiin laskutusta varten. Kalenteriristiriidat johtivat asiakkaiden puheluihin. Kun asiakas pyysi tapauksen päivitystä, meidän piti avata kolme eri sovellusta saadaksemme täydellisen kuvan. Tehokas laskutushintamme kärsi, koska emme pystyneet seuraamaan tarkasti kaikkea aikaamme eri järjestelmissä."

"Lasimme, että hajanainen teknologiapinomme maksoi meille noin 72 000 dollaria vuodessa menetettynä tuottavuuden ja ohjelmistokuluina. Se vastaa kokopäiväisen nuoremman työntekijän palkkaa."
— Robert Hartwell, toimitusjohtaja, Hartwell & Associates

Ratkaisu: Mewayzin Unified Business OS:n käyttöönotto

Vuoden 2023 kolmannella neljänneksellä Hartwell & Associates aloitti all-in-one-alustojen arvioinnin. Testattuaan kolmea vaihtoehtoa he valitsivat Mewayzin sen kattavan moduulikirjaston (208 moduulia), lakisääteisten ominaisuuksien ja mahdollisuuden aloittaa ilmaiseksi ennen sitoutumista.

Käyttöönoton aikajana

Viikko 1–2: Discovery ja ilmainen kokeilu

Käytin Mewayzin ilmaista forever -tasoa olemassa olevien työnkulkujen kartoittamiseen. Tunnistettiin 12 tarvittavaa keskeistä moduulia: Asiakkaan CRM, Asianhallinta, Asiakirjojen automatisointi, Ajanseuranta, Laskutus ja laskutus, Kalenteri, Tehtävienhallinta, Luottamuslaskenta, Ristiriitojen tarkistus, Asiakasportaali, Raportointi ja E-allekirjoitukset.

Viikko 3–4: Tietojen siirto ja koulutus

Siirretty yli 1 200 aktiivista asiakastiedostoa ja yli 4 500 asiakirjaa Mewayzin siirtomalleilla. Pidettiin 3 koulutusta (yhteensä 4 tuntia) koko henkilökunnalle. Paralegal-tiimi loi mukautettuja automatisoituja työnkulkuja asiakkaiden vastaanottamista ja asiakirjojen kokoamista varten.

Viikko 5–6: Rinnakkaisjuoksu ja live-lähetys

Ajoi Mewayziä vanhojen järjestelmien rinnalla kahden viikon ajan tarkkuuden tarkistamiseksi. Virallisesti peruutettu kaikki neljä edellistä tilausta. Asiakasportaali otettiin käyttöön aluksi 30 %:lle asiakkaista.

Viikko 7–12: Optimointi

Otettu käyttöön edistyneitä raportoinnin hallintapaneelit. Asiakasportaali otettiin käyttöön kaikille asiakkaille. Luotiin automaattisia muistutuksia laskutusta ja määräaikoja varten.

Ennen ja jälkeen: työnkulun vertailu

Käsittely Ennen (4 työkalua) Jälkeen (Mewayz) Sästetty aika Uusi asiakasmäärä Calendly → Clio → Asana → Sähköposti (8 askelta, 45 min) Verkkolomake → Automaattisen ristiriidan tarkistus → Asia luotu (3 vaihetta, 12 min) 73 %:n alennus Kuukausilaskutus Vie Clio-aika → Tuo Bill.com → Manuaaliset säädöt (4 tuntia/lakimies) Automaattinen käännösaika → Tarkista → Yhden napsautuksen lasku (1,2 tuntia/lakimies) 70 %:n alennus Asiakirjan valmistelu Manuaaliset mallit → Tallenna paikalliseen asemaan → Lataa Clioon (25 min/doc) Automaattinen täyttö aineesta → E-merkki → Automaattinen tiedosto (8 min/asiakirja) 68 %:n alennus Tapauksen tilan päivitys Tarkista Clio → Tarkista Asana → Tarkista sähköposti → Soita avustajalle (15 min) Yksi hallintapaneelinäkymä (2 min) 87 %:n alennus
"Yhdistetty tietokanta oli pelin muuttaja. Kun avaan asiakasasiat, näen heidän yhteystietonsa, kaikki asiakirjat, laskutushistorian, tulevat tehtävät, kalenteritapaamiset ja muistiinpanot yhdessä vieritettävässä näkymässä. Poistimme 90 % "missä se tiedosto on?" keskusteluja."
— Maria Rodriguez, vanhempi lakimies, Hartwell & Associates

Tulokset: Mitattavissa oleva vaikutus tehokkuuteen ja kasvuun

12 kuukauden Mewayzissä Hartwell & Associates mittasi dramaattisia parannuksia taloudellisissa, toiminnallisissa ja asiakastyytyväisyysmittareissa.

Taloudellinen vaikutus

Metriikka Pre-Mewayz (2022) Post-Mewayz (2024) Muuta Ohjelmistokustannukset 34 800 $/vuosi 6 400 $/vuosi (Mewayz Pro -paketti) -28 400 $ (82 % alennus) Vuosituotto 1,42 miljoonaa dollaria 1,73 miljoonaa dollaria +310 000 dollaria (22 %:n kasvu) Realisaatioprosentti* 78 % 89 % +11 prosenttiyksikköä Päiviä maksuun 42 päivää 28 päivää 14 päivää nopeammin

*Toteutusaste = prosenttiosuus työtuneista, jotka tosiasiallisesti laskutetaan ja kerätään

Toimintatehokkuus

  • Ajanpalautus: Asianajajat saivat takaisin 4,8 laskutettavaa tuntia viikossa (240 tuntia vuodessa asianajajaa kohden), jotka aiemmin menettivät hallinnollisiin tehtäviin
  • Virheiden vähentäminen: Laskutusvirheet vähenivät 76 % automaattisen ajan seurannan ja laskun luomisen ansiosta
  • Asiakaskapasiteetti: Yritys lisäsi aktiivisten asioiden määrää asianajajaa kohti 32:sta 38:aan ilman henkilöstön lisäämistä.
  • Asiakirjan tarkkuus: Automaattinen asiakirjojen kokoaminen vähensi typografisia virheitä vakiolomakkeissa 94 %

Asiakaskokemuksen parannukset

Asiakasportaalista tuli merkittävä erottava tekijä. Asiakkaat voivat:

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →
  • Lähetä asiakirjat turvallisesti (korvaa 15 päivittäistä sähköpostin liitettä)
  • Tarkastele reaaliaikaista tapauksen edistymistä ja tulevia virstanpylväitä
  • Allekirjoita asiakirjat sähköisesti (lyhentää käsittelyaikaa 3 päivästä 3 tuntiin)
  • Maksa laskut verkossa (nousevat oikea-aikaiset maksut 72 prosentista 91 prosenttiin
"Asiakkaamme huomasivat eron välittömästi. Eräs kiinteistökehittäjä kertoi minulle: "Teidän yrityksesi tuntuu vihdoin yhtä modernilta kuin kehittämämme rakennukset." Portaali vähensi tilapäivitysten puheluita noin 60 %, mikä vapautti henkilöstöni merkittävään työhön."
— Robert Hartwell, toimitusjohtaja

Miksi tällä tapauksella on merkitystä asiantuntijapalveluille

Hartwell & Associatesin kokemus heijastaa laajempaa trendiä: ammattitaitoiset palveluyritykset ovat siirtymässä parhaista pisteratkaisuista yhtenäisiin alustoihin. Tiedot näyttävät:

  • Vuoden 2023 lakiteknologiatutkimuksen mukaan 68 % asianajotoimistoista käyttää yli kolmea erillistä ohjelmistojärjestelmää, mutta 42 % suunnittelee yhdistyvänsä 24 kuukauden sisällä.
  • Integraatiokustannukset järjestelmien välillä ylittävät usein 30 % ohjelmiston tilauskustannuksista (piilokuluja useimmat yritykset eivät seuraa).
  • Kontekstin vaihtaminen sovellusten välillä maksaa keskimääräiselle tietotyöntekijälle 2,1 tuntia päivässä (Asana, 2022).

Mewayzin modulaarinen lähestymistapa antoi Hartwellille mahdollisuuden aloittaa ydinoikeudellisista moduuleista ja lisätä myöhemmin markkinoinnin automaatiota ja kehittynyttä analytiikkaa tarpeiden kehittyessä. Yritys käyttää nyt 18:aa Mewayzin 208 saatavilla olevasta moduulista.

Oletko valmis yhdistämään yrityksesi teknologiapinon?

Hartwell & Associatesin tavoin yrityksesi voi poistaa työkalujen hajauttamisen, vähentää kustannuksia ja parantaa asiakaspalvelua yhtenäisen alustan avulla.

Aloita ilmaiseksi tänään – luottokorttia ei tarvita. Liity yli 138 000 käyttäjän joukkoon, jotka ovat yhdistäneet liiketoimintansa.

Aloita ilmainen kokeilu →

Ilmainen ikuisesti taso sisältää: 3 käyttäjää, 5 moduulia, perusraportointi. Päivitä milloin tahansa.

Usein kysytyt kysymykset

1. Kuinka vaikeaa oli tietojen siirtäminen Cliosta ja muista järjestelmistä?

Hartwellin tiimi ilmoitti, että siirto kesti noin 20 tuntia avustajaa kahdelle viikolle. Mewayz toimitti CSV-malleja asiakas-/asiatiedoille. Asiakirjatiedostot ladattiin joukkona ja linkitettiin automaattisesti asioihin. Yritys käytti rinnakkaisia järjestelmiä kahden viikon ajan varmistaakseen tarkkuuden ennen vanhojen työkalujen poistamista.

2. Entä laillisten eettisten sääntöjen ja tietoturvan noudattaminen?

Mewayz on SOC 2 Type II -sertifioitu ja tarjoaa ominaisuuksia erityisesti lainmukaisuutta varten: ristiriitojen tarkistus, IOLTA (IOLTA) -kirjanpito ja kirjausketjut, roolipohjaiset luvat ja tietojen salaus lepotilassa ja siirron aikana. Alusta ylläpitää yksityiskohtaisia toimintalokeja, joita tarvitaan vaatimustenmukaisuuden tarkastuksiin.

3. Vastustivatko asianajajat vakiintuneiden työnkulkujen muuttamista?

Alkuvastarintaa lievennettiin ottamalla asianajajat mukaan moduulien valintaan ja osoittamalla ajansäästöjä. "Yhden kojelaudan" lähestymistapa osoittautui välittömästi arvokkaaksi. Koulutuksessa keskityttiin käytännön etuihin: "Kuinka tämä säästää 30 minuuttia päivässä" teknisten ominaisuuksien sijaan. Kolmen viikon kuluessa kaikki asianajajat pitivät parempana uutta järjestelmää.

4. Miten hinnoittelu on verrattuna Clioon tai muihin lakikohtaisiin alustoihin?

Hartwell maksaa 49 dollaria kuukaudessa asianajajaa kohden Mewayzin Professional-suunnitelmasta (5 asianajajaa = 245 dollaria kuukaudessa). Vertailukelpoinen Clio Manage + Bill.com -integraatio maksaisi noin 178 $/lakimies/kk (890 $/kk). Yritys säästää 645 dollaria kuukaudessa ja saa samalla lisätoimintoja, kuten projektinhallinnan ja asiakasportaalit mukaan lukien.

5. Voiko Mewayz hoitaa erikoistuneita juridisia aloja?

Kyllä. Ydintapausten hallinnan lisäksi Mewayz tarjoaa moduuleja erityistarpeisiin: kiinteistökauppojen seuranta, kiinteistösuunnitteluasiakirjojen kokoaminen, oikeudenkäyntien määräaikojen kalenteri ja liiketoimintakokonaisuuden hallinta. Yritys räätälöi asiamalleja, automatisoituja asiakirjoja ja työnkulkuja kullekin harjoitusalueelle.

Lähteet ja menetelmät: tiedot toimittaa Hartwell & Associates, P.C. luvalla. Taloudelliset mittarit on vahvistettu koottujen alustatietojen avulla. Ajansäästöt mitataan itse raportoiduilla aikalokeilla ennen/jälkeen käyttöönoton. Toimialan vertailutiedot vuoden 2023 Legal Technology Survey -raportista ja Mewayzin sisäisistä vertailuarvoista yli 3 400 ammattipalveluyritykseltä.

Alustatiedot: Mewayz tarjoaa 208 moduulia, palvelee yli 138 000 käyttäjää ja ylläpitää 94 %:n bruttokate. Suunnitelmat: 0 dollaria (ilmainen ikuisesti), 19 dollaria kuukaudessa (aloitus), 49 dollaria kuukaudessa (ammattimainen). Kaikki suunnitelmat sisältävät pääsyn kaikkiin moduuleihin, joissa on käyttäjä-/ominaisuusrajoitukset tasoittain.