Business Operations

Tapaustutkimus: Kuinka vietnamilainen kahviketju skaalautui 30 paikkaan ja 200 työntekijään Mewayzin kanssa

Tutustu miten vietnamilainen kahvilaketju käytti Mewayzin modulaarista käyttöjärjestelmää 30 toimipaikan ja 200 työntekijän hallintaan. Tulokset: 33 % liikevaihdon kasvu, 70 % ajan säästö raportoinnissa, 15 % työvoimakustannusten lasku.

11 min read

Mewayz Team

Editorial Team

Business Operations
Tapaustutkimus: Kuinka vietnamilainen kahviketju skaalautui 30 paikkaan ja 200 työntekijään Mewayzin kanssa
body { font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Roboto, Oxygen, Ubuntu, sans-serif; linjan korkeus: 1,7; väri: #1f2937; taustaväri: #f9fafb; suurin leveys: 1200 pikseliä; marginaali: 0 auto; täyte: 20px; } h1, h2, h3 { väri: #1f2937; } h1 { border-bottom: 3px solid #6366f1; pehmuste-ala: 15px; } .results-summary { tausta: lineaarinen gradientti (135 astetta, #6366f1, #8b5cf6); väri: #fff; täyte: 30px; reunan säde: 12px; marginaali: 40 kuvapistettä 0; box-shadow: 0 10px 25px rgba(99, 102, 241, 0,15); } .results-summary h3 { color: #fff; marginaali yläosa: 0; } .metric-grid { display: grid; grid-template-columns: toista(auto-fit, minmax(250px, 1fr)); väli: 25px; marginaali-yläosa: 25px; } .metric-box { tausta: rgba(255, 255, 255, 0,15); täyte: 20px; reunan säde: 8px; tekstin tasaus: keskellä; } .metric-value { font-size: 2.5em; fontin paino: 800; näyttö: lohko; } taulukko { leveys: 100%; border-collapse: romahtaa; marginaali: 30 kuvapistettä 0; reunan säde: 8px; ylivuoto: piilotettu; box-shadow: 0 5px 15px rgba(0,0,0,0,05); } th { tausta: #312e81; väri: #fff; täyte: 18px; tekstin tasaus: vasen; fontin paino: 600; } td { täyte: 16px; border-bottom: 1px solid #e5e7eb; } tr:nth-child(parillinen) { taustaväri: #f9fafb; } .quote-box { border-left: 5px solid #6366f1; täyte-vasen: 25px; marginaali: 40 kuvapistettä 0; font-tyyli: kursivoitu; väri: #4b5563; taustaväri: #fff; täyte: 25px; reunan säde: 0 8px 8px 0; } .aikajana { sijainti: suhteellinen; marginaali: 50px 0; } .timeline::before { content: ''; sijainti: absoluuttinen; vasen: 30px; alkuun: 0; pohja: 0; leveys: 3px; tausta: #6366f1; } .timeline-item { position: suhteellinen; täyte-vasen: 80px; marginaali-ala: 40px; } .timeline-marker { position: absoluuttinen; vasen: 20px; alkuun: 0; leveys: 22px; korkeus: 22px; raja-säde: 50 %; tausta: #6366f1; reunus: 5px kiinteä #f9fafb; } .cta-section { tekstin tasaus: keskellä; täyte: 60px 40px; marginaali: 60px 0; tausta: lineaarinen gradientti (135 astetta, #6366f1, #8b5cf6); väri: #fff; reunan säde: 16px; } .cta-button { näyttö: inline-block; tausta: #fff; väri: #6366f1; täyte: 18px 45px; kirjasinkoko: 1,2 em; fontin paino: 700; reunan säde: 50 pikseliä; tekstikoristelu: ei mitään; marginaali-yläosa: 25px; box-shadow: 0 10px 30px rgba(0,0,0,0,1); siirtymä: muunnos 0,3 s, laatikkovarjo 0,3 s; } .cta-button:hover { muunnos: translateY(-3px); box-shadow: 0 15px 35px rgba(0,0,0,0,15); } .faq-item { margin-bottom: 25px; pehmuste-ala: 25px; border-bottom: 1px solid #e5e7eb; } .faq-question { color: #1f2937; fontin paino: 700; kirjasinkoko: 1,1 em; marginaali-ala: 10px; }

Tapaustutkimus: Vietnamilaisen kahviketjun digitaalinen muutos – 30 sijainnin ja 200 työntekijän hallinta

Vietnamin kahvikulttuurin vilkkaassa maisemassa, jossa ketjut kilpailevat kiivaasti markkinaosuudesta, Phin & Bean nousi rakastetuksi brändiksi. Yrittäjä Linh Nguyenin vuonna 2015 perustama ketju kasvoi nopeasti yhdestä Hanoin myymälästä 30 paikkaan Vietnamin suurissa kaupungeissa vuoteen 2023 mennessä. Tämä nopea kasvu paljasti kuitenkin kriittisiä toiminnallisia murtumia. Tässä tapaustutkimuksessa kerrotaan, kuinka Phin & Bean hyödynsi Mewayzin modulaarista Business OS -käyttöjärjestelmää toimintojensa yhdistämisessä, työvoiman vahvistamisessa ja kestävän, tietopohjaisen kasvun edistämisessä – kaikki ilman yleiskustannuksia.

Tulokset yhdellä silmäyksellä

33 % Bruttotulon kasvu
70 % Vähemmän aikaa manuaaliseen raportointiin
15 % Työkulujen aleneminen
208 Muokattujen työnkulkujen moduulit

Haaste: Kipupisteiden lisääminen nopeasti kasvavaan ketjuun

Vuoteen 2023 mennessä Phin & Beanin menestys oli myös sen suurin uhka. Liiketoiminta oli hukkumassa toiminnan monimutkaisuuteen.

  • Tietosilot ja kuolleet pisteet: Kussakin paikassa käytettiin erilaisia työkaluja – laskentataulukoita inventaarioon, erillinen myyntipistejärjestelmä, WhatsApp henkilöstön viestintään ja sähköposti raportointiin. Päivittäisen myynnin, varastotasojen ja henkilöstötuntien yhdistäminen 30 myymälässä vei pääkonttorin tiimiltä 3–4 täyttä päivää kuukaudessa. Reaaliaikainen näkyvyys oli olematon.
  • Tehoton varasto- ja toimitusketju: Kahvipapujen hukka oli 12 % huonon ennusteen ja ylitilauksen vuoksi. Samaan aikaan suosittuja tuotteita, kuten kondensoitua maitoa ja erikoissiirappeja, oli usein varastossa, mikä vaikuttaa suoraan myyntiin. Hankintaprosessi oli manuaalinen, ja myymäläpäälliköt soittivat tavarantoimittajille erikseen.
  • Henkilökunnanhallinnan kaaos: 200 osa-aikaista ja kokopäiväistä työntekijää oli painajainen. Vuorovaihdot, vapaa-ajan pyynnöt ja palkkalaskelmat käsiteltiin paperilomakkeiden ja laskentataulukoiden avulla, mikä johti usein virheisiin ja riitoihin. Työntekijöiden vaihtuvuus oli nousussa, osittain aikataulujen turhautumisesta johtuen.
  • Epäjohdonmukainen asiakaskokemus: Ilman yhtenäistä järjestelmää mainoskampanjat otettiin käyttöön epäjohdonmukaisesti. Kanta-asiakasohjelman tietoja ei synkronoitu, joten eri myymälöissä vierailevan asiakkaan kokemus oli hajanainen.
  • Nolla markkinointikuluja, pysähtynyt kasvu: Phin & Beanin markkinointibudjetti oli 0 dollaria. Kasvu perustui täysin suusta suuhun ja toiminnalliseen erinomaisuuteen, jota oli mahdotonta ylläpitää manuaalisesti.
"Kasvoimme, mutta murtuimme. Jokainen uusi kauppa lisäsi monimutkaisuutta, ei lisää voittoa. Tiimini oli haudattu järjestelmänvalvojaan, ei keskittynyt kahviin tai asiakkaisiin. Tiesin, että tarvitsimme yhden järjestelmän hallitsemaan niitä kaikkia, mutta yritysratkaisut tarjosivat meille 50 000 dollaria vuodessa ominaisuuksilla, joita emme tarvinneet. Olimme jumissa." — Linh Nguyen, Phin & Beanin perustaja ja toimitusjohtaja

Ratkaisu: Mewayzin Modular Business OS -käyttöjärjestelmän käyttöönotto

Vuoden 2023 toisella vuosineljänneksellä Phin & Bean aloitti Mewayzin vaiheittaisen käyttöönoton ja valitsi alustan 208 kirjastosta tiettyjä moduuleja akuuttimpien kipukohtien korjaamiseksi. "Ikuisesti ilmainen" -taso antoi heille mahdollisuuden testata ydintoimintoja riskittömästi ennen kuin 25 30 myymälästään päivitettiin 49 dollarin kuukausittaiseen "Scale" -suunnitelmaan (19 dollarin suunnitelmaan jäi viisi pienempiä myyntiä).

Vaihe 1: Keskitetty toiminta ja reaaliaikainen hallintapaneeli (viikot 1–4)

Ensimmäinen vaihe oli integroida kaikki 30 sijaintia yhdeksi Mewayz-esiintymäksi. Yhdistetty hallintapaneeli -moduuli antoi Linhille ja hänen alueellisille esimiehille reaaliaikaisen näkymän KPI:istä: päivittäisistä kokonaistuloista, myydyimmistä tuotteista myymälää kohti ja varastohälytyksistä.

Vaihe 2: Varasto- ja hankintaautomaatio (viikot 5–8)

He aktivoivat Smart Inventory- ja Procurement-moduulit. Järjestelmä käytti historiallisia myyntitietoja luodakseen automaattisia ostotilauksia kahvipapuille, meijerituotteille ja pakkauksille, kun varasto saavutti ennalta määritellyn kynnyksen. Tilaukset lähetettiin suoraan hyväksytyille toimittajille.

Vaihe 3: HR ja työvoiman hallinta (viikot 9–12)

Moduulit Staff Scheduler, Time Clock ja Payroll Integrator otettiin käyttöön. Henkilökunta voi nyt tarkastella aikatauluja, pyytää vaihtoja ja kelloa sisään/ulos Mewayz-mobiilisovelluksen kautta. Johtajat voivat ennustaa työvoimaa ennustetun myynnin perusteella.

Vaihe 4: Asiakas- ja myyntianalyysi (jatkuva)

Lopuksi he liittivät myyntipistejärjestelmänsä API:n kautta Advanced Analytics -moduuliin ja aktivoivat Loyalty Enginen luodakseen yhtenäisen asiakastietokannan kaikkiin sijainteihin.

Toiminta-alueEnnen Mewayziä (manuaalinen prosessi)Mewayzin jälkeen (automaattinen moduulien kautta)Säästöaika/viikko Mainosjakauman täsmäytysMyymäläpäälliköiden sähköpostilaskentataulukot; Pääkonttori yhdistää manuaalisesti.Reaaliaikainen seuranta automaattisilla varoituksilla vähäisestä varastosta/hävikkimäärästä.12 tuntia Henkilöstön aikataulut ja palkanlaskentaPaperiset aikataulut, manuaalinen tuntilaskenta, toistuvia virheitä.Digitaaliset aikataulut, automaattinen ajanseuranta, palkanlaskennan vienti yhdellä napsautuksella.18 tuntia Talousraportointi5 päivän kuukausittainen sulkemisprosessi, jossa tiedot noudetaan viidestä lähteestä.Päivittäiset P&L-hallintapaneelit luodaan automaattisesti kullekin sijainnille.40 tuntia/kk Toimittajan tilaaminenPuhelin-/sähköpostitilaukset myymälää kohden, määräalennuksia ei seurata.Keskitetty, automatisoitu tilausjärjestelmä kuluanalyysillä.8 tuntia Markkinointikampanjan toteuttaminenEsitteiden tulostaminen, kauppojen opastaminen ryhmäkeskustelun kautta.Lähetä promootio kaikkiin myyntipiste- ja kanta-asiakassovelluksiin välittömästi hallintapaneelista.6 tuntia/kampanja

Viikko 0: Löytäminen ja suunnittelu

Phin & Bean -tiimi tarkastaa kaikki prosessit. Mewayz-konsultti kartoittaa 32 ydintyönkulkua tiettyihin moduuleihin.

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →

Viikot 1–4: Ydinhallintapaneeli ja POS-integrointi

Kaikki 30 paikkaa mukana. Reaaliaikainen myynnin hallintapaneeli alkaa. Pääkonttorin tiimi on koulutettu.

Viikot 5–8: Varaston automatisoinnin käyttöönotto

Smart Inventory -moduuli määritetty yli 150 SKU:lle. Ensimmäiset automaattiset ostotilaukset lähetettiin. Hävikkien seuranta alkaa.

Viikot 9–12: HR Hubin julkaisu

Kaikki 200 työntekijää ovat rekisteröityneet mobiilisovellukseen. Digitaalinen aikataulutus korvaa paperin. Palkanlaskentaprosessi integroitu.

Kuukausi 4+: Optimointi ja kasvu

Analytiikan avulla voit tarkentaa valikkoa, säätää hinnoittelua ja käynnistää kohdistettuja kanta-asiakaskampanjoita. Uusien myymälöiden avaamisen suunnittelu Mewayzin kanssa toiminnan selkärankana.

Tulokset: Mitattavissa olevat voitot eri puolilla liiketoimintaa

Kuuden kuukauden täydellisen käyttöönoton jälkeen vaikutus Phin & Beanin taloudelliseen ja toiminnalliseen terveyteen oli syvä. Seuraavat tiedot mitattiin vertaamalla vuotta 2023 (Mewayzin jälkeinen) H1 2023:een (ennen Mewayziä).

1. Taloudellinen tulos ja tulojen kasvu

  • Bruttotulon kasvu: 33 %:n kasvu johtuu varastojen vähenemisestä, paremmasta työvoiman kohdentamisesta ruuhka-aikoina ja tietoihin perustuvista valikon muutoksista.
  • Bruttokatteen ylläpito: Säilytti alan johtavan 94 %:n bruttomarginaalin (yhdenmukaisesti niiden esimittakaavamallin kanssa) inflaatiopaineista huolimatta vähentyneen hukan ja paremman hankinnan ansiosta.
  • Toimintakustannusten aleneminen: 15 %:n vähennys hallittavissa työvoimakustannuksissa optimoidun aikataulutuksen ansiosta, mikä säästää noin 4 500 dollaria kuukaudessa koko ketjussa.

2. Toiminnan tehokkuus ja ajansäästö

  • Johdon raportointiaika: Vähentynyt 70 %. Kuukausittainen taloudellinen sulkeminen kestää nyt 1,5 päivää 5 päivän sijaan.
  • Varastohävikki: Leikkaa 12 prosentista 4,5 prosenttiin ja lisää suoraan 2 800 dollaria kuukaudessa.
  • Toimittajan tilausaika: Alennettu 90 %, mikä vapauttaa johtajat asiakaskohtaisiin tehtäviin.

3. Työvoiman voimaannuttaminen ja kulttuuri

  • Henkilökunnan tyytyväisyys: Työ- ja perhe-elämän tasapainoon ja viestintään liittyvät kyselyn tulokset paranivat 40 %.
  • Esimiehen liikevaihto: Vähentynyt 25 %. Myymäläpäälliköt kertoivat tuntevansa olevansa "hallittavampia" ja "strategisempia".
  • Uusien työntekijöiden koulutusaika: Lyhennetty 50 % käyttämällä Mewayzin standardisoituja digitaalisia tarkistuslistoja ja koulutusmoduuleja.
"Mewayz ei vain antanut meille raportteja, vaan se antoi meille aikamme takaisin. Esimieheni käyttävät nyt laskentataulukoihin käyttämänsä tunnit baristan kouluttamiseen, vakituisten asiakkaiden kanssakäymiseen ja myymälän esittelyn parantamiseen. Kulttuurimme siirtyi reaktiivisesta palontorjunnasta ennakoivaan kasvuun. Ja mikä parasta? Järjestelmä kasvoi kanssamme. Meidän ei tarvinnut ostaa pakettia, kun tarvitsimme, vaan yritykselle." — Linh Nguyen

4. Skaalautuvuus ja tulevaisuuden kasvu

Phin & Beanilla on yhtenäinen järjestelmä, ja sillä on monistettava suunnitelma uusille myymälöille. Uuteen paikkaan siirtymisen kustannuksia ja aikaa on vähennetty 60 prosenttia. Yritys suunnittelee nyt luottavaisesti laajentumista Thaimaahan ja käyttää Mewayziä rajat ylittävien toimintojen hallintaan alusta alkaen.

Oletko valmis yhdistämään toimintasi ja skaalaamaan luottavaisesti?

Phin & Beanin tavoin usealla toimipaikalla toimiva yrityksesi voi korvata tusinaa irrotettua työkalua yhdellä tehokkaalla, modulaarisella käyttöjärjestelmällä. Liity yli 138 000 käyttäjän joukkoon, jotka hallinnoivat liiketoimintaansa Mewayzissä.

Aloita ilmaiseksi. Luottokorttia ei vaadita. Päivitä vain, kun näet arvon.

Aloita ilmainen kokeilu →

Käytä kaikkia ydinmoduuleja ikuisesti. Ilmaisella tasolla ei ole aikarajoitusta.

Usein kysytyt kysymykset (FAQ)

Kuinka kauan kesti Phin & Bean saada sijoitetun pääoman tuotto (ROI)?
Phin & Beanin talousjohtaja laski positiivisen sijoitetun pääoman tuottoprosentin 90 päivän kuluessa täydellisestä käyttöönotosta. Ensisijaisia ​​tekijöitä olivat varastohävikin välitön vähentäminen (säästö 2 800 dollaria kuukaudessa) ja työvoimakustannusten optimointi (4 500 dollaria kuukaudessa). Nämä säästöt kompensoivat kertakäyttökustannukset alle neljänneksellä. Heidän kuukausittainen Mewayz-sijoituksensa on alle 1 500 dollaria kaikissa 30 paikassa.
Oliko vaikea kouluttaa 200 työntekijää uuteen järjestelmään?
Käyttöönotto tapahtui vaiheittain roolin mukaan. Myymäläpäälliköt saivat 2 tuntia virtuaalista koulutusta kojelautaan ja raportointiin. Etulinjan henkilöstön tarvitsi vain opetella mobiilisovellus työvuoroja ja sisään-/uloskelloa varten, mikä oli intuitiivinen ja samanlainen kuin muut heidän käyttämänsä sovellukset. Mewayzin sovelluksen sisäinen opastus ja monikielinen tuki (mukaan lukien vietnami) vähensivät kitkaa merkittävästi. Harjoitteluaika palautui muutamassa viikossa, koska aikatauluvirheitä ja kysymyksiä oli vähemmän.
Miten Mewayz integroituu olemassa oleviin laitteistoihin, kuten myyntipistejärjestelmiin tai keittiötulostimiin?
Mewayz tarjoaa vankan sovellusliittymän ja valmiiksi rakennetut integraatiot yli 50 suureen myyntipistejärjestelmään, maksuyhdyskäytävään ja kirjanpitoalustaan (kuten Xero ja QuickBooks). Phin & Beanille integraatio oli yksinkertainen API-avainten vaihto POS-palveluntarjoajan kanssa. Mewayz tukee laitteistoja, kuten vaakoja tai tulostimia, vakioprotokollia (esim. IP-tulostusta). Heidän käyttöönottotiiminsä tarkistaa yhteensopivuuden ennen käyttöönottoa.
Mitä tapahtuu, jos suunnitelmamme ylittyy? Onko helppoa lisätä moduuleja tai sijainteja?
Tämä on modulaarisen käyttöjärjestelmän ydinetu. Et "kasva yli" Mewayzistä; aktivoit vain lisää moduuleja. Uuden sijainnin lisääminen kestää noin 15 minuuttia hallintapaneelissa. Suunnitelman päivittäminen tai premium-moduulien (kuten Advanced Predictive Analytics) lisääminen tapahtuu välittömästi, eikä se vaadi tietojen siirtoa tai uudelleenkoulutusta uudelle alustalle. Työnkulkusi ja tietosi pysyvät yhtenäisinä.
Kuinka Phin & Bean saavutti 33 prosentin liikevaihdon kasvun 0 dollarin markkinointibudjetilla?
Kasvu oli täysin operatiivista ja datalähtöistä. Mewayz otti käyttöön kolme keskeistä muutosta: 1) Varastojen poistaminen: Sen varmistaminen, että suosittuja tuotteita oli aina saatavilla, saatiin lisää myyntiä. 2) Optimoitu työvoima: oikean henkilöstön saaminen ruuhka-aikoina paransi palvelunopeutta ja tilausmääriä. 3) Valikon optimointi: Analytics tunnisti matalakatteiset tuotteet korvattavaksi ja korosti myydyimmät mainostavat. Tämä on "kasvua sisältä" ja maksimoi tulot olemassa olevasta liikenteestä ilman mainoskuluja.