10 асноўных штомесячных справаздач, якія аддзяляюць квітнеючы бізнес ад тых, што змагаюцца

Чаму штомесячныя справаздачы - гэта крыштальны шар вашага бізнесу

Вядзенне малога бізнесу без прагляду штомесячных справаздач - гэта ўсё роўна, што ездзіць з заплюшчанымі вачыма - вы можаце працягваць рухацца наперад, але ў рэшце рэшт вы абавязкова патрапіце ў аварыю. Найбольш паспяховыя ўладальнікі бізнесу, з якімі мы працуем у Mewayz, не проста рэагуюць на праблемы; яны прадбачаць іх праз паслядоўны аналіз дадзеных. Штомесячныя справаздачы ператвараюць неапрацаваныя лічбы ў дзейную інфармацыю, выяўляючы заканамернасці, якія штодзённыя аперацыі часта хаваюць. Улічыце наступнае: у прадпрыемстваў, якія рэгулярна праглядаюць асноўныя фінансавыя справаздачы, верагоднасць дасягнення мэтавых паказчыкаў росту на 30% вышэй, згодна з дадзенымі Small Business Administration.

Праблема заключаецца не ў недахопе даных, а ў тым, каб ведаць, якія паказчыкі сапраўды важныя. Дзякуючы інтэграванай справаздачнасці Mewayz па 208 модулях вы можаце аўтаматызаваць гэтыя важныя справаздачы замест таго, каб марнаваць гадзіны на складанне электронных табліц уручную. Наступныя 10 справаздач прадстаўляюць мінімальную жыццяздольную сістэму аналітыкі, якую кожны малы бізнес павінен штомесяц кантраляваць, незалежна ад галіны і памеру.

1. Справаздача аб прыбытках і стратах: выніковая праверка рэальнасці

Ваша справаздача аб прыбытках і стратах - гэта фундаментальная справаздача, якая адказвае на самае важнае пытанне: ці сапраўды ваш бізнес зарабляе грошы? У адрозненне ад вашага банкаўскага балансу, які можа ўвесці ў зман з-за розніцы ў часе, прыбыткі і страты паказваюць даходы і выдаткі ў адпаведнасці з правільным перыядам. Многія ўладальнікі малога бізнесу засяроджваюцца выключна на грашовых патоках, але прыбытковасць - гэта тое, што забяспечвае доўгатэрміновае выжыванне. Мы бачылі, як кліенты выяўлялі, што насамрэч губляюць грошы на пэўныя паслугі, нягледзячы на здаровы грашовы паток, і гэта адразу змяніла іх стратэгію цэнаўтварэння.

Паглядзіце не толькі на выніковую лінію, але і на канкрэтныя тэндэнцыі: ці пэўныя месяцы пастаянна мацнейшыя? Якія катэгорыі выдаткаў растуць хутчэй, чым даходы? З дапамогай Mewayz вашы прыбыткі і страты аўтаматычна атрымліваюць даныя з модуляў выстаўлення рахункаў, заработнай платы і выдаткаў, што дае вам прагляд у рэжыме рэальнага часу, які абнаўляецца на працягу месяца, а не патрабуе зверкі ў канцы месяца.

Асноўныя паказчыкі прыбыткаў і страт, якія трэба адсочваць штомесяц

Маржа валавога прыбытку: (даход - кошт прададзеных тавараў) / даход. Гэта паказвае эфектыўнасць вашага асноўнага бізнесу без накладных выдаткаў. Зніжэнне маржы сігналізуе пра праблемы з цэнаўтварэннем або кантролем выдаткаў.

Маржа аперацыйнага прыбытку: вымярае прыбытковасць пасля аперацыйных выдаткаў. Калі гэта скарачаецца, а валавая рэнтабельнасць застаецца стабільнай, магчыма, вашы накладныя выдаткі павялічваюцца.

Тэндэнцыя чыстага прыбытку: параўнайце месяц за месяцам і з тым жа месяцам мінулага года. Сезоннасць нармальная, але нечаканыя падзенні патрабуюць высвятлення.

2. Справаздача аб руху грашовых сродкаў: ідзіце па шляху грошай

Рэнтабельнасць не аплачвае рахункі, а наяўныя грошы. Справаздача аб руху грашовых сродкаў паказвае, як грошы рухаюцца праз ваш бізнес у трох катэгорыях: аперацыі, інвестыцыі і фінансаванне. Многія прыбытковыя прадпрыемствы церпяць крах, таму што яны няправільна разумеюць свой цыкл грашовых патокаў. Напрыклад, калі вы хутка расце, павелічэнне дэбіторскай запазычанасці можа звязаць грашовыя сродкі, нават калі продажы імкліва растуць.

Штомесячны аналіз грашовых патокаў дапамагае прадбачыць дэфіцыт да таго, як ён ператворыцца ў крызіс. Адзін з нашых кліентаў вызначыў 45-дзённую схему, пры якой грашовыя сродкі змяншаюцца паміж вялікімі плацяжамі кліентаў, што дазваляе ім арганізаваць крэдытную лінію да таго, як яна спатрэбіцца, а не падчас панікі. Прагназаванне грашовых патокаў Mewayz аўтаматычна праецыруе будучыя рэшткі на аснове будучых рахункаў-фактур і рахункаў.

3. Справаздача аб старэнні дэбіторскай запазычанасці: спіс прыярытэтаў збору

Неаплачаныя рахункі - гэта па сутнасці беспрацэнтныя пазыкі вашым кліентам. У справаздачы аб старэнні дэбіторская запазычанасць класіфікуецца ў залежнасці ад таго, як доўга яна была непагашанай: 0-30 дзён, 31-60 дзён, 61-90 дзён і 90+ дзён. Агульнае правіла: пасля 90 дзён збіральнасць рэзка падае - часам ніжэй за 50%.

Праглядайце гэтую справаздачу штомесяц, каб своечасова выяўляць праблемных кліентаў. Калі вы бачыце мадэль пратэрмінаваных плацяжоў ад канкрэтнага кліента, вы можаце змяніць умовы аплаты або запатрабаваць дэпазіты. Mewayz аўтаматычна пазначае рахункі-фактуры з пратэрміноўкай на 30 дзён і можа адпраўляць напаміны па электроннай пошце, эканомячы незлічоныя гадзіны вашай каманды.

• 0-30 дзён: нармальна - сачыце, але не хвалюйцеся
• 31-60 дзён: адпраўляйце ветлівыя напаміны
• 61-90 дзён: эскалацыя праз тэлефонныя званкі
• Больш за 90 дзён: разгледзьце магчымасці калектарскіх агенцтваў або спісання

4. Справаздача аб продажах і даходах: больш за агульную колькасць

Карысна ведаць, што вы зарабілі $50 000 у мінулым месяцы; ведаць, якія прадукты, паслугі або кліенты прынеслі гэты даход, з'яўляецца пераўтваральным. Раздзяліце продажы па лінейцы прадуктаў, прадаўцу, рэгіёну або тыпу кліента. Вы можаце выявіць, што 20 % вашых прадуктаў прыносяць 80 % вашага даходу — інфармацыя, якая павінна кіраваць інвентаром і маркетынгавымі рашэннямі.

Параўнайце месячныя продажы з мэтавымі паказчыкамі і гістарычнымі мадэлямі. Калі ваш бізнес сезонны, параўноўвайце з тым жа месяцам мінулага года, а не з папярэднім месяцам. Аналітыка продажаў Mewayz інтэгруецца з данымі CRM, каб паказаць не толькі тое, што было прададзена, але і ўвесь шлях кліента да кожнай продажу.

5. Справаздача аб кошце прыцягнення кліента (CAC): паказчык эфектыўнасці маркетынгу

Колькі сапраўды каштуе прыцягнуць новага кліента? CAC разлічвае агульныя выдаткі на маркетынг і продаж, падзеленыя на набытых новых кліентаў. Многія прадпрыемствы неўсвядомлена марнуюць больш, каб прыцягнуць кліента, чым той кліент калі-небудзь прынясе прыбытку. Штомесячнае адсочванне прадухіляе гэту смяротную спіраль.

CAC трэба параўноўваць з пажыццёвай каштоўнасцю кліента (LTV). Здаровыя прадпрыемствы звычайна падтрымліваюць суадносіны LTV:CAC 3:1 або вышэй. Калі ваш CAC расце, вывучыце, ці становяцца менш эфектыўнымі маркетынгавыя каналы, ці вы арыентуецеся не на тую аўдыторыю. Mewayz адсочвае маркетынгавыя выдаткі па каналах і аўтаматычна разлічвае CAC, калі новыя кліенты дадаюцца ў вашу CRM.

6. Справаздача аб абароце запасаў: Лічыльнік тэрміну захоўвання

Для прадпрыемстваў, заснаваных на прадуктах, кіраванне запасамі можа павялічыць або знішчыць прыбытковасць. Абарот запасаў вымярае, наколькі хутка вы прадаеце запасы (кошт прададзеных тавараў / сярэдні запас). Нізкі абарот сведчыць пра празмернасць або дрэнны продаж тавараў, якія звязваюць капітал; высокі абарот можа сведчыць аб недахопе тавараў і прапушчаных продажах.

Праглядайце гэта штомесяц, каб аптымізаваць аб'ёмы заказаў і вызначыць непрацуючыя запасы, перш чым яны стануць бескарыснымі. Адзін рознічны гандляр, які выкарыстоўвае Mewayz, выявіў, што 15% іх таварных запасаў не прадаюцца за паўгода — ліквідацыя вызваліла 28 000 долараў абаротных сродкаў. Модуль інвентарызацыі аўтаматычна адсочвае хуткасць абароту і папярэджвае вас, калі тавары рухаюцца занадта павольна.

7. Справаздача аб прадукцыйнасці працы супрацоўнікаў: пульс вашай каманды

Праца часта з'яўляецца самым вялікім выдаткам для прадпрыемстваў сферы паслуг. Справаздача аб прадукцыйнасці вымярае аб'ём вытворчасці на аднаго супрацоўніка - незалежна ад таго, завершаны гэта продажы, завершаныя праекты або вырабленыя адзінкі. Не выкарыстоўвайце гэта для мікракіравання, а для вызначэння патрэбнасцей у навучанні, аптымальнага ўзроўню персаналу і лепшых выканаўцаў, якіх варта ўзнагароджваць.

Звярніце ўвагу на адрозненні паміж членамі каманды з аднолькавымі ролямі. Калі адзін прадавец стабільна пераўзыходзіць іншых, задакументуйце іх метады для навучання. Калі прадукцыйнасць падае па ўсіх напрамках, падумайце, ці патрабуюць увагі інструменты, працэсы або дух. HR і праектныя модулі Mewayz могуць адсочваць выніковыя вынікі кожнага супрацоўніка пры правільнай інтэграцыі.

8. Бюджэт супраць фактычнай справаздачы: Інструмент карэкціроўкі курсу

Бюджэт бескарысны, калі вы не параўноўваеце яго з рэальнасцю. У гэтай справаздачы асвятляюцца разыходжанні паміж прагназуемымі і фактычнымі даходамі і выдаткамі. Значныя адхіленні — станоўчыя ці адмоўныя — паказваюць, дзе вашыя здагадкі былі памылковымі, дазваляючы скарэктаваць альбо ваш бюджэт, альбо вашы аперацыі.

Засяродзьцеся на адхіленнях, якія перавышаюць 10%. Пастаяннае перавышэнне выдаткаў у катэгорыі сігналізуе альбо пра нерэалістычны бюджэт, альбо пра праблемы з кантролем выдаткаў. Пастаяннае недаатрыманне сродкаў можа сведчыць аб упушчаных магчымасцях. Mewayz аўтаматычна параўноўвае фактычныя даныя вашых прыбыткаў і страт з запланаванымі ў бюджэце сумамі, пазначаючы адхіленні для прагляду.

9. Справаздача аб вэб-сайтах і лічбавых паказчыках: вашы жыццёва важныя паказчыкі ў Інтэрнэце

Нават у асноўным афлайн-бізнэс павінен сачыць за лічбавай прысутнасцю. Штомесячнае адсочванне наведвальнасці вэб-сайта, каэфіцыентаў канверсіі, паказчыкаў адмоваў і крыніц патэнцыйных кліентаў паказвае эфектыўнасць маркетынгу. Раптоўнае падзенне трафіку можа сведчыць аб тэхнічных праблемах; змяненне каэфіцыента канверсіі адлюстроўвае ўзаемадзеянне аўдыторыі.

Звярніце асаблівую ўвагу на тое, якія каналы прыцягваюць кваліфікаваных патэнцыйных кліентаў, а не проста клікі. Вы можаце выявіць, што LinkedIn стварае менш наведвальнікаў, чым Instagram, але больш высокі каэфіцыент канверсіі. Модуль аналітыкі Mewayz можна інтэграваць з Google Analytics, каб перанесці гэтую інфармацыю на панэль кіравання вашым бізнесам.

10. Справаздача аб канвееры продажаў: будучы прагноз даходаў

У той час як справаздачы аб продажах паказваюць тое, што ўжо адбылося, справаздача аб канвееры прадказвае тое, што будзе. Ён паказвае здзелкі на розных этапах: перспектывы, адпраўка прапановы, перамовы і г. д. Гэта дапамагае спрагназаваць грашовы паток і вызначыць вузкія месцы ў працэсе продажаў.

Разлічыце хуткасць канвеера: наколькі хутка здзелкі праходзяць этапы і які працэнт канверсіі на кожным этапе. Калі расцэнкі не пераўтвараюцца ў продажы, ваш працэс цэнаўтварэння або прапановы, магчыма, патрабуе ўдасканалення. CRM ад Mewayz аўтаматычна стварае канвеерныя справаздачы са ўзважанымі верагоднасцямі на аснове гістарычных каэфіцыентаў канверсіі.

Самая небяспечная штомесячная справаздача - гэта тая, якую вы не разглядаеце. Я бачыў, як прадпрыемствы з бліскучымі прадуктамі церпяць крах, таму што яны глядзелі толькі на баланс свайго банка, не заўважаючы асноўных тэндэнцый, якія сігналізавалі аб праблемах за некалькі месяцаў да гэтага. Паслядоўная справаздачнасць - гэта не папяровая цяганіна - гэта прадбачанне.

Ваша 30-хвілінная сістэма агляду штомесячнай справаздачы

Гэтыя справаздачы каштоўныя толькі ў тым выпадку, калі вы іх праглядаеце. Вось эфектыўны штомесячны рэжым:

1. Заплануйце гэта: заблакіруйце 30 хвілін у першы працоўны дзень кожнага месяца. Разглядайце гэта як прадмет, які не падлягае абмеркаванню.
2. Спачатку аўтаматызаваць: Выкарыстоўвайце Mewayz для раскладу аўтаматычнага стварэння справаздач. Няма ручнога збору даных.
3. Пачніце з агульнай карціны: спачатку праглядзіце справаздачы аб прыбытках і стратах і грашовых патоках для агульнага здароўя.
4. Падрабязней: вывучыце канкрэтныя справаздачы, якія паказалі анамаліі - магчыма, скачок абарачальнасці запасаў або павелічэнне CAC.
5. Звярніце ўвагу на дзеянні: вызначце 2-3 канкрэтныя дзеянні на аснове інфармацыі (напрыклад, "Звязацца з пяццю пратэрмінаванымі ўліковымі запісамі", "Адрэгуляваць маркетынгавы бюджэт за 3 квартал").
6. Абагульвайце выбарачна: Распаўсюджвайце адпаведныя справаздачы членам каманды—дадзеныя аб продажах камандзе продажаў, паказчыкі прадукцыйнасці — кіраўнікам аддзелаў.

Гэтая сістэма ператварае справаздачнасць з клопату ў стратэгічную перавагу. Адзін кліент скараціў час штомесячнага разгляду з 3 гадзін да 25 хвілін з дапамогай кансалідаванай панэлі кіравання Mewayz, адначасова палепшыўшы якасць прыняцця рашэнняў.

Ад даных да рашэнняў: каб справаздачы працавалі на вас

Канчатковая каштоўнасць гэтых справаздач заключаецца не ў саміх лічбах, а ў рашэннях, якія яны інфармуюць. Калі канцэнтрацыя даходу з'яўляецца ў вашай справаздачы аб продажах, вы можаце вырашыць дыверсіфікаваць сваю кліенцкую базу. Калі справаздача аб старэнні дэбіторскай запазычанасці паказвае заканамернасці, вы можаце перагледзець умовы аплаты. Калі прадукцыйнасць супрацоўнікаў значна вар'іруецца, вы можаце правесці мэтавае навучанне.

Бізнэсы, якія квітнеюць ва ўмовах няўпэўненай эканомікі, - гэта тыя, якія выкарыстоўваюць даныя ў якасці компаса, а не лятаюць усляпую. Дзякуючы інтэграванаму падыходу Mewayz гэтыя 10 асноўных справаздач становяцца аўтаматычнай інфармацыяй, а не ручной працай, што дае вам больш часу для таго, каб дзейнічаць над тым, што найбольш важна, — развіццём вашага бізнесу.

Пачніце ўсяго з трох справаздач у гэтым месяцы, калі дзесяць падасца ашаламляльнымі. Адны толькі справаздачы аб прыбытках і стратах, справаздачы аб руху грашовых сродкаў і справаздачы аб старэнні дэбіторскай запазычанасці раскрыюць інфармацыю, якую вы, верагодна, прапускаеце. На працягу трох месяцаў вы будзеце здзіўляцца, як вы калі-небудзь працавалі без гэтай яснасці.

Часта задаюць пытанні

Колькі часу звычайна займае складанне гэтых штомесячных справаздач уручную?

Ручнае складанне гэтых 10 справаздач звычайна займае 3-5 гадзін у месяц для большасці малых прадпрыемстваў. З інтэграванымі сістэмамі, такімі як Mewayz, гэта скарачаецца менш чым да 30 хвілін дзякуючы аўтаматызацыі.

Якая справаздача найбольш важная для бізнесу з праблемамі грашовых патокаў?

Справаздача аб руху грашовых сродкаў і справаздача аб старэнні дэбіторскай запазычанасці з'яўляюцца найбольш важнымі для праблем грашовых патокаў. Яны паказваюць, дзе грошы затрымаліся, і дапамагаюць расставіць прыярытэты ў зборы.

Як далёка я павінен параўноўваць свае месячныя даныя?

Параўнайце з папярэднім месяцам, каб даведацца пра апошнія тэндэнцыі, але заўсёды правярайце з тым жа месяцам мінулага года, каб улічыць сезоннасць. Захаванне гістарычных даных за 2-3 гады забяспечвае найлепшы кантэкст.

Ці магу я стварыць гэтыя справаздачы, калі выкарыстоўваю некалькі праграмных сістэм?

Так, але гэта складана. Mewayz інтэгруецца з больш чым 50 платформамі праз злучэнні API, што дазваляе аб'ядноўваць даныя з розных крыніц у адзіныя справаздачы.

Якую самую вялікую памылку робяць малыя прадпрыемствы з штомесячнай справаздачнасцю?

Самая распаўсюджаная памылка - разглядаць справаздачы, але не прымаць ніякіх мер. Справаздачы павінны непасрэдна інфармаваць па меншай меры 2-3 бізнес-рашэнні кожны месяц, каб апраўдаць укладзены час.