Як выбраць праграмнае забеспячэнне для бізнесу, якое сапраўды адпавядае вашаму бюджэту і патрэбам

Сярэднестатыстычны малы бізнес кіруе больш чым 100 рознымі праграмамі, але 70% набытых функцый застаюцца невыкарыстанымі. Гэта не проста выдаткаваныя грошы; гэта змарнаваны патэнцыял, страта прадукцыйнасці і значнае тарможэнне росту. Выбар правільнага бізнес-праграмнага забеспячэння - гэта не раскоша - гэта найважнейшы навык выжывання ў лічбавай эканоміцы. Стаўкі высокія: няправільны выбар можа звязаць вас з дарагім кантрактам, расчараваць вашу каманду і не вырашыць тую самую праблему, дзеля якой вы яго купілі. Але правільны выбар? Гэта можа аптымізаваць працу, пашырыць магчымасці вашых супрацоўнікаў і адкрыць новыя ўзроўні эфектыўнасці. Гэты дапаможнік дазваляе пазбавіцца ад шуму, забяспечваючы стратэгічны пакрокавы працэс выбару праграмнага забеспячэння, якое забяспечвае сапраўдную каштоўнасць, не расходуючы ваш бюджэт.

Пачніце з глыбокага паглыблення ў свае рэальныя патрэбы

Перш чым зірнуць на вэб-сайт праграмнага забеспячэння або спіс функцый, вы павінны зазірнуць унутр. Самая вялікая памылка прадпрыемстваў - гэта купля праграмнага забеспячэння на аснове таго, што яно можа рабіць, а не таго, для чаго яно трэба. Гэта прыводзіць да раздуцця функцый, складанасці і перарасходу. Ваша першая задача - правесці пільны аўдыт вашых бягучых працэсаў.

Вызначце асноўную праблему

Якую канкрэтную праблему вы спрабуеце вырашыць? Будзьце жорстка сумленнымі. Ваша каманда продажаў губляе ўлік патэнцыйных кліентаў? Працэс выстаўлення рахункаў займае занадта шмат часу? Ці з'яўляецца планаванне супрацоўнікаў хаатычным беспарадкам? Сфармулюйце праблему з пункту гледжання бізнес-выніку, а не функцыі праграмнага забеспячэння. Замест "нам патрэбна лепшая CRM", падумайце "нам трэба скараціць наш цыкл продажаў з 30 да 20 дзён". Гэты зрух у перспектыве гарантуе, што вы сканцэнтраваны на выніках.

Збірайце меркаванні людзей, якія будуць штодня выкарыстоўваць праграмнае забеспячэнне. Яны валодаюць самымі дакладнымі ведамі аб вузкіх месцах і неэфектыўнасці працоўнага працэсу. Такі сумесны падыход не толькі раскрывае рэальныя патрэбы, але і стварае падтрымку новага інструмента, павялічваючы шанцы на паспяховае прыняцце ў далейшым.

Вызначце свае патрабаванні, якія не падлягаюць абмеркаванню

Як толькі вы зразумееце праблему, перавядзіце яе ў канкрэтны спіс патрабаванняў. Гэты спіс стане вашай аб'ектыўнай сістэмай падліку балаў для ацэнкі розных варыянтаў. Падзяліце гэтыя патрабаванні на тры выразныя групы.

• Абавязковыя рэчы (асноўная функцыянальнасць): Гэта парушальнікі здзелкі. Калі праграмнае забеспячэнне не робіць гэтыя рэчы, яно неадкладна дыскваліфікуецца. Прыклады: "Павінен інтэгравацца з нашай платформай электроннай камерцыі", "Павінен мець элементы кіравання шматкарыстальніцкім доступам", "Павінен ствараць карыстальніцкія шаблоны рахункаў-фактур".
• Трэба мець (важныя асаблівасці): Гэтыя функцыі вельмі каштоўныя і значна палепшаць працэс, але іх адсутнасць не будзе поўнай блакіроўкай. Прыклады: "Аўтаматызаваныя напаміны аб аплаце", "Убудаваны адлік працоўнага часу", "Мабільная праграма для выязнога персаналу".
• Прыемныя рэчы (будучыя ўдасканаленні): Гэтыя функцыі было б выдатна мець, але не крытычныя для першапачатковага ўкаранення. Яны могуць паўплываць на нічыю паміж двума роўнымі варыянтамі. Прыклады: «Падшыраная аналітычная прыборная панэль», «Прагназаванне на базе штучнага інтэлекту», «Магчымасці белай маркіроўкі».

Гэта расстаноўка прыярытэтаў не дае вам уплываць на вас кідкімі, але неістотнымі функцыямі падчас дэманстрацыі продажаў.

Выкарыстоўвайце модульны, маштабаваны падыход

Эпоха маналітнасці, карпаратыўныя пакеты адзінага памеру падыходзяць для ўсіх. Для большасці прадпрыемстваў, якія растуць, модульны падыход значна больш эканамічна эфектыўны і гнуткі. Замест таго, каб плаціць за масіўную платформу з 50 модулямі, калі вам трэба толькі 5, вы можаце пачаць менавіта з таго, што вам трэба, і дапаўняць па меры росту.

Гэта асноўная філасофія такіх платформ, як Mewayz. З 207 асобнымі модулямі, якія ахопліваюць CRM, выстаўленне рахункаў, налічэнне заработнай платы, кадры, кіраванне аўтапаркам і многае іншае, вы можаце стварыць персанальную бізнес-АС. Вы можаце пачаць толькі з модуляў CRM і выстаўлення рахункаў за 19 долараў у месяц. Праз паўгода, калі вы наймаеце сваіх першых супрацоўнікаў, вы можаце актываваць модулі кадраў і заработнай платы без пакутлівай і дарагой міграцыі. Гэтая мадэль аплаты па меры росту сумяшчае вашыя выдаткі на праграмнае забеспячэнне непасрэдна з развіццём вашага бізнесу, не даючы вам марнаваць грошы на нявыкарыстаны патэнцыял.

Самая эфектыўная стратэгія праграмнага забеспячэння заключаецца не ў куплі гіганцкага скрыні з інструментамі, а ў набыцці спецыяльнага гаечнага ключа, які вам патрэбны для болта, які вы спрабуеце адкруціць сёння.

Палічыце сапраўдны агульны кошт валодання (TCO)

Кошт налепкі - хлусня. Штомесячная або гадавая абаненцкая плата складае толькі долю сапраўднага кошту. Каб пазбегнуць бюджэтных сюрпрызаў, вы павінны разлічыць агульны кошт валодання (TCO) за тыповы 3-гадовы перыяд.

• Плата за падпіску: Базавая цана праграмнага забеспячэння.
• Укараненне і наладжванне: Выдаткі на канфігураванне сістэмы, патэнцыйна уключаючы плату кансультантам.
• Навучанне: Час і рэсурсы, выдаткаваныя на тое, каб ваша каманда пачала працаваць хуткасць.
• Інтэграцыя: Выдаткі на злучэнне новага праграмнага забеспячэння з вашымі існуючымі інструментамі (напрыклад, бухгалтарскае праграмнае забеспячэнне, вэб-сайт).
• Налада: Плата за любыя спецыяльныя функцыі або мадыфікацыі.
• Падтрымка: Выдаткі на пастаянную падтрымку кліентаў, асабліва калі вам патрэбны прэміум-ўзроўні.
• Патэнцыяльны час прастою: Кошт страціў прадукцыйнасць падчас пераходу.

Напрыклад, для наладжвання, здавалася б, "таннага" прыкладання за 10 долараў у месяц можа спатрэбіцца 40 гадзін унутранага часу і праект інтэграцыі ў 2000 долараў, што робіць яго 3-гадовую TCO значна вышэйшым, чым у больш комплекснай платформы за 49 долараў у месяц, якая ўключае падтрымку наладкі і загадзя ўбудаваныя інтэграцыі.

Праверце кожную опцыю праз строгі аналіз. Пробная версія

Ніколі, ніколі не купляйце праграмнае забеспячэнне для бізнесу без практычнай пробнай версіі. Дэманстрацыя продажаў паказвае, што праграмнае забеспячэнне можа рабіць у ідэальных умовах; пробная версія паказвае вам, як гэта насамрэч - штодзённае выкарыстанне. Большасць аўтарытэтных пастаўшчыкоў, у тым ліку Mewayz, прапануюць бясплатныя ўзроўні або падоўжаныя пробныя перыяды менавіта па гэтай прычыне.

Падчас пробнага перыяду не проста націскайце кнопкі. Стварыце сцэнар з рэальнага свету. Калі вы тэстуеце CRM, імпартуйце 20 фактычных патэнцыйных кліентаў і адсочвайце іх. Калі гэта інструмент выстаўлення рахункаў, стварыце і адпраўце некалькі рэальных рахункаў-фактур. Звярніце асаблівую ўвагу на карыстальніцкі інтэрфейс — ці інтуітыўна зразумелы ён, ці спатрэбіцца доўгае навучанне? Праверце прадукцыйнасць са сваёй камандай. Іх водгукі неацэнныя. Інструмент, якому ваша каманда супраціўляецца, - гэта інструмент, які не атрымаецца, незалежна ад таго, наколькі магутнымі яго функцыі.

7-этапны кантрольны спіс для выбару праграмнага забеспячэння

Вось практычны, пакрокавы кантрольны спіс, які дапаможа кіраваць усім працэсам выбару ад пачатку да канца.

1. Аўдыт і вызначэнне: Задакументуйце свой бягучы працэс і вызначце канкрэтную праблему, якую вам трэба вырашыць. вырашаць.
2. Спіс патрабаванняў: Стварыце свае спісы «Абавязкова», «Павінна быць» і «Прыемна мець» з дапамогай канчатковых карыстальнікаў.
3. Даследаванне і кароткі спіс: Вызначце 3-5 патэнцыйных рашэнняў, якія адпавядаюць вашым асноўным патрэбам і бюджэту. Аддавайце перавагу модульным платформам.
4. Разлічыце TCO: Для вашага кароткага спісу прагназуйце агульны кошт валодання на 3 гады, уключаючы ўсе схаваныя выдаткі.
5. Пачніце бясплатныя пробныя версіі: Падпішыцеся на пробныя версіі і пратэстуйце кожны прадукт з рэальнымі дадзенымі і невялікай групай карыстальнікаў.
6. Ацаніце і ацэніце: Выкарыстоўвайце свае спісы патрабаванняў, каб аб'ектыўна ацаніць кожны варыянт. Колькі абавязковых патрабаванняў адпавядае кожнаму?
7. Прыміце рашэнне: на аснове балаў, TCO і водгукаў каманды выберыце пераможцу і сплануйце разгортванне.

Правядзіце перамовы і сплануйце бесперашкоднае ўкараненне

Пасля таго, як вы абралі праграмнае забеспячэнне, праца не скончана. Многія пастаўшчыкі, асабліва тыя, якія арыентаваны на МСП, адкрыты для перамоваў. Не бойцеся папрасіць зніжку на штогадовыя абавязацельствы або на ўключэнне падтрымкі пры наладжванні. Калі вы выкарыстоўваеце модульную платформу, пацвердзіце працэс дадання новых модуляў у будучыні і любыя звязаныя з гэтым выдаткі.

Затым стварыце падрабязны план укаранення. Прызначце ўладальніка праекта, усталюйце тэрміны і дакладна паведаміце аб змене сваёй камандзе. Забяспечце належнае навучанне і рэсурсы, каб забяспечыць плаўны пераход. Дрэнна кіраванае разгортванне можа падарваць выбар нават лепшага праграмнага забеспячэння.

Стварыце сістэму, якая расце разам з вамі

Правільны выбар праграмнага забеспячэння - гэта не аднаразовая падзея; гэта аснова маштабаванай аперацыйнай сістэмы. Прытрымліваючыся дысцыплінаванага падыходу, заснаванага на патрэбах, вы пераходзіце ад рэактыўнага спажыўца праграмнага забеспячэння да стратэгічнага архітэктара вашай бізнес-інфраструктуры. Вы перастаеце плаціць за палічнае абсталяванне і пачынаеце інвеставаць у інструменты, якія забяспечваюць вымерную рэнтабельнасць інвестыцый. Мэта складаецца ў тым, каб стварыць згуртаваны тэхналагічны стэк, у якім кожны кампанент, няхай гэта будзе ваша CRM ад Mewayz або ваша аналітычная прыборная панэль, працуе разам, каб прасоўваць ваш бізнес наперад. Будучыня вашай дзейнасці залежыць ад выбару, які вы зробіце сёння - выбірайце з розумам, выбірайце модульнасць і выбірайце для росту.

Часта задаюць пытанні

Якую самую вялікую памылку робяць прадпрыемствы пры выбары праграмнага забеспячэння?

Самая вялікая памылка - гэта пакупка на аснове спісу функцый, а не выразна акрэсленай бізнес-задачы, што прыводзіць да дарагіх, празмерна складаных інструментаў, якія каманды не выкарыстоўваюць эфектыўна.

Чаму модульнае праграмнае забеспячэнне лепшае для расце бізнесу?

Модульны падыход, як платформа Mewayz, дазваляе вам плаціць толькі за пэўныя інструменты, якія вам патрэбны (напрыклад, CRM, выстаўленне рахункаў) і дадаваць модулі (напрыклад, аддзел кадраў або разлік заработнай платы) па меры маштабавання, пазбягаючы высокага кошту маналітных пакетаў.

Што такое агульны кошт валодання (TCO) і чаму гэта важна?

TCO уключае абаненцкую плату плюс схаваныя выдаткі, такія як наладка, навучанне і інтэграцыя. Разлік на працягу 3 гадоў прадухіляе бюджэтны шок і паказвае сапраўдны фінансавы ўплыў праграмнага рашэння.

Як доўга павінна доўжыцца пробная версія праграмнага забеспячэння?

Імкніцеся да дастаткова працяглай пробнай версіі, каб праверыць праграмнае забеспячэнне з рэальнымі дадзенымі і працоўнымі працэсамі, звычайна не менш за 14-30 дзён. Гэта дазваляе вашай камандзе выпрабаваць яго штодзённае выкарыстанне, акрамя дэманстрацыі продажаў.

Ці магу я дамовіцца аб цане праграмнага забеспячэння для бізнесу?

Так, асабліва з гадавымі абавязацельствамі. Многія пастаўшчыкі прапануюць зніжкі або ўключаюць падтрымку наладкі. Гэта заўсёды варта пытацца, асабліва для платформаў, арыентаваных на малы і сярэдні бізнес.