Как адвокатска кантора от Чикаго замени 4 инструмента и спести $28k годишно с унифицирано управление на клиенти
Казус от практиката: Адвокатска кантора от Чикаго от 15 души консолидира Clio, Bill.com, Calendly и Asana в Mewayz. Резултати: 40% спестяване на време, $28k+ годишно намаление на разходите, 22% ръст на приходите.
Mewayz Team
Editorial Team
Как адвокатска кантора от Чикаго замени 4 инструмента с унифицирано управление на клиенти
Фирма: Hartwell & Associates, P.C. | Местоположение: Чикаго, Илинойс | Размер: 15 служители (5 адвокати, 10 помощен персонал) | Области на практика: недвижими имоти, бизнес право, планиране на имоти
Резултатите с един поглед
- $28 400 годишно намаление на разходите: Консолидирани 4 софтуерни абонамента в една платформа
- 40% спестено време при приемане на клиенти и фактуриране: От 12 часа до 7,2 часа на адвокат седмично
- 22% ръст на приходите: Увеличени от $1,42 милиона на $1,73 милиона за 12 месеца след внедряването
- Резултат за удовлетвореност на клиентите: Подобрен от 78% на 94% (въз основа на проучвания след казус)
Предизвикателството: Фрагментирани системи, изтощаващи производителността и печалбата
В продължение на повече от десетилетие Hartwell & Associates работеше с комбинация от специализирани инструменти. Управлението на закриване на недвижими имоти или сложен план за недвижими имоти изисква жонглиране с множество платформи:
<таблица>„Плащахме за четири различни инструмента, които не си говореха“, казва управляващият партньор Робърт Хартуел. „Нашият помощник-юрист прекарваше 6 часа седмично само в копиране на данни от Clio в Bill.com за фактуриране. Конфликтите в календара ни накараха да пропуснем клиентски обаждания. Когато клиент поиска актуализация на случай, трябваше да отворим три различни приложения, за да получим пълната картина. Ефективната ни ставка на таксуване страдаше, защото не можехме точно да проследим цялото си време в системите.“
Решението: Внедряване на Unified Business OS на Mewayz
През третото тримесечие на 2023 г. Hartwell & Associates започна да оценява платформите „всичко в едно“. След като тестваха три опции, те избраха Mewayz заради неговата изчерпателна библиотека с модули (208 модула), специфични правни функции и възможността да започнете безплатно, преди да се ангажирате.
Хронология на внедряването
Използва се безплатното завинаги ниво на Mewayz за картографиране на съществуващи работни процеси. Идентифицирани са необходимите 12 ключови модула: CRM за клиенти, Управление на материали, Автоматизация на документи, Проследяване на времето, Фактуриране и фактуриране, Календар, Управление на задачи, Доверително счетоводство, Проверка на конфликти, Клиентски портал, Отчитане и електронни подписи.
Мигрираха 1200+ активни клиентски файла и 4500+ документа с помощта на шаблоните за миграция на Mewayz. Проведени са 3 обучения (общо 4 часа) за целия персонал. Екипът на параюристите създаде персонализирани автоматизирани работни потоци за приемане на клиенти и сглобяване на документи.
Изпълних Mewayz заедно със стари системи в продължение на две седмици, за да проверим точността. Официално анулирани и четирите предишни абонамента. Първоначално активиран клиентски портал за 30% от клиентите.
Внедрени табла за управление за разширено отчитане. Разгърнат клиентски портал за всички клиенти. Създадени автоматизирани напомняния за фактуриране и крайни срокове.
Преди и след: Сравнение на работния процес
<таблица>Резултатите: Количествено измеримо въздействие върху ефективността и растежа
След 12 месеца на Mewayz, Hartwell & Associates измери драматични подобрения във финансовите, оперативните показатели и показателите за удовлетвореността на клиентите.
Финансово въздействие
<таблица>*Процент на реализация = процент от отработените часове, които действително са фактурирани и събрани
Оперативна ефективност
- Възстановяване на време: Адвокатите си възвърнаха 4,8 таксувани часа седмично (240 часа годишно на адвокат), загубени преди това за административни задачи
- Намаляване на грешките: Грешките при таксуването намаляха със 76% поради автоматичното проследяване на времето и генерирането на фактури
- Капацитет на клиентите: Фирмата увеличи броя на активните въпроси на адвокат от 32 на 38, без да добавя персонал
- Точност на документа: Автоматичното сглобяване на документи намали типографските грешки в стандартните формуляри с 94%
Подобрения на клиентското изживяване
Клиентският портал се превърна в значителна разлика. Клиентите биха могли:
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →- Сигурно качване на документи (заместване на 15 ежедневни прикачени файлове към имейл)
- Вижте напредъка на случая в реално време и предстоящите етапи
- Подписвайте документи по електронен път (намалявайки времето за обработка от 3 дни на 3 часа)
- Плащане на фактури онлайн (увеличаване на навременните плащания от 72% на 91%)
Защо този случай има значение за професионалните услуги
Опитът на Hartwell & Associates отразява по-широка тенденция: фирмите за професионални услуги преминават от най-добрите в класа точкови решения към обединени платформи. Данните показват:
- Според проучване на правните технологии от 2023 г. 68% от адвокатските кантори използват 3+ отделни софтуерни системи, но 42% планират да се консолидират в рамките на 24 месеца.
- Разходите за интегриране между системите често надхвърлят 30% от разходите за абонамент за софтуер (скрити разходи, които повечето фирми не проследяват).
- Превключването на контекст между приложения коства на средностатистическия специалист по знания 2,1 часа дневно (Asana, 2022 г.).
Модулният подход на Mewayz позволи на Hartwell да започне с основни правни модули и по-късно да добави автоматизация на маркетинга и усъвършенствани анализи, когато нуждите се развиха. Сега фирмата използва 18 от наличните 208 модула на Mewayz.
Готови ли сте да консолидирате технологичния стек на вашата фирма?
Подобно на Hartwell & Associates, вашата фирма може да елиминира разпръскването на инструменти, да намали разходите и да подобри обслужването на клиентите с единна платформа.
Започнете безплатно днес – не се изисква кредитна карта. Присъединете се към 138 000+ потребители, които са консолидирали своите бизнес операции.
Започнете своя безплатен пробен период →Безплатното завинаги ниво включва: 3 потребители, 5 модула, основно отчитане. Надстройте по всяко време.
Често задавани въпроси
Екипът на Хартуел съобщи, че миграцията е отнела приблизително 20 часа помощник-юридически помощник в продължение на две седмици. Mewayz предостави CSV шаблони за данни за клиент/материал. Файловете с документи бяха качени групово и автоматично свързани с въпроси. Фирмата управлява паралелни системи в продължение на две седмици, за да провери точността, преди да спре старите инструменти.
Mewayz е сертифициран по SOC 2 тип II и предлага функции специално за законово съответствие: проверка на конфликти, отчитане на доверие (IOLTA) с одитни пътеки, разрешения, базирани на роли, и криптиране на данни в покой и при пренос. Платформата поддържа подробни регистрационни файлове за дейността, необходими за одити за съответствие.
Първоначалната съпротива беше смекчена чрез включването на адвокати в избора на модули и демонстрирането на спестяване на време. Подходът на „едно табло“ веднага се оказа ценен. Обучението се фокусира върху практическите ползи: „Как това ви спестява 30 минути дневно“, а не върху техническите характеристики. В рамките на 3 седмици всички адвокати предпочетоха новата система.
Hartwell плаща $49/месец на адвокат за професионалния план на Mewayz (5 адвоката = $245/месец). Сравнима интеграция на Clio Manage + Bill.com би струвала приблизително $178/адвокат/месец ($890/месец). Фирмата спестява $645/месец, като същевременно получава допълнителна функционалност като управление на проекти и включени клиентски портали.
Да. Освен основното управление на дела, Mewayz предлага модули за специфични нужди: проследяване на сделки с недвижими имоти, сглобяване на документи за планиране на имоти, календар на крайните срокове за съдебни спорове и управление на бизнес единици. Фирмата персонализира шаблони за материя, автоматизирани документи и работни процеси за всяка област на практика.
Източници и методология: Данните са предоставени от Hartwell & Associates, P.C. с разрешение. Финансови показатели, проверени чрез обобщени данни от платформата. Спестяване на време, измерено чрез самоотчитани времеви дневници преди/след внедряването. Данни за сравнение на индустрията от Доклад за проучване на правните технологии за 2023 г. и вътрешни сравнителни показатели на Mewayz в 3400+ фирми за професионални услуги.
Подробности за платформата: Mewayz предлага 208 модула, обслужва 138 000+ потребители, поддържа 94% брутен марж. Планове: $0 (Безплатно завинаги), $19/месец (Начален), $49/месец (Професионален). Всички планове включват достъп до всички модули с ограничения за потребители/функции по ниво.