Канчатковы кантрольны спіс з 10 пунктаў для ацэнкі праграмнага забеспячэння для бізнесу ў 2024 годзе

Спыніце бясконцы пошук: разумнейшы спосаб выбару інструментаў

Калі ваш бізнес дасягае рэзкага росту, пачынаецца барацьба за патрэбнае праграмнае забеспячэнне. Вам трэба нешта, каб кіраваць растучым спісам кліентаў, аптымізаваць выстаўленне рахункаў і падтрымліваць сувязь з аддаленай камандай. Але рынак насычаны. Нядаўняя справаздача Gartner паказала, што сярэдняя арганізацыя выкарыстоўвае больш за 175 прыкладанняў SaaS, што на 25% больш, чым усяго два гады таму. З такой вялікай колькасцю варыянтаў, як прарэзаць шум і знайсці платформу, якая сапраўды падыходзіць — не толькі для сённяшняга дня, але і для амбіцыйнай будучыні, якую вы будуеце? Адказ не ў дадатковых электронных табліцах для параўнання функцый. Гэта стратэгічныя рамкі. Гэты кантрольны спіс з 10 пунктаў дапаможа вам пераадолець маркетынгавы ажыятаж і дапаможа вам ацаніць бізнес-праграмнае забеспячэнне на аснове таго, што сапраўды мае значэнне: прадукцыйнасць у рэальным свеце, прыняцце каманды і доўгатэрміновая каштоўнасць.

Спачатку вызначце асноўныя бізнес-праблемы

Перад тым, як разглядаць дэманстрацыю аднаго прадукту, вы павінны зазірнуць унутр. Самая распаўсюджаная памылка, якую робяць прадпрыемствы, - гэта пакупкі праграмнага забеспячэння на аснове функцый, а не рашэнняў. Вам не патрэбна CRM; вам патрэбен спосаб спыніць правал ад падзення праз шчыліны. Вам не патрэбны модуль выстаўлення рахункаў; вам трэба атрымаць грошы на 15 дзён хутчэй. Пачніце са збору інфармацыі ад каманд, якія будуць выкарыстоўваць інструмент штодня. Якія іх найбольшыя штодзённыя расчараванні? Якія ручныя працэсы з'ядаюць каштоўныя гадзіны? Колькасна ацаніце боль. Калі ваша каманда продажаў марнуе 5 гадзін у тыдзень на ручное абнаўленне электронных табліц, гэта штогадовая праблема ў 15 000 долараў (зыходзячы з сярэдняга заробку). Ваш выбар праграмнага забеспячэння павінен вырашыць гэтую спецыфічную дарагую праблему.

Задавайце правільныя пытанні загадзя

Правядзіце стартавую сустрэчу з зацікаўленымі бакамі з кожнага аддзела. Стварыце размову вакол вынікаў, а не інструментаў. Спытайце: "Якое самае вялікае месца ў вашым працоўным працэсе?" і "Калі б вы маглі аўтаматызаваць адну стомную задачу, што б гэта было?" Гэта практыкаванне стварае выразны набор крытэрыяў поспеху, якім павінна адпавядаць ваша новае праграмнае забеспячэнне, гарантуючы, што ўвесь працэс ацэнкі будзе засяроджаны на рэнтабельнасці інвестыцый з першага дня.

Кантрольны спіс ацэнкі з 10 пунктаў, які не падлягае абмеркаванню

Гэта ваша практычнае кіраўніцтва. Выкарыстоўвайце яго падчас дэманстрацый, пры чытанні аглядаў і пры параўнанні старонак з цэнамі. "Так" на ўсе дзесяць пунктаў азначае, што вы, верагодна, знайшлі пераможцу.

1. Агульны кошт валодання (TCO) акрамя цаны налепкі

Штомесячная абаненцкая плата - гэта толькі вяршыня айсберга. Вы павінны разлічыць сапраўдны агульны кошт валодання. Сюды ўваходзяць выдаткі на ўкараненне (наладка, перанос даных, навучанне), неабходнае абнаўленне абсталявання і кошт унутраных гадзін, затрачаных на адаптацыю. Такая платформа, як Mewayz, з бясплатным узроўнем і празрыстымі платнымі планамі, пачынаючы з 19 долараў у месяц, робіць TCO зразумелым з самага пачатку. Сцеражыцеся платформаў, якія прыцягваюць вас нізкай пачатковай цаной, але плацяць за важныя функцыі, такія як падтрымка кліентаў або доступ да API.

2. Маштабаванасць і перспектыўнасць

Ці будзе гэта праграмнае забеспячэнне расці разам з вамі? Калі вы плануеце падвоіць сваю каманду або выйсці на новыя рынкі ў бліжэйшыя два гады, ваша платформа павінна быць у стане справіцца з гэтым. Ці можаце вы лёгка дадаць больш карыстальнікаў? Ці ёсць планы больш высокага ўзроўню з пашыранымі функцыямі, якія вам у канчатковым выніку спатрэбяцца? Модульныя сістэмы па сваёй сутнасці больш маштабуюцца. Напрыклад, структура Mewayz з 208 модуляў азначае, што вы можаце пачаць толькі з CRM і выстаўлення рахункаў за 19 долараў у месяц, а потым бесперашкодна дадаць аддзел кадраў, заработную плату або аналітыку пазней без якой-небудзь разбуральнай міграцыі на платформу.

3. Палажэнне аб бяспецы і адпаведнасці

Парушэнні даных катастрафічныя. Вы павінны праверыць пратаколы бяспекі пастаўшчыка. Шукайце адпаведнасць SOC 2 тыпу II, гатоўнасць да GDPR і шыфраванне даных як падчас перадачы, так і ў стане спакою. Спытайце, дзе фізічна знаходзяцца іх серверы, а таксама аб іх палітыках аварыйнага аднаўлення і рэзервовага капіравання даных. Для прадпрыемстваў, якія працуюць у рэгуляваных галінах або апрацоўваюць канфідэнцыяльныя даныя кліентаў, гэты пункт, магчыма, з'яўляецца самым важным у спісе.

4. Магчымасці інтэграцыі (Экасістэма)

Ні адно прыкладанне не з'яўляецца востравам. Ваша новае праграмнае забеспячэнне павінна добра спалучацца з вашым існуючым стэкам — вашым правайдэрам электроннай пошты, бухгалтарскім праграмным забеспячэннем, маркетынгавымі інструментамі і камунікацыйнымі платформамі. Надзейны API (напрыклад, у Mewayz, даступны за $4,99/модуль) з'яўляецца моцным паказчыкам добрай інтэграцыі. Праверце ўласную інтэграцыю з інструментамі, якімі вы ўжо карыстаецеся. Адсутнасць інтэграцыі стварае бункеры даных, прымушае двайны ўвод даных і знішчае павышэнне эфектыўнасці, якога вы спадзяваліся дасягнуць.

5. Інтуітыўна зразумелы карыстацкі досвед і ўзровень прыняцця

Самае магутнае праграмнае забеспячэнне бескарысна, калі ваша каманда адмаўляецца яго выкарыстоўваць. Падчас дэманстрацыі звярніце пільную ўвагу на карыстацкі інтэрфейс. Ён інтуітыўна зразумелы і чысты? Нязграбнае, заблытанае праграмнае забеспячэнне мае высокі ўзровень адмовы, што непасрэдна азначае марнаванне грошай. Спытайце ў пастаўшчыка іх сярэдні працэнт прыняцця кліентамі. Вялікая лічба паказвае на прадукт, які людзі сапраўды любяць выкарыстоўваць. Дызайн Mewayz, які абслугоўвае 138 тыс. карыстальнікаў па ўсім свеце, створаны для прастаты выкарыстання для хуткага і ўстойлівага ўкаранення.

6. Мабільнасць і аддалены доступ

Сучасная рабочая сіла мабільная. Вашай камандзе патрэбна поўная функцыянальнасць іх смартфонаў і планшэтаў, а не скарачаны «мабільны выгляд». Праверце мабільную праграму самастойна. Ці можа ваш гандлёвы прадстаўнік абнавіць статус здзелкі падчас паездкі на працу? Ці можа ваш кіраўнік зацвердзіць запыт на PTO з любога месца? Поўная мабільнасць больш не з'яўляецца раскошай; гэта асноўнае патрабаванне для плаўнасці працы.

7. Якасць і хуткасць падтрымкі кліентаў

Усё пойдзе не так. Калі яны гэта робяць, вам хутка патрэбна дапамога. Ацаніце прапанаваныя каналы падтрымкі: жывы чат, электронная пошта, тэлефон. Праверце гадзіны іх службы падтрымкі — яны кругласутачныя або 9-5? Прачытайце незалежныя агляды на такіх сайтах, як G2, каб даведацца, што рэальныя кліенты кажуць пра час водгуку і рашэнне праблем. Пастаўшчык, які бярэ дадатковую плату за прыярытэтную падтрымку, можа быць не найлепшым партнёрам, калі вы сутыкаецеся з крытычнай праблемай, якая патрабуе часу.

8. Рэсурсы для адаптацыі і навучання

Плыўны працэс адаптацыі мае вырашальнае значэнне для дасягнення хуткага акупнасці. Ці прапануе пастаўшчык персаналізаваную адаптацыю? Ці ёсць у іх поўная база ведаў, відэаўрокі і вэб-семінары? Добрыя навучальныя рэсурсы дазваляюць вашай камандзе стаць самадастатковай, зніжаючы доўгатэрміновую нагрузку на ваш ІТ-аддзел і забяспечваючы максімальную карысць вашых інвестыцый.

9. Стабільнасць пастаўшчыка і дарожная карта

Вы ўступаеце ў доўгатэрміновае партнёрства. Ці з'яўляецца пастаўшчык фінансава стабільным? Як доўга яны працуюць? Ці пастаянна яны павялічвалі сваю базу карыстальнікаў? Магчыма, самае галоўнае, ці ўводзяць яны інавацыі? Папытаеце паказаць дарожную карту іх прадукту. Пастаўшчык, які актыўна распрацоўвае новыя функцыі і прыслухоўваецца да водгукаў кліентаў, - гэта пастаўшчык, які будзе працягваць прадастаўляць каштоўнасць на доўгія гады.

10. Стратэгія выхаду і партатыўнасць даных

Спадзявайцеся на лепшае, але плануйце горшае. Перш чым падпісваць, зразумейце, як вы атрымаеце свае даныя, калі калі-небудзь вырашыце сысці. Ці лёгка экспартаваць усе вашы даныя ў фармат, які можна выкарыстоўваць (напрыклад, CSV)? Ці спаганяецца плата за экспарт даных? Пастаўшчык, які ўскладняе выхад, з'яўляецца сур'ёзным чырвоным сцягам. Вы павінны валодаць сваімі дадзенымі, і ваша магчымасць браць іх з сабой не павінна быць прадметам абмеркавання.

Пакрокавае кіраўніцтва па працэсе ацэнкі

А цяпер давайце ператворым гэты кантрольны спіс у дзеянне. Выканайце гэты працэс, каб забяспечыць поўную і аб'ектыўную ацэнку.

Крок 1: Збярыце сваю каманду па ацэнцы з ключавых членаў з аддзелаў фінансаў, ІТ і канчатковых карыстальнікаў.

Крок 2: Правядзіце сустрэчу па вызначэнні праблемы і задакументуйце 3-5 асноўных бізнес-праблем і жаданыя вынікі.

Крок 3: Даследуйце і стварыце кароткі спіс з 3-4 пастаўшчыкоў, якія, здаецца, адпавядаюць вашым асноўным патрэбам.

Крок 4: Заплануйце жывыя дэманстрацыі з кожным пастаўшчыком. Падрыхтуйцеся да таго ж набору канкрэтных сцэнарыяў, якія вы хочаце выканаць (напрыклад, «Пакажыце мне, як гандлёвы прадстаўнік зарэгіструе новага патэнцыйнага кліента і прызначыць наступнае заданне»).

Крок 5: Выкарыстоўвайце кантрольны спіс з 10 пунктаў у якасці карты паказчыкаў. Папытаеце кожнага члена каманды ацаніць кожнага пастаўшчыка па кожным бале (шкала ад 1 да 5).

Крок 6: Падлічыце балы і звузьце іх да 1-2 вашых лепшых прэтэндэнтаў. Запытайце бясплатную пробную або пілотную праграму.

Крок 7: Атрымайце канчатковае адабрэнне ад уладальнікаў бюджэту і прыміце рашэнне.

Мэта не ў тым, каб знайсці праграмнае забеспячэнне з найбольшай колькасцю функцый; гэта знайсці праграмнае забеспячэнне, якое ваша каманда сапраўды будзе выкарыстоўваць для вырашэння дарагіх праблем.

Загляд у будучыню: кансалідацыя і інтэлект

Будучыня бізнес-праграмнага забеспячэння адыходзіць ад разрозненай калекцыі лепшых у сваім класе кропкавых рашэнняў да інтэграваных інтэлектуальных платформаў. Аперацыйныя выдаткі і рызыкі бяспекі, звязаныя з кіраваннем дзесяткамі асобных уваходаў, кантрактаў і патокаў даных, становяцца недапушчальнымі. Выйгрышная стратэгія - гэта кансалідацыя платформы - пошук адзінага модульнага ядра, падобнага на бізнес-АС, якое можа бесперашкодна задаволіць 80% вашых патрэб. Гэты падыход, дапоўнены некалькімі спецыялізаванымі інструментамі для унікальных патрабаванняў, спрашчае кіраванне, зніжае выдаткі і забяспечвае адзіную аснову даных для магутнай аналітыкі. Ваша сённяшняя ацэнка павінна ўлічваць гэты стратэгічны зрух, выбіраючы партнёра, які будуе не толькі для сённяшніх патрэб, але і для інтэграванай будучай працы, кіраванай штучным інтэлектам.

Часта задаюць пытанні

Якія выдаткі найбольш не ўлічваюцца пры ацэнцы праграмнага забеспячэння?

Самыя забытыя выдаткі - гэта ўнутранае ўкараненне - гадзіны, якія ваша каманда затрачвае на міграцыю даных, навучанне і кіраванне зменамі, якія часта могуць перавышаць абаненцкую плату за праграмнае забеспячэнне.

Наколькі важныя водгукі карыстальнікаў у працэсе ацэнкі?

Надзвычай важна. Яны даюць аб'ектыўнае ўяўленне пра зручнасць выкарыстання ў рэальным свеце, якасць падтрымкі кліентаў і схаваныя падводныя камяні, якія не бачныя ў дэманстрацыі продажаў.

Што азначае «модульная» бізнес-АС?

Модульная АС, такая як Mewayz, - гэта цэнтральная платформа са зменнымі модулямі (напрыклад, CRM, HR, выстаўленне рахункаў), якія дазваляюць плаціць толькі за тыя функцыі, якія вам патрэбны, і дадаваць новыя па меры росту.

Чаму стратэгія выхаду важная для праграмнага забеспячэння?

Стратэгія выхаду гарантуе, што вы зможаце лёгка атрымаць свае даныя пры пераключэнні на іншую платформу, прадухіляючы блакіроўку пастаўшчыка і гарантуючы, што вы заўсёды захоўваеце права ўласнасці на важную для бізнесу інфармацыю.

Як доўга павінен быць пробны перыяд праграмнага забеспячэння?

Значная пробная версія павінна доўжыцца не менш за 14-30 дзён, што дае вашай камандзе дастаткова часу, каб інтэграваць інструмент у штодзённы працоўны працэс і належным чынам праверыць яго магчымасці.