Выбар праграмнага забеспячэння для адаптацыі супрацоўнікаў: 7 абавязковых функцый для поспеху малога бізнесу

Пераважны момант прыняцця на працу: чаму малыя прадпрыемствы не могуць сабе дазволіць гэта зрабіць

Уявіце сабе: ваш перспектыўны новы супрацоўнік, Сара, з'яўляецца ў свой першы дзень. Кампутар не настроены. Яе ўліковыя даныя для ўваходу не працуюць. Менеджэр па персаналу захварэла, і ніхто не ведае, дзе знаходзяцца яе навучальныя матэрыялы. Да абеду энтузіязм Сары выпарыўся - і даследаванні паказваюць, што 20% цякучасці супрацоўнікаў адбываецца на працягу першых 45 дзён. Для малых прадпрыемстваў, якія працуюць з вельмі нізкай рэнтабельнасцю, гэты сцэнар не проста расчароўвае; гэта фінансава разбуральна. Таварыства кіравання чалавечымі рэсурсамі лічыць, што замена супрацоўніка каштуе 6-9 месяцаў яго заробку. Калі вы кіруеце камандай з 15 чалавек, страта аднаго чалавека фактычна азначае страту прадукцыйнасці на паўгода.

Тут праграмнае забеспячэнне для адаптацыі супрацоўнікаў ператвараецца з "прыемнага мець" у інструмент выжывання бізнесу, які не падлягае абмеркаванню. Правільная платформа не проста аўтаматызуе афармленне дакументаў; гэта стварае вопыт, які хутчэй ператварае новых супрацоўнікаў у актыўных, прадуктыўных членаў каманды. Кампаніі з моцнымі працэсамі адаптацыі паляпшаюць утрыманне новых супрацоўнікаў на 82% і прадукцыйнасць больш чым на 70%. Але з сотнямі варыянтаў, пачынаючы ад бясплатных інструментаў і заканчваючы карпаратыўнымі пакетамі, як уладальнік малога бізнэсу пазбавіцца ад шуму? Сакрэт заключаецца ў канцэнтрацыі ўвагі на канкрэтных функцыях, якія забяспечваюць максімальны эфект пры абмежаваных рэсурсах.

1. Безпапяровая аснова: лічбавая дакументацыя, якая сапраўды працуе

Давайце пачнем з самага відавочнага балючага моманту: гары дакументаў. У сярэднім новы супрацоўнік запаўняе 15-20 дакументаў, уключаючы падатковыя формы, пагадненні аб канфідэнцыяльнасці, залічэнне льгот і наладжванне прамога дэпазіту. Пры выкананні ўручную гэты працэс займае 3-5 гадзін адміністрацыйнага часу на аднаго супрацоўніка і стварае рызыку захавання патрабаванняў з-за адсутнасці подпісаў або састарэлых формаў.

Эфектыўнае праграмнае забеспячэнне для адаптацыі пазбаўляе ад гэтай нагрузкі дзякуючы трыма ключавым магчымасцям: электронныя подпісы, якія з'яўляюцца юрыдычна абавязковымі, бібліятэкі разумных формаў, якія аўтаматычна запаўняюць перыядычную інфармацыю, і кантроль версій, які гарантуе, што кожны выкарыстоўвае бягучыя дакументы. Але сапраўднае адрозненне для малога бізнесу? Шукайце платформы, якія прапануюць загадзя створаныя шаблоны спецыяльна для вашай краіны і галіны. Рэстаран, які наймае пагадзінны персанал, мае патрэбу ў іншых формах, чым тэхнічны стартап, які прыцягвае аддаленых распрацоўшчыкаў. Лепшыя сістэмы аўтаматычна абнаўляюць шаблоны пры змене правілаў, пазбаўляючы вас ад патэнцыйных галаўных боляў, звязаных з адпаведнасцю ў далейшым.

Як пазбегнуць пасткі шаблонаў

Многія бюджэтныя інструменты адаптацыі прапануюць агульныя шаблоны, якія патрабуюць шырокай налады. Схаваны кошт? Гадзіны выдаткоўваюцца на перафарматаванне дакументаў, а не на стратэгічную працу. Аддавайце прыярытэт платформам, якія прадастаўляюць стандартныя галіновыя шаблоны, або, што яшчэ лепш, дазваляюць ствараць карыстальніцкія працоўныя працэсы форм, якія дакладна адпавядаюць вашаму працэсу найму.

2. Прывітальны вопыт: ад кантрольных спісаў да сапраўднай сувязі

Кантрольныя спісы ўваходжання існуюць дзесяцігоддзямі, але сучаснае праграмнае забеспячэнне ператварае іх са звычайных інструментаў адміністравання ў механізмы ўзаемадзеяння. Розніца заключаецца ў персаналізацыі і часе. Замест таго, каб нагружаць новых супрацоўнікаў 50 задачамі ў першы дзень, складаныя сістэмы капежна падаюць інфармацыю, заснаваную на тым, што актуальна на кожным этапе.

Улічвайце перыяд перад пасадкай — крытычныя дні паміж прыняццем прапановы і першым днём. Лепшыя сістэмы аўтаматычна рассылаюць прывітальныя пакеты, прадстаўляюць членаў каманды, прадастаўляюць матэрыялы для чытання і нават вырашаюць такія практычныя задачы, як наладжванне ўліковых запісаў электроннай пошты, перш чым супрацоўнік заходзіць (або ўваходзіць у сістэму). Для аддаленых супрацоўнікаў гэта можа ўключаць дастаўку абсталявання з апавяшчэннямі аб адсочванні. Псіхалагічнае ўздзеянне глыбокае: новыя супрацоўнікі адчуваюць сябе ацэненымі і падрыхтаванымі, а не хвалююцца з нагоды свайго пачатку.

3. Магчымасці інтэграцыі: ваша адаптыўнае праграмнае забеспячэнне не павінна існаваць ізалявана

Вось дзе многія малыя прадпрыемствы робяць дарагія памылкі: выбіраюць адаптацыйнае праграмнае забеспячэнне, якое працуе як асобны востраў. Калі ваша кадравая сістэма не размаўляе з вашым пастаўшчыком заработнай платы, а ваша заработная ведамасць не падключаецца да вашага адміністратара льгот, вы ствараеце ручныя абыходныя шляхі, якія пераўзыходзяць мэту аўтаматызацыі. Згодна з нядаўнімі апытаннямі, прадпрыемствы губляюць у сярэднім 20 гадзін штомесяц, аднаўляючы даныя ў адключаных сістэмах.

Расстаўце прыярытэт платформам з надзейнымі злучэннямі API або папярэдне ўбудаванай інтэграцыяй з інструментамі, якімі вы ўжо карыстаецеся. Асноўныя сувязі ўключаюць у сябе:

• сістэмы разліку заработнай платы, такія як Gusto, ADP або QuickBooks, для аўтаматычнай перадачы звестак аб зарплаце і падатках;
• службы кіравання ідэнтыфікацыяй, такія як Okta або Microsoft Azure, для забеспячэння ўліковых запісаў карыстальнікаў; прызначаць навучальныя курсы на аснове ролі

Інтэграцыя, якую найбольш не заўважаюць? Ваша каляндарная сістэма. Праграмнае забеспячэнне для адаптацыі, якое аўтаматычна плануе рэгістрацыі, навучальныя заняткі і важныя сустрэчы, гарантуе, што нішто не прападзе - асабліва важна, калі кіраўнікі спалучаюць некалькі абавязкаў.

4. Рэальнасць у першую чаргу для мабільных прылад: уваходжанне больш не адбываецца за працоўным сталом

У сувязі з тым, што 37% працоўнай сілы ў ЗША зараз працуюць дыстанцыйна, па меншай меры, няпоўны працоўны дзень, а малыя прадпрыемствы ўсё часцей наймаюць працу па-за геаграфічнымі межамі, мабільная даступнасць не з'яўляецца абавязковай. Але сапраўдная мабільная аптымізацыя выходзіць за рамкі адаптацыі формаў да экрана тэлефона. Гэта азначае распрацоўку поўных паездак на борт, якія адчуваюць сябе натуральнымі на мабільных прыладах.

Шукайце праграмнае забеспячэнне, якое дазваляе новым супрацоўнікам выконваць такія задачы, як падача дакументаў, якія сведчаць асобу, робячы фота на камеру тэлефона, падпісваючы дакументы пальцавымі подпісамі і праглядаючы арыентацыйныя відэаролікі, аптымізаваныя для прагляду з мабільных прылад. Адміністрацыйны бок таксама мае значэнне — менеджэры павінны мець магчымасць ухваляць запыты і адсочваць прагрэс са сваіх мабільных прылад, калі яны знаходзяцца ўдалечыні ад свайго стала. Гэтая гібкасць асабліва важная для ўладальнікаў малога бізнесу, якія ўвесь час працуюць у розных месцах або працуюць у непрацоўны час.

5. Аўтаматызацыя, якая на самой справе разумее працоўныя працэсы малога бізнесу

Многія платформы адаптацыі распрацаваны для буйных прадпрыемстваў са спецыяльнымі аддзеламі кадраў. Яны мяркуюць, што ў кагосьці ёсць 20 гадзін у тыдзень, каб наладзіць складаныя працоўныя працэсы. Малым прадпрыемствам патрэбна аўтаматызацыя, якая працуе адразу з мінімальнымі наладамі. Найбольш эфектыўныя сістэмы выкарыстоўваюць ролевыя шаблоны: калі вы наймаеце "гандлёвага прадстаўніка", сістэма аўтаматычна ведае, якія формы, навучанне, абсталяванне і доступ да сістэмы ім патрэбны.

Сапраўдная аўтаматызацыя, якая эканоміць час, уключае такія функцыі, як:

• Аўтаматызаванае прызначэнне задач, якое паведамляе ІТ-аддзелу пра наладку ноўтбука, калі прапанова прымаецца
• Разумнае кіраванне тэрмінамі, якое нагадвае менеджэрам аб 30/60/90-дзённыя рэгістрацыі
• Умоўная логіка, якая паказвае розныя формы ў залежнасці ад тыпу супрацоўніка (поўны працоўны дзень супраць падрадчыка)
• Масавая апрацоўка для сезоннага ўсплёску найму, калі вы прымаеце некалькі супрацоўнікаў адначасова

6. Адпаведнасць зроблена беспамылковай: абарона без паралічу

Уладальнікі малога бізнэсу носяць шмат галаўных убораў, але «эксперт па адпаведнасці» часта выклікае найбольшы стрэс. Правілы працаўладкавання пастаянна змяняюцца — ад абнаўлення мінімальнай заработнай платы да новых патрабаванняў бяспекі. Праграмнае забеспячэнне для адаптацыі становіцца вашай першай лініяй абароны, калі яно аўтаматычна абнаўляе формы і працэдуры ў адпаведнасці з дзеючымі законамі.

Акрамя кіравання дакументамі, звярніце ўвагу на такія функцыі, як журналы аўдыту, якія адсочваюць, хто і калі прайшоў навучанне, аўтаматызаваныя падаўжэнні сертыфікацыі для роляў, якія патрабуюць пэўных уліковых дадзеных, і ўбудаваныя кантрольныя спісы адпаведнасці для галін з асаблівымі патрабаваннямі (напрыклад, ахова здароўя або фінансавыя паслугі). Самыя каштоўныя сістэмы нават забяспечваюць лакалізаваныя функцыі адпаведнасці - гэта вельмі важна, калі вы працуеце ў некалькіх штатах або краінах з рознымі працоўнымі законамі.

7. Аналітыка, якая кажа вам, што насамрэч працуе

Калі вы не можаце вымераць, вы не можаце палепшыць. Базавае праграмнае забеспячэнне для адаптацыі можа сказаць вам, што Сара завяршыла афармленне дакументаў. Удасканаленыя сістэмы дапамогуць вам зразумець, ці сапраўды ваш працэс рэгістрацыі працуе. Асноўныя паказчыкі, якія трэба адсочваць, уключаюць:

1. Час да павышэння прадукцыйнасці: Колькі часу пройдзе да поўнага павелічэння колькасці новых наймаў?
2. Паказчыкі выканання: Ці пастаянна затрымліваюцца або прапускаюцца пэўныя заданні?
3. Ацэнкі ўзаемадзеяння: Як новыя супрацоўнікі ацэньваюць свой вопыт адаптацыі?
4. Зваротная сувязь з кіраўніком: Ці каманда прыводзіць да марнавання менш часу на адміністрацыйныя задачы?

Гэтыя звесткі дапамогуць вам пастаянна ўдасканальваць працэс. Калі вы заўважылі, што аддаленым супрацоўнікам патрабуецца больш часу, каб дасягнуць прадукцыйнасці, вы можаце дадаць больш віртуальных рэгістрацый. Калі некаторыя формы маюць нізкі ўзровень запаўнення, яны могуць быць занадта складанымі і патрабуюць спрашчэння.

Укараненне абранага вамі праграмнага забеспячэння: 30-дзённы план дзеянняў

Выбар правільнага праграмнага забеспячэння - гэта толькі палова справы - укараненне вызначае, ці ўбачыце вы аддачу ад вашых інвестыцый. Выконвайце гэты паэтапны падыход, каб забяспечыць плаўнае ўкараненне:

Тыдзень 1: Будаўніцтва асновы
Пачніце з загрузкі вашых існуючых дакументаў і стварэння шаблонаў для вашых найбольш распаўсюджаных роляў. Прызначце аднаго чалавека сістэмным адміністратарам. Імпартуйце вашу бягучую базу дадзеных супрацоўнікаў, каб сістэма мела арганізацыйны кантэкст.

Тыдзень 2: Канфігурацыя працоўнага працэсу
Наладзьце аўтаматызаваныя паслядоўнасці для наступнага цыкла найму. Стварайце спісы задач для кіраўнікоў і новых супрацоўнікаў. Праверце працэс унутры, «падключыўшы» цяперашняга супрацоўніка, каб выявіць прабелы.

Тыдзень 3: Актывацыя інтэграцыі
Падключыцеся да такіх важных інструментаў, як электронная пошта, каляндар і плацежная ведамасць. Стварыце ўзроўні дазволаў, якія адпавядаюць памеру вашай каманды. Для малых прадпрыемстваў звычайна патрэбны прагляды адміністратара, кіраўніка і супрацоўнікаў.

Тыдзень 4: выйдзіце ў прамы эфір і збярыце водгукі
Пачніце з аднаго новага супрацоўніка або аддзела, каб выправіць недахопы. Заплануйце рэгістрацыю з усімі зацікаўленымі бакамі пасля першага цыкла адаптацыі, каб вызначыць паляпшэнні.

Перспектыўная стратэгія адаптацыі: маштабаванне, не пачынаючы спачатку

Платформа адаптацыі, якую вы выбіраеце сёння, павінна расці разам з вашым бізнесам, а не стаць яшчэ адной сістэмай, якую трэба замяніць праз два гады. Гэта азначае ацэнку не толькі бягучых функцый, але і дарожнай карты пастаўшчыка і структуры цэнаўтварэння. Платформы, якія спаганяюць плату з аднаго супрацоўніка, могуць стаць занадта дарагімі па меры пашырэння, у той час як фіксаваная цана забяспечвае ўпэўненасць у выдатках. Аналагічным чынам модульныя сістэмы, якія дазваляюць дадаваць такія функцыі, як кіраванне прадукцыйнасцю або пашыраная аналітыка, прадухіляюць будучыя галаўныя болі пры міграцыі.

Дальнабачныя малыя прадпрыемствы ўжо выкарыстоўваюць убудаваныя даныя для прагназавання рызык утрымання і вызначэння характарыстык паспяховых наймаў. Па меры сталення штучнага інтэлекту мы ўбачым сістэмы, якія аўтаматычна персаналізуюць адаптацыю ў залежнасці ад стыляў навучання або кар'ерных мэтаў. Агульная нітка? Сістэмы, якія адаптуюцца да вашых змяняюцца патрэбаў, а не прымушаюць вас адаптавацца да іх абмежаванняў. Ва ўмовах канкурэнцыі за таленты прадпрыемствы, якія авалодаюць адаптацыяй, не проста зэканомяць адміністратыўны час — яны створаць каманды, якія затрымаюцца дастаткова доўга, каб стымуляваць рэальны рост.

Часта задаюць пытанні

Колькі звычайна каштуе праграмнае забеспячэнне для адаптацыі супрацоўнікаў для малога бізнесу?

Цэны вар'іруюцца ад бясплатных базавых планаў да 10-20 долараў за супрацоўніка ў месяц за надзейныя функцыі. Многія пастаўшчыкі прапануюць фіксаваную цану для невялікіх каманд з комплекснымі рашэннямі, такімі як Mewayz HR, ад 19 долараў у месяц для 10 супрацоўнікаў.

Ці можа праграма адаптацыі эфектыўна працаваць з аддаленымі супрацоўнікамі?

Так, сучасныя платформы распрацаваны з улікам дыстанцыйнай працы з лічбавым подпісам дакументаў, віртуальнымі навучальнымі модулямі, каардынацыяй дастаўкі абсталявання і зручнымі для мабільных прылад інтэрфейсамі, якія забяспечваюць бясшвоўную адаптацыю незалежна ад месцазнаходжання.

Колькі часу патрабуецца для ўкаранення адаптацыйнага праграмнага забеспячэння?

Большасць воблачных сістэм могуць запрацаваць на працягу 2-4 тыдняў, а базавая ўстаноўка зойме ўсяго некалькі дзён. Тэрмін залежыць ад патрэбаў наладкі і складанасці інтэграцыі з існуючымі сістэмамі.

Якую функцыю праграмнага забеспячэння для адаптацыі найбольш забываюць?

Аўтаматызаваныя залежнасці задач — калі выкананне адной задачы (напрыклад, падпісанне ліста з прапановай) аўтаматычна запускае наступныя крокі (напрыклад, падрыхтоўка ІТ-абсталявання) — значна эканоміць час на каардынацыю, які малыя прадпрыемствы часта недаацэньваюць.

Ці магу я паспрабаваць усталяваць праграмнае забеспячэнне перад прыняццем рашэння?

Большасць аўтарытэтных пастаўшчыкоў прапануюць бясплатныя пробныя версіі (звычайна 14-30 дзён) або бясплатныя тарыфныя планы, якія дазваляюць праверыць асноўныя функцыянальныя магчымасці на фактычных новых супрацоўніках, перш чым прымаць фінансавыя абавязацельствы.