Канчатковая разборка малога і сярэдняга бізнесу: QuickBooks, Xero ці платформа "усё ў адным"?

Бухгалтарская дылема, з якой сутыкаецца кожны расце бізнес

Выбар правільнага фінансавага праграмнага забеспячэння з'яўляецца адным з самых важных рашэнняў, якія прымае малы і сярэдні бізнес. Зрабі гэта правільна, і ў цябе будзе аснова для маштабаванага росту. Зробіце гэта няправільна, і вы затрымаецеся з непрыемнай неэфектыўнасцю, базамі даных і ростам платы за падпіску. На працягу многіх гадоў дыскусія засяроджвалася на двух цяжкавагавіках: QuickBooks і Xero. Гэтыя спецыялізаваныя інструменты бухгалтарскага ўліку выдатныя ў тым, што яны робяць. Але новая катэгорыя кідае выклік статус-кво: бізнес-платформа "усё ў адным". Гэтыя платформы, такія як Mewayz, аб'ядноўваюць бухгалтэрыю з CRM, выстаўленнем рахункаў, кадрамі і дзесяткамі іншых модуляў у адзіную ўніфікаваную аперацыйную сістэму. У гэтым кіраўніцтве прасякаецца шум, каб даць вам практычнае паралельнае параўнанне, якое дапаможа вам вырашыць, ці з'яўляецца правільным рухавіком для росту вашага бізнесу спецыяліст або ўніфікаваная платформа.

Разуменне асноўных плэераў: QuickBooks, Xero і "Усё ў адным"

Перш чым паглыбляцца ў асаблівасці, вельмі важна зразумець фундаментальную філасофію, якая ляжыць у аснове кожнай опцыі. QuickBooks, прадукт Intuit, з'яўляецца ўкаранёным лідэрам на рынку Паўночнай Амерыкі. Гэта вельмі багатая функцыямі для бухгалтарскага ўліку, але традыцыйна была аўтаномнай сістэмай. Xero, вядомы сваім прыгожым інтэрфейсам і моцнай глабальнай прысутнасцю, адстойвае воблачнае супрацоўніцтва і шырокую экасістэму старонніх інтэграцый. Абодва ў першую чаргу з'яўляюцца рашэннямі для бухгалтарскага ўліку.

Платформы "усё ў адным" прадстаўляюць іншы падыход. Замест таго, каб пачынаць з бухгалтарскага ўліку і спадзявацца падключыць іншыя інструменты, яны ствараюць уніфікаваную бізнес-аперацыйную сістэму з нуля. Mewayz, напрыклад, прапануе 208 модуляў, якія ахопліваюць усё: ад CRM і кіравання праектамі да налічэння заработнай платы і аналітыкі ў адзіным бездакорным асяроддзі. Галоўнае пытанне: ці хочаце вы лепшы ў сваім класе інструмент бухгалтарскага ўліку, які вам спатрэбіцца для падключэння да іншых лепшых у сваім класе інструментаў, ці адну сістэму, якая кіруе ўсёй вашай аперацыяй?

Параўнанне функцый: дзе кожнае рашэнне ззяе

Бухгалтарскае майстэрства

QuickBooks - гэта магутная кампанія. Яго набор функцый для асноўнага бухгалтарскага ўліку - падвойная бухгалтэрыя, дэталёвая справаздачнасць, кіраванне запасамі і падрыхтоўка падаткаў - магчыма, найбольш поўны. Гэта выбар для прадпрыемстваў са складанымі патрэбамі ўліку. Xero прапануе надзейныя асновы бухгалтарскага ўліку з больш чыстым і інтуітыўна зразумелым карыстальніцкім досведам. Асабліва хваліцца яго банкаўская зверка. Платформы "усё ў адным", такія як Mewayz, забяспечваюць надзейныя і эфектыўныя модулі бухгалтарскага ўліку, якія задавальняюць патрэбы большасці малых і сярэдніх прадпрыемстваў. Галоўная перавага не ў тым, што бухгалтарскі ўлік больш магутны, а ў тым, што ён унутрана інтэграваны з усімі іншымі часткамі вашага бізнесу.

Інтэграцыя і экасістэма

Тут шляхі значна разыходзяцца. QuickBooks і Xero належаць на свае рынкі прыкладанняў. QuickBooks можа пахваліцца больш чым 650 інтэграцыямі, а Xero - больш за 1000. Гэта азначае, што вы, хутчэй за ўсё, можаце падключыць сваё бухгалтарскае праграмнае забеспячэнне да іншых інструментаў, якімі вы карыстаецеся, але гэта патрабуе наладжвання, пастаяннага кіравання і часта дадатковай штомесячнай платы за кожнае падключанае прыкладанне. З платформай "усё ў адным" інтэграцыя ўбудаваная. Вашы даныя CRM, графікі вашых праектаў і гадзіны працы супрацоўнікаў ужо ўзаемадзейнічаюць з вашым модулем выстаўлення рахункаў. Няма праблем з API або праблем з сінхранізацыяй даных. Для кампаній, якія стаміліся ад маніпулявання лагінамі і барацьбы з Zapier, гэта роднае адзінства зменіць гульню.

Сапраўдны кошт валодання: акрамя штомесячнай падпіскі

Параўнанне цэн патрабуе не толькі цаны на налепцы. Кошт QuickBooks Online пачынаецца каля 30 долараў у месяц, а Xero — каля 22 долараў у месяц, але гэта толькі для асноўнага ўліку. Рэальны кошт з'яўляецца, калі вы дадаеце іншае неабходнае праграмнае забеспячэнне. CRM можа каштаваць 15 долараў за карыстальніка ў месяц. Інструмент кіравання праектамі яшчэ 10 долараў. Сістэма выстаўлення рахункаў, 20 долараў. Раптам ваш "стэк" каштуе больш за 75 долараў за карыстальніка ў месяц, і вы кіруеце чатырма рознымі сістэмамі.

Платформы "усё ў адным" прынцыпова змяняюць гэты разлік. Платныя планы Mewayz вар'іруюцца ад 19 да 49 долараў у месяц на аднаго карыстальніка, і гэтая цана ўключае не толькі бухгалтарскі ўлік, але і CRM, выстаўленне рахункаў, інструменты для кадраў і многае іншае. Агульны кошт валодання часта значна ніжэйшы, таму што вы аб'ядноўваеце некалькі падпісак у адну. Больш за тое, час, зэканомлены за кошт адсутнасці кіравання разрозненымі сістэмамі, азначае велізарную схаваную эканомію выдаткаў.

<цытата> "Самы вялікі кошт для большасці малых і сярэдніх прадпрыемстваў - гэта не падпіска на праграмнае забеспячэнне; гэта страчаныя гадзіны на пераключэнне паміж праграмамі, узгадненне памылак у даных і навучанне персаналу на некалькіх сістэмах. Кансалідацыя - гэта не проста зручна - гэта прамое павышэнне прыбытковасці".

Эфектыўнасць працоўнага працэсу: схаваны забойца прадукцыйнасці

Разгледзім просты працэс: стварэнне рахунку-фактуры для кліента. У фрагментаванай сістэме прадавец закрывае здзелку ў CRM. Затым яны павінны паведаміць групе бухгалтараў, якая знаходзіць кліента ў QuickBooks, уручную паўторна ўводзіць дадзеныя і стварае рахунак-фактуру. Ёсць месца для памылак і затрымак.

На платформе "усё ў адным" той самы працэс з'яўляецца бясшвоўным. Закрытая здзелка ў CRM аўтаматычна стварае чарнавік рахунку-фактуры, прывязаны да патрэбнага кліента і праекта. Бухгалтэрыя проста разглядае і адпраўляе. Такое ўхіленне трэнняў паміж аддзеламі продажаў, аперацый і фінансаў можа паменшыць адміністрацыйныя выдаткі на 20% і больш. Гэта галоўная вартасная прапанова ўніфікаванай АС: яна робіць увесь працоўны працэс вашага бізнесу больш эфектыўным, а не толькі бухгалтэрыю.

Пакрокавае кіраўніцтва па прыняцці рашэння

Выканайце гэты практычны працэс, каб выбраць правільную сістэму для вашага бізнесу.

1. Аўдыт вашых бягучых інструментаў: пералічыце ўсе праграмныя інструменты, за якія вы зараз плаціце і якімі карыстаецеся. Падлічыце агульны штомесячны кошт і адзначце, колькі гадзін выдаткавана на перадачу даных паміж імі.
2. Складзіце на карту свае асноўныя працоўныя працэсы: вызначце 3-5 крытычных бізнес-працэсаў (напрыклад, ад аплаты да наяўных, ад найму да аплаты). Для кожнага дакументуйце кожны крок і выкарыстоўванае праграмнае забеспячэнне. Дзе вузкія месцы?
3. Вызначце, што не падлягае абмеркаванню: Якія 5 абавязковых функцый? Гэта пашыраны інвентар? Канкрэтнае захаванне заработнай платы? Глыбокая функцыя CRM?
4. Тэст-драйв галоўных прэтэндэнтаў: падпішыцеся на бясплатныя пробныя версіі QuickBooks, Xero і такой універсальнай платформы, як Mewayz. Не проста глядзіце на інтэрфейс — паспрабуйце выканаць адзін з супастаўленых працоўных працэсаў.
5. Разлічыце 3-гадовую TCO: Прагназуйце свой рост. Як зменіцца колькасць карыстальнікаў і патрэбы ў функцыях? Разлічыце агульны кошт за 3 гады для кожнага варыянту, уключаючы ўсе неабходныя інтэграцыі.
6. Зрабіць стратэгічны выбар: На аснове вышэйсказанага вырашыце: ці магутнасць спецыяльнага інструмента перавышае эфектыўнасць уніфікаванай сістэмы?

Маштабаванасць і перспектыўнасць вашага бізнесу

Ваш выбар сёння павінен падтрымаць ваш рост заўтра. QuickBooks і Xero добра маштабуюцца з пункту гледжання складанасці бухгалтарскага ўліку, але агульны стэк праграмнага забеспячэння можа ператварыцца ў заблытаную кашу. Даданне новага аддзела часта азначае куплю і інтэграцыю іншага спецыялізаванага інструмента. Платформа "усё ў адным" па сваёй сутнасці маштабуецца. Па меры росту вы проста актывуеце новыя модулі ў той жа сістэме. Даданне модуля кіравання паркам або пашыранай аналітычнай панэлі можна зрабіць адным пстрычкай мышы без інтэграцыі. Такі падыход забяспечвае перспектыўнасць вашых аперацый, гарантуючы, што ваша бізнес-АС расце разам з вамі, а не супраць вас.

Вердыкт: калі выбраць, які

• Выбірайце QuickBooks, калі: ваш бізнес мае выключна складаныя патрэбы ў бухгалтарскім уліку, падаткаабкладанні або інвентарызацыі, якія патрабуюць найвышэйшай у галіны глыбіні, і ў вас ёсць рэсурсы для кіравання экасістэмай з некалькімі інструментамі.
• Выберыце Xero, калі: вы аддаеце перавагу сучаснаму, зручнаму інтэрфейсу, моцнай падтрымцы некалькіх валют і аддаеце перавагу будаваць уласны стэк з шырокага рынку інтэграцый.
• Выбірайце платформу "Усё ў адным", такую як Mewayz, калі: Вы больш за ўсё цэніце аперацыйную эфектыўнасць. Калі вы стаміліся ад перагрузкі прыкладанняў, хочаце разбурыць бункеры дадзеных і шукаць адзіную крыніцу праўды, якая спрашчае кіраванне і зніжае агульныя выдаткі, гэта дакладны шлях наперад.

Вашы наступныя крокі да аптымізацыі працы

Трэнд у праграмным забеспячэнні для бізнесу несумненна ссоўваецца ў бок кансалідацыі. Накладныя выдаткі на кіраванне мноствам прыкладанняў - гэта паглынанне часу і ўвагі, што большасць малога і сярэдняга бізнесу больш не могуць сабе дазволіць. У той час як QuickBooks і Xero з'яўляюцца магутнымі інструментамі, платформа "усё ў адным" прапануе пераканаўчае бачанне больш простага і больш звязанага спосабу працы. Лепшы спосаб даведацца - адчуць розніцу з першых вуснаў. Пачніце з бясплатнай пробнай версіі і выпрабуйце свой самы грувасткі працоўны працэс. Вы можаце проста выявіць, што ключом да наступнага этапу росту з'яўляецца не даданне яшчэ аднаго праграмнага забеспячэння, а канчатковае аб'яднанне ўсяго гэтага.

Часта задаюць пытанні

Ці можа платформа "усё ў адным" сапраўды замяніць QuickBooks для малога бізнесу?

Для пераважнай большасці малых прадпрыемстваў - так. Універсальныя платформы, такія як Mewayz, уключаюць надзейныя модулі бухгалтарскага ўліку, якія апрацоўваюць рахункі-фактуры, выдаткі, справаздачы і банкаўскую зверку. Калі ў вас няма вузкаспецыялізаваных патрабаванняў да бухгалтарскага ўліку, уніфікаваная платформа больш чым здольная.

Які самы вялікі недахоп выкарыстання асобных праграм, такіх як QuickBooks і Xero?

Самым вялікім недахопам з'яўляюцца захоўванне даных і трэнні працоўнага працэсу. Інфармацыя трапляе ў пастку розных сістэм, што патрабуе ручной перадачы, што прыводзіць да памылак, затрымак і фрагментаванага ўяўлення пра ваш бізнес.

Наколькі складаны пераход з QuickBooks на платформу "усё ў адным"?

Сучасныя платформы прапануюць інструменты імпарту для пераносу вашага плана рахункаў, спісаў кліентаў і гістарычных даных транзакцый. Нягледзячы на тое, што гэта патрабуе ўважлівага планавання, гэты працэс добра задакументаваны, і многія прадпрыемствы лічаць, што доўгатэрміновы прырост эфектыўнасці значна перавышае аднаразовыя намаганні па пераходзе.

Ці бяспечная платформа "ўсё ў адным"?

Вядомыя комплексныя платформы ўкладваюць значныя сродкі ў бяспеку карпаратыўнага ўзроўню, часта забяспечваючы лепшую абарону, чым малы бізнес можа дасягнуць, кіруючы некалькімі асобнымі пастаўшчыкамі. Вашы даныя захоўваюцца ў адзіным бяспечным асяроддзі, а не ў некалькіх розных сістэмах.

Што рабіць, калі мне патрэбна функцыя, якая не ўваходзіць у платформу "усё ў адным"?

Такія платформы, як Mewayz, прапануюць доступ да API ($4,99/модуль), каб распрацоўшчыкі маглі ствараць індывідуальныя інтэграцыі. Аднак з 208 модулямі большасць малых і сярэдніх прадпрыемстваў выяўляюць, што іх асноўныя патрэбы — ад CRM і HR да аналітыкі і браніравання — ужо задаволены ўласна.

Часта задаюць пытанні

Ці можа платформа "усё ў адным" сапраўды замяніць QuickBooks для малога бізнесу?

Для пераважнай большасці малых прадпрыемстваў - так. Платформы "усё ў адным" уключаюць надзейныя бухгалтарскія модулі, якія апрацоўваюць рахункі-фактуры, выдаткі, справаздачы і банкаўскую зверку, што робіць іх здольнай заменай, калі ў вас няма вузкаспецыялізаваных бухгалтарскіх патрэб.

Які самы вялікі недахоп выкарыстання асобных праграм, такіх як QuickBooks і Xero?

Самым вялікім недахопам з'яўляюцца захоўванне даных і трэнні працоўнага працэсу. Інфармацыя трапляе ў пастку розных сістэм, што патрабуе ручной перадачы даных, што прыводзіць да памылак, затрымак і адсутнасці адзінага ўяўлення аб вашых бізнес-аперацыях.

Наколькі складаны пераход з QuickBooks на платформу "усё ў адным"?

Сучасныя платформы прапануюць інструменты імпарту для пераносу ключавых даных. Нягледзячы на тое, што гэта патрабуе планавання, працэсам можна кіраваць, і доўгатэрміновы прырост эфектыўнасці ад уніфікаванай сістэмы звычайна перавышае намаганні па аднаразовай міграцыі.

Ці бяспечная платформа "ўсё ў адным"?

Так, аўтарытэтныя платформы "усё ў адным" выкарыстоўваюць бяспеку карпаратыўнага ўзроўню, часта забяспечваючы больш надзейную абарону, чым малы бізнес можа дасягнуць, кіруючы бяспекай розных пастаўшчыкоў праграмнага забеспячэння.

Што рабіць, калі мне патрэбна функцыя, якая не ўваходзіць у платформу "усё ў адным"?

Такія платформы, як Mewayz, прапануюць доступ да API для карыстальніцкай інтэграцыі. Тым не менш, дзякуючы шырокаму спектру ўласных модуляў большасць прадпрыемстваў лічаць, што іх асноўныя аперацыйныя патрэбы ўжо задаволены, не патрабуючы дадатковых праграм.

.