5 вузкіх месцаў, якія знішчаюць прадукцыйнасць малога і сярэдняга бізнесу (і як іх ліквідаваць)

Ваш бізнес расце, дык чаму здаецца, што вы бяжыце ў зыбучых пясках?

Вы пачалі свой малы або сярэдні бізнес з бачаннем росту і поспеху. Але дзесьці на гэтым шляху штодзённая мітусня выканання ручных задач, адключаных сістэм і аперацыйных праблем пачала з'ядаць час і энергію вашай каманды. Вы не самотныя - даследаванні паказваюць, што супрацоўнікі малога і сярэдняга бізнесу марнуюць у сярэднім 15 гадзін у тыдзень на ліквідацыю аперацыйнай неэфектыўнасці, якую можна прадухіліць. Гэта амаль 40% іх працоўнага тыдня, страчанага з-за адміністрацыйнага перацягвання, а не стварэння каштоўнасці. Самая страшная частка? Большасць уладальнікаў бізнесу нават не разумеюць, колькі каштуюць ім гэтыя вузкія месцы ў выглядзе страчаных магчымасцей, выгарання супрацоўнікаў і затрымкі росту. Добрая навіна заключаецца ў тым, што выяўленне гэтых забойцаў прадукцыйнасці з'яўляецца першым крокам да пабудовы бізнесу, які працуе бесперабойна, эфектыўна маштабуецца і вяртае вам свабоду засяродзіцца на тым, што найбольш важна.

Вузкае месца №1: ручны ўвод даных і паўтаральныя задачы

Калі ваша каманда марнуе больш часу на набор тэксту, чым на разважанні, у вас узнікаюць сур'ёзныя праблемы з прадукцыйнасцю. Ручны ўвод даных - гэта не проста сумна - гэта дорага, схільна памылак і вельмі марнатраўна. Уявіце сабе прадаўца, які ўручную пераносіць кантактную інфармацыю з вэб-формы ў вашу CRM, затым стварае асобны запіс у вашай сістэме выстаўлення рахункаў і, нарэшце, абнаўляе электронную табліцу для адсочвання камісіі. Кожная перадача прыводзіць да патэнцыйных памылак, а сукупны час, затрачаны на выкананне гэтых паўтаральных задач, штогод павялічвае страту прадукцыйнасці на тысячы долараў.

Сапраўдны кошт ручных працэсаў

Нядаўняе даследаванне Small Business Trends паказала, што кампаніі з менш чым 50 супрацоўнікамі губляюць у сярэднім $50 000 у год у прадукцыйнасці з-за ручной апрацоўкі даных. Акрамя прамых фінансавых выдаткаў, ёсць схаваная плата за расчараванне і незаангажаванасць супрацоўнікаў. Таленавітыя людзі, нанятыя за іх стратэгічнае мысленне, у канчатковым выніку функцыянуюць як машыны для капіравання і ўстаўкі, што прыводзіць да большай цякучасці кадраў і цяжкасцей з прыцягненнем лепшых талентаў.

Выпраўленне: аўтаматызаваныя працоўныя працэсы

Рашэнне не працуе хутчэй — яно працуе разумней, цалкам выключаючы ручную працу. З дапамогай такой інтэграванай платформы, як Mewayz, вы можаце ствараць аўтаматызаваныя працоўныя працэсы, якія злучаюць вашы сістэмы. Калі новы кліент запаўняе вашу кантактную форму, гэтая інфармацыя аўтаматычна запаўняе вашу CRM, стварае запіс кліента і запускае прывітальнае электроннае паведамленне — і ўсё гэта без умяшання чалавека. Такі падыход зніжае колькасць памылак на да 80% і вызваляе вашу каманду ад засяроджвання на важных дзеяннях, такіх як адносіны з кліентамі і стратэгічны рост.

Вузкае месца №2: адключаныя праграмныя сістэмы

Большасць малых і сярэдніх прадпрыемстваў арганічна назапашваюць праграмныя інструменты — CRM тут, пакет бухгалтарскага ўліку там, асобная сістэма планавання для добрай меры. Вынік? Лічбавы монстр Франкенштэйна з раз'яднаных сістэм, якія не ўзаемадзейнічаюць адна з адной. Ваша каманда марнуе каштоўны час на пераключэнне паміж праграмамі, паўторны ўвод даных і спробы ўзгадніць супярэчлівую інфармацыю на розных платформах.

Уявіце, што ваша маркетынгавая каманда праводзіць паспяховую кампанію, якая прыцягвае 50 новых патэнцыйных кліентаў. Але паколькі ваша платформа аўтаматызацыі маркетынгу не размаўляе з вашай CRM, гэтыя патэнцыйныя кліенты павінны быць імпартаваны ўручную. Тады ваш аддзел продажаў не можа бачыць крыніцу кампаніі ў CRM, таму яны не ведаюць, які падыход працуе лепш за ўсё. Між тым, бухгалтарскі ўлік працуе з яшчэ адной сістэмай, якая не адлюстроўвае рэальны канвеер продажаў. Гэтая фрагментацыя стварае інфармацыйныя бункеры, якія перашкаджаюць вашаму бізнесу працаваць як згуртаваная адзінка.

Моц інтэграванай платформы

Інтэграваная бізнес-АС, такая як Mewayz, вырашае гэта, забяспечваючы 207 узаемазвязаных модуляў, якія бесперашкодна абменьваюцца дадзенымі. Калі вы абнаўляеце інфармацыю аб кліенце ў адным модулі, яна аўтаматычна адлюстроўваецца ва ўсіх астатніх. Гэта пазбаўляе ад дубляванага ўводу даных, забяспечвае адзіную крыніцу праўды і дае ўсім у вашай арганізацыі доступ да інфармацыі, неабходнай для прыняцця больш правільных рашэнняў.

"Малыя і сярэднія прадпрыемствы, якія выкарыстоўваюць інтэграваныя платформы, паведамляюць, што ў 3,2 разы хутчэй прыняцце рашэнняў і 45% зніжэнне аперацыйных праблем у параўнанні з тымі, хто выкарыстоўвае адключаныя інструменты." - Апытанне аперацый малога бізнесу 2023

Вузкае месца №3: Хаос у кіраванні грашовымі патокамі

Праблемы з грашовым патокам больш губляюць малы бізнес, чым недахоп прыбытку. Праблема часта не ў тым, што вы не зарабляеце грошы, а ў тым, што вы не можаце прасачыць, куды яны ідуць, калі яны паступаюць і як на самой справе выглядае ваша фінансавае здароўе. Разрозненае выстаўленне рахункаў, затрымкі плацяжоў і дрэннае адсочванне выдаткаў ствараюць фінансавы туман, які робіць практычна немагчымым стратэгічнае планаванне.

Разгледзім тыповы сцэнар: ваша каманда выкарыстоўвае адну сістэму для стварэння рахункаў-фактур, іншую для адсочвання выдаткаў, электронную табліцу для налічэння заработнай платы і яшчэ адну праграму для падрыхтоўкі падаткаў. Такая фрагментацыя азначае, што вы ніколі не глядзіце на поўную карціну свайго фінансавага стану ў рэальным часе. Вы можаце думаць, што вы атрымліваеце прыбытак, пакуль нечаканы падатковы рахунак або затрымка плацяжу кліента не прывядзе да дэфіцыту грашовых сродкаў, які пагражае вашай здольнасці налічваць заработную плату.

Стварэнне фінансавай яснасці

Інтэграваны падыход да фінансавага кіравання аб'ядноўвае ўсю вашу дзейнасць, звязаную з грашыма, у згуртаваную сістэму. З падключанымі модулямі Mewayz для выстаўлення рахункаў, адсочвання выдаткаў, налічэння заработнай платы і аналітыкі вы атрымліваеце:

• Прагляд дэбіторскай і крэдыторскай запазычанасці ў рэжыме рэальнага часу
• Аўтаматызаваныя напаміны аб аплаце, якія памяншаюць пратэрміноўку плацяжоў да 70%
• Інтэграванае адсочванне выдаткаў з фіксацыяй квітанцый
• Прагназаванне грашовых патокаў на аснове рэальных бізнес-дадзеных
• Бясшвовая апрацоўка заработнай платы, якая сінхранізуецца з выстаўленнем рахункаў і бухгалтарскім улікам

Вузкае месца № 4: перагрузка людскіх рэсурсаў

Па меры таго, як ваша каманда расце, адміністрацыя кадраў можа хутка ператварыцца ў штатную працу, нават калі ў вас няма аддзела кадраў. Ад прыняцця новых супрацоўнікаў і адсочвання водпуску да кіравання дакументамі аб адпаведнасці і апрацоўкі заработнай платы, адміністрацыйная нагрузка можа перагрузіць уладальнікаў малога бізнесу, якія ўжо носяць розныя галаўныя ўборы.

Праблема ўзмацняецца, калі задачы аддзела кадраў кіруюцца з дапамогай разнастайных электронных табліц, патокаў электроннай пошты і папяровых форм. Адна толькі адаптацыя новага супрацоўніка можа заняць 8-10 гадзін адміністрацыйнага часу, калі гэта робіцца ўручную. Дадайце да гэтага пастаянныя патрабаванні адпаведнасці, адміністраванне льгот і кіраванне прадукцыйнасцю, і вы атрымаеце рэцэпт выгарання — як для чалавека, які займаецца аддзелам кадраў, так і для супрацоўнікаў, расчараваных бюракратычнымі затрымкамі.

Упарадкаванне працы з людзьмі

Сучасныя HR-модулі ў інтэграванай платформе могуць аўтаматызаваць да 80% звычайных HR-задач. HR-інструменты Mewayz забяспечваюць:

• Аўтаматызаваныя кантрольныя спісы ўваходжання і збор дакументаў
• Парталы самаабслугоўвання для супрацоўнікаў для кіравання запытамі на адпачынак
• Лічбавае адсочванне сертыфікатаў і патрабаванняў да навучання
• Інтэграваны разлік заработнай платы, які сінхранізуецца з улікам працоўнага часу і перавагамі
• Апавяшчэнні аб адпаведнасці нарматыўным патрабаванням

Вузкае месца № 5: Адсутнасць дзейнай інфармацыі

Многія малыя і сярэднія прадпрыемствы працуюць на інтуіцыі, а не на аснове даных, таму што атрымаць значную інфармацыю з адключаных сістэм занадта складана. Калі вашы даныя раскіданы па некалькіх платформах, для атрымання цэласнага ўяўлення пра эфектыўнасць вашага бізнесу патрабуецца ручная кампіляцыя, якая займае шмат часу і можа выклікаць памылкі.

Без ясных уяўленняў вы можаце працягваць інвеставаць у маркетынгавыя каналы, якія не прыносяць рэнтабельнасці інвестыцый, прапусціць новыя тэндэнцыі кліентаў або не выявіць аперацыйную неэфектыўнасць, якая каштуе вам грошай. Апытанне, праведзенае кампаніяй Wasp Barcode, паказала, што 62% уладальнікаў малога і сярэдняга бізнесу лічаць, што ў іх няма дастатковых даных для прыняцця абгрунтаваных бізнес-рашэнняў.

Пераўтварэнне дадзеных у рашэнні

Інтэграваная бізнес-АС вырашае гэтую праблему, забяспечваючы адзіную аналітыку, якая бярэцца з усіх вашых аперацыйных даных. З аналітычным модулем Mewayz вы можаце:

• Адсочвайце даныя аб продажах, падтрымцы і выстаўленні рахункаў за ўвесь час жыцця кліента
• Вызначце свае найбольш прыбытковыя паслугі або прадукты
• Сачыце за прадукцыйнасцю супрацоўнікаў і размеркаваннем рэсурсаў
• Стварайце фінансавыя панэлі ў рэжыме рэальнага часу
• Стварэнне карыстальніцкіх справаздач без тэхнічных ведаў

Ваш пакрокавы план па ліквідацыі аперацыйных вузкіх месцаў

Выпраўленне гэтых вузкіх месцаў не патрабуе поўнага рамонту за адну ноч. Прытрымлівайцеся гэтага практычнага падыходу, каб сістэматычна ліквідаваць аперацыйнае трэнне:

Крок 1: Правядзіце аўдыт вузкіх месцаў

Правядзіце тыдзень, адсочваючы, куды насамрэч ідзе час вашай каманды. Папытаеце супрацоўнікаў запісваць час, затрачаны на адміністрацыйныя задачы, у параўнанні з стварэннем каштоўнасці. Вызначце 3-5 самых вялікіх выдаткаў часу. Сярод распаўсюджаных вінаватых: ручная перадача даных паміж сістэмамі, пагоня за зацвярджэннямі, узгадненне фінансавых разыходжанняў і пошук інфармацыі на адключаных платформах.

Крок 2: расстаўце прыярытэты на аснове ўздзеяння

Не ўсе вузкія месцы аднолькавыя. Спачатку засяродзьцеся на тых, якія аказваюць найбольш значны ўплыў на бізнес. Калі нявызначанасць грашовых патокаў не дае вам спаць па начах, пачніце з комплекснага фінансавага кіравання. Калі адаптацыя супрацоўнікаў адымае час кіраўніцтва, аддайце прыярытэт аўтаматызацыі кадраў. Добрае правіла: спачатку ліквідуйце вузкія месцы, якія непасрэдна ўплываюць на ваш даход або задаволенасць кліентаў.

Крок 3: Укараненне інтэграванай платформы

Выберыце такую платформу, як Mewayz, якая можа развівацца разам з вашым бізнесам. Пачніце з модуляў, якія вырашаюць вузкія месцы з самым высокім прыярытэтам, а затым паступова пашырайце іх па меры неабходнасці. Прыгажосць модульнага падыходу ў тым, што вам не трэба кіпяціць акіян — вы можаце спачатку вырашыць свае найбольш актуальныя праблемы, ведаючы, што іншыя модулі будуць даступныя, калі вы будзеце гатовыя.

Крок 4: Стварэнне аўтаматызаваных працоўных працэсаў

Складзіце на карту асноўныя бізнес-працэсы і вызначце, дзе аўтаматызацыя можа замяніць ручную працу. Напрыклад: аўтаматызаваць стварэнне рахункаў-фактур пасля завяршэння праекта, наладзіць аўтаматычныя напаміны аб аплаце, стварыць кантрольныя спісы ўваходжання, якія запускаюцца пры даданні новых супрацоўнікаў у сістэму. Мэта складаецца ў тым, каб стварыць сістэмы, якія працуюць, пакуль вы спіце.

Крок 5: Цягнік і пераход

Укараненне новых інструментаў эфектыўна толькі ў тым выпадку, калі ваша каманда іх выкарыстоўвае. Забяспечце належнае навучанне і падкрэсліце, як гэтыя змены палегчаць іх працу - менш занятасці, больш значнай працы. Паступова адмяняйце старыя сістэмы, каб забяспечыць плаўны пераход.

Крок 6: Маніторынг і аптымізацыя

Выкарыстоўвайце аналітыку ў вашай новай сістэме, каб пастаянна выяўляць пакінутыя недахопы. Інтэграваныя даныя выявяць заканамернасці і магчымасці, якіх вы раней не бачылі. Рэгулярна праглядайце працэсы са сваёй камандай, каб знайсці новыя магчымасці аўтаматызацыі.

Малы і сярэдні бізнес, арыентаваны на будучыню: праца з максімальнай эфектыўнасцю

Ліквідацыя гэтых пяці вузкіх месцаў робіць больш, чым проста эканомію часу — яна змяняе спосабы працы вашага бізнесу. Калі ручныя заданні аўтаматызаваны, сістэмы падключаны і рашэнні прымаюцца на аснове даных, ваш малы і сярэдні бізнес становіцца больш спрытным, больш маштабуемым і больш устойлівым. Вы не проста выпраўляеце праблемы; вы будуеце аперацыйную аснову, якая можа падтрымліваць устойлівы рост.

Бізнэсы, якія будуць квітнець ў бліжэйшыя гады, будуць тымі, хто павысіць эфектыўнасць працы. Яны прыцягнуць лепшыя таленты, пазбавіўшыся ад бюракратычнага расчаравання. Яны пераўзыдуць канкурэнтаў, прымаючы больш хуткія і разумныя рашэнні. І яны дасягнуць рэнтабельнасці, не працуючы больш, а працуючы разумней. Інструменты для стварэння такога роду бізнесу больш не зарэзерваваны для карпарацый з сямізначнымі ІТ-бюджэтамі — яны даступныя любому малому і сярэдняму бізнесу, які жадае перагледзець спосабы сваёй працы.

Ваш шлях да бесперашкоднага бізнесу пачынаецца з усведамлення таго, што вузкія месцы ў прадукцыйнасці - гэта вырашальныя праблемы, а не непазбежныя праблемы росту. З дапамогай правільнай інтэграванай платформы і сістэмнага падыходу вы можаце ператварыць дзейнасць з крыніцы стрэсу ў канкурэнтную перавагу, якая рухае ваш бізнес наперад.

Часта задаюць пытанні

Колькі часу звычайна патрабуецца, каб убачыць павышэнне прадукцыйнасці пасля ліквідацыі гэтых вузкіх месцаў?

Большасць прадпрыемстваў бачаць прыкметныя паляпшэнні на працягу 30-60 дзён, а поўная аптымізацыя звычайна дасягаецца на працягу 3-6 месяцаў, калі каманды адаптуюцца да новых працоўных працэсаў і аўтаматызацыя ўступае ў сілу.

Ці магу я ўкараняць гэтыя рашэнні паступова або мне трэба перагледзець усё адразу?

Рэкамендуецца паэтапны падыход. Пачніце са свайго самага крытычнага вузкага месца, укараніце адпаведны модуль і паступова пашырайцеся на іншыя вобласці па меры адаптацыі вашай каманды.

Якая звычайная рэнтабельнасць інвестыцый для малых і сярэдніх прадпрыемстваў, якія вырашаюць гэтыя аперацыйныя вузкія месцы?

Кампаніі звычайна бачаць у 3-5 разоў рэнтабельнасць інвестыцый на працягу першага года за кошт эканоміі часу, зніжэння памылак, паляпшэння грашовых патокаў і паляпшэння магчымасцей прыняцця рашэнняў.

Наколькі складана перайсці з існуючых адключаных сістэм на інтэграваную платформу?

Сучасныя платформы прапануюць інструменты для міграцыі і падтрымку, каб зрабіць пераход плаўным. Галоўнае - планаваць міграцыю паэтапна, а не спрабаваць выкарыстоўваць метад вялікага выбуху.

Ці зробіць наш бізнес безасабовым для кліентаў аўтаматызацыя працэсаў?

Наадварот, аўтаматызацыя вызваляе вашу каманду для забеспячэння больш персаналізаванага ўзаемадзеяння з высокай каштоўнасцю, адначасова забяспечваючы паслядоўнасць адміністрацыйных задач.