Saiatu posta elektronikoko trikimailu sinple hauek erantzun azkarragoak lortzeko

Jasoko duzun erantzunik azkarrena galdera argi bat egiten duen mezu elektroniko bat da, alferrikako atzeko planorik ez duena eta pantaila bakarrean sartzen dena korritu gabe. Gainerako guztia beste norbaiten egunean sartu duzun marruskadura da.

Erabili formatua mapa kognitibo gisa

Zune zuriak, buletak eta testu lodia ez dira apaingarriak; funtzionalak dira. Irakurlearen begiak paragrafo trinko batean kokatzen direnean, bere garunak "beharrezko esfortzua" erregistratzen du hitz bakarra prozesatu aurretik. Formateatutako mezu elektronikoek, aitzitik, egitura komunikatzen dute begirada batean: irakurleak berehala ikus dezake non bizi den funtsezko informazioa eta non parte hartu behar duen eta non arakatu dezakeen.

Eskatu zure gakoaren eskaera edo epea, korritze azkar batean ikusgai egon dadin. Erabili buletak hiru elementu edo gehiagoko zerrendetarako, prosan txertatu beharrean. Mantendu paragrafoak hiru esaldi edo gutxiagorekin. Utzi lerro huts bat paragrafo bakoitzaren artean. Ohitura hauek UX diseinatzaileek ikusizko hierarkia deitzen dutena sortzen dute, ongi diseinatutako aginte-panelak datu gordinez betetako kalkulu-orriek baino errazago nabigatzen duten printzipio bera.

Hau bereziki baliotsua da negozio-testuinguruetan, non mezu elektronikoek maiz aipatzen dituzten datuak, onarpenak edo sistema eragileekin integratzen diren zereginak. Taldeek Mewayz bezalako plataformak erabiltzen dituztenean CRM kanalizazioak, nomina-lanak edo erreserba-fluxuak kudeatzeko, euren mezu elektronikoek gero eta gehiago dituzte erregistroetarako estekak, onarpen-eskaerak eta egoera-eguneratzeak. Erreferentzia hauek formateatu argiak (paragrafoko testuan lurperatzea baino gehiago) esan nahi du hartzaileek zuzenean neurriak har ditzaketela mezu elektronikoa berriro irakurri beharrik gabe, zer egin behar duten aurkitzeko.

Uste baino gehiago garrantzitsua da denborak eta jarraipen-estrategiak

Ondo landutako mezu elektroniko bat momentu okerrean bidaltzeak bere eragina nabarmen murrizten du. Posta elektronikoaren analitikek etengabe erakusten dute asteartetik ostegunera goizeko 09:00etatik 11:00etara sektore gehienetan irekitze- eta erantzun-tasarik handienak sortzen dituztela. Astelehen goizetan asteburutik gainezka dauden sarrerako ontziak aurkitzen dituzte. Ostiral arratsaldeetan hartzaileak mentalki egiaztatu edo aste amaierako epeak kudeatzen dituzte. Eredu hauek ordu-eremu guztietan mantentzen dira tokiko lanorduetara egokituta.

Erabaki edo onespena behar duten mezu elektronikoetarako, ezinbestekoa da jarraipen diziplina. Jarraipen-mezu eraginkorrenak laburrak dira, barkamenak ez direnak eta jatorrizko mezuko eskaera zehatzari erreferentzia egiten diote. Saihestu "Hori ikusteko aukera izan duzun ikusteko egiaztatu besterik ez duzu" pasiboa: tonu lausoa da, barkamen apur bat, eta hartzaileak ez dio erantzun bati lehentasuna emateko arrazoi berririk ematen. Horren ordez: "Kaixo Sarah: astelehenetik aurrera hornitzailearen kontratuaren jarraipena. EOD asteazkenerako sinatu behar dugu inprimatzeko epea betetzeko. Berretsi al dezakezu?" Honek testuingurua, galdera eta urgentzia bi esalditan berresten ditu.

Erai ezazu jarraipen-denbora zure lan-fluxuan memorian utzi beharrean. Mewayz bezalako plataforma operatiboak erabiltzen dituzten taldeek beren komunikazio-erritmoa zereginen kudeaketarekin eta bezeroen erregistroekin konekta dezakete; beraz, proposamenen, kontratuen edo onarpenen jarraipenak benetako negozio-mugarriekin lotzen dira, gauzak lanpetuta ahazten direnean ahazten diren buru-egite gisa flotatu beharrean.

Idatzi irakurlearentzat, ez zeuretzat

Mezu elektronikoaren eraginkortasunaren aldaketarik sakonena perspektiba aldatzea da. Jende gehienek mezu elektronikoak idazten dituzte beren pentsamenduak dokumentatzeko: egindakoa, dakitena edo egoera bati buruz nola sentitzen diren grabatzeko. Erantzun handiko mezu elektronikoak guztiz beste orientazio batekin idazten dira: irakurlearen ikuspuntutik idazten dira, irakurleak jakin behar duena aurreikusiz, zein ordenatan, eskatutako ekintza zehatza egiteko.

Honek esan nahi du Bidali sakatu baino lehen zure buruari galdetzea: Zer behar du pertsona honek benetan mezu elektroniko honetatik? Ez esan behar duzuna, jaso behar duena baizik. Erabaki bat hartu behar badute, eman al diezu erabakitzeko behar den guztia, eta ezer gehiago? Ekintza bat egin behar badute, zehaztu al duzu ekintza, epea eta huts egitearen ondorioa? Zerbait berrikusi behar badute, dokumentu zuzena erantsi al duzu eta arreta behar duten atal zehatzak markatu dituzu?

• Argitasuna osotasunaren gainetik: zure irakurleak ez ditu xehetasun guztiak behar, egokiak besterik ez
• Ekintza azalpenaren gainetik: esan zer egin behar duten zergatik azaldu aurretik
• Gehitasunari buruzko zehaztasuna — "ostegunerako 15:00etan" baino gehiago "aukera duzunean"
• Hari bat, gai bat — ez nahastu zerikusirik ez duten galderak posta elektroniko kate bakarrean
• Hizkuntza arrunta — jargoia eta estaldurazko hizkuntza ulermen geldoa

Bezero eta barne komunikazio bolumen handiak kudeatzen dituzten negozio-taldeentzat, ohitura horiek sistematikoki eraikitzea da —diziplina indibidualean oinarritu beharrean— funtzionamendu handiko eragiketak bereizten dituena kaotikoetatik. Egunean 12 mezu elektroniko edo 120 kudeatzen ari zaren ala ez, printzipio berdinak aplikatzen dira: helburuaren argitasuna, hizkuntzaren ekonomia eta irakurlearen denboraren benetako errespetua dira benetan erantzunak jasotzen dituen komunikazioaren oinarri negoziaezinak.

Mezu elektroniko onenak ez dira batere mezu elektronikoak sentitzen. Lankide pentsakor bat bezala sentitzen dira une egokian informazio egokia ematen dizu sorbaldan kolpatzen zaituena, eta gero atzera egiten du zure eguna aurrera jarrai dezazun.

Ohiko galderak

Zergatik ez dira aintzat hartzen edo atzeratzen dira enpresa-mezu elektroniko gehienak?

Mezu elektroniko gehienek huts egiten dute kontua lurperatzen dutelako. Lanpetuta dagoen profesionalek arreta merezi duenari buruzko erabakiak hartzen dituzte, eta gai-lerro lauso batek edo testu-horma batek lehentasun txikia adierazten du. Konponbidea zure mezua aurrez kargatzea da: adierazi helburua, beharrezko ekintza eta epea lehen bi lerroetan. Argitasuna da erantzun azkarragoen eragilerik handiena.

Zein da irekitzen den gai-lerroa idazteko modurik eraginkorrena?

Gai-lerro onenak espezifikoak dira, emaitzetara bideratutakoak eta, hobe da, 50 karaktere baino gutxiagokoak. "Jarraipena" egin beharrean, saiatu "Erabakia behar da: hornitzailearen kontratua ostiralerako". Epea edo ekintza-hitz argi bat sartzeak (onartu, berrikusi, berretsi) mezu elektronikoak ireki aurretik eskatzen duen zehatz-mehatz esaten dio hartzaileak, zure erantzun-tasa izugarri handituz.

Zenbat jarraipen-mezu bidali behar ditut amore eman aurretik?

Ondo puntualizatutako jarraipen bat nahikoa izan ohi da jatorrizko e-posta argia bazen. Bidali lehenengoa baino 48-72 ordu igaro ondoren, eta gorde bi esalditan zure jatorrizko eskaerari erreferentzia eginez. Bezeroen edo taldekideen artean hainbat hari kudeatzen ari bazara, Mewayz bezalako plataforma batek (207 moduluko negozio-sistema eragilea, 19 $/ hilabeteko app.mewayz.com helbidean) komunikazio-fluxuen jarraipena egiten lagun diezazuke hariak galdu gabe.

Posta elektronikoaren trikimailu hauek balio al dezakete bolumen handiak kudeatzen dituzten enpresa txikien jabeentzat?

Erabat, eta are gehiago axola dute eskalan. Negozio bat bakarka edo talde leun batekin zuzentzen ari zarenean, atzeratutako erantzun bakoitza botila-lepoa da. Posta elektronikoaren egitura argia negozio-tresna egokiekin konbinatzeak emaitzak konposatzen ditu. Mewayz-ek, app.mewayz.com helbidean eskuragarri, 19 $/hileko truke, CRM eta komunikazio-modulu integratuak eskaintzen ditu, enpresa txikien jabeek gasturik gabe antolatuta eta arduratsu egoteko diseinatuta.